1111k UNI'VERsiTI PEKELILING BENDAHARI TENOUY'd K MARA BIL : 7/2010 Rujukan : 100-BBI(PTA.6/6) Tarikh 1 Ogos 2010 Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Shah Alam Pengarah Cawangan / Penyelaras Kampus UiTM Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam Ketua Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus 4C1 dl I 44c' Y.. Bhg. Datuk / Dato' / Datin / Prof. I Tuan I Puan GARIS PANDUAN PENILAIAN KEUPAYAAN KEWANGAN PETENDER / PENYEBUTHARGA DI DALAM URUSAN PEROLEHAN UiTM 1.0 TUJUAN Tujuan pekeliling ini dikeluarkan ialah untuk menjelaskan dengan terperinci dasar dan kaedah penilaian keupayaan kewangan petender / penyebutharga dalam urusan perolehan UiTM supaya urusan penilaian tersebut dapat dilaksanakan dengan lebih telus dan konsisten. 2.0 LATAR BELAKANG Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan di dalam mesyuarat yang ke-165 pada 16 November 2009 telah meluluskan 1
garis panduan mengenai aliran kerja serta peraturan yang berkaitan dengan pelawaan dan penilaian Sebut Harga Rasmi / Tender yang melibatkan tindakan Pusat Tanggungjawab (PTJ) dan Unit Kewangan Zon UiTM Shah Alam / Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus. Penilaian kemampuan kewangan petender / penyebutharga adalah salah satu syarat penilaian yang perlu dilaksanakan oleh Jawatankuasa Penilaian Harga atau mana-mana jawatankuasa yang akan membuat penilaian teknikal dan harga secara bersama. Perenggan 4.1.2(b) Pekeliling Bendahari Bil 8 Tahun 2009 telah menetapkan garis panduan penilaian keupayaan kewangan petender / penyebutharga seperti berikut: (i) Bagi penilaian Sebut Harga Rasmi, kemampuan kewangan penyebutharga hendaklah dinilai dari segi kedudukan mudah tunai minimum sekurang-kurangnya 1.5% daripada setiap item harga tawaran. Bagi penilaian Tender, kemampuan kewangan petender hendaklah dinilai dari segi kedudukan mudah tunai minimum sekurang-kurangnya 5.0% daripada setiap item harga tawaran. (iii) Kedudukan mudah tunai minimum hendaklah dalam bentuk aset mudah cair iaitu campuran nilai positif purata baki akhir bulan dalam penyata bulanan bank bagi tiga bulan terakhir termasuk simpanan tetap, baki nilai kemudahan kredit dan nilai kemudahan kredit tambahan yang layak / akan diperolehi oleh penyebutharga daripada bank atau industri kewangan. (iv) Keupayaan / kemampuan penyebutharga seperti pengalaman, prestasi vendor, tempoh serahan, tempoh jaminan, prestasi kontrak yang sedang dilaksanakan dan sebagainya. 2
Terdapat beberapa isu berkaitan kriteria penilaian di dalam pelaksanaan penilaian keupayaan kewangan petender / penyebutharga yang memerlukan penjelasan yang lebih lanjut di dalam pekeliling ini antara lainnya: penyata bank tidak terkini penyata bank tidak mencukupi, 1 atau 2 bulan sahaja kekeliruan di dalam pentafsiran surat kemudahan Institusi Kewangan memasukkan syarat peratusan kadar penilaian keupayaan dan kemampuan kewangan petender / penyebutharga bagi peorlehan kerja / perkhidmatan fasiliti 3.0 TAKRIFAN 3.1 "Penilaian Sebut Harga Rasmi / Tender " adalah proses penilaian ke atas tawaran yang dikemukakan oleh penyebutharga /petender mengikut format yang telah ditetapkan. Bagi Sebut Harga Rasmi / Tender bekalan dan perkhidmatan, penilaian disediakan oleh dua (2) jawatankuasa yang berasingan iaitu Jawatankuasa Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga. 3.2 "Penyata Bank" adalah merupakan penyata urusniaga aliran masuk dan aliran keluar tunai serta mempunyai baki buka dan penutup bulanan setiap bulan daripada Institusi Kewangan yang berdaftar dengan Bank Negara Malaysia. 3.3 "Surat Kemudahan Pembiayaan Institusi Kewangan" adalah merupakan surat kelulusan / sokongan pembiayaan kewangan daripada Institusi Kewangan berlesen yang berdaftar dengan Bank Negara Malaysia.
4.0 PELAKSANAAN 4.1 Berikut adalah dokumen kewangan yang boleh diambilkira di dalam penilaian keupayaan kewangan petender / penyebutharga: a. Salinan penyata bank di mana salinan penyata bank yang disertakan mestilah tidak kurang daripada dua bulan dalam tempoh 5 bulan terakhir sebelum bulan Tender / Sebut Harga Rasmi ditutup. Sekiranya salinan penyata bank yang disertakan hanya dua bulan dalam tempoh 5 bulan terakhir sebelum bulan Tender / Sebut Harga Rasmi ditutup, salinan penyata bank tersebut boleh diterima dengan syarat maklumat bagi buka/tutup untuk tujuan penilaian boleh diperolehi. b. Hanya Surat Kemudahan Kewangan daripada Institusi Kewangan sahaja diterima misalannya Bank, Syarikat Kewangan yang berdaftar dengan Bank Negara Malaysia. Surat Kemudahan Kewangan daripada syarikat pembekal barangan adalah tidak diterima. Tarikh Surat Kemudahan Kewangan daripada institusi kewangan untuk tujuan penilaian keupayaan kewangan pretender / penyebutharga hendaklah tidak melebihi 2 tahun dari bulan tutup Tender / Sebut Harga Rasmi. Tarikh Surat Kemudahan Kewangan daripada institusi kewangan yang berdaftar dengan Bank Negara Malaysia yang berusia melebihi 2 tahun dari tarikh tutup Tender / Sebut Harga Rasmi boleh digunakan untuk tujuan penilaian keupayaan kewangan pretender / penyebutharga jika terdapat bukti baki debit pada Penyata Bank Institusi Kewangan yang sama. 4
c. Baki Akaun Bank, saham/simpanan tetap/pelaburan seperti ASB, Tabung Haji jika di atas nama pemilik firma Perkongsian (Partnership) dan pemilik Persendirian (Sole Proprietorship). 4.2 Penilaian keupayaan kewangan adalah berdasarkan kepada purata baki terakhir 3 bulan penyata bank terkini yang disertakan oleh penyebutharga / petender dalam tempoh 5 bulan terakhir sebelum bulan tutup Tender / Sebut Harga Rasmi. Sekiranya petender / penyebutharga menyertakan penyata bank dua bulan dalam tempoh 5 bulan terakhir sebelum bulan tutup Tender / Sebut Harga Rasmi di mana terdapat maklumat baki terakhir 2 bulan sahaja, penilaian keupayaan kewangan hendaklah dibuat berdasarkan baki tersebut dibahagi tiga. Penilaian kewangan tidak boleh dibuat ke atas penyata bank bank yang melebihi tempoh 5 bulan sebelum bulan Tender / Sebut Harga Rasmi ditutup. 4.3 Keupayaan kewangan petender / penyebutharga adalah berdasarkan kepada keupayaan mudah tunai petender / penyebutharga, yang disokong oleh dokumen di perenggan 4.1, untuk mencapai kadar peratusan minimum yang ditetapkan di perenggan 4.4. 4.4 Kadar peratusan minimum penilaian keupayaan kewangan yang boleh dipertimbangkan oleh Lembaga Perolehan / Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi adalah seperti berikut: 5
Bil Kaedah Perolehan Jenis Perolehan Kadar Penilaian Kewangan Asas Penilaian Kewangan 1 Tender Bekalan 3% Tawaran Setiap Jenis Item 2 Tender Perkhidmatan Am / Kerja / Perkhidmatan Fasiliti 3% Tawaran Keseluruhan 3 Sebut Harga Bekalan 1.5% Tawaran Rasmi Setiap Jenis Item 4 Sebut Harga Perkhidmatan 1.5% Tawaran Rasmi Am / Kerja / Perkhidmatan Fasiliti Keseluruhan 4.5 Penggunaan format penilaian keupayaan kewangan bagi Sebut Harga Rasmi / Tender bekalan dan perkhidmatan am seperti di Lampiran A. Bagi Sebut Harga Rasmi / Tender kerja dan perkhidmatan fasiliti, boleh menggunapakai format penilaian oleh Jabatan Kerja Raya tetapi penilaian keupayaan kewangan mestilah berdasarkan kepada maklumat purata baki tunai dan kemudahan kewangan. 4.6 Salinan Penyata Bank atau Surat Kemudahan Kewangan yang mempunyai kepala surat dari Institusi Kewangan tidak perlu pengesahan dari Institusi Kewangan yang berkenaan. 4.7 Penyata Kewangan Tahunan sama ada diaudit atau tidak diaudit adalah untuk tujuan penilaian kedudukan kewangan petender terutama sekali bagi tender yang bernilai tinggi serta bagi semakan wujudnya kemudahan 'overdraft'. 6
4.8 Bagi dokumen Penyata Bank atau Surat Kemudahan Kewangan yang dicetak dari laman web sesebuah Institusi Kewangan, perlu ada pengesahan oleh Institusi Kewangan yang berkenaan. Jika dokumen Penyata Bank tersebut tidak disahkan, penilaian perlu dibuat tetapi mesti mencatat 34 iaitu Maklumat Kewangan Tidak Lengkap. 4.9 Sekiranya syarat di perenggan 4.1 (a) dan 4.2 tidak dapat dipenuhi di mana petender / penyebutharga menyertakan penyata bank satu bulan dalam tempoh 5 bulan terakhir sebelum bulan tutup Tender / Sebut Harga Rasmi, penilaian keupayaan kewangan masih perlu dibuat dengan mengambilkira maklumat baki buka/tutup penyata tersebut, untuk mendapatkan baki terakhir penyata bank untuk dibahagi tiga, tetapi mesti membuat catatan 34 iaitu Maklumat Kewangan Tidak Lengkap. Salinan dokumen kewangan di perenggan 4.1(b) dan (c), jika berkenaan, boleh digunakan untuk menampung kekurangan pada purata baki terakhir penyata bank. 5.0 PERTIMBANGAN LEMBAGA PEROLEHAN / JAWATANKUASA SEBUT HARGA RASMI 5.1 Lembaga Perolehan / Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi akan membuat pertimbangan berdasarkan kepada petender / penyebutharga yang memenuhi syarat-syarat di perenggan 4.1-4.7. 5.2 Sekiranya terdapat petender / penyebutharga yang memenuhi semua syarat-syarat penilaian Tender / Sebut Harga Rasmi, kecuali keupayaan kewangan, Lembaga Perolehan / Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi, boleh mengecualikan daripada menggunakan syarat-syarat penilaian di perenggan 7
4.1-4.7 di atas, jika dengan pengecualian tersebut boleh menguntungkan UiTM dengan membuat pertimbangan khas seperti berikut: a. Jika berpuas hati, menerima pakai kriteria penilaian kewangan di perenggan 4.8 atau 4.9, jika berkenaan, atau b. Menggunakan surat jaminan pembiayaan bagi projek Tender / Sebut Harga Rasmi yang disertai dari Institusi Kewangan yang berdaftar dengan Bank Negara Malaysia, walaupun tanpa menyebut nilai yang akan dibiayai atau c. Mengeluarkan surat niat meminta petender / penyebut harga yang disyorkan untuk menyertakan dokumen kewangan yang berkenaan dan memenuhi syarat-syarat minimum keupayaan kewangan. 6.0 PEMAKAIAN DAN TARIKH KUAT KUASA Pekeliling ini hendaklah digunapakai oleh semua Kumpulanwang Universiti Teknologi MARA berkuatkuasa mulai 1 Julai 2010 dan hendaklah dibaca bersekali dengan Arahan Perbendaharaan dan pekeliling lain yang berkaitan, yang masih berkuatkuasa. 8
Dengan itu perenggan 4.1.2(b)(vi), 4.1.2(b)(vii) dan 4.1.2(b)(viii) Pekeliling Bendahari Bilangan 8 Tahun 2009 adalah terbatal. Sekian, terima kasih. Yang ben SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA IS. 001120.1 C.crtielca r Ns, K1. 05002K. s.k 1. Naib Canselor 2. Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) 3. Tim balan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) 4. Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) 5. Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat) 9
JADUAL ANAL ISA J AWATANKUASA PENILAIAN HARGA S EBUT HARGA RASMI NO. T ENDER I SEBU THARGA : CADANGAN ME MB EKAL, ME NGHANTAR, MEMASANG DAN MENGUJILARI PERALATAN MAKMAL FA KU LTI KEJURU TERAAN EL EKTRIK, UiTM SHA H ALAM KEMUDAHAN KEWANG AN LAMP IRAN A TARIKH SU RAT K EMU DAHAN KEWAN GAN BULAN 1 ( RM) BU LAN 2 ( RM) BULAN 3 ( RM) PU RATA ( RM) CATATAN DON lls -v--- C NJ CO..:1- CO CO 1"-- CO Cr, ' 1.1. Zl. C I. V I. OZ 6l 1 9l I Ll 91. 1 91. 1.Z