MUKA SURAT : 1/11 Disediakan oleh Diluluskan oleh Jawatan: PENGARAH SEKTOR KHIDMAT Jawatan: REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA Tarikh: 29 Disember 2017 Tarikh: 29 Disember 2017 SALINAN TERKAWAL Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Kawalan Dokumen Induk
MUKA SURAT : 2/11 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan memastikan semua perolehan yang dibuat mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh Kementerian Malaysia. 2.0 SKOP Prosedur ini digunakan oleh Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM), dan Institut Pendidikan Guru (IPG) bagi menguruskan perolehan melalui tiga (3) cara iaitu: 2.1. Pembelian Terus; 2.2. Sebut Harga; dan 2.3. Kontrak Pusat. 3.0 RUJUKAN 3.1. Manual Kualiti IPGM-PPK-MK-01. 3.2. 1PP : Kaedah Perolehan Kerajaan (PK 2.1) 3.3. Pekeliling/Surat Pekeliling Perbendaharaan yang berkuat kuasa. 3.4 COPPA 2nd Edition 2017 4.0 DEFINISI 4.1. Istilah 4.1.1. Perolehan adalah suatu kaedah bagi mendapatkan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang diperlukan untuk melaksanakan aktiviti IPGM dan IPG. 4.1.2. Pembelian Terus adalah kaedah perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja mengikut perincian berikut : a) Pembelian setiap jenis item yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan atau sesuatu kontrak sehingga RM20,000 boleh dibuat secara pembelian terus dengan mana-mana pembekal yang berdaftar
MUKA SURAT : 3/11 atau tidak berdaftar dengan Kementerian sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera. b) Agensi hendaklah membuat kajian pasaran supaya harga bekalan atau perkhidmatan yang hendak diperoleh adalah berpatutan dan menguntungkan Kerajaan di samping memastikan perolehan tidak tertumpu kepada pembekal tertentu selaras dengan prinsip-prinsip perolehan; dan c) Perolehan kerja tidak melebihi RM20,000.00 boleh diperoleh secara lantikan terus dalam kalangan kontraktor kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor di bawah kepala dan sub kepala yang berkaitan. 4.1.3. Sebut Harga adalah kaedah perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja mengikut perincian berikut : a) Perolehan bekalan/perkhidmatan yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan melebihi RM20,000 tetapi tidak melebihi RM50,000 bagi setiap jenis item boleh dipelawa daripada sekurangkurangnya tiga (3) pembekal/syarikat yang berdaftar dengan Kementerian di bawah kod bidang yang berkenaan dengan menggunakan borang Lampiran Q. b) Perolehan bekalan/perkhidmatan yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan melebihi RM50,000 tetapi tidak melebihi RM500,000 bagi setiap jenis item boleh dipelawa daripada sekurangkurangnya lima (5) pembekal/syarikat yang berdaftar dengan Kementerian di bawah kod bidang yang berkenaan dengan menggunakan borang Lampiran Q. c) Perolehan kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak mengubah struktur dan yang tidak mempunyai Jadual Kadar Harga Kejuruteraan Awam yang bernilai melebihi RM20,000 hingga RM200,000 hendaklah dipelawa dalam kalangan kontraktor di daerah-daerah terdekat yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor dalam kelas, kepala dan sub kepala yang berkaitan.
MUKA SURAT : 4/11 4.1.4. Kontrak Pusat adalah kaedah perolehan bekalan berasaskan Pekeliling Kontrak Perbendaharaan yang berkuat kuasa dan tiada had nilai perolehan. 4.1.5. Bekalan adalah barangan/peralatan yang diperlukan bagi menjalankan sesuatu aktiviti. 4.1.6. Kerja adalah pembinaan/pembaikan melibatkan kerja kejuruteraan awam, elektrikal dan mekanikal. 4.1.7. Perkhidmatan adalah tenaga manusia, kepakaran dan kemahiran yang diperoleh dalam melaksanakan sesuatu kerja. 4.1.8. Elektronik adalah sistem kewangan atas talian seperti espkb/ eperolehan.
MUKA SURAT : 5/11 4.2. Singkatan R TR PIPG BKKPM BV SKP UKP KPP PP KUKP Ak OS PAk PEK PE KPT PA PT(Kew) PT PJ : Rektor : Timbalan Rektor : Pengarah IPG/Timbalan Pengarah IPG : Bahagian, Kementerian Pendidikan Malaysia : Buku Vot/Buku Vot Berkomputer (merujuk kepada proses perolehan secara manual) : Sektor Khidmat Pengurusan : Khidmat Pengurusan : Ketua Penolong Pengarah : Penolong Pengarah : Ketua Khidmat Pengurusan : Akauntan : Objek Sebagai : Penolong Akauntan : Pegawai Eksekutif Kanan : Pegawai Eksekutif : Ketua Pembantu Tadbir : Pembantu Akauntan : Pembantu Tadbir () : Pembantu Tadbir : Penolong Jurutera
5.0 RINGKASAN PROSES PLAN-DO-CHECK-ACT (PDCA) MUKA SURAT : 6/11 1. Mengambil tindakan terhadap pembekal yang tidak mencapai prestasi memuaskan. 2. Mengambil tindakan terhadap IPG yang tidak mematuhi tempoh pembayaran. 3. Laporan dikemukakan kepada Bahagian. 4. Mengambil tindakan pelan pengurusan risiko (sekiranya ada) A P 1. Merancang keperluan peruntukan bagi penyediaan ABM. 2. Mengenal pasti risiko. 1. Memantau prestasi pembekal 2. Memantau prestasi perbelanjaan. 3. Menilai risiko C D 1. Memohon peruntukan kewangan daripada KPM berdasarkan ABM. 2. Memastikan kajian pasaran dilaksanakan sebelum perolehan. 3. Mendapat kelulusan Pengurusan Tertinggi untuk setiap perolehan. 4. Mengkaji risiko
MUKA SURAT : 7/11 6.0 PROSES KERJA: PERKHIDMATAN DAN BEKALAN SECARA PEMBELIAN TERUS Tanggug jawab MULA Output 1 1. Kemukakan permohonan LAMPUP 10-01 Pengarah SKP / 2 2. Terima dan semak permohonan LAMPUP 10-01 Tidak Lengkap 3 3. Lengkap 4 4. Laksanakan kajian pasaran 3 sebut harga 5 5. Sediakan minit bebas untuk pertimbangan dan kelulusan Rektor/ Timbalan Rektor Minit bebas R/TR/PIPG KPT Kew Tidak Lulus 6 7 6. Lulus 7. Mohon dokumen sokongan daripada pembekal Dokumen sokongan PT Kew 8 8. Sediakan Pesanan Tempatan secara atas talian Pesanan Tempatan KPT Kew 9 9. Maklumkan kepada pemohon/pembekal 10 10. Terima invois Invois KPT Kew 11 12 11. Penilaian prestasi pembekal oleh pemohon 12. Menyemak dokumen pembayaran LAMPUP 10-02 KPT Kew Akaun Tidak Lengkap 13 13. Pembayaran dibuat dalam tempoh 14 hari daripada tarikh dokumen lengkap diterima TAMAT
MUKA SURAT : 8/11 6.1 PROSES KERJA: PERKHIDMATAN DAN BEKALAN SECARA SEBUT HARGA Tanggungjaw ab MULA Output 1 1. Kemukakan minit bebas dan kelulusan Rektor/Timbalan Rektor Minit bebas Pengarah SKP/ 2 2. Terima dan semak permohonan 3 3. Laksanakan kajian pasaran 3 sebut harga 4 4. Memuat naik iklan dalam sistem eperolehan Iklan sebut harga 5 5. Mengadakan taklimat sebut harga (jika perlu) R/ TR/ PIPG 6 6. Melantik Ahli Jawatankuasa Pembuka Harga 7 7. Membuka peti sebut harga selepas tarikh iklan tamat 8 8. Menyemak dokumen sebut harga R/ TR/ PIPG 9 9. Melantik Ahli Jawatankuasa Teknikal dan 10 10. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal dan 11 11. Melantik ahli Jawatankuasa Sebut Harga 12 12. Mengadakan Mesyuarat Sebut Harga 13 13. Mengeluarkan Surat Setuju Terima PT 14 14. Maklumkan kepada Penyebut Harga
MUKA SURAT : 9/11 Penyebut harga 15 15. Menyediakan Pesanan Tempatan secara atas talian 15a 18a Kontrak 15b 18b Bukan Kontrak 15a(i) 18a(i) Menandatangani kontrak PT 16 16. Terima invois PT 17 18 17. Penilaian prestasi pembekal oleh pemohon 18. Menyemak dokumen pembayaran Akaun 19 19. Pembayaran dibuat dalam tempoh 14 hari TAMAT
MUKA SURAT : 10/11 6.2 PROSES KERJA: PERKHIDMATAN DAN BEKALAN SECARA TENDER MULA 1 1. Tentukan barangan/perkhidmatan dan spesifikasi/skop perkhidmatan 2 2. Penyediaan dokumen tender 3 3. Iklan tender 4 4. Penutupan & pembukaan tender 5 5. Mengemukakan dokumen tender kepada Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset KPM 6 6. Menerima keputusan Lembaga Perolehan KPM 7 7. Menyerahkan Surat Setuju Terima kepada Petender Akaun 8 8. Pembayaraan dibuat berdasarkan kontrak TAMAT
MUKA SURAT : 11/11 Bil. Rekod Lokasi Tempoh Disimpan Lampiran 1. Dokumen Perolehan Perkhidmatan dan Pembekalan Secara Pembelian Terus 7 tahun LAM-PUP 10-01 LAM-PUP 10-02 2. Dokumen Perolehan Perkhidmatan dan Pembekalan Secara Sebut Harga 3. Dokumen Perolehan Perkhidmatan dan Pembekalan Secara Tender 7 tahun LAM-PUP 10-01 7 tahun LAM-PUP 10-02