BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN. PT. TRIJAYA BAN adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. Latar Belakang Perusahaan PT. TRIJAYA BAN adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang perbengkelan, khususnya bengkel ban. PT. TRIJAYA BAN ini adalah salah satu jaringan dari TOKO MODEL yang merupakan Authorized Outlet dari merek Bridgestone. TOKO MODEL ini memberikan standarisasi mengenai jaminan kualitas produk, standarisasi pelayanan, dan standarisasi service PT. TRIJAYA BAN cabang Serang merupakan perusahaan di bidang perbengkelan, khususnya bengkel ban yang mencakup penjualan ban dan jasa bengkel. Saat ini PT. TRIJAYA BAN cabang Serang ini sudah memiliki banyak pelanggan. Pelanggan yang ada saat ini dikategorikan menjadi tiga kategori, yaitu pelanggan harian, pelanggan retail, dan pelanggan kontrak. Pelanggan harian yaitu pelanggan yang datang dan membeli dalam jumlah satuan, pelanggan retail yaitu pelanggan dari toko ban lain yang membeli ban di PT. TRIJAYA BAN cabang Serang dalam jumlah banyak, sedangkan pelanggan kontrak adalah pelanggan yang sudah melakukan kontrak dengan PT. TRIJAYA BAN, biasanya perusahaan-perusahaan besar yang ingin merawat kendaraan perusahaan khususnya perawatan pada ban dan kaki-kaki mobil di bengkel. PT. TRIJAYA BAN cabang Serang merupakan agen resmi dari merek ban Bridgestone. Berbagai macam tipe dan ukuran dari merek ban tersebut harus tersedia di gudang. Selain menjual ban, bengkel ini juga menyediakan sparepart, oli, aksesoris mobil, dan velg. Untuk menyimpan barang-barang tersebut, perusahaan memiliki dua

2 43 tempat penyimpanan/gudang, yaitu gudang kecil yang berada didalam bengkel, dan gudang besar yang berada kurang lebih 5 Km dari bengkel. Selain menjual barang, bengkel TRIJAYA BAN cabang Serang ini melayani service seperti Spooring, Balancing, Tune Up, salon mobil, dan cuci mobil. PT. TRIJAYA BAN memiliki empat cabang yang berada di beberapa kota. Bengkel TRIJAYA BAN yang pertama didirikan pada tahun 1977 yang berlokasi Otista Jakarta Timur, bengkel ini merupakan bengkel TRIJAYA BAN pusat, kemudian disusul dengan TRIJAYA BAN cabang Klender Jakarta Timur, TRIJAYA BAN cabang Bekasi, dan pada tahun 2005 didirikan TRIJAYA BAN cabang Serang. Dibawah ini adalah alamat-alamat bengkel TRIJAYA BAN : 1. Bengkel Pusat : TRIJAYA BAN Otista 83 Alamat : Jl. Oto Iskandardinata Raya No.83 Jakarta Timur 2. Cabang : TRIJAYA BAN Klender Alamat : Jl. I Gusti Ngurahrai No.15C Klender Jakarta Timur 3. Cabang : TRIJAYA BAN Bekasi Alamat : Jl. Ir. H. Juanda No.199 Km.38 Bekasi 4. Cabang : TRIJAYA BAN - Serang Alamat : Jl. A. Yani No.157 Serang Banten 3.2. Struktur Organisasi Meskipun PT. TRIJAYA BAN merupakan jaringan dari TOKO MODEL, manajemen perusahaan dipegang seluruhnya oleh bengkel yang bersangkutan. TOKO MODEL hanya memberikan produk yang berkualitas dari Bridgestone, Standarisasi

3 44 pelayanan dengan memberikan training kepada karyawan bengkel, dan memberikan standarisasi service, dengan mengirim mekanik yang telah memiliki sertifikat dari Bridgestone. Pada saat ini struktur perusahaan pada PT.TRIJAYA BAN cabang Serang tidak terlalu kompleks, ini disebabkan kegiatan kerja yang belum terlalu banyak dan satu bagian dapat menangani beberapa bagian. Berikut ini adalah struktur perusahaan PT. TRIJAYA BAN pada saat ini : Gambar 3.1 Struktur Perusahaan PT. TRIJAYA BAN 3.3. Pembagian Tugas Pemilik Perusahaan Pemilik perusahaan bertanggung jawab atas segala kegiatan yang ada pada bengkel, Pemilik perusahaan juga merangkap sebagai kepala bengkel, dimana pada setiap

4 45 harinya mengawasi karyawan yang ada didalam bengkel dan mengambil keputusankeputusan yang bersifat managerial. Kepala Mekanik Kepala mekanik bertanggung jawab atas segala kegiatan yang dilakukan oleh para mekanik, seperti kegiatan spooring, balancing, ganti oli, service kendaraan, tune up, mencuci mobil (Snow Car Wash), dan salon mobil. Kepala mekanik juga berfungsi sebagai mekanik, dan memberikan perintah dan arahan kerja kepada bawahannya. Kepala Gudang Kepala gudang bertanggung jawab atas segala kegiatan yang berhubungan dengan pergudangan. Kepala gudang memiliki kewenangan memberikan perintah dan arahan kepada bawahannya untuk memasukan barang, mengeluarkan barang, mengirim barang, dan menghitung jumlah barang yang ada didalam gudang. Kasir Kasir berperan sebagai penerima order pelanggan, melakukan pencatatan perintah kerja, pembuatan faktur penjualan, penagihan, pencatatan penerimaan kas Produk Perusahaan Berikut adalah beberapa produk perusahaan : 1. Spooring. 2. Balancing. 3. Penjualan Ban. 4. Salon mobil. 5. Ganti oli.

5 46 6. Service dan penjualan spare parts. 7. Tune Up. 8. Cuci mobil (Snow Car Wash) Gambaran Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Proses Penjualan Barang dan Jasa Proses penjualan PT. TRIJAYA BAN diawali dengan penerimaan order pelanggan oleh kasir. Pelanggan dapat dikelompokkan menjadi 3 yaitu pelanggan harian, pelanggan retail dan pelanggan kontrak. Dimana pelanggan harian membayar secara tunai sedangkan pelanggan retail dan kontrak dapat membayar secara kredit sesuai dengan kesepakatan yang ada. Penjualan dibagi menjadi 4 jenis transaksi : 1. Pelanggan retail atau pelanggan kontrak yang hanya membeli barang / sparepart dan pengiriman dilakukan oleh perusahaan. Penerimaan order dari pelanggan dapat dikelompokkan menjadi 2 yaitu order yang datang langsung atau order yang dilakukan melalui telepon. Kasir akan menanyakan status dari pelanggan tersebut terlebih dahulu untuk menentukan jenis pelanggan, kemudian order yang diterima akan dicatat oleh kasir ke dalam Surat Perintah Kerja 2 rangkap, dengan mengecek stock yang ada terlebih dahulu. Apabila stock barang mencukupi maka kasir akan mengkonfirmasikan kepada pelanggan dan akan membuat Faktur Penjualan 2 rangkap dan Surat Jalan 2 rangkap. Kemudian kasir memberikan Surat Perintah Kerja, Faktur Penjualan dan Surat Jalan kepada bagian gudang untuk mengirimkan barang kepada

6 47 pelanggan sesuai dengan order yang ada. Setelah bagian gudang menyiapkan barang berdasarkan Surat Jalan dan mengirimkan barang tersebut beserta Surat Jalan dan Faktur Penjualan, maka bagian gudang mengarsip Surat Perintah Kerja rangkap ke-2 dan memberikan Surat Perintah Kerja asli kepada kasir untuk diarsip. Pelanggan yang menerima barang tersebut akan memeriksa dan menandatangani Faktur Penjualan dan Surat Jalan tersebut, pelanggan menerima Faktur Penjualan rangkap ke-2, Surat Jalan asli. Setelah mengirim bagian gudang mengarsip Surat Jalan rangkap ke-2 dan memberikan Faktur Penjualan asli kepada kasir. 2. Pelanggan biasa dan pelanggan kontrak yang membeli barang saja. Penerimaan order dari pelanggan dapat dikelompokkan menjadi 2 yaitu order yang datang langsung atau order yang dilakukan melalui telepon. Kasir akan menanyakan status dari pelanggan tersebut terlebih dahulu untuk menentukan jenis pelanggan, kemudian order yang diterima akan dicatat oleh kasir ke dalam Surat Perintah Kerja 2 rangkap, dengan mengecek stock yang ada terlebih dahulu. Apabila stock barang mencukupi maka kasir akan mengkonfirmasikan kepada pelanggan. Kasir menyerahkan Surat Perintah Kerja kepada gudang untuk menyiapkan barang dan bagian gudang mengarsip Surat Perintah Kerja rangkap ke-2 serta menyerahkan barang dan Surat Perintah Kerja asli kepada kasir. Setelah barang diterima dari gudang, kasir akan membuat Faktur Penjualan 2 rangkap dan menyerahkan kepada pelanggan. Kasir mengarsip Surat Perintah Kerja asli.

7 48 3. Pelanggan biasa dan pelanggan kontrak yang melakukan jasa perbaikan. Penerimaan order dari pelanggan dapat dikelompokkan menjadi 2 yaitu order yang datang langsung atau order yang dilakukan melalui telepon. Kasir akan menanyakan status dari pelanggan tersebut terlebih dahulu untuk menentukan jenis pelanggan dan keluhan-keluhan yang ada, kemudian order yang diterima akan dicatat oleh kasir ke dalam Surat Perintah Kerja 2 rangkap, kemudian kasir akan memberikan Surat Perintah Kerja 2 rangkap kepada bagian mekanik untuk menyelesaikan permintaan jasa. Setelah selesai mengerjakan, mekanik mencatat perubahan yang dilakukan pada Surat Perintah Kerja dan mengarsip Surat Perintah Kerja rangkap ke 2 serta memberikan Surat Perintah Kerja asli kepada kasir untuk membuat Faktur Penjualan 2 rangkap. Setelah Faktur Penjualan dibuat, kasir mengarsip Surat Perintah Kerja asli dan menyerahkan Faktur Penjualan kepada pelanggan. 4. Pelanggan biasa dan kontrak yang melakukan jasa perbaikan dan pembelian barang. Penerimaan order dari pelanggan dapat dikelompokkan menjadi 2 yaitu order yang datang langsung atau order yang dilakukan melalui telepon. Kasir akan menanyakan status dari pelanggan tersebut terlebih dahulu untuk menentukan jenis pelanggan dan keluhan-keluhan yang ada, kemudian order yang diterima akan dicatat oleh kasir ke dalam Surat Perintah Kerja 3 rangkap dengan mengecek stock yang ada terlebih dahulu. Apabila stock barang mencukupi maka kasir akan mengkonfirmasikan

8 49 kepada pelanggan. Kasir menyerahkan Surat Perintah Kerja 3ra rangkap kepada mekanik untuk menyelesaikan permintaan jasa dan barang. Mekanik meminta barang ke gudang dengan menyerahkan Surat Perintah Kerja rangkap ke-3 kepada gudang untuk menyiapkan barang dan diarsip serta menyerahkan barang kepada mekanik. Setelah selesai mengerjakan jasa perbaikan, mekanik mencatat perubahan pada Surat Perintah Kerja dan mengarsip Surat Perintah Kerja rangkap ke 2 serta memberikan Surat Perintah Kerja asli kepada kasir untuk membuat Faktur Penjualan 2 rangkap. Setelah Faktur Penjualan dibuat, kasir mengarsip Surat Perintah Kerja asli dan menyerahkan Faktur Penjualan kepada pelanggan Proses Penagihan dan Penerimaan Kas Dalam proses menagih penjualan, PT. TRIJAYA BAN mengelompokkan menjadi 2 yaitu penjualan kredit dan penjualan tunai, yaitu : 1. Penjualan Kredit. Apabila pelanggan merupakan pelanggan kontrak dan retail, kasir akan memberikan Faktur Penjualan rangkap ke-2 kepada pelanggan dan Kasir akan mengarsip Faktur Penjualan asli, Surat Perintah Kerja asli sampai tanggal jatuh tempo dan membuat Jurnal Penjualan. Seminggu sebelum jatuh tempo, kasir mencari Faktur Penjualan yang telah jatuh tempo dan menyiapkan tagihan dengan membuat rekap penjualan yang jatuh tempo berdasarkan pelanggan 2 rangkap. Kemudian kasir memberikan konfirmasi kepada pelanggan bahwa tagihan akan jatuh tempo dalam waktu seminggu.

9 50 Kemudian kasir menagih kepada pelanggan pada saat jatuh tempo, pelanggan menerima Bukti Pembayaran asli, Faktur Penjualan asli, rekap penjualan yang jatuh tempo asli. Setelah kasir menerima pembayaran, kasir membuat Jurnal Penerimaan Kas dan mengarsip Faktur Penjualan rangkap ke-2, Bukti Pembayaran rangkap ke-2, rekap penjualan yang jatuh tempo rangkap ke Penjualan Tunai. Apabila pelanggan merupakan pelanggan biasa, kasir akan menagih pada saat terjadi transaksi penjualan barang dan atau jasa sesuai dengan jumlah yang tercantum pada Faktur Penjualan dan memberikan Faktur Penjualan asli kepada pelanggan. Kemudian kasir mencatatnya ke dalam Jurnal Penjualan dan Jurnal Penerimaan Kas serta mengarsip Faktur Penjualan rangkap ke Proses Retur Penjualan Barang Khusus untuk pelanggan retail dapat melakukan retur penjualan apabila barang yang dibeli mengalami kerusakan. Pelanggan dapat langsung mengembalikan langsung atau mengkonfirmasi retur melalui telepon terlebih dahulu. Pada saat kasir menerima barang retur, kasir melakukan cek terhadap tanggal penjualan barang tersebut, apabila tanggal penjualan tersebut tidak lebih dari 1 bulan, kasir kemudian melakukan cek fisik terhadap barang yang diretur, apabila memenuhi kondisi untuk diretur, kasir akan membuat dan memberikan Retur Penjualan 3 rangkap dan Surat Jalan 2 rangkap kepada Gudang. Gudang akan menyiapkan barang dan mengirimkan barang dan dokumen Retur

10 51 Penjualan dan Surat Jalan kepada pelanggan. Pelanggan menukar barang yang ingin diretur dan memberikan Surat Jalan rangkap ke-2, Retur Penjualan rangkap ke-2 dan 3 kepada gudang. Gudang mengarsip Surat Jalan rangkap ke-2 dan Retur Penjualan rangkap ke-3. kemudian gudang memberikan Retur Penjualan rangkap ke-2 kepada kasir dan mengarsipnya Permasalahan Yang Dihadapi Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Permasalahan yang terjadi dalam sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas adalah : 1. Adanya kesulitan dalam mengontrol penagihan piutang perusahaan. Saat ini dalam proses penagihan piutang perusahaan dilakukan berdasarkan tenggang waktu jatuh tempo kontrak dan retail yang telah ditentukan sesuai dengan perjanjian dengan pelanggan. Pada saat tanggal jatuh tempo, kasir akan menagih kepada pelanggan sesuai dengan jumlah tagihan yang tercantum pada Faktur Penjualan. Pada umumnya dalam menagih piutang perusahaan dilakukan oleh bagian penagihan dan dapat menggunakan metode pembayaran gabungan dalam melakukan penagihan untuk mengurangi ancaman seperti kegagalan dan kesalahan dalam penagihan, serta dengan metode pembayaran gabungan dapat memudahkan pemeliharaan piutang pelanggan dengan menentukan tanggal penagihan untuk memproses penagihan kepada pelanggan.

11 52 Masalah ini muncul karena untuk pelanggan retail dan kontrak, tanggal jatuh tempo sudah ditentukan dalam perjanjian pada saat mereka mau bergabung mejadi pelanggan. Implikasi dari hal ini adalah setiap pelanggan retail atau kontrak memiliki tanggal jatuh tempo / tanggal penagihan yang berbeda-beda sehingga kasir harus mengontrol secara rutin setiap Faktur Penjualan yang jatuh tempo untuk setiap pelanggan, dimana hal ini sedikit merepotkan karena setiap hari kasir perlu memeriksa setiap Faktur Penjualan yang jatuh tempo, mengelompokkan Faktur Penjualan untuk setiap pelanggan dan menghitung total penagihan. Pengontrolan Faktur Penjualan yang jatuh tempo setiap hari yang dilakukan oleh kasir akan berpotensi menimbulkan keterlambatan dalam melakukan penagihan piutang kepada pelanggan secara tepat waktu. Kasir mengalami kesulitan dalam proses penagihan karena cara pengarsipan berdasarkan no Faktur Penjualan sehingga kasir perlu mencari ulang lagi Faktur Penjualan yang jatuh tempo, merekap penjualan yang telah jatuh tempo berdasarkan pelanggan dan tanggal jatuh tempo, dan menghitung total piutang. Rekomendasi yang dapat diusulkan adalah dengan membangun sistem yang dapat membantu user dalam mengatasi masalah untuk melakukan penagihan piutang kepada pelanggan dengan menentukan tanggal yang seragam untuk setiap transaksi dan setiap pelanggan kontrak / retail. Sistem yang akan dibuat akan mampu mendeteksi no Faktur Penjualan yang akan

12 53 jatuh tempo dan ditagih untuk dibuatkan tagihan bulanan yang akan dikirim ke pelanggan. 2. Adanya kesulitan dalam penelusuran informasi penjualan dan penerimaan kas yang pernah dilakukan pada masa lalu. Saat ini pemilik perusahaan sering terlambat dalam memperoleh informasi penjualan, piutang dan penerimaan kas yang pernah dilakukan pada masa lalu karena belum adanya laporan yang tepat dan akurat. Pada umumnya pemilik perusahaan membutuhkan laporan operasional yang akurat dan tepat waktu dalam mengawasi kinerja para pegawai dalam menjalankan proses bisnis perusahaan. Laporan operasional yang harus diterima pemilik perusahaan antara Laporan Penjualan, Laporan Piutang, Laporan Penerimaan Kas, Laporan Retur Penjualan. Masalah ini muncul karena dalam membuat laporan operasional penjualan membutuhkan pengambilan dan pengolahan data dari beberapa sumber sementara dengan adanya keterbatasan sumber daya dan waktu di dalam perusahaan, sehingga pemilik perusahaan sering terlambat atau tidak menerima laporan yang dibutuhkan seperti Laporan Penjualan, Laporan Piutang,Laporan Penerimaan Kas. Dengan adanya keterbatasan sumber daya dan waktu dalam memproses Laporan Penjualan, Laporan Penagihan, Laporan Piutang dan Laporan Penerimaan Kas, pemilik perusahaan sering terlambat dalam mendapatkan laporan yang dibutuhkan sehingga mengalami kesulitan dalam pengambilan keputusan seperti pemberian piutang kepada pelanggan,

13 54 menentukan barang yang perlu dibeli dan pengontrolan perusahaan dalam hal penagihan kepada pelanggan dan penerimaan kas. Rekomendasi yang dapat diusulkan adalah dengan membangun sistem yang dapat membantu menghasilkan Laporan Penjualan per Barang, Laporan Penjualan per Pelanggan, Laporan Penagihan, Laporan Penagihan Yang Terlambat, Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Retur Penjualan yang dibutuhkan oleh pemilik perusahaan. 3. Adanya perangkapan tugas yang dilakukan kasir dalam penjualan dan penerimaan kas. Saat ini dalam proses penjualan dan penerimaan kas yang sedang berjalan hampir semua kegiatan dilakukan oleh kasir. Dalam proses penjualan dan penerimaan kas, kasir membuat perintah kerja, membuat faktur, menagih, menerima pembayaran, mencatat penerimaan kas, menerima retur penjualan, menjurnal penjualan, penerimaan kas dan retur penjualan. Pada umumnya penerimaan perintah kerja dilakukan oleh customer service, penyiapan barang dilakukan oleh bagian gudang, pengiriman barang dilakukan oleh bagian pengiriman, penagihan dilakukan oleh bagian penagihan, penerimaan kas dilakukan oleh bagian kasir, pencatatan akuntansi dilakukan oleh bagian akuntansi. Perangkapan tugas yang dilakukan oleh kasir dalam proses penjualan dan penerimaan kas, seperti menerima perintah kerja, membuat faktur, menagih, menerima pembayaran, mencatat penerimaan kas, menerima retur

14 55 penjualan dan membuat laporan dikarenakan keterbatasan sumber daya. Sehingga pemilik perusahaan menggabungkan semua fungsi untuk dikerjakan oleh kasir. Dengan adanya perangkapan tugas yang dilakukan oleh kasir, pemilik perusahaan mendapatkan ancaman seperti kesalahan dalam memberikan penjualan secara kredit kepada pelanggan yang memiliki catatan kredit yang buruk, otorisasi pesanan, kesalahan dalam pengiriman, kesalahan dalam penagihan, pencurian persediaan, pencurian kas. Rekomendasi yang dapat diusulkan adalah dengan memisahkan tanggung jawab kasir dengan menambahkan bagian customer service, penagihan dan Accounting, menambah sumber daya dan mengalokasikan pegawai dari bagian lain ke bagian-bagian yang baru sesuai dengan kemampuan dari pegawai tersebut. Membangun sistem otorisasi untuk menangani proses penjualan, piutang dan penerimaan kas sehinggan user / karyawan yang berhak saja yang dapat mengakses sistem tersebut. 4. Tidak adanya pengecekan limit kredit terhadap penjualan kredit. Saat ini semua penjualan kredit dilaksanakan tanpa adanya proses pengecekan limit kredit terhadap transaksi penjualan yang akan dilakukan. Pada umumnya penjualan kredit yang dilakukan oleh bagian penjualan perlu untuk dilakukan pengecekan limit kredit oleh bagian kredit, dimana bagian kredit melakukan pemeriksaan file induk pelanggan untuk memverifikasi saldo yang ada, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan

15 56 memverifikasi bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan saldo rekening yang ada tidak melebihi batas kredit. Masalah ini muncul karena adanya perjanjian yang dibuat pada saat pelanggan tersebut boleh membeli secara kredit, perjanjian tersebut memuat informasi pelanggan, jangka waktu piutang tanpa adanya batasan limit kredit. Dengan adanya perjanjian tersebut, perusahaan tidak dapat membatasi piutang pelanggan sehingga akan menimbulkan resiko pelanggan tidak memenuhi kewajibannya dalam membayar piutang yang telah jatuh tempo sehingga akan merugikan perusahaan secara finansial. Rekomendasi yang dapat diusulkan adalah dengan membangun sistem untuk menentukan batas limit kredit pada saat melakukan pendataan pelanggan oleh admin, menambah batas limit kredit apabila batas limit kredit tidak mencukupi oleh admin dengan persetujuan dari pemilik, melakukan pengecekan limit kredit pada saat penerimaan perintah kerja oleh customer service.

16 57 Gambar 3.2 Rich picture sistem yang berjalan

17 58