1 BIL. TUGAS TANGGUNGJAWAB 1 STATUS

Transkripsi

1 SENARAI SEMAKAN PERSIAPAN PERSIDANGAN KEBANGSAAN TAHLINAN ANGKASA 1 BIL. 1 ( Unit Perhubungan Keahlian Permohonan kepada Unit Pembekalan 8 Perkhidmatan melalui borang AKKM: (PB) A46 pindaan 99: 1.1 Pen 1.2 Kertas 1.3 Sampul surat 1.4 Setem 1.5 Sticker Label alamat 1.6 Tag Nama Plastik 1.7 Memo Pad 1.8 Khidmat Penghantaran 1.9 Beg Perwakilan 1.10 Baju Batik untuk Perwakilan (termasuk VIP) Cetakan Buku TA 1.12 Cetakan Buku CalonIUsul & Ralat Cetakan Kad Benombor 1,2,3 (undi ang kat tangan) Cetakan Kupon Kad Undi 2. Menghubungi bagi mengesahkan: 2.1 Tarikh &tempatta 2.2 Tempahan dewan TA 2.3 Baju Batik untuk JKT & VIP (saiz)

2 3. Menyediakan : 3.1 Tarikh dan tempat TA 3.2 Tarikh Persiapan TA (Tarikh Kirirnan Notisl Maklumat Awal, Notis Rasmi & Buku ) 3.3 Teks Susunan Agenda SE Sediakan 8 menguruskan pencetakan, sticker alamat 8 tampal pada sampul untuk hantar : 4.1 Surat NotidMaklurnan awal 90 hari sebelum TA 4.2 Surat Penghantaran Buku Borang Menerima borang jawapan kehadiran ke TA & mernasukkan kedalam 'webbase' serta mengemaskininya. Menyediakan borang : 6.1 Borang Sekatan Pendaftaran Perwakilan 6.2 Borang Pengesahan Pengganti Wakil 6.3 Borang Pengeluaran Kad Undi Sulit (setiap negeri) 6.4 Borang Kupon Kad Undi (KKU) 6.5 Borang Rumusan Jumlah Kehadiran TA mengikut pecahan a. Wakil b. Koperasi c. JKT 6.6 Borang Permohonan Bercakap

3 I 7. 1 Perbincanganlmesyuarat I I I 7.1 mengenai susunan agenda pejalanan TA dan perkara yang berkaitan seperti tempahan bilik mesyuarat surat panggil mesyuarat & elaun rnesyuarat Memastikan: 8.1 Susunatur tempat duduk JKTIJKAD dalam & luar Dewan (Kaunter Pendaftaran) & Bilik Panel Kesahihan wakil 8.2 Kelengkapan - Kelengkapan yang diperiukan. 8.3 Periantikan Jawatan kuasa Petugas TA (Pengerusi- Pengerusi.IK) 8.4 Perlantikan petugas-petugas pendaftaran & lain-lain 8.5 Giliran Pengerusi JPN Pahang hadir ke TA 8.6 Menyediakan tuntutan JKT,JKAD & PP 8.7 Pelekat kereta TA (sekiranya pew 8.8 Perlantikan pembaca Doa 8.9 Panggil mesyuarat Pengerusi Persidangan (PP) Perlantikan Anggota Jawatankuasa kesahihan wakil Perlantikan 4 orang Anggota JKT sebagai Jawatankuasa Menentusahkan Minit TA Pengesahan Pencalonan, Pengiraan Undi Dan Permohonan bercakap oleh Juruaudit Luar.

4 Had Maksimum Keterhutangan Pencatat Minit (PM) TA 9.1 Melantik PA sebagai PM 9.2 Taklimat untuk PA 9.3 Menyiapkan minit TA dalam tempoh 4 hari selepas TA & serah ke~ada SE Taklimat 10.1 Taklimat untuk petugas pendaftaran 10.2 Taklimat untuk Pengerusi Persidangan Sebelum TA 11.1 Surat permohonan Pengurangan Kuorum TA 11.2 Surat permohonan cuti tanpa rekod daripada SKM - I Setiausaha Eksekutif PA (terlibat) Semasa TA Menyediakan rumusan jumlah kehadiran TA mengikut pecahan: a. Wakil b. Koperasi c..i KT Selepas TA 13.1 Menyediakan: a. Senarai Kehadiran Perwakilan b. Senarai nama JKT,JAD untuk hantar ke SKM c. Tindakan ke atas usul TA (untuk mesyuarat JKWJKT) 4

5 d. Panggil mesyuarat menentusahkan Minit TA (Surat pertama dikeluarkan oleh SE) SE e. Surat pengesahan tuntutan TA Unit ICT I CT 1. Pembangunan Kemasukan Maklumat Sistem Perwakilan TA (webbase). 2. Latihan kepada pengguna Sistem Unit Keahlian 3. Rekabentuk dan mendapat pengesahan 3.1 Tag Perwakilan 3.2 Tag Petugas 3.3 Tag Pengumsan 3.4 Tag JKT 3.5 Tag Pemerhati 3.6 Tag Media 3.7 Tag Pengemsi Persidangan 3.8 Tag Kawalan Keselamatan 3.9 Tag Panel Sahih 3.10 Tag Kira Undi Tag Pemerhati Kira Undi 3.12 Tag JAD 3.11 Tag JAL 3.12 Kupon Wang Saku 3.13 Kupon Beg 3.14 Kupon Makan Poster Han Pameran 3.16 Signage Tanda aras tempat 3.17 Kertas Undi Sulit NYDP 3.18 Kertas Undi Sulit JAD 3.19 Kertas Undi Sulit Tentusah Minit TA 4. Mengambil gambarl foto petugas untuk persiapan tag petugas dan pengumsan 5. Ke ja-ke ja pencetakan semua perkara 3

6 6. Urusan pemotongan 'half cut' kertas undi sulit 7. Pembangunan Sistem Pendaftaran Perwakilan TA 8. Pembangunan Sistem Kira Undi Sulit 9. Pembangunan sistem untuk kegunaan Panel Pengesahan Kesahihan Wakil 1 0. Penyediaan sistem & lnfrastruktur seperti komputer, rangkaian, server dan lain-lain 11 Latihan Sistem Pendaftaran, Kira Undi Sulit dan Panel Pengesahan Kesahihan 12. Membuat Powerpoint untuk TA 13. Penyediaan rangkaian komputer di tempat persidangan 14. Penyimpanan PC dan Komputer Bimbit 15. Petugas sistem pendaftaran semasa pendafta ran 16. Ke ja-ke ja menanggal kabel rangkaian selepas TA selesai