KAWALAN : PK. UiTM..(P).04 Muka Surat : 1/16 KAWALAN PK.UiTM (P).04 Tandatangan Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh Nama Pn. Azliah Othman Dr. Arba iyah Ab. Aziz Prof. Dr. Hj. D zul Haimi Md Zain (A.I.S) Jawatan Timbalan Pendaftar Timbalan Dekan (Akademik) Dekan 12/01/2016 12/01/2016 12/01/2016 1
KAWALAN : PK. UiTM..(P).04 REKOD PINDAAN Muka Surat : 2/16 Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya. / Pindaan MUKA SURAT DIPINDA No.Keluaran No. Muka Bentuk Pindaan Diluluskan Para surat 22/09/2013 1 6.2 11 Ko ditukar kepada PS 22/09/2013 1 6.3 12 Penambaikan tindakan 22/09/2013 1 5 6 Singkatan P ditukar ke PS 12/01/2016 2 hadapan Nama Timbalan Pendaftar baru dimasukkan dan Tanda tangan digital dimasukkan 2
KAWALAN : PK. UiTM..(P).04 1. Objektif 2. Skop 3. Dokumen Rujukan 4. Definisi 5. Singkatan KANDUNGAN 6. Tanggungjawab dan Tindakan 7. Rekod Kualiti 8. Lampiran Muka Surat : 3/16 MUKASURAT 4 4 4-5 5 6 7-14 15 16 3
KAWALAN : PK. UiTM..(P).04 1. OBJEKTIF Muka Surat : 4/16 Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua produk yang tidak memenuhi spesifikasi dikesan, diasing dan diperbetulkan di sepanjang pelaksanaan, pemantauan serta penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti. 2. SKOP Prosedur ini diterima pakai oleh pihak Pengurusan, Jawatankuasa Pemantauan Soalan Peperiksaan, Jawatankuasa Pengendalian Peperiksaan dan Staf Sokongan Pentadbiran Akademik yang dipertanggungjawabkan untuk mengesan produk yang tidak memenuhi spesifikasi. 3. DOKUMEN RUJUKAN 3.1 MK. UiTM..02 - Manual Kualiti i. Seksyen 8.2.3 - Pemantauan dan Pengukuran Proses ii. Seksyen 8.2.4 - Pemantauan dan Pengukuran Produk iii. Seksyen 8.3 - Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi 4
KAWALAN : PK. UiTM..(P).04 Muka Surat : 5/16 3.2 DOKUMEN SOKONGAN i. PK.UiTM..(P).05 - Prosedur Tindakan Pembetulan ii. PK.UiTM..(P).06 - Prosedur Tindakan Pencegahan 4.0 DEFINISI 4.1 Produk Terdiri daripada 3 kategori : Pelajar, Bahan Pengajaran serta Penilaian dan Peperiksaan. 4.2 Pelajar Pelajar yang mendaftar bagi sesuatu semester. 4.3 Bahan Pengajaran Bahan yang digunakan oleh pensyarah untuk mengendalikan aktiviti pengajaran dan pembelajaran. 4.4 Penilaian Proses Penilaian hasil kerja akademik pelajar. 4.5 Peperiksaan Proses penghasilan kaedah pengukuran dan penilaian tahap pencapaian bagi sesuatu kursus yang diikuti. 5
KAWALAN : PK. UiTM..(P).04 5. SINGKATAN D - Dekan Muka Surat : 6/16 TD (A) - Timbalan Dekan (Akademik) KPP - Ketua Pusat Pengajian KP - Ketua Program Ko - Koordinator TP - Timbalan Pendaftar PS - Pensyarah PP - Penolong Pendaftar JPSP - Jawatankuasa Pemantauan Soalan Peperiksaan JP - Jawatankuasa Pengendalian Peperiksaan PE (A) - Pegawai Eksekutif Akademik PA - Penasihat Akademik MKSP - Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan 6
KAWALAN : PK. UiTM..(P).04 6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN 6.1 Pelajar TANGGUNGJAWAB TD (A) Muka Surat : 7/16 TINDAKAN 1. Arahkan KP untuk menyemak senarai pelajar yang berdaftar dalam program. 7
KAWALAN : PK. UiTM..(P).04 KP Muka Surat : 8/16 2. Dapatkan senarai pelajar daripada sistem ISIS. 3. Terima, semak mini transkrip dan analisa HPNG pelajar untuk tiga (3) tahun sebelumnya. 4. Kenal pasti dan asingkan pelajar yang mempunyai HPNG kurang daripada 2.49 ke bawah melalui laporan keputusan peperiksaan. 5. Dapatkan senarai pelajar daripada laporan peperiksaan akhir (LE13). 6. Lantik Penasihat Akademik bagi pelajar berkenaan dan pastikan sesi kaunseling akademik diadakan. 7. Ambil langkah awal pengasingan pelajar seperti berikut : 7.1 Tentukan pelajar mendaftar kurang daripada 15 jam kredit. 7.2 Pastikan pelajar yang telah dikenal pasti mengikut kelas remedial. 8
KAWALAN : PK. UiTM..(P).04 TANGGUNGJAWAB Muka Surat : 9/16 TINDAKAN PA 7.3 Adakan bengkel kemahiran pembelajaran bagi pelajar yang terlibat. 7.4 Sediakan laporan keberkesanan kawalan produk. 7.5 Kemukakan cadangan penambahbaikan proses, jika ada. PE (A) 8. Cetak mini transkrip pelajar daripada sistem ISIS dan serahkan kepada KP untuk penilaian dan tindakan susulan. 9
KAWALAN : PK. UiTM..(P).04 Muka Surat : 10/16 6.2 Bahan Pengajaran TANGGUNGJAWAB TINDAKAN TD (A) 1. Semak senarai bahan pengajaran Pensyarah Kursus berkaitan. KP 1. Dapatkan bahan pengajaran daripada pensyarah. 2. Terima dan semak bahan pengajaran. 3. Kenal pasti dan asingkan bahan pengajaran yang tidak memenuhi spesifikasi seperti berikut : a. Bahan pengajaran yang perlu disemak semula. b. Bahan pengajaran yang tidak relevan dan outdated dengan keperluan semasa. c. Sediakan senarai bahan dalam tindakan no.2. 10
KAWALAN : PK. UiTM..(P).04 Muka Surat : 11/16 TD (A) d. Jalankan langkah awal pengasingan bahan pengajaran seperti berikut : i. Meminta Pensyarah mengemaskinikan bahan pengajaran. ii. iii. iv. Pantau penghasilan bahan pengajaran. Adakan bengkel penghasilan bahan pengajaran. Sediakan laporan keberkesanan kawalan produk. v. Kemukakan cadangan penambahbaikan proses jika ada. PS 1. Kemaskini fail kursus dan bahan pengajaran. 11
KAWALAN : PK. UiTM..(P).04 6.3 Penilaian dan Peperiksaan TANGGUNGJAWAB Muka Surat : 12/16 TINDAKAN KP 1. Semak hasil pemarkahan akhir pelajar berdasarkan penilaian dan peperiksaan. 12
KAWALAN : PK. UiTM..(P).04 Muka Surat : 13/16 TD (A) 2. Meminta PE (A) dapatkan produk penilaian hasil akademik pelajar serta soalan peperiksaan daripada JPSP. 3. Terima, semak dan nilai produk penilaian hasil akademik pelajar serta soalan peperiksaan yang tidak memenuhi spesifikasi yang telah ditetapkan. 4. Kenal pasti dan asingkan produk penilaian hasil akademik pelajar serta soalan peperiksaan yang tidak memenuhi spesifikasi yang telah ditetapkan. 5. Sediakan senarai produk seperti dalam tindakan 2. 6. Jalankan langkah awal pengasingan produk seperti berikut : 6.1 Pastikan produk dihasilkan mengikut garis panduan yang telah ditetapkan. 6.2 Anjurkan latihan bagi Pensyarah untuk membantu pelajar yang tidak memenuhi spesifikasi yang telah ditetapkan. 13
KAWALAN : PK. UiTM..(P).04 Muka Surat : 14/16 6.3 Anjurkan bengkel dan konferensi bagi meningkatkan kesedaran dan kefahaman Pensyarah terhadap spesifikasi produk. 6.4 Sediakan laporan keberkesanan kawalan produk. 6.5 Kemukakan cadangan penambahbaikan proses (jika ada). TD (A) 7. Sedia dan majukan laporan kepada setiausaha MKSP untuk pembentangan dalam mesyuarat MKSP. 8. Ambil tindakan susulan berdasarkan kepada laporan yang dibuat. 14
KAWALAN : PK. UiTM..(P).04 7. REKOD KUALITI Muka Surat : 15/16 Bil. Jenis/ Rekod Rujukan Lokasi 1. Fail Minit MKSP 2. 3. Fail Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi Laporan Keberkesanan Kawalan 4. Minit Mesyuarat MKSP 5. PDCA - Laporan Tindakan/ Pembetulan 600- (PT.12/10/5) 600- (PT.12/10/7/1) 600- (PT.12/10/7) 600- (PT.12/10/5) 600- (PT.12/10/4) Bah.PTD. Bah.PTD. Bah.PTD. Bah.PTD. Bah.PTD. Tempoh Simpanan 7 Tahun 7 Tahun 7 Tahun 7 Tahun 7 Tahun 15
KAWALAN : PK. UiTM..(P).04 8. LAMPIRAN Muka Surat : 16/16 8.1 Contoh Memo Pengauditan Dijalankan - Lampiran 1 8.2 Contoh Borang Senarai Semak Audit - Lampiran 2 8.3 Contoh Borang Laporan Audit Dalam - Lampiran 3 8.4 Contoh Borang Penemuan Audit - Lampiran 4 8.5 Contoh Log Laporan Tindakan Pembetulan - Lampiran 5 16
CARTA ALIR KAWALAN MEMENUHI SPESIFIKASI PK. UiTM. (P).04 TANGGUNG JAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA REKOD/AP/PA MULA TD(A) KP PA PE(A) (PELAJAR) Arahkan Ko semak senarai pelajar yang berdaftar dengan program. Dapatkan senarai pelajar daripada sistem isis. Semak mini transkrip dan analisa HPNG pelajar untuk tiga (3) tahun sebelumnya. Kenalpasti pelajar yang mempunyai HPNG kurang daripada 2.49. Dapatkan senarai pelajar daripada laporan peperiksaan akhir (LE13). Lantik Penasihat Akademik bagi pelajar berkenaan dan pastikan sesi kaunseling akademik diadakan. Ambil langkah awal pengasingan pelajar yang berkaitan. Sediakan laporan keberkesanan kawalan produk cadangan penambahbaikan. Cetak mini transkrip pelajar daripada sistem ISIS dan diserahkan kepada KP untuk penilaian dan tindakan susulan. TAMAT 17
CARTA ALIR KAWALAN MEMENUHI SPESIFIKASI PK. UiTM. (P).04 TANGGUNG JAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA REKOD/AP/PA MULA TD(A) KP TD(A) PS (BAHAN PENGAJARAN) Semak senarai bahan pengajaran Pensyarah Kursus berkaitan. Dapatkan bahan pengajaran daripada pensyarah dan semak. Kenal pasti dan asingkan bahan pengajaran yang tidak memenuhi spesifikasi. Jalankan langkah awal pengasingan bahan pengajaran. Sediakan laporan keberkesanan kawalan produk cadangan penambahbaikan. Kemaskini fail kursus dan bahan pengajaran. TAMAT 18
CARTA ALIR KAWALAN MEMENUHI SPESIFIKASI PK. UiTM. (P).04 TANGGUNG JAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA REKOD/AP/PA MULA KP TD(A) TD(A) TD(A) (PENILAIAN PEPERIKSAAN) Semak hasil pemarkahan akhir pelajar berdasarkan penilaian dan peperiksaan. Meminta PE(A) dapatkan produk penilaian hasil akademik pelajar serta soalan peperiksaan daripada JPSP. Terima, semak dan nilai produk penilaian hasil akademik pelajar serta soalan peperiksaan mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan. Kenal pasti dan asingkan produk penilaian hasil akademik pelajar serta soalan peperiksaan yang tidak memenuhi spesifikasi yang telah ditetapkan. Sedia senarai produk dan jalankan langkah awal pengasingan produk. Sedia laporan keberkesanan kawalan produk dan cadangan untuk penambahbaikan. Sedia laporan dan majukan kepada setiausaha MKSP untuk pembentangan dalam mesyuarat MKSP. Ambil tindakan susulan berdasarkan kepada laporan yang dibuat. TAMAT 19