Minit Mesyuarat Bahagian Pengurusan Koleksi Bil. 2/2008 Tarikh : 14 Mei 2008 Tempat : Bilik Mesyuarat PSZ Hadir : Pn. Junaidah bt. Isnain - Pengurusi En. Mohd Fuad bin Yusoff - P(M) En. Fakhrul Zaman bin Mohd Sambas - P(G) En. Abdul Jalil bin Hassan - PmP(A1) - Pencatat En. Baharuddin bin Seman - PmPK(SK2) En. Abu Hashim bin Alwi - PmPK(SK3) En. Khalid bin Yusof - PmP(D1) Agenda Mesyuarat : 1.0 Penyemakan dan Pengesahan Minit Masyuarat Bil. 1/2008 2.0 Perkara Berbangkit (Rujuk Minit Mesyuarat JPK Bil. 1/2008) 3.0 Perancangan / Projek Unit Tahun 2008 4.0 Hal-hal lain Mesyuarat dimulakan pada jam 9.00 pagi dengan bacaan surah Al-Fatihah dan pengerusi mengalu-alukan kedatangan ahli mesyuarat yang dipengerusikan oleh Ketua BPK. 1.0 Penyemakan dan Pengesahan Minit Masyuarat Bil. 1/2008 Minit mesyuarat bil. 1/2008 diluluskan dengan beberapa pindaan. 2.0 Perkara Berbangkit (Rujuk Minit Mesyuarat JPK Bil. 1/2008) 2.1 Pembelian rak P(M) melaporkan bahawa pihak media telah menerima i. Kabinet kaunter media 2 ii. Meja kaunter AV iii. Kabinet bahan media iv. Kabinet Bilik Proses v. Meja kaunter media 2 1
Perabot yang belum diterima adalah :- i. Keral Audio Visual ii. Keral kabinet CD iii. Meja Workstation Tindakan : P(M) 2.2 Cadangan Inventori bagi koleksi rujukan di bawah Unit Pengurusan Koleksi Proses bahan rujukan aras 4 dan 5 masih peringkat kedua iaitu menampal barkod bagi koleksi aras 5 dan bagi koleksi aras 4 masih ada beberapa naskah lagi belum ditampal kerana baru mendapat stok barkod. Pengerusi juga memberitahu BPK masih menunggu dari pihak JBA bagi maklumat buku rujukan aras 4 & 5 yang telah diimbas maklumat barkod untuk tindakan seterusnya. 2.3 Kaunter Tindakan : PmPK(SK2) & PmP (A1) Pengerusi memaklumkan bahawa KP mencadangkan supaya Kaunter Sirkulasi dan Kaunter Pemeriksaan yang sedang diuruskan untuk dinaiktaraf kepada kaunter baru hendaklah melambangkan satu imej yang sama, sama ada di Skudai mahu pun di KL. Projek ini masih menunggu kelulusan dari pihak Bendahari. 2.4 Perkhidmatan Pinjaman Tesis di Bilik Rujukan Tesis Tindakan : Pengerusi Kerja-kerja menampal label dan strip yang dilakukan oleh PAR(BPK) masih belum selesai. Pengerusi mencadangkan staf Kumpulan D meneruskan kerja-kerja tersebut. 2.5 Mesin NCR Tindakan : PmPK(SK4) Pengerusi memaklumkan pesanan mesin NCR yang baru masih berjalan dan beliau akan menyemak balik dengan pihak pentadbiran. Tindakan : Pengerusi 2
2.6 Partition Pejabat USK Pengerusi memaklumkan bahawa partition yang diajukan pada sesi mesyuarat Bil.1/2008 masih belum diterima dan P(M) memberitahu beliau ada membuat tempahan tambahan partition untuk Pejabat Media. 2.7 Projek USK semasa cuti semester Tindakan : Pengerusi & P(M) 2.7.1 Projek pencarian bahan yang status available tetapi tiada dirak yang akan dilaksanakan pada tahun 2008 masih tidak dapat dilaksanakan. Pihak JBA masih belum membuat print out senarai tersebut. 2.7.2 Bahan telah overdue terlalu lama. Tindakan : Pengerusi & JBA Pengerusi mencadangkan agar maklumat buku missing diasingkan dan datanya tidak dapat dilihat oleh pengguna. Server baru diperlukan untuk menyimpan data tersebut. Pengerusi menjelaskan bahawa beliau akan berbincang berkaitan dasar tempoh overdue dan juga server yang diperlukan. Tindakan : Pengerusi & JBA 2.7.3 P(M) yang telah memohon split unit air-cond untuk Bilik Seminar 3 sebelum ini dijadual akan diterima pada tahun ini. Permohonan telah dimajukan kepada En Mohd Alias Tohiran dan akan dibeli menggunakan bajet tahun 2008. 3.0 Perancangan/Projek Bahagian Tahun 2008 3.1 Perancangan USK 2008 Tindakan : P(M) & PKP 3.1.1 Proses 5S P(M) mencadangkan diadakan fasilitator untuk memimpin menjalankan proses 5S mungkin dalam bentuk kumpulan. P(G) juga mencadangkan supaya pengguna juga perlu disemaikan dengan Proses 5S. Tindakan : Pengurusi 3
3.1.2 Bahan yang tidak dapat dikesan di rak melalui borang biru, Pengerusi meminta agar PmPK(SK3) menyediakan senarai bahan dengan menggunakan format yang disediakan oleh Bahagian Perolehan bagi tujuan pembelian. Proses ini dilaksanakan setelah semakan dibuat 2 kali dan bahan masih tidak dapat dikesan. Tindakan : Pengerusi & PmPK(SK3) 3.1.3 Aktiviti promosi yang dijalankan sebelum ini akan diperluaskan dan akan dibuat dari masa ke semasa kepada Ahli Alumni UTM dan juga pada hari Konvokesyen UTM. 3.2 Perancangan Unit Media, Pemeliharaan & Pemuliharaan 2008 3.2.1 Masih ada lebih kurang 2,000 bahan (cakera padat) yang belum ditampal tag RFID disebab kehabisan stok. 3.2.2 Menukar bahan sedia ada (format analog) kepada format digital telah dilakukan sebanyak 2,723 kaset video. 3.2.3 Membuat semakan dan susunannya betul serta memastikan setiap judul slaid ada dalam sistem masih dijalankan, setakat ini hanya 133,316 keping telah selesai disemak. 3.2.4 Untuk projek penyusunan semula Bilik Media, 10 unit rak CD masih belum diterima yang lain telah selesai. 3.2.5 Menyenarai dan melupus alat jilidan yang tidak digunakan. P(M) memaklumkan senarai telah disediakan untuk dimajukan kepada pengerusi Tindakan : P(M) 3.3 Perancangan Unit Galerium 3.3.1 Potret dari Pejabat Canseleri akan dipindahkan ke Bilik VIP PSZ masih dalam proses pemindahan. 3.3.2 Pameran untuk aktiviti Tangga Ilmu akan diadakan pada bulan Januari hingga Jun 2008 masih dalam perancangan. 3.3.3 Cadangan penyertaan PSZ dalam pameran di Muzium Negara di Kuala Lumpur dari 18 25 Mei 2008. 4
3.3.4 Pameran Konvo ke 41 dibuat bersama dengan sambutan Kemerdekaan ke 51. 3.3.5 Menempatkan potret Canselor dan Naib Canselor serta meminta bajet untuk penyelengaraannya. 3.3.6 Projek mengambil gambar untuk tujuan pameran dan aktiviti Tangga Ilmu dimasukkan dalam senarai tugas jurugambar. 3.4 Perancangan SKT tahun 2008 Tindakan : P(G) Pengerusi menjelaskan bahawa projek individu dijadikan sebagai projek utama dalam SKT Jabatan dan dibuat senarai. 3.5 Perancangan Belanjawan Tahun 2008 4.0 Hal-hal lain Tindakan : Semua Cadangan menggantikan kipas berdiri di Kaunter Sirkulasi yang dicadangkan pada mesyuarat Bil.1/08 masih lagi belum terlaksana menurut kata pengerusi. Tindakan : Pengerusi 4.1 PmPK(SK2) mencadangkan supaya Bahagian Perolehan menanggalkan tanda berwarna dari pembekal buku, kerana tanda warna itu megelirukan staf BPK yang bertanggungjawab. Tanda tersebut warnanya kadangkadang sama dengan tanda warna yang digunakan pada buku red spot dan buku mahal. 4.2 Pemeriksaan beg pelajar semasa keluar dari perpustakaan perlu terus dilakukan seperti biasa di Kaunter Pemeriksaan. 4.3 Cadangan supaya laci kaunter di antara A dan B ditanggalkan untuk dijadikan kaunter tambahan. 4.4 PmPK(SK2 & SK3) mencadangkan supaya Work Station Libra di Kaunter B dialihkan kerana ia tidak praktikal dan mengganggu perjalanan kerja di antara pengguna memulangkan buku dengan melakukan kerja-kerja tagging dan juga masalah printer yang disediakan oleh pembekal iaitu kertas printer tidak boleh keluar habis dan dipotong secara auto. 5
4.5 SISMAP P(M) sedang dalam proses percubaan, iaitu suara terus dari PC dengan tidak menggunakan microphone. 4.6 Label nama Bahagian Jilidan dan kerosakan pintu bilik jilid serta pembesaran pintu bilik mikrofilem. 4.7 PC multimedia di UMPP sudah mula beroperasi, sebanyak 5 buah PC berfungsi dan pengguna boleh mendapatkan headpone dari Bilik Multimedia. 4.8 Kehadiran (datang lewat) staf BPK perlu diberi perhatian dan PmPK bertanggungjawab memaklumkan kepada staf kumpulan masing-masing. Mesyuarat tamat jam 1.10 petang, diakhiri dengan bacaan Surah Al-Asr dan ucapan terima kasih oleh Pengurusi. Disediakan oleh: Abdul Jalil Hassan Unit Sirkulasi, Bahagian Pengurusan Koleksi 16 Jun 2008 6