POLITEKNIK MELAKA PROSES KERJA PERKHIDMATAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015 Disediakan oleh: Diluluskan oleh: NAMA : PN. NORIAH BINTI MOKSIN Jawatan : Ketua Unit Pembangunan Inkstruksional dan Multimedia Tarikh : 08-09-2017 NAMA : HAJI ABDUL AZIZ BIN ABU BAKAR Jawatan : Pengarah Tarikh : 08-09-2017
Mukasurat 1 /11 KANDUNGAN HALAMAN 1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES 1.1 Maklumat Umum Proses... 3 1.2 Rujukan... 3 1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7... 3 1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4... 3-4 1.5 Definisi... 4 1.6 Singkatan... 4 2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1... 4 2.1 Penyediaan Perkhidmatan Multimedia... 5 a) Khidmat Teknikal...5 b) Pinjaman Peralatan....5 c) Senggara dan Baiki Peralatan.. 5 3. SWIMLANE 4.4.1... 6 3.1 Khidmat Teknikal... 6 3.2 Pinjaman Peralatan... 7 3.3 Senggara dan Baiki Aset... 6 4. PROSES KERJA 4.4.1... 8 4.1 Khidmat Teknikal... 8 & 9 4.2 Pinjaman Peralatan... 9 4.3 Senggara dan Baiki Aset... 9 5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)... 9-10 6. RISIKO DAN PELUANG 6.1... 10 7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4... 11 8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5... 11 9. LAMPIRAN 8.5... 10 10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5... 11
Mukasurat 2 /11 1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES 1.1 Maklumat Umum Proses MAKLUMAT PENERANGAN 1) Objektif Memastikan pengurusan perkhidmatan Pembangunan Instruksional & Multimedia berjalan dengan sempurna dan lancar. 2) Skop (key activities) Prosedur ini digunapakai oleh PMK untuk menguruskan perkhidmatan audio/video, peminjaman dan pemulangan peralatan multimedia. 3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 Kepuasan Pelanggan 4) Pemilik proses a. Ketua Unit Pembangunan Instruksional & Multimedia 5) Pelanggan proses 5.2 a. Staf b. Pelajar 6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Jabatan b. Unit c. Pelajar 1.2 Rujukan RUJUKAN MAKLUMAT Rujukan 7.5 (external references) a. ISO 9001:2015 Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Garispanduan Penerbitan PoliTV dari CeLT, JPP 1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 SUMBER-SUMBER PENERANGAN Manusia 7.1.2 Ketua Unit Pembangunan Instruksional & Multimedia Pegawai multimedia dan sumber Jurufotografi Pereka Juruaudio visual Pembantu operasi Pelanggan Infrastruktur 7.1.3 Bangunan dan utility 7.1.3(a) Ruang pejabat Stor Studio Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Kamera digital, video digital, PAsistem dan perisian Pengangkutan 7.1.3 (c) Kereta dan lori Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d) Telefon, e-mail, whatsap Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 - Bahan 7 bahan luak, alat ganti dan bekalan pejabat Persekitaran 7.1.4 Selamat & kondusif
Mukasurat 3 /11 Pengetahuan 7.1.6 Teknik fotografi dan video serta PA sistem Kompetensi kakitangan 7.2 Pengambilan dan suntingan videografi, kemahiran PA system dan rekaan grafik. Lain-lain 1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima 1. Peralatan Multimedia Staf UPIM Setahun Bengkel Staf / Pelajar 2. Kompentensi staf Staf UPIM Setahun Bengkel Staf / Pelajar 1.5 Definisi PERKATAAN UPIM Perkhidmatan teknikal Pinjaman peralatan Jurufoto Juru audio visual Pereka Multimedia PENERANGAN Unit Pembangunan Instruksional dan Multimedia menyediakan peralatan multimedia termasuk staf UPIM, mengambil gambar, mengambil video, suntingan dan rekaan grafik Memberi pinjaman videokamera, kamera, mikrofon, kabel, layar dan stand Pegawai yang mahir dalam hal ehwal mengambil dan suntingan gambar Pegawai yang mahir dalam hal ehwal mengambil dan suntingan video Pegawai yang mahir dalam hal ehwal suntingan dan rekaan grafik Peralatan terdiri pa system, siaraya, videocamera, kamera, suntingan dan rekaan grafik 1.6 Singkatan SINGKATAN UPIM Pemohon/pengguna KUPIM Peralatan Pegawai UPIM PENERANGAN Unit Pembangunan Instruksional & Multimedia Peminjam peralatan/ Pengguna perkhidmatan Ketua Unit Pembangunan Instruksional & Multimedia Peralatan termasuklah kamera, kamera video dan PA sistem. Terdiri daripada pegawai multimedia dan sumber (PMS), jurufotografi(jf), pereka(pr), juruaudio visual(jav) dan pembantu operasi (PO)
Mukasurat 4 /11 2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 2.1 Penyediaan Perkhidmatan Multimedia SOURCE OF INPUTS KUPIM Staf UPIM Pengguna INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS Rekod tempahan KHIDMAT Khidmat teknikal Pengguna Surat arahan TEKNIKAL (gambar, video, UPIM aktiviti / program grafik) Tentatif aktiviti / Hasil video program Jadual tugas UPIM Bahan P&P Story board KUPIM Staf UPIM Pengguna Rekod tempahan Rekod pergerakan aset kew pa 6 Surat arahan Tentatif program PINJAM ASET Peralatan yang diperlukan Pengguna KUPIM Staf UPIM Pengguna aduan kerosakan dan lengkap borang aduan kerosakan upim lengkap borang kerosakan kew pa 9 SENGGARA DAN BAIKI ASET pembaikan / penyelenggaraan juru audio/ juruteknik/ pembekal luar Pengguna
Mukasurat 5 /11 3. SWIMLANE 4.4.1 3.1 Khidmat teknikal KUPIM PEGAWAI UPIM PENGGUNA TERIMA BORANG TEMPAHAN PERKHIDMATAN TEKNIKAL LULU S TIDAK MAKLUM KEPADA PENGGUNA YA MEMBUAT KERJA- KERJA PEMASANGAN DAN PENGUJIAN MENILAI PERKHIDMATAN KHIDMAT TEKNIKAL
Mukasurat 6 /11 3.2 Pinjaman Peralatan KUPIM PEGAWAI UPIM PENGGUNA TERIMA BORANG PINJAMAN PERALATAN DARI PEMOHON DAN SEMAK PERALATAN LULUS TIDAK MAKLUM KEPADA PENGGUNA YA MENYEDIAKAN PERALATAN.AUDIO- VISUAL MEMBUAT PENGUJIAN PERALATAN AUDIO / VISUAL MENILAI PERKHIDMATAN KHIDMAT TEKNIKAL ISI BORANG REKOD PERGERAKAN KEW PA 6
Mukasurat 7 /11 3.3 Senggara dan Baiki Aset KUPIM PEGAWAI UPIM PEMBEKAL TERIMA BORANG ADUAN KEROSAKAN DARI PEMOHON BAIKI DAN SELENGGARA PERALATAN AUDIO/VISUAL LULUS BORANG KEROSAKAN KEW PA 9 TIDAK BOLEH SELENGGARA DAN Ya BAIKI MAKLUM KEPADA HANTAR PERALATAN KEPADA PEMBEKAL BAIKI DAN SELENGGARA
Mukasurat 8 /11 4. PROSES KERJA 4.4.1 4.1 Perkhidmatan Teknikal Bil Tanggung jawab Tindakan 1. KUPIM Meluluskan borang khidmat teknikal 2. PMS Memantau tugas JF, PR, JAV serta PO 3. JAV Menjalankan tugas pa sistem serta siaraya dan mengambil video 4. JF Mengambil dan mengedit gambar 5. PR Mereka grafik mengikut kehendak pelanggan 6. PENGGUNA Memastikan perkhidmatan yang diberikan seperti yang dikehendaki 4.2 Pinjaman Peralatan Bil. Tanggungjawab Tindakan 1. KUPIM Meluluskan permohonan pinjaman 2. PMS Mengarahkan JAV, JF memeriksa peralatan audio-visual 3. PEGAWAI UPIM Maklum kepada pelanggan untuk mengambil peralatan 4. PEGAWAI UPIM Isi borang rekod pergerakan Kew Pa 6. 5. Pelanggan Melengkapkan borang pinjaman selepas majlis berlangsung. 4.3 Selenggara dan Baiki Aset Bil Tanggung jawab Tindakan 7. KUPIM Meluluskan permohonan selenggara dan Baiki asset dan Kew pa 6 8. PMS Mengarahkan JAV dan JF Baiki dan selenggara peralatan audio / visual 9. PMS Maklum kepada pembekal jika kerosakan tidak dapat dibaiki 10. PMS Hantar peralatan kepada pembekal 11. PEMBEKAL Baiki dan selenggara Peralatan yang rosak 5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) Perancangan 8.1 (P) Output perancangan Borang Permohonan Senarai Permohonan Kelulusan perancangan Ketua Unit Pembangunan dan instruksional Multimedia Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)
Mukasurat 9 /11 Kaedah kawalan 8.5 Rujuk kepada borang ; Kawalan Proses yang disumber - luar 8.4 a) Borang Tempahan Perkhidmatan Teknikal b) Borang Pinjaman Peralatan Teknikal c) Borang Perkhidmatan/Salinan Grafik & Multimedia d) Borang Aduan Kerosakan Perralatan Identifikasi dan Kod peralatan kemudahkesanan 8.5.2 Borang permohonan Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Data borang permohonan Maklum balas Kepuasan pelanggan Pemuliharaan 8.5.4 Kamera, video kamera,layar, alat pembesar suara, PA system, Kabel, Komputer. Khidmat selepas perkhidmatan 8.5.5 Maklum balas kepuasan pelanggan Kawalan Perubahan 8.5.6 Permohonan yang dahulu didahulukan Tindakan 10 (ACTION) Penilaian keberkesanan 9.1.3 a) Analisis Borang Kepuasan Pelanggan b) Komen dalam Borang permohonan Perkhidmatan/ pinjaman. Tindakan pembetulan 10.2 a) Meningkatkan mutu perkhidmatan b) Selenggaraan berkala pada aset Penambahbaikan 10.3 a) Perolehan peralatan baru b) Kursus kemahiran multimedia 6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang RISIKO OBJEKTIF PROSES PELUANG Perkhidmatan Audio-visual dan rekaan grafik tidak dapat diberikan dalam masa yang ditetapkan. PENYEDIAAN PERKHIDMATAN Latihan dalamam Tenaga pensyarah membantu penghasilkan video/gambar E-tempahan Penubuhan kelab pelajar Kerjasama dengan politeknik/kolej terdekat
Mukasurat 10 /11 7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 Sila rujuk proses kerja Kawalan Output Tidak Akur BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR 1. Pensyarah tidak mahir menyediakan story board. 2. Bilangan peralatan yang kurang/tidak mencukupi. Pengambilan video lewat kerana ketiadaan penyediaan story board oleh pensyarah Pertindanaan permohonan perkhidmatan atau pinjaman peralatan TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku) Kursus penyediaan story board. TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku) Perlu berbincang dengan UPIM Sewaan peralatan Perolehan peralatan baru 8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 REKOD TEMPOH TEMPAT KATEGORI SIMPANAN SIMPANAN 1. Borang Tempahan Perkhidmatan Teknikal 1 tahun Fail Kualiti UPIM AM 2. Borang Pinjaman Peralatan Teknikal 1 tahun Fail Kualiti UPIM AM 3. Borang Perkhidmatan/Salinan Grafik & 1 tahun Fail Kualiti UPIM AM Multimedia 4. Borang Aduan Kerosakan Perralatan 1 tahun Fail Kualiti UPIM AM 5. Borang soal selidik Kepuasan pelanggan UPIM 1 tahun Fail KSP UPIM AM 9. LAMPIRAN 8.5 LAMPIRAN 1 LAMPIRAN 2 LAMPIRAN 3 LAMPIRAN 4 LAMPIRAN 5 RUJUKAN NAMA LAMPIRAN Borang Tempahan Perkhidmatan Teknikal Borang Pinjaman Peralatan Teknikal Borang Perkhidmatan/Salinan Grafik & Multimedia Borang Aduan Kerosakan Peralatan Borang soal selidik Kepuasan pelanggan UPIM
Mukasurat 11 /11 10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 KAWALAN MAKLUMAT i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan organizational knowledge organisasi. ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi. iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa. iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran. v. Semua maklumat diedar melalui samada: a. E-Document b. Hardcopy vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal. vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 % KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES: KELUARAN TARIKH KUATKUASA 01 08/09/17 02 PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN P01. P02. P03.
POLITEKNIK MELAKA UNIT (UPIM) BORANG TEMPAHAN PERKHIDMATAN TEKNIKAL Lampiran 1 Nama : Tarikh & Masa diperlukan : Jabatan : Tempat/ Lokasi : Tarikh tempahan dibuat : Nombor H/P : Tujuan Tempahan : (Sertakan jadual program) Mesyuarat/Seminar : Taklimat : Perjumpaan Jab/Kelab/Pelajar : Program/Aktiviti : Spesifikasi Anggaran Peralatan Mengikut Keperluan Kategori Peralatan : SIARAYA / VIDEO / AUDIO / FOTOGRAFI Mikrofon Kamera Kamera Video Lain - lain : Bilangan : Tujuan : Bilangan : Tujuan : Bilangan : Tujuan : Saya dengan ini mengaku tempahan dibuat atas urusan rasmi : Saya mengesahan tempahan dibuat atas urusan rasmi -------------------------------------- -------------------------------------- (Tanda tangan Pemohon) Peg. Bertanggungjawab & Cop Jabatan (Ketua Jabatan/Bahagian/Unit) UNTUK KEGUNAAN UPIM Untuk diisi selepas program dilaksanakan Permohonan diluluskan/tidak diluluskan -------------------------------------- -------------------------------------- (Ketua UPIM) (T.Tangan Pemohon) Catatan : Baik/ Memuaskan/ Tidak Memuaskan Jika tidak memuaskan Nyatakan :..... PERHATIAN: 1. Sila isi borang permohonan ini dan serahkan kepada UPIM 2. Permohonan hendaklah di hantar 2 minggu sebelum acara atau program bagi proses penyediaan dan uji lari peralatan 3. Permohonan LEWAT bergantung kepada kekosongan, keadaan peralatan, petugas dan tertakluk kepada kelulusan 4.Permohonan dari pihak luar hendaklah secara bertulis terus kepada Pengarah PMK (1) (08-09-17 )
POLITEKNIK MELAKA UNIT (UPIM) BORANG PINJAMAN PERALATAN TEKNIKAL Lampiran 2 Nama Jabatan/Unit Nombor H/P : : : Tarikh & Masa Pinjaman : Tarikh tempahan dibuat : TUJUAN PINJAMAN : (Sertakan jadual program) Mesyuarat/Seminar : Taklimat : Perjumpaan : Jabatan/Kelab/Pelajar : Lain-lain : Program / Aktiviti... KATEGORI PERALATAN : SIARAYA AUDIO FOTOGRAFI Lain-lain (Nyatakan) : Bil. Nama Peralatan & Butiran Kuantiti Dipohon Kuantiti Diluluskan Akuan Pemohon: 1. Memahami dan mematuhi syarat-syarat, garis panduan dan etika peminjaman peralatan yang ditetapkan oleh UPIM PMK 2. WAJIB melengkapkan BORANG KEW PA 6 ( Daftar Pergerakan Harta Modal dan Iventori ) 3. Mengambil dan menggunakan peralatan dalam masa yang dibenarkan dan akan mengembalikan pada tarikh dan masa yang ditetapkan dalam keadaan baik 4. Segala urusan pengambilan dan pemulangan peralatan adalah tanggungjawab pemohon 5. Bertanggungjawab terhadap keadaan, keselamatan dan kerosakan/ kehilangan peralatan 6. Bertanggungjawab untuk membayar denda dan ganti rugi terhadap sebarang kerosakan dan kehilangan peralatan yang dipinjam Saya dengan ini mengaku pinjaman dibuat Saya mengesahan pinjaman dibuat atas urusan rasmi : atas urusan rasmi :... (Tanda tangan Pemohon) Jawatan... Pegawai Bertanggungjawab dan Cop (Ketua Jabatan/Bahagian/Unit) Tarikh : Permohonan diluluskan/ tidak diluluskan Untuk Kegunaan UPIM... Ketua Unit Pembangunan Instruksional & Multimedia Politeknik Melaka. Tarikh : Catatan : (2)(08-09-17)
(3)(08-09-17
Lampiran 4 Butiran Pengadu:- BORANG ADUAN KEROSAKAN PERALATAN UNIT INSTRUKSIONAL DAN Nama : Jawatan : Jabatan/Unit : Tarikh Aduan Dibuat : No Telefon : T.Tangan : lengkap *Aduan yang diberi hendaklah Kategori Peralatan : V A F Siaraya Video Audio Fotografi Butiran kerosakan : Bil Jenis Peralatan Butiran Kerosakan Diisi oleh Unit Pembangunan Instruksional Dan Multimedia:- Tindakan oleh Tarikh/Masa Mula Tarikh Siap Status kerja: Tarikh: TS-Telah Siap BS-Belum Selesai(Perlu alat ganti) TP-Tindakan Pembekal LP-Lupus Pengesahan Ketua Unit Pembangunan Instruksional Dan Multimedia:- Tandatangan: Nama: Tarikh: (4)(08-09-17
Lampiran 5 UNIT (UPIM) BORANG SOAL SELIDIK Maklumbalas ini bertujuan untuk mendapatkan maklumat mengenai keberkesanan Pengurusan UPIM Politeknik Melaka.Kerjasama saudara/saudari dalam mengisi borang soal selidik ini didahului dengan ucapan terima kasih. Sila tanda/pada kotak yang berkenaan A. Latar Belakang 1. Jantina : LELAKI PEREMPUAN 2. Umur : 17 25 26 39 4 40 keatas 3. 3. Jabatan : JKA JKE J JKM JP Unit: 4. Kategori : *Staf /Pelajar B. Pengurusan UPIM 5 1 2 3 4 Sangat tidak setuju Tidak setuju Tidak Pasti Setuju Sangat setuju BI ITEM L A KEMUDAHAN PERALATAN UPIM 1 Kemudahan alat bantuan audio visual (skrin layar /audio sistem) di bilik kuliah/ makmal/dewan kuliah mencukupi 2 Kemudahan pinjaman peralatan alat bantuan audio visual (skrin layar/ mikrofon/kabel audio) / Multimedia (kamera) disediakan 3 Kemudahan alat bantuan audio visual/multimedia berteknologi tinggi 4 Kemudahan sistem paging berfungsi dengan baik B PERKHIDMATAN PELANGGAN 5 Staf UPIM mesra pelanggan 6 Perkhidmatan teknikal, suntingan & rekaan disediakan 7 Proses pinjaman & mohon perkhidmatan senang dilakukan 8 Menyelesaikan perkhidmatan mengikut tempoh yang dijanjikan 9 Tugasan teknikal(alat bantuan audio visual), suntingan & rekaan (grafik/multimedia) adalah bagus 10 Staf UPIM mempunyai kompentensi dalam bidang Multimedia/Audio visual C ADUAN KEROSAKAN PERALATAN UPIM 11 Aduan diterima diambil tindakan dengan kadar segera 12 Menyelesaikan kerosakan mengikut tempoh yang dijanjikan C. Komen/Cadangan SKALA 1 2 3 4 5 * potong yang tidak berkenaan (5) (08-09-17)