KAWALAN Muka Surat : 1/15 KAWALAN PK. UiTM..(P).01 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh Tandatangan Nama Pn. Azliah Othman Dr. Arba iyah Ab. Aziz Prof. Dr. Hj. D zul Haimi Md Zain (A.I.S) Jawatan Timbalan Pendaftar Timbalan Dekan (Akademik) Dekan Tarikh 12/01/2016 12/01/2016 12/01/2016 1
KAWALAN Muka Surat : 2/15 REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya. Tarikh No. Para Muka Surat MUKASURAT DIPINDA Bentuk Pindaan 19/9/2013 1 4 Penambahbaikan objektif 19/9/2013 4 5-6 Perubahan penggunaan terma Pengurusan Sistem Kualiti kepada Sistem Pengurusan Kualiti. 19/9/2013 5 6 Perubahan singkatan PYB Pegawai Yang Bertanggungjawab kepada Pegawai Yang Berkenaan. Tarikh Diluluskan 19/9/2013 6, B, 11. 7 Penambahbaikan tindakan Kelulusan Dokumen Kualiti. 19/9/2013 6, C, 19. 8 Tambahan perkataan hardcopy. 2
KAWALAN Muka Surat : 3/15 19/9/2013 6, 28. 9 Penambahbaikan ayat dan tambah buat tindakan susulan. 12/01/2016 Hadapan Nama Timbalan Pendaftar baru dimasukkan dan Tanda tangan digital dimasukkan 3
KAWALAN Muka Surat : 4/15 KANDUNGAN MUKASURAT 1. Objektif 4 2. Skop 4 3. Dokumen Rujukan 4-5 4. Definisi 5-6 5. Singkatan 6 6. Tanggungjawab dan Tindakan 7-12 7. Rekod Kualiti 13 8. Lampiran 14 4
KAWALAN Muka Surat : 5/15 1. OBJEKTIF 2. SKOP Prosedur ini disediakan bertujuan untuk memberi garis panduan penyelenggaraan dan kawalan ke atas Dokumen Kualiti dari peringkat penyediaan hingga ke peringkat pelupusan. Prosedur ini digunapakai oleh Dekan dan pegawai dokumen semasa melaksanakan semua aktiviti berkaitan dengan kawalan Dokumen Kualiti. 3. RUJUKAN i. MK..UiTM.02 Seksyen 4.2 Keperluan Dokumentasi 4.2.3 Kawalan Dokumen 4.2.4 Kawalan Rekod Seksyen 7.5 - Penyediaan Produk dan Perkhidmatan 7.5.5 Pemeliharaan Produk 5
KAWALAN Muka Surat : 6/15 ii. - SOKONGAN DS.UiTM..05 - Perintah-perintah Am dan Arahan Perkhidmatan Arahan Perkhidmatan Bab 3 dan 4. DS.UiTM..03 - Surat Pekeliling Am Bil 1. Tahun 1997 - Peraturan Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan. DS.UiTM..06 - Panduan Perlaksanaan Fail Klasifikasi Perkara UiTM DS.UiTM..07 - Akta Rahsia Rasmi 6
KAWALAN Muka Surat : 7/15 4. DEFINISI i. Dokumen Kualiti Dokumen-dokumen yang dikawal dalam Sistem Pengurusan Sistem Kualiti adalah Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja Dokumen Sokongan Luaran dan Edaran yang berkaitan. ii. iii. Wakil Pengurusan Pegawai yang dilantik oleh pengurusan atasan UiTM bagi pendokumentasian, perlaksanaan dan penyelenggaraan.sistem Pengurusan Kualiti. Pengurus Dokumen Pegawai yang dilantik oleh Dekan bagi menjalankan kerja-kerja mengurus dan mengawal semua dokumen dan rekod termasuk laporanlaporan berkaitan dengan pentadbiran dan pengurusan. 5. SINGKATAN D - Dekan - Pengurus Dokumen PYB - Pegawai Yang Berkenaan MK - Manual Kualiti DS - Dokumen Sokongan 7
KAWALAN Muka Surat : 8/15 6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB D PYB TINDAKAN A. Penyediaan Dokumen Kualiti 1. Arahkan PYB menyediakan draf Dokumen Kualiti 2. Sediakan draf Dokumen Kualiti. 3. Majukan draf tersebut kepada. 4. Semak draf Dokumen Kualiti yang disediakan. 5. Pastikan kandungannya jelas, tepat dan teratur. 6. Rujuk dengan pegawai berkenaan yang terlibat bagi memastikan pembetulan atau pindaan yang dibuat. 7. Buat pembetulan yang perlu. 8. Serahkan draf Dokumen Kualiti kepada D. D B. Kelulusan Dokumen Kualiti 9. Terima draf Dokumen Kualiti yang disediakan oleh PYB. 10. Bincang dengan atau mana-mana pegawai yang berkaitan. 11. Dapatkan maklumat tambahan jika perlu. Jika DK perlukan penambahbaikan serah semula kepada / PYB. 12. Luluskan Dokumen Kualiti 13. Serahkan Dokumen Kualiti yang telah diluluskan kepada. 8
KAWALAN Muka Surat : 9/15 TANGGUNGJAWAB PYB TINDAKAN C. Pengedaran Dokumen Kualiti 14. Terima Dokumen Kualiti yang telah diluluskan dan arahan untuk edaran. 15. Kenalpasti pemegang dokumen. 16. Sediakan Rekod Senarai Edaran Dokumen Terkawal. 17. Sediakan salinan Dokumen Kualiti secukupnya berdasarkan kepada senarai edaran terkawal dan ditandakan. 18. Edarkan Dokumen Kualiti kepada pemegang dokumen dalam bentuk soft copy (cd rom) dan hard copy. 19. Dapatkan tandatangan pengesahan penerimaan dengan menggunakan Borang Pengesahan Penerimaan Dokumen Kualiti (Lampiran 2). 20. Rekodkan penerimaan Dokumen Kualiti. D. Cadangan Baru / Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti 21. Isikan Borang Cadangan Baru / Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti (Lampiran 3) dan sediakan salinan draf pindaan prosedur tersebut. 9
KAWALAN Muka Surat : 10/15 TANGGUNGJAWAB TINDAKAN D 22. Terima Borang Cadangan Baru / Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti daripada PYB. 23. Semak dan bincang dengan PYB. 24. Kaji cadangan baru / cadangan pindaan Dokumen Kualiti dan rujuk kepada atau pegawai berkenaan. 25. Lulus atau tolak cadangan baru / cadangan pindaan Dokumen Kualiti. 26. Serah cadangan baru / cadangan pindaan Dokumen Kualiti kepada. 27. Jika tidak diluluskan maklumkan secara bertulis kepada PYB. 28. Jika diluluskan selepas pindaan buat tindakan susulan mengikut Tindakan 30-37. 10
KAWALAN Muka Surat : 11/15 TANGGUNGJAWAB TINDAKAN 29. Rekodkan kandungan pindaan Dokumen Kualiti dalam Fail Daftar Rekod Pindaan Dokumen Kualiti (Lampiran 4) dan kemaskini naskah Dokumen Induk Kualiti. Kemaskini Rekod Dokumen Induk Kualiti. 30. Sediakan salinan Dokumen Kualiti secukupnya untuk edaran terkawal. 31. Catatkan nombor pindaan baru bagi Dokumen Kualiti yang berkaitan. 32. Tandakan dengan cop "SALINAN TERKAWAL" di atas setiap Dokumen Kualiti. 33. Cop Dokumen Kualiti terdahulu sebagai BATAL. 34. Edarkan Dokumen Kualiti yang terbaru kepada pemegang dokumen dan dapatkan tandatangan pengesahan, menggunakan Borang Pengesahan Penerimaan Dokumen Kualiti (Lampiran 2). 35. Nyatakan dengan jelas kepada pemegang Dokumen Kualiti prosedur yang dipinda. 36. Simpan salinan asal Dokumen Kualiti yang dikemaskini sebagai Dokumen Induk. 11
KAWALAN Muka Surat : 12/15 TANGGUNGJAWAB TINDAKAN F. Pelupusan Dokumen Kualiti 37. Minta kelulusan Dekan bagi pelupusan Dokumen Kualiti yang ditanda "BATAL". 38. Jika diluluskan, lupuskan Dokumen Kualiti yang telah ditanda "BATAL" mengikut kaedah pelupusan seperti yang ditetapkan di bawah Akta Arkib Negara. (Rujuk PK.(W).02 dan PK.(P).03 39. Simpan satu naskah Dokumen Kualiti terdahulu yang telah ditanda "BATAL" sebagai rekod. D G. Kemaskini Dokumen Sokongan / Luaran 40. Kenalpasti dan tentukan Dokumen Sokongan/Luaran yang perlu dikawal. 41. Arahkan menyenaraikan Dokumen Sokongan/Luaran yang telah dikenalpasti. 42. Sediakan senarai bagi semua Dokumen Sokongan / Luaran yang telah ditentukan untuk dikawal. 43. Pastikan setiap naskah Dokumen Sokongan/Luaran diberikan nombor rujukan, pengesahan Dekan dan tarikh kuatkuasa untuk mengenalpasti dokumen yang terlibat. 44. Kemaskini Rekod Dokumen Induk Sokongan/Luaran (Lampiran 6). 12
KAWALAN Muka Surat : 13/15 TANGGUNGJAWAB TINDAKAN 45. Cop "NASKAH TERKINI" di atas muka surat pertama setiap Dokumen Sokongan/Luaran. 46. Rujuk kepada Dekan untuk mengesahkan Dokumen Sokongan/Luaran. 47. Gantikan dokumen lama dengan dokumen baru jika terdapat naskah terbaru (pindaan). 48. Rekod dan simpan naskah terbaru (Rujuk PK.UiTM.(W).02 dan PK.UiTM. (P).03) 13
KAWALAN Muka Surat : 14/15 7. REKOD KUALITI Bil. Jenis Rekod No. Rujukan Lokasi Tempoh Simpanan 1. Sistem Fail dan Perlaksanaan (Rekod Fail) 2. Fail Pengesahan Penerimaan Dokumen (Manual Kualiti) 3. Fail Pengesahan Penerimaan Dokumen (Manual Prosedur Kualiti Operasi) 4. Fail Pengesahan Penerimaan Dokumen (Manual Prosedur Pengurusan 100- (PT.38/9) 600- (PT/10/6/1) 600- (PT/10/6/2) 600- (PT/10/6/3) Bahagian Pentadbiran Bahagian Pentadbiran Bahagian Pentadbiran Bahagian Pentadbiran 3-5 tahun 3-5 tahun 3-5 tahun 3-5 tahun 5. Fail Rekod Dokumen Kualiti (Induk, Dokumen Sokongan & Dokumen Luaran) 600- (PT/12/10/1) Bahagian Pentadbiran 3-5 tahun 14
KAWALAN Muka Surat : 15/15 8. LAMPIRAN 1. Contoh Rekod Senarai Edaran Dokumen Terkawal - Lampiran 1 2. Contoh Borang Pengesahan Penerimaan Dokumen Kualiti - Lampiran 2 3. Contoh Borang Cadangan Baru / Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti - Lampiran 3 4. Contoh Rekod Pindaan Dokumen Kualiti - Lampiran 4 5. Contoh Rekod Pindaan Induk Kualiti - Lampiran 5 6. Contoh Rekod Dokumen Induk Sokongan / Luaran - Lampiran 6 15
Carta Alir Prosedur Kawalan Dokumen Orang yang Bertanggung jawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Mula D / PYB D Penyediaan Dokumen Kualiti (DK) Arahkan PYB menyediakan draf Dokumen Kualiti dan majukan draf tersebut kepada. Semak draf DK dan pastikan kandungannya jelas, tepat dan teratur. Kelulusan Dokumen Kualiti Terima draf DK dan bincang dengan atau pegawai yang berkaitan untuk maklumat tambahan. Semak baca DK, diluluskan dan serah DK kepada. Pengedaran Dokumen Kualiti Terima DK yang telah diluluskan dan arahan untuk edaran. Kenalpasti pemegang dokumen dan sediakan Rekod Senarai Edaran Dokumen terkawal. Sediakan salinan DK (soft copy &hard copy) berdasarkan senarai edaran terkawal dan ditandakan SALINAN TERKAWAL. Edarkan DK (soft copy &hard copy) kepada pemegang dokumen. 16
PYB D D Dapatkan pengesahan penerimaan dengan menggunakan Borang Pengesahan Penerimaan Dokumen Cadangan Baru / Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti Isikan borang Cadangan Baru/ Cadangan Pindaan DK dan sediakan salinan draf pindaan prosedur tersebut. Terima Borang Cadangan Baru / Cadangan Pindaan DK daripada PYB, semak dan bincangkan. Kaji cadangan baru / cadangan pindaan DK dan rujuk kepada atau pegawai berkenaan. Luluskan dan serah kepada. Kemaskini Dokumen Kualiti Fail Daftar Rekodkan dan kemaskini pindaan Rekod DK. Pindaan DK Sediakan salinan DK (sof copy & hard copy) edaran terkawal. Catatkan nombor pindaan baru bagi DK yang berkaitan. Tandakan dengan cop SALINAN TERKAWAL. Cop DK terdahulu sebagai BATAL. sambungan 17
sambungan Edarkan DK (soft copy &hard copy) yang terbaharu kepada pemegang dokumen dan dapatkan pengesahan penerimaan. Nyatakan kepada pemegang DK prosedur yang dipinda. Simpan salinan asal DK yang dikemaskini sebagai dokumen Induk. Pelupusan Dokumen Kualiti Minta kelulusan Dekan bagi pelupusan DK yang ditanda BATAL. Lupuskan DK yang ditanda BATAL Borang Pengesahan Penerimaan Dokumen Kualiti. mengikut kaedah yang ditetapkan di PK.(P).0 bawah Akta arkib Negara. Simpan satu naskah DK terdahulu yang telah ditanda BATAL sebagai rekod. Sambungan Rujuk 2 dan 18
Orang yang Bertanggung jawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod sambungan D D Kemaskini Dokumen Sokongan / Luaran Kenalpasti dan tentukan Dokumen Sokongan / Luaran yang perlu dikawal. Arahkan menyenaraikan Dokumen Sokongan / Luaran yang telah ditentukan untuk dikawal. Kemaskini Rekod Dokumen Induk Sokongan / Luaran dan dilabelkan setiap dokumen. Cop NASKAH TERKINI di atas muka surat pertama setiap Dokumen Sokongan / Luaran. Rujuk kepada Dekan untuk mengesahkan Dokumen Sokongan / Luaran. Gantikan dokumen lama dengan dokumen baru jika terdapat naskah terbaru (pindaan). Sambungan 19
Sambungan Rekod dan simpan naskah terbaru TAMAT PK.UiTM.(P). 02 20