Kod DokumenUPM/OPR/PSAS/AK02 Halaman 1/10 No. Semakan 02 No. Isu 02 Tarikh 30/01/2012 P1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Menerangkan arahan kerja penerimaan bahan daripada pembekal yang dipesan oleh Perpustakaan Meliputi semua proses penerimaan bahan monograf dan media sehingga dokumen-dokumen pembayaran diserahkan kepada Pejabat Ketua Pustakawan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen - Sistem Virtua Tajuk Dokumen - Kadar Pertukaran Mata Wang Asing OPR/PSAS/GP01/JIL 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN Garis Panduan Pengendalian Bahan Untuk Penjilidan - Nielsen Book Data - Global Books In Print (GBIP) BMA PK STM TM KPS KP PAP PS PP PPKn Bahagian Media dan Arkib Ketua Bahagian Pembangunan Koleksi / Ketua Perpustakaan Cawangan Ketua Bahagian Pembangunan Koleksi Ketua Bahagian Sistem dan Teknologi Maklumat Ketua Bahagian Teknologi Maklumat (Kampus Bintulu) Ketua Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak Ketua Pustawan Pembantu Am Pejabat Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak Pembantu Perpustakaan Pembantu Perpustakaan Kanan Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan 5.0 TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Semua yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.
Kod DokumenUPM/OPR/PSAS/AK02 Halaman 2/10 No. Semakan 02 No. Isu 02 Tarikh 30/01/2012
Kod DokumenUPM/OPR/PSAS/AK02 Halaman 3/10 No. Semakan 02 No. Isu 02 Tarikh 30/01/2012 7.0 PROSEDUR TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Terima Bahan berserta 3 Salinan Invois (2 Salinan untuk Perpustakaan dan 1 Salinan untuk Pembekal) dan 2 Salinan Nota Hantaran daripada Pembekal (1 Salinan untuk Perpustakaan dan 1 Salinan untuk Pembekal). Bagi PS 3 Salinan Nota Hantaran diperlukan. 7.3 Semak Bahan dengan Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) untuk Menentukan a. Bahan diterima adalah bahan yang dipesan. b. Bilangan naskhah adalah betul. c. Keadaan fizikal bahan adalah baik. 7.4 Semak Invois dan Pastikan Butiran Berikut pada Invois adalah Betul a. Nama dan alamat. b. Tarikh dan nombor invois. c. Judul bahan, bilangan naskhah dan nombor pesanan d. Harga dalam mata wang asal (pengecualian pada bidaan sebut harga) dan mata wang RM. e. Kadar tukaran mata wang asing pada invois (jika perlu). f. Kadar diskaun (jika perlu) g. Jumlah keseluruhan invois dalam RM. h. Salinan invois Penerbit / Pengedar (bagi bahan terbitan luar Negara). i. Salinan kadar tukaran mata wang asing. j. Cetakan perkiraan harga 7.4.1 Semak pangkalan data seperti Global Books in Print atau Nielsen Book Data bagi harga pesanan yang tidak munasabah. 7.5 Bahan/Invois Boleh Diterima? 7.5.1 Jika ya, ikut langkah 7.8. 7.5.2 Jika tidak, terus ke langkah 7.6.
Kod DokumenUPM/OPR/PSAS/AK02 Halaman 4/10 No. Semakan 02 No. Isu 02 Tarikh 30/01/2012 Tindakan 7.6 Isi Senarai Semak Penerimaan Bahan / Invois Bermasalah (OPR/PSAS/SS01/BIB). 7.6.1 Cop BATAL pada invois dan kepilkan bersama Senarai Semak Penerimaan Bahan / Invois Bermasalah. 7.6.2 Rekodkan masalah invois / bahan tersebut di dalam Borang Aktiviti Pembekal (Bahan Fresh Order ) (OPR/PSAS/BR01/PFO) atau Borang Aktiviti Pembekal (Bahan On Approval ) (OPR/PSAS/BR01/POA). 7.7 Kembalikan Bahan/Invois kepada Pembekal dan Minta Bahan Gantian/Invois Baru. Ulang Langkah 7.2. 7.8 Cop Terimaan dan Tandatangan pada Semua Salinan Invois dan Nota Hantaran. Kembalikan Salinan Invois dan Salinan Nota Hantaran kepada Pembekal. 7.9 Tentukan Sama Ada Bahan Perlu Pratonton? 7.9.1 Jika perlu, ikut langkah 7.10. 7.9.2 Jika tidak perlu, ikut langkah 7.12. 7.10 Lakukan Pratonton 7.10.1 Lakukan pratonton sendiri jika bahan beserta CD/DVD. Terus ke langkah 7.11. 7.10.2 Serah bahan media ke BMA atau pegawai bertanggungjawab bersama 2 salinan borang Senarai Semak Pratonton Bahan Media (OPR/PSAS/SS01/SPM) jika pratonton tidak dilakukan sendiri. 7.10.3 Catat tarikh hantar bahan pada Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) salinan Jabatan. 7.10.4 Masukkan tag 500 pada rekod MARC berkenaan makluman pratonton.
Kod DokumenUPM/OPR/PSAS/AK02 Halaman 5/10 No. Semakan 02 No. Isu 02 Tarikh 30/01/2012 Tindakan 7.11 Lulus Pratonton? 7.11.1 Jika diluluskan sendiri, tampal pelekat LULUS pada muka depan casing dan catat tarikh pratonton serta tandatangan. 7.11.2 Jika diluluskan oleh BMA atau pegawai bertanggungjawab, akui terimaan pada Senarai Semak Pratonton Bahan Media (OPR/PSAS/SS01/SPM) dan catat tarikh terima pada Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM). 7.11.3 Jika tidak lulus, ulang langkah 7.6. 7.12 Failkan Salinan Asal Nota Hantaran dalam Fail Penerimaan Bahan (UPM/PSAS/BPK/8.1.251-268) / (UPM/PSAS//8.11.211-221) /(UPM/PSAS/PS/8.14.205-250). 7.13 Rekodkan Penerimaan Bahan PP 7.13.1 Padankan borang pesanan (salinan Jabatan dan salinan Pemohon) dengan bahan. 7.13.2 Rekodkan penerimaan bahan dalam sistem Virtua dan ruangan berkaitan pada Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) salinan Jabatan. 7.13.3 Cop Pengesahan Terimaan dan Kelulusan Pembayaran pada invois. 7.13.4 Buang tag 500 pada rekod MARC berkenaan makluman pratonton (jika perlu). 7.14 Tentukan Bahan Perlu Jilid. 7.14.1 Jika perlu ikut langkah 7.15. 7.14.2 Jika tidak perlu terus ke 7.16. 7.15 Lakukan Pengendalian Penjilidan. (Rujuk Garis Panduan Pengendalian Bahan untuk Penjilidan (OPR/PSAS/GP01/JIL)). Seterusnya, ikut langkah 7.19.
Kod DokumenUPM/OPR/PSAS/AK02 Halaman 6/10 No. Semakan 02 No. Isu 02 Tarikh 30/01/2012 Tindakan 7.16 Sediakan Dokumen-Dokumen Pembayaran 7.16.1 Pastikan harga pada borang pesanan Salinan Bendahari dan salinan invois adalah sama. Buat pembetulan pada harga di borang pesanan Salinan Bendahari jika perlu dan turunkan tandatangan ringkas. 7.16.2 Kepilkan salinan pertama invois bersama borang pesanan Salinan Bendahari. Jika terdapat perubahan harga pada pesanan bahan, sertakan bersama satu salinan invois penerbit. Sertakan juga salinan nota hantaran, jika perlu. 7.16.3 Kepilkan bersama salinan kedua invois, salinan kadar tukaran mata wang asing dan salinan invois penerbit. 7.16.4 Rekodkan data invois dalam Log Rekod Proses Invois (OPR/PSAS/BL01/INV) dan Borang Aktiviti Pembekal (Bahan Fresh Order ) (OPR/PSAS/BR01/PFO) atau Borang Aktiviti Pembekal (Bahan On Approval ) (OPR/PSAS/BR01/POA). Serahkan dokumen-dokumen pembayaran yang siap diproses kepada Pustakawan untuk semakan. 7.17 Semak Dokumen-Dokumen Pembayaran, Log Rekod Proses Invois (OPR/PSAS/BL01/INV) dalam Masa 6 Hari Bekerja setelah Invois Diproses. Pustakawan 7.17.1 Jika tidak lengkap, kembalikan kepada untuk tindakan pembetulan. Kembali ke langkah 7.16. 7.17.2 Jika lengkap, ikut langkah 7.18. Nota Bagi PS, buat penilaian prestasi syarikat terlebih dahulu menggunakan Borang Rekod Prstasi Syarikat (Bekalan) (SOK/KEW/BR004-A(I)/BUY)). 7.18 Sahkan Dokumen-Dokumen Pembayaran dalam Masa 5 Hari Bekerja setelah Diterima. a. Pengesahan Terimaan pada borang pesanan salinan Bendahari. b. Pengesahan Terimaan dan Kelulusan Pembayaran pada invois. c. Tandatangan Log Rekod Proses Invois (OPR/PSAS/BL01/INV).
Kod DokumenUPM/OPR/PSAS/AK02 Halaman 7/10 No. Semakan 02 No. Isu 02 Tarikh 30/01/2012 Tindakan 7.19 Serahkan Bahan bersama Borang Pesanan Salinan Pemohon dan Salinan Jabatan, serta Borang Log Identifikasi Bahan (OPR/PSAS/BR01/LIB) kepada PP/PAP untuk Proses Identifikasi Bahan. 7.20 Rekodkan Dokumen Pembayaran dalam Log Penyerahan Dokumen Pembayaran (OPR/PSAS/BL01/BYR) dan Hantar kepada PPKn Pejabat Ketua Pustakawan untuk Penyediaan Baucer (Perpustakaan Utama Sahaja). /PAP 7.21 Sediakan Baucer Pembayaran Perpustakaan. 7.22 Terima Kembali Dokumen Pembayaran beserta Baucer Perpustakaan untuk Disahkan. 7.23 Serah Dokumen Pembayaran serta Baucer Pembayaran Perpustakaan yang telah Dicop Nama PK / KPS dan telah Disahkan ke Pejabat Ketua Pustakawan / Pejabat Bendahari. 7.24 Failkan Salinan Invois dalam Fail Invois Pembekal ((UPM/PSAS/BPK/8.1.104-121)/ (UPM/PSAS//8.11.111-121) / (UPM/PSAS/PS/8.14.107-120)) yang Diterima daripada Pejabat Ketua Pustakawan / Pejabat Bendahari. PK/KPS /PAP 7.25 Tamat.
Kod DokumenUPM/OPR/PSAS/AK02 Halaman 8/10 No. Semakan 02 No. Isu 02 Tarikh 30/01/2012 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. Sistem Virtua Rekod Penerimaan Bahan 2. UPM/PSAS/BPK/8.1.251-268 Penerimaan Bahan 3. UPM/PSAS/BPK/8.1.104-121 Invois pembekal 4. UPM/PSAS/ /8.11.111-121 Invois pembekal 5. UPM/PSAS/PS/8.14.107-120 Invois pembekal 6 OPR/PSAS/BL01/PIB Log Proses Identifikasi Bahan Borang Log Identifikasi Bahan (OPR/PSAS/BR01/LIB) 7. OPR/PSAS/BL01/TBM Log Pratonton Bahan Media Senarai Semak Pratonton Bahan Media (OPR/PSAS/SS01/SPM) 8 OPR/PSAS/BL01/PSM Log Pesanan Bahan Monograf dan Media Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) 9 OPR/PSAS/BL01/INV Log Rekod Proses Invois Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan STM/TM STM/TM Server Virtua Kekal PP PP BPK PP PP BPK 7 Tahun PP PP 7 Tahun PP PP PS 7 Tahun PPP/PP PPP/PP BPK PS 2 Bulan PP PP BPK BMA PS Pustakawan/PPP /PP Pustakawan/PPP /PP BPK PS 6 Bulan PP PP BPK PS Kuasa Melupus STM/TM
Kod DokumenUPM/OPR/PSAS/AK02 Halaman 9/10 No. Semakan 02 No. Isu 02 Tarikh 30/01/2012 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 10. OPR/PSAS/BL01/LPP Log Laporan Prestasi Pembekal Borang Aktiviti Pembekal (Bahan Fresh Order ) (OPR/PSAS/BR01/PFO) Borang Aktiviti Pembekal (Bahan On Approval ) (OPR/PSAS/BR01/PBO) Senarai Semak Penerimaan Bahan / Invois Bermasalah (OPR/PSAS/SS01/BIB) Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PP PP BPK PS Kuasa Melupus 11 OPR/PSAS/BL01/BYR Log Penyerahan Dokumen Pembayaran / PAP / PAP BPK PS 12 UPM/PSAS//8.11.211-221 Penerimaan Bahan (Books on Approval) 13 UPM/PSAS/PS/8.14.205-250 Penerimaan Bahan (Books on Approval) 14 PGR/BL05/LOG-LTB Log Laporan Tindakan Pembetulan Borang Ketidakpatuhan (PGR/BR03/KKP). PP PP PP PP PS BPK PS 2 Tahun
Kod DokumenUPM/OPR/PSAS/AK02 Halaman 10/10 No. Semakan 02 No. Isu 02 Tarikh 30/01/2012 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan Ketua Pustakawan WP 03/01/2011 02 01 OPR(PSAS)- 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Ketua Pustakawan WP 22/08/2011 02 02 OPR(PSAS)- 1/2012 Mesyuarat Pengurusan Khas 1/2012 Ketua Pustakawan WP 30/01/2012