Halaman: 1/8 1.0 TUJUAN Prosedur kerja ini menerangkan tatacara proses sirkulasi bahan-bahan Perpustakaan kepada pelanggan dan pemantauan alatan yang digunakan. 2.0 SKOP Meliputi: a. Proses pinjaman, pemulangan, pembaharuan, dan tempahan bahan. b. Proses kutipan wang di kaunter perkhidmatan Perpustakaan. c. Pemantauan alatan yang digunakan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Virtua (Online Documentation Circulation Module) - Virtua - Modul Sirkulasi UPM/OPR/PSAS/AK15 UPM/OPR/PSAS/AK16 UPM/OPR/PSAS/AK17 AK Pinjaman Bahan AK Pemulangan Bahan AK Pembaharuan Pinjaman Bahan 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN AK BMA BPM BR PS Kn : Arahan Kerja : Bahagian Media dan Arkib : Bahagian Pengurusan Maklumat : Bahagian Rujukan : Bahagian Sirkulasi / Seksyen Perkhidmatan Pelanggan PS : Ketua Bahagian / Ketua Perpustakaan Cawangan : Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak : Perpustakaan Kejuruteraan dan Senibina : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) : Pembantu Tadbir Kanan (Perkeranian dan Operasi)
Halaman: 2/8 PP PPKn : Pembantu Perpustakaan : Pembantu Perpustakaan Kanan : Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan : PerpustakaanPerubatan Veterinar 5.0 TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab memastikan semua staf yang terlibat mengikuti langkah-langkah dalam prosedur ini.
Halaman: 3/8
Halaman: 4/8 7.0 PROSEDUR TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Pemantauan Peralatan atau Proses Sirkulasi? 7.2.1 Jika proses sirkulasi, ikut langkah 7.7. 7.2.2 Jika pemantauan peralatan, ikut langkah 7.3. 7.3 Laksana Tugas Pemantauan bagi Peralatan- Peralatan yang Digunakan Berpandukan Borang Pemantauan Peralatan (OPR/PSAS/BR03/PP) dan Ambil Tindakan ke atas Masalah yang Timbul. 7.4 Ada Masalah yang Tidak Dapat Diselesaikan? 7.4.1 Jika tiada, ikut langkah7.6. 7.4.2 Jika ada, ikut langkah 7.5. 7.5 Maklumkan Segala Masalah yang Tidak Dapat Diselesaikan kepada Pihak-Pihak Berkenaan. 7.6 Failkan Borang Pemantauan Peralatan (OPR/PSAS/BR03/PP) (yang Telah Lengkap Diisi dalam Log Pemantauan Peralatan (OPR/PSAS/BL03/PP), dan Terus Ke Langkah 7.12. 7.7 Terima Bahan / Butiran Bahan daripada Pelanggan. Uruskan Urusan Dalam Tempoh 30 Minit. 7.8 Tentukan Aktiviti yang Perlu Dilaksanakan: /PPP/ / PP/PPP/ / PP/PPP/ / PP/PPP/ / PP/PPP/ / 7.8.1 Jika pinjaman bahan, ikut langkah 7.9. 7.8.2 Jika pemulangan bahan, ikut langkah 7.10 7.8.3 Jika pembaharuan bahan, ikut langkah 7.11. 7.9 Laksanakan Aktiviti Pinjaman Bahan (Rujuk: AK Pinjaman Bahan (UPM/OPR/PSAS/AK15). Terus ke Langkah 7.12.
Halaman: 5/8 7.10 Laksanakan Aktiviti Pemulangan Bahan (Rujuk: AK Pemulangan Bahan (UPM/OPR/PSAS/AK16). Terus ke Langkah 7.12. 7.11 Laksanakan Aktiviti Pembaharuan Bahan (Rujuk AK Pembaharuan Pinjaman Bahan (UPM/OPR/PSAS/AK17). 7.12 Tamat.
Halaman: 6/8 8.0 REKOD KUALITI Bil 1. - Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Pelayan Virtua Kuasa Melupus Rekod Patron 2. UPM/PSAS//8.3.101 UPM/PSAS/BMA/8.5.101 UPM/PSAS//8.11.101 UPM/PSAS/PS/8.14.101 UPM/PSAS//8.12.101 UPM/PSAS//8.10.101 PP/PPP/ PPKn/ PP/P/ Sehingga bahan dikembalikan BMA PS Kutipan Wang 7 tahun - Borang Rekod Kutipan Denda Harian (OPR/PSAS/BR03/KDH) - Bil-bil tunai - Borang Penyerahan Kutipan Wang (OPR/PSAS/BR03/PKW) 3. OPR/PSAS/BL03/PBT Log Rekod Penerimaan / Penyerahan Bil Tunai / Slip Resit - rekod terima / serah bil tunai / slip resit PPKn/PPP/ PPKn/PPP/ PS 7 Tahun 4. OPR/PSAS/BL03/PW Log Rekod Penyerahan Wang ke Pejabat KP / Pejabat PS PP// PP// BMA BR BPM PS 7 tahun 5. OPR/PSAS/BL03/PP Log Pemantauan Peralatan - Borang Pemantauan Peralatan PP/PPP/ / / PP/PPP/ / / BMA PS
Halaman: 7/8 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus (OPR/PSAS/BR03/PP) 1 tahun 6. OPR/PSAS/BL03/PKW Log Rekod Penyerahan Wang Kutipan Kepada Ketua Bahagian / - bil tunai - Borang Rekod Kutipan Denda Wang Harian (OPR/PSAS/BR03/KDH) /PPP/ /PPP/ PS 7 tahun 7. OPR/PSAS/BL03/RD Log Resit Denda PP/P/ PP/P/ PS 7 tahun 8. UPM/PSAS/BPM/8.6.161 UPM/PSAS/PS/8.14.70 PP PP BPM PS Perkhidmatan Pendidikan Jarak Jauh - Dokumen permohonan dan surat-surat berkaitan 5 tahun
Halaman: 8/8 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. Seksyen Huraian Pindaan Disemak Oleh Disahkan Oleh Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan Ketua WP 03/01/2011 02 01 OPR(PSAS)- 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Ketua WP 22/08/2011 02 02 OPR(PSAS)- 2/2012 Mesyuarat Pengurusan PSAS ke-34 Ketua WP 14/08/2012 02 03 OPR(PSAS)- 2/2013 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses PSAS 1/2013 Ketua WP 30/04/2013