EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PIUTANG DAN SISTEM PENAGIHAN PIUTANG DI PT.WARNA DUNIA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Syarat- Syarat Guna Mencapai Gelar Ahli Madya Program Diploma III Akuntansi Keuangan Disusun Oleh: DICKI EKA PRASETYO NIM F3311044 PROGRAM STUDI D3 AKUNTANSI KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2014 i
ABSTRACT AN EVALUATION ON RECEIVABLE ACCOUNTING AND COLLECTION SYSTEMS IN PT. WARNA DUNIA Dicki Eka Prasetyo F3311044 PT. Warna Dunia is a single distributor of paint product produced by PT. Indaco Coating Industry. In marketing its product, the company made sale in both cash and installment. The sale of the company frequently made by installment. This study aimed to find out the compatibility of receivable accounting system treatment and receivable collection system applied by the company. This study use interview method to get necessary information. The result of study concluded that overall, in PT. Warna Dunia, the receivable accounting and collection system had run well enough viewed from related function, document, note and adequate procedural network and computerized documentation. But there are still some shortage of a system like the function that double in billing and recording receivable. Keywords: receivable recording procedure, receivable collection procedure. ii
iii
iv
Motto Dan Persembahan Dengan menyebut nama Allah Yang Maha Pemurah lagi Maha Penyayang. Segala puji bagi Allah, Tuhan semesta alam (QS. Al-Fatihah : 1-2) "Belajarlah mengucap syukur dari hal-hal baik di hidupmu. Belajarlah menjadi kuat dari hal-hal buruk di hidupmu." (B.J. Habibie) (Merry Riana) (Mario Teguh) (Penulis) Penulis persembahkan kepada: Kedua orang tua saya yang telah memberikan semangat dan doa. Kedua adik dan semua saudara yang menjadi inspirasi saya. Teman-teman D3 Akuntansi 2011. Semua teman-teman yang selalu dukung saya selama ini. Almamaterku v
KATA PENGANTAR Puja dan puji syukur senantiasa penulis panjatkan pada Allah SWT yang tidak henti-hentinya memberikan kasih sayang, kesehatan, dan kelancaran dalam menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini dengan baik. Tugas Akhir ini disusun guna memenuhi tugas dan syarat dalam mencapai gelar Ahli Madya pada Program Studi DIII Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Unversitas Sebelas Maret. Penulis menyadari dalam penulisan Tugas Akhir ini banyak mengalami kesulitan. Namun, kesulitan tersebut bisa diatasi dengan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. Prof. Dr. Ravik Karsidi selaku Rektor Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Bapak Drs. Wisnu Untoro selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Bapak Drs. Budi Atmanto, M. Si, Ak selaku Ketua Program Studi Akuntansi Diploma III Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Ibu Isna Putri Rahmawati SE, M.Sc., Ak selaku Dosen Pembimbing yang selama ini telah memberikan pengarahan dalam penyusunan Tugas Akhir ini. 5. Bapak dan Ibu dosen yang telah memberikan ilmu baik teori maupun praktik selama kuliah. vi
6. Tenaga administrasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret Surakarta. 7. Bapak Iwan Andranacus sebagai Direktur PT. Warna Dunia. 8. Ibu Nia sebagai HC staff PT. Warna Dunia yang telah mengijinkan kami (dicki, lintang, ajeng dan delta) magang di perusahaan. 9. Ibu Ayak selaku Pembimbing Institusi Mitra yang telah memberikan pengarahan dan pengawasan selama magang. 10. Bapak dan ibu serta staf karyawan PT. Warna Dunia yang telah membantu dan berbagi ilmu dengan penulis selama magang. 11. Orang tua dan kedua adik penulis yang telah memberikan motivasi dalam penyusunan tugas akhir ini. 12. Mas Beni, wahyu, bowo, mbak eni, yuyun, desy, yasfi dll yang sudah membantu dalam proses pembuatan Tugas Akhir ini. Terutama kepada mas beni yang menjadi tempat curhat kalau ada masalah tentang data diperusahaan. 13. Temen-temen magang (Lintang, Ajeng, Delta) yang menjadi partner waktu magang di PT. Warna Dunia, semoga kita sukses semua. 14. Sahabat-sahabat kuliah dan SMA yang selalu memberi dukungan kepada penulis. 15. Teman-teman kost (Cucuk, Sandha, Fajar, Dodi, Dimas) yang sudah mengisi kehidupan sehari-hari di masa kuliah. Semoga kita kumpul vii
16. Alipia yang menjadi teman seperjuangan dalam meraih cita-cita. Mungkin dengan jalur D3 Akuntansi UNS lah kita bisa membukti bahwa kita bisa. Kegagalan adalah keberhasilan yang tertunda. 17. Teman-teman DIII Akuntasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret Surakarta Angkatan 2011. 18. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini yang tidak bisa disebutkan satu per satu. Penulis menyadari bahwa tugas akhir yang disusun ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu penulis berharap adanya kritik dan saran yang bersifat membangun. Semoga tugas akhir ini bermanfaat untuk akademi dan pembaca sekalian. Surakarta, 8 Mei 2014 Penulis Dicki Eka P NIM.F3311044 viii
DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL... i ABSTRAK... ii HALAMAN PERSETUJUAN... iii HALAMAN PENGESAHAN... iv MOTO DAN PERSEMBAHAN... v KATA PENGANTAR... vi DAFTAR ISI... ix DAFTAR TABEL... xii DAFTAR GAMBAR... xiii DAFTAR LAMPIRAN... xiv BAB I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang... 1 B. Rumusan Masalah... 4 C. Tujuan Penelitian... 4 D. Manfaat Penelitian... 5 II. TINJAUAN PUSTAKA ix
A. Perusahaan... 6 B. Sistem dan Prosedur... 6 C. Sistem Akuntansi dan Sistem Informasi Akuntansi... 8 1. Sistem Akuntansi... 8 2. Sistem Informasi Akuntansi... 9 D. Piutang dan Piutang Dagang... 10 E. Akuntansi Penjualan Kredit... 10 1. Penjualan Kredit... 10 2. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit... 11 3. Sistem Akuntansi Piutang... 18 4. Piutang Tak Tertagih... 22 F. Arsip dalam Sistem Informasi Akuntansi yang Terkomputerisasi 22 1. File Induk... 23 2. File Transaksi... 23 G. Simbol Bagan Alir Dokumen... 24 III. ANALISIS DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Perusahaan... 30 1. Sejarah Perusahaan... 29 2. Visi, Misi dan Kebijakan Mutu Perusahaan... 32 3. Macam-macam Produk... 33 4. Struktur Organisasi... 34 B. Analisis dan Pembahasan... 40 1. Sistem Penjualan Kredit pada PT. Warna Dunia... 39 x
2. Sistem Akuntansi Piutang... 54 3. Sistem Penagihan Piutang... 57 4. Penanganan Terhadap Piutang Tak Tertagih... 63 C. Evaluasi Sistem pada PT.Warna Dunia... 64 1. Evaluasi Terhadap Sistem Akuntansi Piutang... 64 2. Evaluasi Terhadap Sistem Penagihan Piutang... 67 D. Temuan... 71 1. Kelebihan... 71 2. Kelemahan... 72 IV. PENUTUP A. Kesimpulan... 74 B. Rekomendasi... 77 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xi
DAFTAR TABEL halaman Tabel 2.1 Simbol bagan alir flowchart... 24 Tabel 3.1 Daftar depo PT. Warna Dunia... 31 xii
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 3.1 Struktur organisasi PT. Warna Dunia... 35 Gambar 3.2 Bagian Alir Sistem Penjualan Kredit PT. Warna Dunia (Fungsi Order Penjualan)... 49 Gambar 3.3 Bagian Alir Sistem Penjualan Kredit PT. Warna Dunia (Fungsi Penjualan)... 50 Gambar 3.4 Bagian Alir Sistem Penjualan Kredit PT. Warna Dunia (Fungsi Gudang)... 51 Gambar 3.5 Bagian Alir Sistem Penjualan Kredit PT. Warna Dunia (Fungsi Pengiriman)... 52 Gambar 3.6 Bagian Alir Sistem Penjualan Kredit PT. Warna Dunia (Fungsi Pencatatan Piutang)... 53 Gambar 3.7 Bagian Alir Sistem Penjualan Kredit PT. Warna Dunia (Fungsi Penagihan)... 61 Gambar 3.8 Bagian Alir Sistem Penjualan Kredit PT. Warna Dunia (Fungsi Pencatatan Pelunasan Piutang)... 62 xiii
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Surat Pernyataan Tugas Akhir Lampiran 2 Surat Keterangan dan Daftar Nilai Magang Lampiran 3 Sertifikat Praktek Kerja Industry PT. Indaco Coating Industry Lampiran 3 Contoh Dokumen Faktur dan Surat Jalan PT. Warna Dunia Lampiran 4 Contoh Laporan Harian Pembayaran PT. Warna Dunia Lampiran 5 Contoh Dokumen Tanda Terima Pembayaran xiv
BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Perkembangan perusahaan industri saat ini semakin pesat. Era saat ini mendorong banyak perusahaan untuk semakin memperluas usahanya dengan memperluas pangsa pasar. Hal tersebut mendorong terjadinya persaingan ketat antar perusahaan. Perusahan adalah suatu organsasi dengan sumber daya dasar (input), seperti bahan baku dan tenaga kerja, digabung dan diproses untuk menyediakan barang atau jasa (output) untuk pelanggan (Reeve dkk, 2009:2). Perusahaan didirikan untuk mencari laba yang sebesar-besarnya dan untuk dipertahankan kelangsungan hidup usahanya. Dalam perkembangan ekonomi yang semakin pesat, efektivitas dan efisiensi dalam mengalokasikan informasi yang ada dalam suatu kegiatan usaha adalah sangat penting. Hal ini bertujuan mendukung produktivitas serta daya saing kegiatan usaha tersebut. Efektivitas dan efisiensi ini akan tercipta apabila kegiatan usaha tersebut telah memiliki sistem informasi yang terintegrasi dengan baik. Sistem informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulkan, memasukan, mengolah dan menyimpan data dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah diterapkan (Krismiaji, 2010:16). Salah satu bagian dari sistem informasi yang 1