PROSEDUR PENYELENGGARAAN PERALATAN DAN RUANG PK.UiTM.FSSR.(P).11

Transkripsi

1 1/ 11 PERALATAN DAN RUANG PK.UiTM.FSSR. Tandatangan Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh Nama Abdul Hakkam Hafiz Hj. Abdain Dr. Arba'iyah Ab. Aziz Prof. Dr Hj D zul Haimi Md. Zain (A.I.S) Jawatan Pensyarah Timbalan Dekan (Akademik) Dekan 12/01/ /01/ /01/2016 1

2 2/ 11 REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalamnya HALAMAN DIPINDA No. Para Muka surat Bentuk Pindaan Diluluskan 12/01/ hadapan baru dan Tanda tangan digital dimasukkan 2

3 3/ 11 KANDUNGAN 1. Objektif 2. Skop 3. Dokumen Rujukan 4. Definisi 5. Singkatan MUKASURAT 6. Tanggungjawab dan Tindakan Rekod Kualiti Lampiran 13 3

4 4/ OBJEKTIF Prosedur ini disediakan untuk memastikan penyelenggaraan peralatan dan ruang sentiasa diselia, dan didokumentasikan bagi penambahbaikan kualiti dan sistem penyelenggaraan. 2. SKOP Prosedur ini adalah rujukan Wakil Pengurusan FSSR, Ketua Program, Timbalan Pendaftar, Pembantu Makmal dan Juruteknik bagi tujuan penambahbaikan sistem penyelenggaraan peralatan dan ruang. 3. DOKUMEN RUJUKAN i. MK.UiTM.FSSR.01 - Manual Kualiti. ii. Seksyen Infrastruktur. iii. Seksyen Persekitaran Kerja. iv. Seksyen Pemeliharaan Produk. v. DS.UiTM.FSSR. - Surat Pekeliling Bendahari. vi. DS.UiTM.FSSR. - Arahan Perbendaharaan. vii. DS.UiTM.FSSR - Tatacara dan Prosedur 4

5 5/ DEFINISI Pengguna Pelajar, Pensyarah, Juruteknik/ Pembantu Makmal. Mesyuarat Pasukan Petugas Ketua Unit 5. SINGKATAN FSSR WP KP Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan Pasukan yang dilantik oleh Wakil Pengurusan FSSR Koordinator Program - Fakulti Seni Lukis dan Seni Reka - Wakil Pengurusan FSSR - Koordinator Program - Timbalan Pendaftar TP PM JT JTK - Pembantu Makmal - Juruteknik - Juruteknik Komputer 5

6 6/ TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN A. PERALATAN 1. Sediakan senarai inventori/harta tetap (KEW 3.1.2/ 3.1.3/ 3.1.4/ 3.1.5). 2. Periksa dan laksanakan pengesahan semua peralatan secara berkala. 3. Tandakan/ asingkan peralatan yang dikenalpasti tidak berfungsi dengan baik 4. Ambil tindakan berikut- i. Kenalpasti punca kerosakan- a. ketidakfungsian alat b. punca kuasa ii. Simpan rekod kerosakan setiap peralatan. iii. Lakukan baikpulih sendiri Baikpulih di luar (sebutharga, dapatkan peruntukan dan kelulusan) iv. v. Rekodkan dalam borang keluar masuk peralatan vi. Jika tidak boleh dibaiki/ tidak ekonomi hantar untuk pelupusan mengikut Pekeliling Bendahari Bil. 1/

7 7/ 11 TANGGUNGJAWAB TINDAKAN A. PERALATAN 1. Sediakan senarai inventori/harta tetap (KEW 3.1.2/ 3.1.3/ 3.1.4/ 3.1.5). 2. Periksa dan laksanakan pengesahan semua peralatan secara berkala. 3. Tandakan/ asingkan peralatan yang dikenalpasti tidak berfungsi dengan baik /KP 5. Analisa rekod penyelenggaraan dan maklumkan kepada jabatan untuk tindakan selanjutnya. B. RUANG PM/JT/JTK 1.Terima arahan dari KP untuk membuat pemeriksaan ke atas ruang pembelajaran setiap cuti semester dan mengikut keperluan seperti berikut- i. Bekalan kuasa ii. Pencahayaan iii. Persekitaran (specific room condition). iv. Pengudaraan. v. Keadaan keselamatan dan fungsi alat bantuan mengajar. vi. Kemudahan perabot. vii. Keadaan bilik kuliah dan makmal 7

8 8/ 11 TANGGUNGJAWAB TINDAKAN A. PERALATAN 1. Sediakan senarai inventori/harta tetap (KEW 3.1.2/ 3.1.3/ 3.1.4/ 3.1.5). 2. Periksa dan laksanakan pengesahan semua peralatan secara berkala. 3. Tandakan/ asingkan peralatan yang dikenalpasti tidak berfungsi dengan baik viii. Sistem pencegahan kebakaran. 2. Inventori peralatan. 3. Tanda amaran keselamatan. 4. Lapor dan ambil tindakan berikut- i. Merekod dan menyediakan laporan penyelenggaraan peralatan dan ruang. ii. Lapor kerosakan fasiliti melalui E-Aduan portal rasmi UiTM untuk pembaikan segera. KP 5. Ambil tindakan ke atas laporan berkaitan - i. Mohon tambahan peralatan dan perabot. ii. Mohon kerja pembersihan. iii. Buat pembelian dan gantian peralatan dan perabot. 8

9 9/ 11 TANGGUNGJAWAB TINDAKAN A. PERALATAN 1. Sediakan senarai inventori/harta tetap (KEW 3.1.2/ 3.1.3/ 3.1.4/ 3.1.5). 2. Periksa dan laksanakan pengesahan semua peralatan secara berkala. 3. Tandakan/ asingkan peralatan yang dikenalpasti tidak berfungsi dengan baik iv. Cadangan pelupusan peralatan dan perabot. v. Tindakan lain mengikut keperluan. 6. Mengambil tindakan berikut- i. Buat gantian peralatan ii. Kemaskini rekod keluar masuk peralatan. KP 7. Pastikan penyelenggaraan dilaksanakan 8. Rekodkan laporan penyelenggaraan peralatan dan ruang 9

10 10/ REKOD KUALITI Bil Jenis/ Rekod Rujukan Lokasi Fail Kehilangan dan Kerosakan Sebutharga /Tender Penyelenggaraan /Pembaikan Peralatan Pejabat Pesanan/Bekalan/Pembeli an 300-FSSR (PT.1/3) Pentadbiran Am FSSR Tempoh Simpanan 5 tahun 300-FSSR (8/5) -sama- 5 tahun 300-FSSR (PT.19/1) -sama- 5 tahun 300-FSSR (PT.20/1) -sama- 5 tahun 10

11 11/ LAMPIRAN 8.1 Carta Aliran Prosedur Penyelenggaraan - Lampiran 1 Peralatan 8.2 Carta Aliran Prosedur Penyelenggaraan - Lampiran 2 Ruang Pembelajaran 8.3 Contoh Format Rekod Penyelenggaraan - Lampiran3 Peralatan 8.4 Contoh Format Laporan - Lampiran 4 Penyelenggaraan Ruang Pembelajaran 8.5 Contoh Format Pelupusan - Lampiran 5 11

12 LAMPIRAN 1 CARTA ALIRAN PERALATAN TANGGUNGJAWAB Juruteknik/Juruteknik KomputerPembantu Makmal /Pengguna Juruteknik/Juruteknik Kompute/pembantu makmal Sedia untuk diguna Tamat Berfungsi Memeriksa dan menyelenggara peralatan secara berkala Tak berfungsi MULA Alat Gantian Stok simpanan Hantar baikpulih di dalam/luar fakulti Pulih Rekod penyelenggaraan Rosak REKOD / PERUNDANGAN Cadangan lupus Rekod pelupusan Rekod Penyelenggaraan KEW 312/313/314/415 Aduan kerosakan Pekeliling Bendahari Bil.1/

13 LAMPIRAN 2 CARTA ALIRAN RUANG PEMBELAJARAN TANGGUNGJAWAB PM/JT PM/JT TP Mula Periksa kemudahan ruang pembelajaran pada setiap cuti semester/mengikut keperluan TP terima laporan pemeriksaan dan tindakan Memohon/lapor keperluan kepada pihak berkenaan Tamat REKOD/ PERUNDANGAN Laporan penyelenggaraan Peraturan Keselamatan Makmal/Ruang Laporan kerosakan E-Aduan 13