angkasa PROSEDUR UNIT PEMBEKALAN DAN PERKHIDMATAN Borang BPA 1/79, 1/79A, 2/79 & Borang Aturan-Aturan Kemudahan Biro Perkhidmatan ANGKASA (BPKP) KEW/2P-306 Bilangan Semakan : Q Tarikh: 29.11.13 Disediakan oleh:- Disahkan oleh :- Ketua Unit Ketua Pegawal Kewangan PERUBAHAN Ubahan Muka surat Tarikh Keterangan Diluluskan ~ 8 ~ B ~
MUKA : 1 DARI 5 I. Tujuan : Prosedur ini adalah bagi mengendali penghantaran Borang BPA 1/79, 1/79A dan 2/79 kepada Pelanggan yang sediada mengikut permohonannya. II. Skop : Meliputi dari penerimaan permohonan dari Pelanggan untuk membekal Borang BPA 1/79, 1/79A dan 2/79 sehingga borang-borang tersebut di pos. III. Istilah / Singkatan : KU - Ketua Unit KK - Kerani Kanan K - Kerani PA - Pembantu Am IV. Rujukan : Tiada
MUKA : 2 DARI 5 V. Carta Aliran : 1. Permohonan 2. Persediaan 3. Merekod 4. Setem 5. Pos 6. Laporan
MUKA : 3 DARI 5 VI. Prosedur Terperinci : 1. Permohonan 1.1 Permohonan Borang BPA 1/79, 1/79A, 2/79 dan Borang Aturan-Aturan Kemudahan Biro Perkhidmatan ANGKASA (BPKP) dari Pelanggan yang sediada diterima oleh Kerani Unit Pembekalan dan Perkhidmatan melalui fax, surat, telefon atau pelanggan yang datang ke pejabat ANGKASA. [ K ] 1.2 Pelanggan yang memohon borang BPA 1/79 dan 2/79 perlu dimaklumkan bahawa bayaran samada wang tunai atau cek perlu dibuat semasa permohonan dan juga diminta menjelaskan tunggakan bayaran jika ada. [ K ] 1.3 Koperasi atau pelanggan BPA yang menggunakan Sistem SPGA sahaja adalah layak untuk menerima borang BPA 1/79 dengan percuma mengikut kadar / kelayakan yang telah ditentukan / dilulus oleh Pengurus BPKP. 2. Persediaan 2.1 Untuk permohonan Borang BPA 1/79, 1/79A, 2/79 dan Borang Aturan- Aturan Kemudahan Biro Perkhidmatan ANGKASA (BPKP) melalui surat beserta bayaran, Kerani Setor akan berurusan dengan Bahagian Kewangan untuk mengeluarkan resit. Kerani Setor akan menyediakan surat Bekalan Borang BPA 1/79, BPA 1/79A (Penjamin) dan BPA 2/79 mengikut permohonan dalam 3 (tiga) salinan untuk diagihkan kepada yang berkenaan seperti berikut :- [ K ] I. Salinan asal kepada pemohon berserta Borang BPA 1/79 dan resit bayaran. II. III. Salinan kedua dihantar kepada Bahagian Kewangan sebagai rujukan / rekod simpanan bayaran. Salinan ketiga disimpan dalam Fail Pelanggan berkenaan. 2.2 Untuk permohonan pembelian Borang BPA 1/79, BPA 1/79A, 2/79 dan Borang Aturan-Aturan Kemudahan Biro Perkhidmatan ANGKASA (BPKP) melalui pelanggan yang datang ke pejabat, pemohon perlu membawa surat permohonan rasmi pembelian borang-borang tersebut daripada koperasi atau pelanggan bukan koperasi. Kerani Setor akan mendapatkan tandatangan Pelanggan di dalam tiga (3) salinan Surat Bekalan Borang BPA 1/79, 1/79A, 2/79 dan Borang Aturan-Aturan Kemudahan Biro Perkhidmatan ANGKASA (BPKP) diruangan yang sediada sebagai bukti penerimaan Borang-Borang BPA. Pelanggan perlu membuat bayaran secara wang tunai atau cek semasa pembelian Borang BPA 1/79, 1/79A, 2/79 dan Borang Aturan-Aturan Kemudahan Biro Perkhidmatan ANGKASA (BPKP). Kerani Setor akan menguruskan dengan Bahagian Kewangan untuk mengeluarkan resit rasmi untuk diberi kepada pelanggan. [ K ]
MUKA : 4 DARI 5 2.3 Selepas urusan tersebut, Kerani Setor akan mengisi butir-butir permohonan serta alamat Pelanggan di dalam Surat Bekalan Borang BPA 1/79, 1/79A, 2/79 dan Borang Aturan-Aturan Kemudahan Biro Perkhidmatan ANGKASA (BPKP) yang telah ditandatangani oleh Pelanggan untuk diagihkan kepada yang berkenaan seperti berikut :- [ K ] I. Salinan asal kepada pemohon. II. III. Salinan kedua dihantar kepada Bahagian Kewangan sebagai rujukan / rekod simpanan bayaran. Salinan ketiga disimpan dalam Fail Pelanggan berkenaan. 2.4 Surat Bekalan Borang BPA 1/79, 1/79A, 2/79 dan Borang Aturan-Aturan Kemudahan Biro Perkhidmatan ANGKASA (BPKP) disemak dan ditandatangani oleh Kerani Kanan. [ KK ] 3. Merekod 3.1 Borang-borang BPA 1/79, 1/79A, 2/79 dan Borang Aturan-Aturan Kemudahan Biro Perkhidmatan ANGKASA (BPKP) yang dikeluarkan direkod oleh Kerani Setor di dalam Sistem SBO. [ K ] 4. Setem 4.1 Surat Bekalan Borang BPA 1/79, 1/79A, 2/79 dan Borang Aturan-Aturan Kemudahan Biro Perkhidmatan ANGKASA (BPKP) berserta borang-borang BPA dihantar kepada pembantu am di Bilik Khas. [ PA ] 4.2 Pembantu am akan membungkus borang-borang tersebut berserta suratnya. Bungkusan ini akan diasing mengikut berat, kadar pos dan disetemkan (franking) untuk dihantar melalui pos biasa. [ PA ] 5. Pos 5.1 Semua bungkusan yang telah disetemkan dihantar untuk urusan pos kepada Unit Pembangunan dan Penyelenggaraan untuk dihantar kepada Pejabat Pos Kelana Jaya melalui pemandu. [ K, PA ] 6. Laporan 6.1 Perjalanan kerja-kerja tersebut akan dikawalselia oleh Ketua Unit Pembekalan dan Perkhidmatan dari masa kesemasa. [ KU ]
MUKA : 5 DARI 5 VII. Rekod Kualiti : Bil. Rekod Tempat Simpanan Tanggungjawab Tempoh 1. Fail Pelanggan Unit Pembekalan dan Perkhidmatan Kerani Selamalamanya 2. Borang Bekalan Barang-Barang / Alatulis Unit Pembekalan dan Perkhidmatan Kerani 3 tahun