Halaman: 17 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan proses pengendalian jualan hasil pertanian Taman Universiti 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi jualan, dari aktiviti penerimaan hasil, jualan, pelupusan dan pelarasan akaun daripada hasil jualan, dan perkhidmatan. 3.0 TANGGUNGJAWAB Ketua Pusat, Ketua Bahagian dan Ketua Seksyen adalah bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Semua yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Dokumen OPRTPUGPSERVISJualan Hasil Tajuk Dokumen Garis Panduan Pengendalian Jualan Hasil - Peraturan Kewangan Bendahari, UPM - Buku Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHA)
Halaman: 27 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN AA AAO AVO BR GP Hasil KB KS KU PAP PP PA PO PT(K) PT PO TPU VA - Pembantu - Penolong Pegawai - Penolong Pegawai Veterinar - Borang - Garis Panduan - Produk pertanian dari hasil ladang di antaranya (sayuran, buah-buahan, ulaman), anak pokok (buah-buahan, herba, hiasan, ulaman dan wangian), biji benih, akuakultur, tanah campuran, baja kompos, ternakan dan produk hasilannya. - Ketua Bahagian - Ketua Seksyen - Ketua Unit - Pembantu Am Pejabat - Pegawai Pemasaran - Penolong Akauntan - Pembantu Operasi - Pembantu Tadbir (Kewangan) Pembantu Tadbir (PO) - Taman Universiti (di Serdang dan di Bintulu) - Pembantu Veterinar
Halaman: 37 6.0 PROSES TERPERINCI Carta alir Perincian 6.1 Mula Rekod Dokumen Rujukan (PO) PA PT(K) (Serdang) 6.2 Terima Hasil 6.3 Sahkan Penerimaan Hasil (Promosi yang telah dihebahkan) 6.2 Terima dan semak hasil pertanian yang dihantar sama ada secara bungkusan ataupun secara pukal mengikut persetujuan bersama Seksyen yang mengeluar hasil. Rujuk Borang Penerimaan Wang Dan Hasil (OPRTPUBRSERVISTerima Wang Hasil). 6.3 Sahkan setiap penerimaan hasil ke dalam Borang Penerimaan Wang Dan Hasil (OPRTPUBRSERVISTerima Wang Hasil). Rujuk Garis Panduan Pengendalian Jualan Hasil (OPRTPUGPSERVISJualan Hasil ). (PO) PT(K)(Serdang) (PO) PT(K)(Serdang) 6.4 Jual 6.4 Jual (a) (b) Laksanakan aktiviti jualan Rujuk Senarai Harga Hasil Jualan, UPM atau Petikan Minit Jawatankuasa Tetap Kewangan Bil.1(2011) bagi Kadar Sewaan Kemudahan Ladang, Jentera Dan Harga Jualan Hasil, TPU Bintulu yang telah ditetapkan. Keluarkan resit jualan kepada pembeli. (PO) 6.5 Jualan Habis? Tidak Ya 6.4 Jualan Habis? (a) Jika ya, ikut langkah 6.8 (b) Jika tidak, ikut langkah 6.6 (PO) Ya 6.6 Baki Jualan Baik? Tidak 6.6 Baki Jualan Baik? (a) Jika ya, ikut langkah 6.4 (b) Jika tidak, ikut langkah 6.7 (PO) (PO) dan KB A 6.7 Lupus B 6.7 Lupus (a) Laksanakan pelupusan ke atas baki jualan, rujuk Garis Panduan Pengendalian Jualan Hasil (OPRTPUGPSERVISJualan Hasil ). (b) Rekod dalam sistem Point of Sales, cetak dan sahkan semua pelupusan jualan hasil yang telah luput atau rosak bagi TPU, Serdang atau; (c) Rekod semua pelupusan jualan hasil yang telah luput atau rosak ke dalam Borang Penerimaan Wang dan Hasil
Halaman: 47 Carta alir Perincian Rekod Dokumen Rujukan A B PPPT(K) (Serdang) (PO) PA 6.8 Terima Wang Selaras Penyata Kewangan (OPRTPUBRSERVISTerima Wang Hasil) dan disahkan bagi TPU, Bintulu. 6.8 Terima Wang Selaras Penyata Kewangan (a) Terima wang hasil jualan dan lengkapkan Buku Bil Tunai Bendahari. Rujuk arahan kerja Pelarasan Penyata Kewangan Bendahari. (b) Selaraskan penyata jualan harian setiap hari. PP(Serdang) PT (PO)PA KB 6.9 Sediakan laporan 6.9 Sediakan laporan (a) Buat analisis dan sediakan laporan tahunan jualan hasil pertanian (rujuk sasaran objektif kualiti) serta dipantau setiap empat (4) kali setahun dan laporan perlu dibentangkan selewat-lewatnya pada minggu kedua Januari tahun berikutnya. Manakala buat dan sediakan analisis kepuasan pelanggan, rujuk Borang Penilaian Perkhidmatan (OPRTPUBRSERVISNilai Perkhidmatan) setiap empat (4) kali setahun. (b) Laporkan di Mesyuarat PengurusanMesyuarat Jawatankuasa Semakan Keberkesanan Proses (MSKP) (mana yang terdahulu). 6.10 Tamat
Halaman: 57 7.0 REKOD Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. Kod Fail TPU, Serdang; UPMTPUSERVISRekod Jualan Dan Terima<tahun>Jld. (Siri) UPMFSPMTPU SERVISRekod Jualan Dan Terima<tahun>Jld. (Siri) Mengumpul dan Memfail PPAA (Serdang) dan Menyelenggara PPAAO (Serdang) KB Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus Rekod Jualan dan Penerimaan Wang <Lokasi> <bulantahun> Borang Penerimaan Wang Dan Hasil (OPRTPUBRSERVISTerima Wang Hasil). Penyata Jualan Harian (Sistem P.O.S) Salinan PTJ Buku Bil Tunai Bendahari Resit Rasmi Bendahari UPM Salinan Penyata Hantaran Bil Tunai (SOKKEWBR044AKN) 7 tahun 2. Kod Fail TPU, Serdang; UPMTPUSERVISLUPUS<tahun>Jld. (Siri) UPMFSPMTPU SERVISLUPUS<tahun>Jld. (Siri) Rekod Pelupusan <Lokasi> <tahun> Penyata pelupusan (sistem POS) PP AA (Serdang) dan PP AAO (Serdang) KB 3. Kod Fail TPU, Serdang; UPMTPUSERVISNilai Perkhidmatan<tahun>Jld. (Siri) UPMFSPMTPU SERVIS Nilai Perkhidmatan <tahun>jld. (Siri) PP AA (Serdang) dan PP(Serdang) KB Borang Kepuasan Pelanggan <Lokasi><tahun> Borang Penilaian Perkhidmatan (OPRTPUBRSERVISNilai Perkhidmatan)
Halaman: 67 Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 4. Kod Fail TPU, Serdang; UPMTPUSERVISPenyata Jualan<tahun>Jld. (Siri) UPMFSPMTPU SERVIS Penyata Jualan<tahun>Jld. (Siri) Mengumpul dan Memfail PP(Serdang) dan Menyelenggara PP(Serdang) KB Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus Laporan Penyata Jualan <Lokasi> <Tahun> Laporan Penyata Bulanan Hasil 5. Kod Fail TPU, Serdang; UPMTPUSERVISAnalisa<tahun>Jld. (Siri) UPMFSPMTPU SERVIS Analisa<tahun>Jld. (Siri) PP(Serdang) dan PP (Serdang) KB Laporan Analisa Jualan <Lokasi> <Tahun> Laporan Analisa Jualan Hasil Laporan Analisa Kepuasan Pelanggan Jualan Hasil 6. Kod Fail TPU, Serdang; UPMTPUSERVISSenarai Hasil<tahun>Jld. (Siri) UPMFSPMTPU SERVIS Senarai Hasil<tahun>Jld. (Siri) PP(Serdang) dan PP (Serdang) KB Senarai Harga Hasil Senarai Harga Jualan Hasil (Kampus Serdang), Universiti Putra Malaysia (OPRTPUSNSERHarga Jualan-Serdang), terkini ; atau Senarai Harga Jualan Hasil, Universiti Putra Malaysia (Kampus Bintulu) (OPRTPUSNSERHarga Jualan-Bintulu), terkini
Halaman: 77 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 52012 02 02 052015 02 03 042016 02 04 QMS (OPR): TPU 42018 Kelulusan Mesyuarat Keluaran pertama untuk satu persijilan Kelulusan Mesyuarat Pengurusan, TPU, Serdang kali ke-75 Kelulusan Mesyuarat Operasi, TPU, Serdang kali ke-77 Kelulusan Mesyuarat Operasi, TPU, Serdang kali Ke-84 (32016), bertarikh 25 April 2016 Kelulusan Mesyuarat Pengurusan, TPU, Serdang kali ke-125 (32018). Disedia dan disemak Dilulus diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa Pengarah WP 03012011 Pengarah WP 1032012 Pengarah WP 15092015 TPKD PP TWP PP 13052016 TPKD PP TWP PP 29062018