Halaman: 1/12 1.0 TUJUAN Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara Permohonan Cuti Tidak Berekod (CTB). 2.0 SKOP Arahan Kerja ini meliputi pengurusan penerimaan permohonan CTB staf. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Perintah-Perintah Am (Bab C) Perintah-Perintah Am (Bab G) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 11 Tahun 1980 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 2002 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 10 Tahun 2002 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 2004 Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2009 Tajuk Dokumen Cuti Waktu Bekerja dan Lebih Masa Cuti Tidak Berekod Bagi Pegawai-Pegawai Kerajaan Yang Dipilih Untuk Mengambil Bahagian Dalam Sukan-Sukan Perwakilan Kemudahan Cuti Isteri Bersalin Kemudahan Cuti Urusan Kematian Ahli Keluarga Terdekat Kemudahan Cuti Tanpa Rekod Untuk Anggota Perkhidmatan Awam Yang Dilantik Sebagai Jurulatih Program Latihan Khidmat Negara Kemudahan Cuti Kursus Sambilan (CKS) Kepada Pegawai Yang Mengikuti Pengajian Secara Sambilan Di Institusi Pengajian Tinggi (IPT) Dalam Negara Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2010 Kemudahan Cuti Tanpa Rekod Kepada Pegawai Perkhidmatan Awam Yang Menderma Organ Surat JPA 43/26Klt 4 (43) bth 7 Memohon Penjelasan Berhubung Dengan September 2007 Kaedah dan Peraturan Pemberian Cuti Gantian Surat edaran Pejabat Pendaftar UPM/PEND/3.1.1. Bhg 4 bth 30 September 2010 Menjalankan Kerja Lebih Masa Bagi Tujuan Bayaran Kerja Lebih Masa atau Tuntutan Cuti Gantian - E-Panduan Kemudahan Cuti - Panduan Cuti on Web (Pegawai yang Melaksana) - Panduan Cuti on Web (Umum) - Panduan Cuti on Web (Cuti Gantian)
Halaman: 2/12 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN CTB : Cuti Tidak Berekod CG : Cuti Gantian AKLM : Arahan Kerja Lebih Masa e-punch : Sistem Perakam Waktu Online PEND : Pejabat Pendaftar PTJ : Pusat Tanggungjawab KB : Ketua Bahagian KS : Ketua Seksyen KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab KJ : Ketua Jabatan PT : Pegawai Tadbir (Pejabat Pendaftar) PT PTJ : Pegawai Tadbir (Pusat Tanggungjawab) PL : Pegawai Pelulus PS : Pegawai Penyokong PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Pendaftar : Pegawai yang Melaksana Pembantu Tadbir (P/O) Pusat Tanggungjawab Setiausaha Pejabat Pusat Tanggungjawab Pembantu Makmal Pembantu Perpustakaan Penolong Pegawai Sains Penolong Pegawai Tadbir Penolong Pengurus Asrama Pegawai Sains
Halaman: 3/12 5.0 TANGGUNGJAWAB Pendaftar, Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Ketua Seksyen Pengesahan, Cuti dan Persaraan dan Ketua Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab untuk menentukan prosedur arahan kerja ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi arahan kerja ini.
Halaman: 4/12 6.0 CARTA ALIR 7.9 Maklum Permohonan Tidak Disokong 7.12 Maklum Permohonan Tidak Lulus Tidak Tidak Mula Kenalpasti Jenis Cuti Terima dan Semak Permohonan Layak? Sokong? Ya 7.1 Isi Borang Permohonan Hantar Permohonan Dapatkan Sokongan Maklum Permohonan Disokong Tidak Lulus? Ya Ya 7.6 7.8 7.11 Maklum Permohonan Lulus Bercuti A 7.2 7.3 7.4 7.5 7.7 7.10 7.13 7.14 A Sokong? 7.15 Buat Permohonan di Sistem e-cuti/borang Hantar Untuk Sokongan PS 7.19 Mohon CG? Ya Terima dan Semak Permohonan Secara Online Tidak 7.16 7.17 7.18 7.20 Tidak Maklum Permohonan Tidak Disokong Ya Hantar Untuk Kelulusan PL 7.21 7.23 7.22 Tidak Maklum Lulus? Permohonan Tidak Lulus Ya Maklum Permohonan Lulus 7.24 Bercuti 7.25 Pantau Pengambilan CTB 7.26 7.27 Kemaskini Rekod Tamat 7.28
Halaman: 5/12 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Kenal pasti Jenis Cuti 7.2.1 Kenalpasti jenis CTB yang hendak dipohon / berdasarkan syarat dan kelayakan. Rujuk: Perintah Am Bab C; Pekeliling Perkhidmatan; Surat Pekeliling Perkhidmatan; Surat Edaran; E-Panduan Kemudahan Cuti 7.3 Isi Borang Permohonan 7.3.1 Cetak dan isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 02 (Permohonan Cuti Tidak Berekod) dari laman sesawang Pejabat Pendaftar. / 7.3.2 Buat permohonan mengikut tempoh yang telah ditetapkan. Jika tidak mematuhi tempoh yang ditetapkan beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang. 7.4 Hantar Permohonan 7.4.1 Hantar borang permohonan yang lengkap disertakan dokumen sokongan kepada. 7.5 Terima dan Semak Permohonan / 7.5.1 Terima dan semak borang permohonan yang dilampir dokumen sokongan. 7.5.2 Jika tidak lengkap, minta pemohon melengkapkan borang permohonan dan ikut langkah 7.4. 7.5.3 Jika lengkap, ikut langkah 7.6. PT PTJ/ PT PTJ/
Halaman: 6/12 7.6 Layak? 7.6.1 Jika ya, ikut langkah 7.7. 7.6.2 Jika tidak, ikut langkah 7.27. 7.7 Dapatkan Sokongan 7.7.1 Hantar borang untuk dapat sokongan daripada PS. 7.8 Sokong? 7.8.1 Jika ya, ikut langkah 7.10. 7.8.2 Jika tidak, ikut langkah 7.9 dan 7.27. 7.9 Maklum Permohonan Tidak Disokong 7.9.1 Hantar salinan borang permohonan kepada pemohon untuk maklumkan permohonan tidak disokong. 7.9.2 Failkan borang permohonan ke dalam Fail Cuti Staf. PS/ PT PTJ/ PT PTJ/ / 7.10 Maklum Permohonan Disokong 7.10.1 Maklum secara lisan permohonan disokong. / 7.11 Lulus? 7.11.1 Jika ya, ikut langkah 7.13 PL/ 7.11.2 Jika tidak, ikut langkah 7.12. PL/ 7.12 Maklum Permohonan Tidak Lulus 7.12.1 Hantar salinan borang permohonan kepada pemohon untuk maklumkan permohonan tidak lulus. 7.12.2 Masuk borang permohonan ke dalam Fail Cuti Staf. /
Halaman: 7/12 7.13 Maklum Permohonan Lulus 7.13.1 Rekod permohonan CTB yang dilulus ke dalam Sistem e-cuti. 7.13.2 Terima makluman pemohonan CTB yang dilulus melalui e-mel. 7.14 Bercuti 7.14.1 Ambil CTB mengikut tarikh yang diluluskan. 7.15 Mohon CG? 7.15.1 Jika ya, ikut langkah 7.16. 7.15.2 Jika tidak, ikut langkah 7.27. 7.16 Buat Permohonan di Sistem e-cuti/borang 7.16.1 Buat permohonan secara online di Sistem e-cuti dalam tempoh tiga (3) hari sebelum tarikh cuti bermula. Rujuk: Manual Pengguna di Sistem e-cuti 7.16.2 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 05 (Permohonan Cuti Gantian), jika sistem tidak berfungsi. Masukkan ke dalam Sistem e-cuti rekod permohonan jika sistem telah berfungsi. 7.16.3 Beri kenyataan pada ruangan ulasan jika permohonan cuti dibuat kurang daripada tempoh tiga (3) hari sebelum tarikh cuti bermula. / / 7.17 Terima dan Semak Permohonan Secara Online/borang 7.17.1 Terima dan semak permohonan secara online di Sistem e-cuti/borang.
Halaman: 8/12 7.17.2 Semak rekod di Fail Cuti Staf. telah melalui proses berikut: mendapat kelulusan/arahan menjalankan kerja lebih masa; membuat tuntutan CG di sistem atau melalui borang SOK /BUM/BR01/B-Cuti 04 (Borang Tuntutan Cuti Gantian [Kerja Lebih Masa]); jumlah masa/hari yang dituntut mencukupi; dan tempoh kerja lebih masa belum luput. 7.18 Hantar Untuk Sokongan PS 7.18.1 Hantar permohonan yang telah disemak dan lengkap secara online di Sistem e-cuti kepada PS untuk proses sokong/tidak disokong. 7.18.2 Hantar borang permohonan yang telah disemak dan lengkap kepada PS untuk proses sokong/tidak disokong jika sistem tidak berfungsi. 7.19 Sokong? 7.19.1 Jika ya, ikut langkah 7.21. 7.19.2 Jika tidak, ikut langkah 7.20. 7.20 Maklum Permohonan Tidak Disokong 7.20.1 Terima e-mel daripada PS maklum status permohonan tidak disokong. PS/ PS/ PS PS/ PS/ 7.20.2 Hantar salinan borang kepada pemohon untuk maklum permohonan tidak disokong jika permohonan menggunakan borang. Ikut langkah 7.27.
Halaman: 9/12 7.21 Hantar Untuk Kelulusan PL 7.21.1 Laksana pemberian kelulusan CG samada diluluskan/tidak diluluskan menerusi Sistem e-cuti. 7.21.2 Hantar borang permohonan yang telah disokong kepada PL untuk kelulusan. 7.22 Lulus? 7.22.1 Jika ya, ikut langkah 7.24. 7.22.2 Jika tidak, ikut langkah 7.23. 7.23 Maklum Permohonan Tidak Lulus 7.23.1 Terima e-mel daripada PL maklum status permohonan tidak lulus. Ikut langkah 7.27. 7.24 Maklum Permohonan Lulus 7.24.1 Terima e-mel daripada PL maklum status permohonan lulus. 7.24.2 Hantar salinan borang permohonan yang telah diluluskan untuk maklum status permohonan lulus jika permohonan menggunakan borang. 7.25 Bercuti 7.25.1 Ambil CG mengikut tempoh masa dan tarikh yang diluluskan. PL / 7.25.2 Cetak permohonan CG staf melalui Sistem e-cuti. Semak dan sahkan pada borang dan masukkan ke dalam Fail Cuti Staf.
Halaman: 10/12 7.26 Pantau Pengambilan CTB 7.26.1 Pantau dan semak pengambilan CTB staf melalui penyata cuti di Sistem e-cuti dan Fail Cuti Staf. 7.26.2 Maklum kepada pemohon jika kelayakan CTB tiada/kelayakan sudah habis. Ambil CR/CG yang layak. 7.27 Kemaskini Rekod 7.27.1 Rekod tarikh cuti dan jenis cuti CTB dalam Sistem e-cuti bagi CTB yang dimohon menggunakan borang. 7.27.2 Masuk ke dalam Fail Cuti Staf mana-mana rekod kualiti yang berkenaan: borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 02 (Permohonan Cuti Tidak Berekod); borang SOK /BUM/BR01/B-Cuti 19 (Surat Arahan Dan Kelulusan Menjalankan Kerja Lebih Masa)/surat/dokumen lain yang berkaitan; borang SOK /BUM/BR01/B-Cuti 04 (Borang Tuntutan Cuti Gantian [Kerja Lebih Masa]); borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 05 (Permohonan Cuti Gantian) dokumen-dokumen sokongan; dan penyata cuti 7.28 Tamat
Halaman: 11/12 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/CUTI/(No. Staf) 2. Fail Cuti Staf SOK/BUM/BR01/B-Cuti 02 (Permohonan Cuti Tidak Berekod) yang lengkap SOK/BUM/BR01/B-Cuti 06 (Borang Permohonan Cuti Isteri Bersalin) Surat atau dokumen sokongan permohonan CTB Surat arahan kerja lebih masa/surat atau dokumen yang mengesahkan arahan kerja lebih masa. SOK/BUM/BR01/B-Cuti 04 (Tuntutan Cuti Gantian) yang lengkap bagi Anggota Keselamatan Bertugas Syif (AKBS) dan permohonan tuntutan cuti gantian yang diuruskan secara manual jika sistem e-cuti tidak berfungsi SOK/BUM/BR01/B-Cuti 05 (Permohonan Cuti Gantian) yang lengkap Penyata cuti staf e-cuti Sistem Permohonan Cuti Online (www.putra.upm.edu.my) UPM/(kod PTJ /500-9/1 (Pengurusan Hal Ehwal Cuti) UPM/(kod PTJ /100-43/2/7 (Sistem e-cuti) Tanggungjawab Menyelenggara Pegawai Teknologi Maklumat idec Tempat dan Tempoh Simpanan PTJ Sepanjang tempoh perkhidmatan Kuasa Melupus idec PTJ PTJ PTJ
Halaman: 12/12 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 Keseluruhan 02 01 SOK (BUM) 3/2011 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu pensijilan Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Disedia/ Disemak Oleh KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia Disahkan Oleh Tarikh Kuat kuasa WP 15/02/2011 WP 08/08/2011