PERANCANGAN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENGADAAN BAHAN BAKU PADA PD ANEKA INDUSTRI DAN JASA (PD AIJ) UNIT PERCETAKAN TUGAS SARJANA Diajukan untuk Memenuhi Sebagian dari Syarat-Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Teknik Oleh : EVA HANDAYANI NIM: 070403019 DEPARTEMEN TEKNIK INDUSTRI F A K U L T A S T E K N I K UNIVERSITAS SUMATERA UTARA M E D A N 2013
II-1
PERSEMBAHAN Ku persembahkan skripsi ini untuk : Kedua orang tua yang telah mendidik dan membesarkanku, selalu mendoakanku, memberikan segenap kasih sayang, nasihat, pengertian, dan dukungan yang tulus kepadaku. Semoga Allah senantiasa memberikan Ridha-Nya kepada kita. Kakak dan adikku tersayang, terimakasih telah memberikan dorongan semangat, doa yang tulus serta semua yang terbaik untukku. Orang yang selalu bisa membuatku tenang, terima kasih atas doa, nasihat, dan dukungannya yang selalu menjadi semangatku.
MOTTO Allah Tidak Akan Mengubah Nasib Suatu Kaum Sampai Kaum Itu Mengubah Nasib Mereka Sendiri (QS : Al Anfal, 53) Seseorang yang berhenti belajar seperti kehilangan separuh harga dirinya, seseorang yang berhenti bermimpi seperti kehilangan separuh nyawanya Andrea Hirata
KATA PENGANTAR Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT, atas rahmat, hidayah, serta inayah-nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan Laporan Tugas Sarjana ini. Shalawat serta salam semoga senantiasa tercurahkan kepada Rassulullah SAW. Tugas sarjana yang berjudul Perancangan Sistem Pendukung Keputusan Pengadaan Bahan Baku pada PD Aneka dan Jasa Sumetera Utara (PD AIJ) Unit Percetakan ini disusun untuk memenuhi syarat kelulusan S1 (Strata Satu) pada Departemen Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Sumatera Utara. Penulis sangat menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan di dalam tugas sarjana ini. Oleh karena itu, diharapkan adanya kritik dan saran yang membangun dari pembaca demi menyempurnakan Laporan Tugas Sarjana ini. Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih dan semoga laporan ini bermanfaat. Medan, Juni 2013 PENULIS
UCAPAN TERIMA KASIH Dalam penulisan Tugas Sarjana ini, tentunya tidak lepas dari bantuan, bimbingan, dan dukungan dari berbagai pihak, baik berupa materil, spiritual, informasi maupun administrasi. Oleh karena itu sudah selayaknya penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Allah SWT atas rahmat-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan peyusunan laporan Tugas Sarjana ini. 2. Kedua orangtua penulis (Ismail dan Elma Hirani), saudara-saudara penulis (kak Anty dan adikku Rudy) yang telah mendukung penulis dalam doa dan semangat. Semoga harapan dan cita-cita kita semua terwujud dengan doa, kerja keras dan kerjasama. 3. Ibu Ir. Khawarita Siregar, MT selaku Ketua Departemen Teknik Industri. 4. Bapak Ir. Mangara M. Tambunan, M.Sc dan Ibu Ir. Rosnani Ginting, MT selaku koordinator Tugas Akhir Departemen Teknik Industri USU. 5. Bapak Prof. Dr. Ir. Humala L. Napitupulu, DEA selaku Dosen Pembimbing Akademik dan Dosen Pembimbing I dan Bapak Ikhsan Siregar, ST, M.Eng selaku Dosen Pembimbing II dalam pelaksanaan Tugas Akhir yang telah memberikan banyak pengajaran baru bagi penulis dan memberikan motivasi yang sangat berharga.
6. Bapak Johan yang telah mengizinkan penulis untuk melakukan penelitian di Perusahaan tersebut dan Bapak Julham sebagai pembimbing lapangan serta para staf PD Aneka dan Jasa Sumetera Utara yang telah membimbing selama melakukan penelitian di pabrik. 7. Sahabat-sahabat penulis, Fika, Wulan, Nia, Puput, Winny, Yetty, Umi, Syartika yang selalu memberikan motivasi dan dukungannya kepada penulis. 8. Dwi Puspo Pradono, Jahidin, Asih Lestari yang selalu memberi semangat, dukungan, motivasi, tempat bertanya dan berkeluh kesah serta Mr. Kid, Bapak M. Syukron Fatah, Bapak Heru yang telah bersedia meluangkan waktunya untuk membalas email-email saya mengenai excel dan VBA. 9. Rekan-rekan Stambuk 2007 (Kostuti) atas dukungan dan kerja samanya yang baik. Rekan seperjuangan pada saat penelitian, Puput, Yessi, Meity, Wulan dan Reni. 10. Pak Ridho, Pak Nurmansyah, Pak Mijo, Kak Dina, dan Kak Ani atas bantuan dan tenaga yang telah diberikan dalam memperlancar penyelesaian Tugas Sarjana ini. Kepada semua pihak yang telah banyak membantu dalam menyelesaian laporan ini dan tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, penulis mengucapkan terima kasih. Semoga laporan ini bermanfaat bagi kita semua Medan, Juni 2013 PENULIS
ABSTRAK Penelitian ini dilatarbelakangi oleh belum adanya sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku yang terkomputerisasi pada PD Aneka Industri dan Jasa (PD AIJ), dimana pembelian/pengadaan bahan baku dilakukan berdasarkan penaksiran. Seiring perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (iptek) yang semakin maju, komputerisasi telah menjadi kebutuhan bagi perusahaan. Perencanaan pengadaan bahan baku yang dilakukan secara komputerisasi memberikan perhitungan yang lebih tepat, penghematan waktu yang lebih besar, dan pengambilan keputusan yang cepat. Oleh kerena itu perlunya dirancang sistem pendukung keputusan pengadaan bahan baku pada PD AIJ. Perancangan aplikasi pendukung keputusan pengadaan bahan baku menggunakan software Microsoft Office Excel Macro (VBA). Alat pengembangan sistem yang digunakan yaitu Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD), dan Entity Relationship Diagram (ERD). Perancangan worksheet aplikasi dimulai dari saat penerimaan order yang datang, lalu penentuan jadwal produksi, penentuan kebutuhan bahan, dan perhitungan pemesanan bahan baku. Model yang digunakan dalam perhitungan pengadaan bahan baku adalah model matematika. Hasil dari perancangan worksheet aplikasi yaitu suatu sistem pendukung keputusan yang berisikan frekuensi pemesanan bahan baku, quantity pembelian bahan baku, dan total biaya pengadaan bahan baku. Pengambilan keputusan pengadaan bahan baku dengan perancangan worksheet aplikasi memberi keputusan yang lebih cepat dari pengambilan keputusan awal. Keyword : Sistem Pendukung Keputusan, DSS, Pengadaan Bahan Baku, Microsoft Office Excel Macro, VBA
DAFTAR ISI BAB HALAMAN LEMBAR JUDUL... LEMBAR PENGESAHAN... SERTIFIKAT EVALUASI TUGAS SARJANA... PERSEMBAHAN... MOTTO... KATA PENGANTAR... UCAPAN TERIMA KASIH... ABSTRAK... DAFTAR ISI... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR TABEL... DAFTAR LAMPIRAN... i ii iii iv v vi vii ix x xiv xvii xviii I PENDAHULUAN... I-1 1.1 Latar Belakang Permasalahan... I-1 1.2 Rumusan Permasalahan... I-4 1.3 Tujuan Penelitian... I-4 1.4 Manfaat Penelitian... I-5 1.5 Batasan Masalah dan Asumsi Penelitian... I-5 1.6 Sistematika Penulisan Tugas Akhir... I-6 II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN... II-1 2.1 Sejarah Perusahaan... II-1 2.2 Ruang Lingkup Bidang Usaha... II-2 2.3 Tujuan Perusahaan... II-3 2.4 Letak Geografi Perusahaan... II-3
DAFTAR ISI (LANJUTAN) BAB HALAMAN 2.5 Daerah Pemasaran... II-3 2.6 Organisasi dan Manajemen Perusahaan... II-4 2.6.1 Struktur Organisasi... II-4 2.6.2 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab... II-6 2.6.3 Jumlah Tenaga Kerja pada Perusahaan... II-6 2.6.4 Jam Kerja... II-6 2.6.5 Sistem Pengupahan... II-7 2.7 Proses Produksi... II-7 2.7.1 Standar Mutu Produk... II-7 2.7.2 Bahan-bahan yang Digunakan... II-7 2.7.3 Uraian Proses Produksi... II-9 2.8 Mesin dan Peralatan... II-11 2.8.1 Mesin Produksi... II-11 2.8.2 Peralatan... II-11 2.8.3 Utility... II-13 2.9 Safety and Fire Protection... II-13 2.10 Limbah... II-13 III LANDASAN TEORI... III-1 3.1 Bahan Baku... III-1 3.2 Pengambil Keputusan... III-1 3.2.1 Proses Pengambilan Keputusan... III-2 3.2.2 Model Pengambilan Keputusan... III-2 3.3 Sistem Pendukung Keputusan (SPK)... III-4 3.4 DSS Berorientasi - Spreadsheet... III-6 3.5 Software Speradsheet... III-7 3.6 Fitur VBA (Visual Basic for Application)... III-8 3.7 Desain Sistem... III-10
DAFTAR ISI (LANJUTAN) BAB HALAMAN 3.7.1 Alat dan Pengembangan Sistem... III-12 IV METODOLOGI PENELITIAN... IV-1 4.1 Lokasi Penelitian... IV-1 4.2 Jenis Penelitian... IV-1 4.3 Kerangka Konseptual... IV-1 4.4 Prosedur Penelitian... IV-3 4.4.1 Studi Pendahuluan... IV-6 4.4.2 Studi Pustaka... IV-6 4.5 Pengumpulan Data... IV-6 4.5.1 Sumber Data... IV-6 4.5.2 Metodologi Pengumpulan Data... IV-7 4.6 Perancangan Pendukung Keputusan... IV-7 4.7 Pengumpulan Data dan Analisis... IV-12 4.8 Perancangan Sistem... IV-12 4.9 Hasil dan Pembahasan... IV-14 4.10 Kesimpulan dan Saran... IV-15 V PENGUMPULAN DATA DAN ANALISIS... V-1 5.1 Pengumpulan Data... V-1 5.1.1 Produk... V-1 5.1.2 Spesifikasi Produk... V-3 5.2 Analisis... V-4 5.2.1 Struktur Sistem... V-4 5.2.2 Sistem Awal... V-4 VI PERANCANGAN SISTEM... VI-1 6.1 Struktur Sistem Input - Output... VI-1
DAFTAR ISI (LANJUTAN) BAB HALAMAN 6.2 Diagram Konteks... VI-5 6.3 Data Flow Diagram (DFD)... VI-5 6.4 Entity Relationship Diagram (ERD)... VI-7 6.5 Relasi Antar Tabel... VI-7 6.6 Perancangan Worksheet... VI-8 6.7 Perancangan Interface... VI-18 6.8 Penentuan Prosedur Pemrograman... VI-22 6.9 Pemutusan Alternatif Penyelesaian... VI-28 6.10 Pengujian Worksheet Aplikasi... VI-28 6.11 Struktur Menu... VI-29 VII HASIL DAN PEMBAHASAN... VII-1 7.1 Hasil Perancangan Interface Sistem... VII-1 7.2 Pengujian Aplikasi... VII-8 7.3 Perbandingan Pengambilan Keputusan Manual dengan Sistem Pendukung Keputusan... VII-18 VII KESIMPULAN DAN SARAN... VII-1 7.1 Kesimpulan... VII-1 7.2 Saran... VII-1 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR GAMBAR HALAMAN 2.1 Struktur Organisasi PD Aneka Industri dan Jasa Sumatera Utara... II-5 2.2 Blok Diagram Proses Produksi PD Aneka Industri dan Jasa.... II-11 4.1 Kerangka Konseptual... IV-2 4.2 Blok Diagram Prosedur Penelitian.... IV-4 4.3 Model Matematika Pengadaan Bahan Baku... IV-11 4.4 Blok Diagram Perancangan Sistem... IV-14 5.1 Produk Formulir... V-1 5.2 Produk Blok Formulir... V-1 5.3 Produk Kop Surat... V-2 5.4 Produk Kartu Box... V-2 5.5 Struktur Organisasi PD Aneka Industri dan Jasa yang akan Dianalisi... V-4 5.6 Sistem Awal Pengadaan Bahan Baku... V-6 5.7 Diagram Awal Pengadaan Bahan Baku... V-7 5.8 Flow Diagram Awal Pengadaan Bahan Baku... V-8 5.9 Sistem Usulan Pengadaan Bahan Baku... V-10 5.10 Diagram Usulan Pengadaan Bahan Baku... V-11 5.11 Flow Diagram Usulan Pengadaan Bahan Baku... V-12 6.1 Struktur Sistem Input - Output... VI-1 6.2 Struktur Model DSS... VI-4 6.3 Diagram Konteks.... VI-5 6.4 Data Flow Diagram (DFD)... VI-6 6.5 Entity Relationship Diagram (ERD)... VI-7 6.6 Relasi Antar Tabel... VI-8 6.7 Worksheet Pendahuluan... VI-9 6.8 Worksheet Pemesanan... VI-10 6.9 Worksheet BOM... VI-11 6.10 Worksheet Jadwal Produksi... VI-12 6.11 Worksheet Kebutuhan Bahan... VI-13
DAFTAR GAMBAR (LANJUTAN) GAMBAR HALAMAN 6.12 Worksheet Perhitungan... VI-14 6.13 Worksheet Data bahan Baku... VI-15 6.14 Worksheet Data Konsumen... VI-16 6.15 Worksheet Data Produk Jadi... VI-17 6.16 Worksheet Data Supplier... VI-18 6.17 Tampilan Rancangan Interface Sales Order... VI-19 6.18 Tampilan Rancangan Interface Master Data... VI-19 6.19 Tampilan Rancangan Interface Master Data Bahan Baku... VI-20 6.20 Tampilan Rancangan Interface Master Data Konsumen... VI-20 6.21 Tampilan Rancangan Interface Master Data Produk Jadi... VI-21 6.22 Tampilan Rancangan Interface Data Supplier... VI-21 6.23 Tampilan Rancangan Interface Keputusan... VI-22 6.24 Prosedur Pemrograman... VI-23 6.25 Algoritma Pemrograman... VI-27 6.26 Struktur Menu... VI-30 7.1 Tampilan Menu Utama... VII-1 7.2 Tampilan Master Data... VII-2 7.3 Tampilan Data Konsumen... VII-3 7.4 Tampilan Data Produk Jadi... VII-3 7.5 Tampilan Data Bahan Baku... VII-4 7.6 Tampilan Data Supplier... VII-5 7.7 Tampilan Data Sales Order... VII-6 7.8 Tampilan Hasil Keputusan... VII-7 7.9 Data Pesanan SO0001... VII-9 7.10 Jadwal Produksi Pesanan SO0001... VII-10 7.11 Kebutuhan Bahan... VII-11 7.12 Input-an Biaya Bahan Baku Cover... VII-12 7.13 Perhitungan Bahan Baku Cover... VII-12
DAFTAR GAMBAR (LANJUTAN) GAMBAR HALAMAN 7.14 Grafik Biaya Pengadaan Bahan Baku Cover... VII-13 7.15 Keputusan Pembelian Kertas Cover... VII-14 7.16 Tampilan Interface Keputusan Pembelian Kertas Cover... VII-14 7.17 Input-an Biaya Bahan Baku Cover... VII-15 7.18 Perhitungan Bahan Baku Cover... VII-15 7.19 Grafik Biaya Pengadaan Bahan Baku Cover... VII-16 7.20 Keputusan Pembelian Kertas Cover... VII-17 7.21 Tampilan Interface Keputusan Pembelian Kertas Cover... VII-17
DAFTAR TABEL TABEL HALAMAN 2.1 Jumlah Tenaga Kerja pabrik PD Aneka Industri dan Jasa... II-6 2.2 Mesin Produksi pada PD Aneka Industri dan Jasa... II-12 3.1 Simbol-simbol DFD... III-9 3.2 Simbol-simbol pada Entity Relationship Diagram... III-11 7.1 Perbandingan Pengambilan Keputusan Manual dengan Sistem Pendukung Keputusan... VII-18
DAFTAR LAMPIRAN LAMPIRAN HALAMAN 1 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab... L.1 2 VBA Script... L.2 3 Form Tugas Akhir... L.3 4 Surat Penjajakan... L.4 5 Surat Balasan Perusahaan... L.5 6 Surat Keputusan Tugas Akhir... L.6 7 Surat Perpanjangan Surat Keputusan Tugas Akhir... L.7 8 Perubahan Surat Keputusan... L.8 9 Lembar Asistensi... L.9