KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI MALAYSIA PK 01 PERANCANGAN AKTIVITI PEMILIK PROSES DILULUSKAN OLEH JAWATAN TIMBALAN PENGARAH AKADEMIK PENGARAH TARIKH 19 OKTOBER 2016 19 OKTOBER 2016 SALINAN TERKAWAL
Tarikh Berkuatkuasa 19 OKTOBER 2016 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk membuat perancangan aktiviti Pemberian Perkhidmatan Pendidikan () bagi memastikan Takwim Aktiviti Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin dapat disedia dan diedarkan pada hari pertama semester bermula dan pengeluaran surat perlantikan. Ahli Jawatankuasa Induk (sekiranya ada lantikan baru) dalam tempoh seminggu selepas Mesyuarat Pengurusan kali pertama bagi tahun semasa yang berkenaan. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Pengurusan Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin di dalam menetapkan dasar pelan tindakan yang meliputi aktiviti Pemberian Perkhidmatan Pendidikan untuk dilaksanakan pada tahun berikutnya. 3.0 RUJUKAN 3.1 Profil Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin 3.2 Takwim Aktiviti Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin 3.4 Visi dan Misi JPP 3.5 Keputusan Dasar Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia yang berkaitan. 1/5
4.0 DEFINISI Jawatankuasa Induk Satu badan yang dipertanggungjawabkan di peringkat induk untuk melaksanakan sesuatu tugas yang ditentukan oleh Pengurusan. Ahlinya terdiri daripada pegawai-pegawai. Pengurusan Kumpulan pengurusan di yang terdiri dari Pengarah, Timbalan Pengarah (Akademik), Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik), Ketua-Ketua Jabatan, Ketua-Ketua Unit dan Pegawai-Pegawai yang dilantik oleh Pengarah. Halatuju Arah atau matlamat yang dipilih untuk mencapai sesuatu dasar. Pelan tindakan Proses tindakan untuk melaksanakan sesuatu perancangan bagi menyelesaikan masalah. Takwim Aktiviti Jadual tarikh-tarikh aktiviti penting sepanjang tahun bagi yang digunapakai sebagai panduan melaksanakan semua aktiviti. Penyelaras Takwim Timbalan Pengarah / Ketua Jabatan / Ketua Unit yang dilantik untuk menyelaras aktiviti penyediaan Takwim Aktiviti Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin. 2/5
5.0 PROSEDUR KERJA CARTA ALIR PERINCIAN TANGGUNGJAWAB REKOD INPUT Sumber Input : 1. JPP 2. KPT PERANCANGAN 1. Menerima keputusan dasar dari Jabatan Pendidikan Politeknik (JPP), Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia berkaitan dengan dasar, fokus, halatuju, kepentingan dan keutamaan untuk dilaksanakan di politeknik. 2. Mengadakan perbincangan dengan Timbalan-Timbalan Pengarah / Ketua-Ketua Jabatan dan Ketua-Ketua Unit untuk memberi taklimat mengenai keputusan dasar, takwim aktiviti, fokus, halatuju mengikut kepentingan dan keutamaan bagi tahun berikutnya. 3. Membincangkan tentang strategi, program dan pelan tindakan mengikut kepentingan dan keutamaan untuk melaksanakan aktiviti. P TAKWIM AKTIVITI TAHUNAN JPP PENYEDIAAN DRAF TAKWIM 4. Memastikan Ketua-Ketua Jabatan dan Ketua- Ketua Unit merangka pelan tindakan peringkat Jabatan / unit untuk tahun berikutnya sebulan sebelum bermulanya tahun baru. 5. Mengadakan perbincangan dengan Ketua-ketua Kursus / Pegawai-Pegawai di Jabatan / Unit bagi merangka program dan aktiviti Jabatan / Unit pada tahun berikutnya. KJ/KU Draf Takwim Aktiviti MEMBUAT KEPUTUSAN A Ya Tidak 6. Meneliti draf cadangan Takwim Aktiviti untuk memastikan ianya selaras dengan keputusan mesyuarat dan Takwim Aktiviti Tahunan Jabatan Pengajian Politeknik. 7. Memastikan Penyelaras Takwim membuat pindaan sekiranya terdapat ketidakselarasan. 3/5
CARTA ALIR PERINCIAN TANGGUNGJAWAB REKOD A SERAHAN / PENGESAHAN 8. Meluluskan dan menandatangani deraf cadangan Takwim Aktiviti setelah bersetuju dan mengarahkan Penyelaras Takwim untuk menguruskan percetakan. EDARAN 9. Mendokumenkan dan mencetak Takwim Aktiviti (Rujuk Takwim Aktiviti Tahunan Jabatan Pendidikan Politeknik. 10. Mengedar Takwim Aktiviti kepada semua KJ / KU pada hari pertama semester bermula. PT Takwim Aktiviti PELAKSANAAN 11. Melaksanakan aktiviti seperti yang dinyatakan dalam takwim aktiviti INPUT PENGGUNA OUTPUT: 1. Ketua Jabatan 2. Pensyarah/staf 3. Pelajar 4/5
6.0 REKOD KUALITI Bil. Nama Rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran 1. Takwim Aktiviti Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin 2 Tahun Penyelaras takwim /Unit Kualiti 2. Minit Mesyuarat Pengurusan 1 Tahun Pejabat Pengarah 3. Salinan Surat Perlantikan 2 Tahun Pejabat Pengarah 4. Minit Mesyuarat Pengarah Politeknik KPM 2 Tahun Pejabat Pengarah 5. Minit Mesyuarat Jabatan / Unit 1 Tahun Pejabat Ketua Jabatan/ Ketua Unit 6. Draf Takwim Aktiviti Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin 2 Tahun Penyelaras Aktiviti Tahunan /Unit Kualiti 5/5