BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Karyawan merupakan sumber daya yang memiliki peranan sangat penting pada suatu perusahaan. Hal tersebut dikarenakan karyawan itulah yang nantinya akan memberdayakan sumber daya lain pada perusahaan yang dikelola untuk menjalankan kegiatan operasional perusahaan. Semakin disadari bahwa sumber daya manusia menjadi sumber keunggulan bersaing bagi perusahaan. Lomarga (2013:12) juga mengatakan bahwa Sehingga semakin disadari bahwa SDM merupakan hal penting dan menjadi sumber keunggulan bersaing bagi organisasi dikarenakan tanpa SDM yang kuat fungsi perusahaan lainnya tidak akan dapat berjalan dengan maksimal. Maka dari itu, perusahaan perlu merekrut karyawan yang berkompeten dan yang sesuai dengan kriteria dan kebutuhan perusahaan. Selain itu perusahaan memiliki kewajiban untuk menjamin kesejahteraan para karyawan dan meningkatkan motivasi mereka dengan berbagai cara, seperti memberikan pelatihan karyawan, penilaian kinerja karyawan, serta memberikan imbalan berupa gaji serta tunjangan. Kayode (2012:3) menyatakan bahwa untuk mencapai keberhasilan di pasar global, perusahaan harus memahami kondisi kerja perusahaan dan selalu memberikan pelatihan dan pengembangan karyawan sehingga nantinya karyawan dapat mengerjakan tugas-tugas global. Hal ini juga digunakan untuk menunjukan loyalitas dan kepedulian perusahaan terhadap karyawannya sehingga nantinya dapat meningkatkan produktifitas karyawan dalam bekerja. Dengan bantuan Sistem Informasi Human Resources Management (HRM) yang handal pada perusahaan dapat mengembangkan proses bisnis dan daya saing perusahaan karena Sistem Informasi HRM tersebut dapat membantu pengelolaan sumber daya manusia seperti proses perekrutan, pencatatan waktu kerja, penilaian kinerja, penggajian, serta dapat mengembangkan Employee Self-Service pada perusahaan (Sharma, 2012:2-3). PT Rejeki Alam Sari (selanjutnya akan disebut PT RAS ) merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang Perdagangan Umum dan juga pengadaan Alat Utama Sistem Persenjataan (ALUTSISTA). PT RAS ini berlokasi di Fatmawati, Jakarta Selatan dengan jumlah pegawai sekitar 60 orang. Seiring dengan 1
2 berjalannya waktu PT.RAS terus meningkatkan mutu dalam rangka memperluas bidang usaha, dan berusaha memberikan hasil yang memuaskan bagi klien dan rekan. Hasil dari pengamatan perusahaan ini, ditemukan beberapa kendala yang terkait dengan pengelolaan sumber daya manusia. Kendala tersebut antara lain adalah masalah absensi yang berdampak pada proses penggajian, serta tidak terintegrasinya data-data sehubungan dengan sumber daya manusia. PT RAS masih menggunakan cara manual dalam mengelola karyawannya. Seperti absensi masih dilakukan secara manual dengan bantuan mesin check-clock, sehingga memperlambat proses absensi dimana proses ini memerlukan pengecekan berkali-kali untuk dimasukkan ke dalam Microsoft Excel. Lalu untuk melakukan penghitungan gaji karyawanpun menjadi sulit karena database absensi tidak terintegrasi dengan proses penggajian dan diperlukan waktu yang cukup lama untuk mencari data-data karyawan seperti form izin ataupun cuti yang tersimpan didalam arsip. Proses penilaian kinerja karyawan juga hanya dilakukan oleh manajer HRD dan hanya berdasarkan absensi saja, tidak berdasarkan kinerja karyawan secara keseluruhan. Hal-hal tersebut mengakibatkan pengelolaan sumber daya manusia pada PT RAS tidak berjalan dengan cepat dan akurat. Perusahaan menyadari bahwa kualitas sumber daya yang dimiliki perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi kualitas dan kelangsungan proses bisnis perusahaan. sehingga perusahaan memerlukan sistem informasi HRM yang handal untuk mengatasi permasalahan yang terjadi terkait dengan sumber daya manusia dalam perusahaan. Oleh sebab itu berdasarkan kendala-kendala di atas, perlu dilakukan pengembangan sistem informasi sumber daya manusia pada PT Rejeki Alam Sari. 1.2 Ruang Lingkup Agar skripsi yang mengambil topik Human Resources Management ini dapat berjalan dengan lebih terfokus dan terarah pada pokok pembahasan yang dimaksud, penulis akan memfokuskan pembahasan yang berhubungan dengan permasalahan yang ada. Berikut merupakan ruang lingkup pembahasannya: 1. Perencanaan perekrutan karyawan baru 2. Pencatatan Absensi dan cuti serta izin 3. Aktivitas penggajian
3 4. Pemotongan Pajak Penghasilan untuk Tenaga Kerja (PPh pasal 21) 5. Tunjangan Jamsostek sesuai dengan kebijakan perusahaan. 6. Penilaian kinerja karyawan 7. Pelatihan karyawan 8. Pengunduran diri karyawan 9. Laporan-laporan yang dihasilkan yaitu laporan absensi bulanan, laporan penilaian kinerja, dan laporan pelatihan karyawan, serta laporan daftar gaji karyawan. 10. Tidak membahas tentang Outsorcing, Pinjaman, Lembur, SSP dan SPT Masa Pajak Penghasilan pasal 21 11. Tidak membahas tentang pemecatan, pensiun dan pembayaran pesangon. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari perancangan sistem yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Menganalisis sistem informasi Human Resources Management yang sedang berjalan secara keseluruhan pada PT Rejeki Alam Sari 2. Menemukan beberapa kelemahan dari sistem yang sedang berjalan pada PT Rejeki Alam Sari 3. Memberikan usulan sistem absensi yang terhubung dengan akses manual dalam mengatasi masalah absensi dan penggajian. 4. Memberikan tambahan usulan untuk proses penilaian kinerja dan proses pelatihan yakni proses dokumentasi pelatihan, sehingga perusahaan dapat mengetahui perkembangan kinerja setiap karyawan. 5. Merancang sistem Human Resources Management sesuai dengan yang dibutuhkan oleh PT Rejeki Alam Sari untuk mengatasi masalah dalam perusahaan. Manfaat yang diperoleh melalui perancangan sistem adalah sebagai berikut: 1. Mendapatkan gambaran mengenai bagaimana sistem berjalan yang ada pada perusahaan, serta mengetahui masalah-masalah apa saja yang sedang di hadapi perusahaan
4 2. Mendapatkan solusi pemecahan masalah sehingga masalah yang sedang di hadapi perusahaan dapat segera teratasi dengan rancangan Sistem Informasi Human Recources Management yang telah dibuat. 3. Mendapatkan solusi baru dalam mengatur dan mengorganisir karyawan perusahaan dengan jumlah yang banyak. 4. Perusahaan dapat memberikan pelatihan berdasarkan penilaian kinerja karyawan dan mendokumentasikan hasil pelatihan tersebut sehingga nantinya dapat meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja karyawannya. 5. Perusahaan dapat menilai dan mengevaluasi sumber daya manusianya sendiri dengan menggunakan sistem penilaian kinerja baru yang telah di rancang pada sistem informasi Human Resource Management. 1.4 Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam perancangan ini adalah sebagai berikut: 1.4.1 Metode Pengumpulan Data 1) Studi Lapangan (Field research) Dengan melakukan survei langsung ke perusahaan untuk memperoleh data primer perusahaan seperti struktur organisasi, serta gambaran proses yang sedang berjalan yakni proses pengelolaan sumber daya manusia dan unsur-unsur yang terkait dalam perusahaan. Studi lapangan ini dapat dilakukan dengan cara: a) Observation (pengamatan) dilakukan dengan cara mengamati langsung prosedur dan kegiatan pengelolaan sumber daya manusia yang sedang berjalan pada perusahaan. b) Interview (wawancara) dilakukan dengan wawancara langsung terhadap dengan divisi HRD dan divisi keuangan guna memperoleh informasi mengenai proses bisnis perusahaan secara umum maupun terperinci, serta mengetahui masalah yang ada dalam perusahaan dan solusi yang dibutuhkan untuk mengatasi permasalahan yang ada. c) Documentation (dokumentasi) dilakukan dengan menelusuri dokumen-dokumen yang terkait dengan
5 kegiatan pengelolaan sumber daya manusia pada perusahaan 2) Studi Kepustakaan (Literature study) Dilakukan dengan mencari, mengumpulkan dan mempelajari teoriteori dan informasi dari berbagai buku literatur, artikel, internet, maupun media informasi lainnya. Studi kepustakaan ini juga dilakukan untuk menjadi dasar dalam perancangan sistem yang diusulkan. 1.4.2 Metode Analisis dan Perancangan Metode analisis dan perancangan yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah metode pendekatan Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek (Object Oriented Analysis and Design/OOAD) menurut pendekatan teori dari (Satzinger, Jackson dan Brud, 2005). Untuk metode perancangan mengacu pada tahapan sebagai berikut: a. Business Modelling 1) Identifikasi kegiatan yang terdapat dalam proses bisnis perusahaan. 2) Membuat model dari proses bisnis yang berjalan. Dalam pembuatan model proses bisnis yang berjalan menggunakan model struktur organisasi dan activity diagram 3) Menghubungkan informasi terkait dari model yang terdapat dalam alur proses bisnis. b. Requirement Analysis 1) Pengumpulan informasi detil berkaitan kebutuhan untuk pembuatan sistem yang diinginkan perusahaan 2) Pendefinisian kebutuhan fungsional menggunakan bantuan model sesuai urutan berikut : a) Activity Diagram b) Event Table c) Domain Class Diagram d) User Goals e) Usecase Diagram f) CRUD Matrix
6 g) Usecase Description h) System Sequence Diagram i) Activity Diagram for Usecase 3) Membuat prioritas kebutuhan sistem yang akan dibuat. 4) Pengembangan dialog untuk interaksi dengan pengguna menggunakan user interface dialog. c. Design Activity 1) Desain deployment environment. 2) Desain software architecture. 3) Desain usecase realization dan database menggunakan bantuan model sesuai urutan berikut: a) First Cut Class Diagram b) Completed Three-Layer Design Sequence Diagram c) Updated Class Diagram d) Package Diagram 4) Desain user interface dan system output menggunakan bantuan model 5) Desain system security and control 1.5 Sistematika Penulisan Untuk memberikan gambaran pemahaman skripsi ini secara lebih jelas, maka penulisannya dibagi dalam 5 (lima) bab yang isinya secara garis besar adalah sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini dibahas mengenai latar belakang masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat perancangan, metodologi, dan sistematika penulisan skripsi. BAB 2 LANDASAN TEORI Dalam bab ini berisi pembahasan mengenai teori-teori yang berkaitan dengan penulisan skripsi yang digunakan sebagai dasar dari penulisan skripsi terhadap permasalahan Human Resources yang dihadapi oleh PT Rejeki Alam Sari. Teori-teori yang akan dibahas adalah Sistem Informasi, Sistem Informasi Akuntansi, Manajemen Sumber Daya Manusia, Pelatihan, Penilaian, Penggajian, Pajak Penghasilan (PPh 21), Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek.
7 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Dalam bab ini dibahas mengenai gambaran umum perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi perusahaan, analisis sistem human resources yang sedang berjalan, kelemahan-kelemahan pada sistem human resources yang sedang berjalan, serta identifikasi masalah dan solusi untuk mengatasi kelemahan dan masalah yang ada. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI HUMAN RESOURCES MANAGEMENT YANG DIUSULKAN PADA PT REJEKI ALAM SARI Dalam bab ini dibahas mengenai usulan perancangan sistem Human Resource Management yang akan diterapkan pada PT Rejeki Alam Sari yang disajikan dengan menggunakan metode berorientasi objek dengan Unified Modeling Language (UML) berdasarkan metode (Satzinger, Jackson, dan Burd, 2005). BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini dibahas mengenai simpulan berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan serta memberikan saran-saran bagi perusahaan untuk mengatasi masalah yang dihadapi serta untuk mengembangkan sistem di masa yang akan datang.
8