KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR PROSEDUR MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN NO KELUARAN : 04 NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-Q07 NO PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 1 MAC 2014 PROSEDUR MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN NAMA TANDATANGAN DISEDIAKAN OLEH Dr Rahayu Binti M. Yusof Pegawai Perubatan Dan Kesihatan Cetakan Komputer DISEMAK OLEH Dr Fazilahton Binti Rajulin Pegawai Perubatan UD54 Ketua Pengawal Dokumen Cetakan Komputer DILULUSKAN OLEH Dr Hjh Hanihaselah bt Mohd Salleh Pakar Perubatan Keluarga UD54 Wakil Pengurusan Cetakan Komputer
1.0 OBJEKTIF Prosedur ini adalah untuk memastikan penilaian berterusan dibuat ke atas sistem kualiti supaya ianya sentiasa berkesan dan sesuai dilaksanakan. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Wakil Pengurusan dan semua yang terlibat dalam mengendalikan mesyuarat kajian semula pengurusan. 3.0 RUJUKAN 3.1 Manual kualiti Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi 4.0 TERMINOLOGI 4.1 : Beberapa orang AJK yang dilantik untuk membantu menguruskan dan menyediakan maklumat /laporan mengenai MKSP termasuk mencatat minit mesyuarat. 4.2 Pegawai Bertanggungjawab : Anggota yang di lantik di dalam menyediakan laporan: a) Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti b) Laporan Audit Kualiti Dalaman c) Aduan Pelanggan d) Pindaan pembetulan dan Pencegahan. e) Cadangan penambahbaikan 4.3 MKSP : Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan 4.4 PKD : Pegawai Kesihatan Daerah 4.5 WP : Wakil Pengurusan 4.6 AJK : Ahli Jawatankuasa ISO 9001:2008 Pejabat Kesihatan Kota Tinggi yang terdiri dari ketua-ketua unit dan ketua-ketua bahagian yang dilantik oleh PKD. Page 2
5.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB 5.1 TERIMAAN SURAT TINDAKAN 5.1 : Bincang dengan PKD bagi menetapkan tarikh, masa, tempat dan agenda mesyuarat. 5.2 Minta Pegawai bertangungjawab menyediakan laporan mengenai perkara-perkara berikut : TANGGUNGJAWAB WP WP a. Penemuan audit b. Maklumbalas aduan pelanggan dan kajian kepuasan pelanggan c. Prestasi perkhidmatan dan pematuhan produk d. Status tindakan pencegahan dan pembetulan e. Perubahan yang boleh membawa kesan kepada sistem pengurusan kualiti f. Tindakan susulan daripada kajian semula pengurusan yang terdahulu g. Cadangan penembahbaikan Sediakan laporan-laporan seperti di para 5.2 a e dan kemukakan kepada WP. 5.3 Semak laporan yang dikemukakan oleh dan luluskan untuk pembentangan 5.4 Sedia dan edarkan surat panggilan mesyuarat kepada AJK serta laporan yang akan dibentangkan dalam mesyuarat. Dan sediakan urusan persediaan mesyuarat 5.5 Pengerusikan mesyuarat. WP Bentangkan laporan-laporan seperti di para 5.2 a e kepada mesyuarat. 5.6 Bincangkan laporan-laporan yang telah dibentangkan oleh WP untuk memutuskan tindakan pembetulan dan pencegahan serta penambahbaikan yang perlu dilaksanakan. Buat rumusan pencapaian seperti berikut:- a. dasar kualiti (sama/dikaji semula/tukar baru) b. Objektif kualiti (sama/dikaji semula/tukar baru) Page 3 AJKP
c. Perancangan untuk meningkatkan keberkesanan SPK dan proses teras(utama) d. Peranccangan pihak pengurusan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, termasuk tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan 5.7 Sediakan minit mesyuarat dan dapatkan kelulusan Pengerusi. 5.7.1 Edarkan minit mesyuarat yang telah diluluskan. WP/ Ketua Unit/Ketua Bahagian 5.7.2 Arahkan anggota bertanggungjawab /ketua unit mengambil tindakan saperti yang di putuskan dalam mesyuarat. 5.7.3 Pastikan tindakan pembetulan/pencegahan dilaksanakan oleh pihak-pihak yang bertanggungjawab. 5.8 Hantar maklumbalas mengenai tindakan pembetulan/pencegahan yang telah diambil kepada /WP untuk dibentangkan dalam MKSP akan datang. 5.9 Simpan segala rekod kualiti berkaitan ke dalam Fail Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. Ketua Unit/Ketua Bahagian Page 4
6.0 CARTA ALIRAN TINDAKAN Tetapkan Mesyuarat WP/PKD Sediakan Laporan Tidak Lulus Semak Laporan Lulus Uruskan Persediaan Mesyuarat WP Pengerusi Mesyuarat/Pembentangan Laporan PKD/WP Putuskan Tindakan Pembetulan/Pencegahan AJKP Sedia dan edarkan Minit Mesyuarat Laksanakan Tindakan Pencegahan/Pembetulan /Pihak Bertanggungjawab Sediakan Maklumbalas tindakan yang dijalankan Pihak Bertanggung jawab Fail Page 5
7.0 REKOD KUALITI BIL JENIS REKOD TEMPOH PENYIMPANAN LOKASI 1 Senarai AJK MKSP 5 Tahun Fail MKSP 2 Surat Panggilan Mesyuarat 5 tahun Fail MKSP 3 Minit Mesyuarat 5 tahun Fail MKSP 8.0 INPUT 8.1 SUMBER MANUSIA 8.1.1 Pegawai Kesihatan Daerah 8.1.2 Pakar Perubatan Keluarga 8.1.3 Pegawai Kesihatan Dan Perubatan 8.1.4 Penyelia Jururawat 8.1.5 Ketua Jururawat 8.1.6 Penolong Pegawai Perubatan Kanan 8.1.7 Pembantu Tadbir 8.1.8 Penolong Pegawai Kesihatan Persekitaran Kanan 8.1.9 Jururawat Kesihatan 8.2 DATA / MAKLUMAT 8.2.1 Aduan yang diterima 8.2.2 Laporan Audit Kualiti Dalaman 8.2.3 Manual Kualiti 8.2.4 Laporan Pencapaian Objektif Kualiti 8.3 PERALATAN 8.3.1 Komputer 8.3.2 Alat Tulis Page 6
9.0 OBJEKTIF PROSES 9.1 OBJEKTIF KESELURUHAN Memastikan mesyuarat kajian semual pengurusan dijalankan mengikut prosedur mesyuarat kajian semula pengurusan Tindakan pembentulan dan pencegahan serta penambahbaikan yang diputuskan dalam mesyuarat kajian semula pengurusan perlu diambil tindakan oleh ketua bahagian/ ketua unit dalam tempoh 2 minggu 10.0 KLAUSA YANG BERKAITAN 10.1 Management Review Page 7
REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaanpindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan HALAMAN DIPINDAAN TARIKH NO KELUARAN NO PINDAAN M/S BUTIR-BUTIR PINDAAN DILULUSKAN 01.03.2012 03 00 Keseluruhan Perubahan Keseluruhan Muka Surat Berdasarkan Keperluan Pengawal Dokumen 01.03.2014 04 00 Keseluruhan Perubahan / Penambahbaikan format Dokumen mengikut keperluan yang lebih mudah Terdapat 50% pemegang prosedur telah bertukar dan terdapat cadangan pindaan dilakukan Terdapat perubahan sasaran dan KPI yang ditetapkan oleh JKNJ / KKM. Page 8