PERPUSTKN SULTN BDUL SMD Kod UPM/OPR/PSS/K02 RHN KERJ PENERIMN BHN MONOGRF DN MEDI Halaman 1/12 1.0 TUJUN Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan arahan kerja penerimaan bahan daripada pembekal yang dipesan oleh Perpustakaan 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua proses penerimaan bahan monograf dan media sehingga dokumen-dokumen pembayaran diserahkan kepada Pejabat Ketua Pustakawan. 3.0 TNGGUNGJWB bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Semua yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKN Kod - Sistem Virtua Tajuk - Pangkalan Data CQ CLICKS - Kadar Pertukaran Mata Wang sing OPR/PSS/GP01/JIL Garis Panduan Pengendalian Untuk Penjilidan - Nielsen Book Data
PERPUSTKN SULTN BDUL SMD Kod UPM/OPR/PSS/K02 RHN KERJ PENERIMN BHN MONOGRF DN MEDI Halaman 2/12 5.0 TERMINOLOGI DN SINGKTN PK STM TM KPS KP PP PS PP PPKn PPSK Ketua Bahagian Pembangunan Koleksi / Ketua Perpustakaan Cawangan Ketua Bahagian Pembangunan Koleksi Ketua Bahagian Sistem dan Teknologi Maklumat Ketua Bahagian Teknologi Maklumat (Kampus Bintulu) Ketua Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak Ketua Pustawan Pembantu m Pejabat Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak Pembantu Perpustakaan Pembantu Perpustakaan Kanan Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan
PERPUSTKN SULTN BDUL SMD Kod UPM/OPR/PSS/K02 RHN KERJ PENERIMN BHN MONOGRF DN MEDI Halaman 3/12 6.0 PROSES TERPERINCI 6.1 Mula 6.1 Mula 6.2 Terima bahan, invois dan nota hantaran B 6.2 Terima berserta 3 Salinan Invois (2 Salinan untuk Perpustakaan dan 1 Salinan untuk Pembekal) dan 2 Salinan Nota Hantaran daripada Pembekal (1 Salinan untuk Perpustakaan dan 1 Salinan untuk Pembekal). Bagi PS 3 Salinan Nota Hantaran diperlukan. 6.3 Semak dengan Pesanan 6.3 Semak dengan Pesanan Monograf dan Media (OPR/PSS/BR01/PSM) untuk Menentukan a. diterima adalah bahan yang dipesan. b. Bilangan naskhah adalah betul. c. Keadaan fizikal bahan adalah baik. Pesanan Monograf dan Media (OPR/PSS /BR01/PS M) 6.4 Semak butiran invois 6.4 Semak Invois dan Pastikan Butiran Berikut pada Invois adalah Betul a. Nama dan alamat. b. Tarikh dan nombor invois. c. Judul bahan, bilangan naskhah dan nombor pesanan d. Harga dalam mata wang asal (pengecualian pada bidaan sebut harga) dan mata wang RM. e. Kadar tukaran mata wang asing pada invois (jika perlu). f. Kadar diskaun (jika perlu) g. Jumlah keseluruhan invois dalam RM. h. Salinan invois Penerbit / Pengedar (bagi bahan terbitan Kadar Pertukaran Mata Wang sing
PERPUSTKN SULTN BDUL SMD Kod UPM/OPR/PSS/K02 RHN KERJ PENERIMN BHN MONOGRF DN MEDI Halaman 4/12 luar Negara). i. Salinan kadar tukaran mata wang asing. j. Cetakan perkiraan harga 6.4.1 Semak pangkalan data seperti Nielsen Book Data bagi harga pesanan yang tidak munasabah (jika perlu). Nielsen Book Data 6.5 Cop terimaan pada invois serta nota hantaran dan tandatangan B 6.5 Cop Terimaan dan Tandatangan pada Semua Salinan Invois dan Nota Hantaran. Kembalikan Salinan Invois dan Salinan Nota Hantaran kepada Pembekal. Tidak 6.6 Tentukan Sama da Perlu Pratonton? 6.6 perlu pra tonton? Ya 6.7 Laku kan pra tonton 6.8 Lulus? 6.6.1 Jika perlu, ikut langkah 6.7 6.6.2 Jika tidak perlu, ikut langkah 6.9 Tidak Ya 6.7 Lakukan Pratonton C 6.7.1 Serah bahan media kepada pegawai bertanggungjawab bersama borang Senarai Semak Pratonton Media (OPR/PSS/SS01/SPM) jika pratonton tidak dilakukan sendiri. 6.7.2 Catat tarikh hantar bahan pada Pesanan Monograf dan Media (OPR/PSS/BR01/PSM) salinan Jabatan. 6.7.3 Masukkan tag 500 pada rekod MRC berkenaan makluman pratonton. Senarai Semak Pratonton Media (OPR/PSS/ SS01/SPM) Pesanan Monograf dan Media (OPR/PSS/ BR01/PSM) Sistem Virtua
PERPUSTKN SULTN BDUL SMD Kod UPM/OPR/PSS/K02 RHN KERJ PENERIMN BHN MONOGRF DN MEDI Halaman 5/12 6.8 Lulus Pratonton? 6.8.1 Jika diluluskan sendiri, tampal pelekat LULUS pada muka depan casing dan catat tarikh pratonton serta tandatangan. 6.8.2 Jika diluluskan oleh pegawai bertanggungjawab, akui terimaan pada Senarai Semak Pratonton Media (OPR/PSS/SS01/SPM) dan catat tarikh terima pada Pesanan Monograf dan Media (OPR/PSS/BR01/PSM). 6.8.3 Jika tidak lulus, ulang langkah 6.2 Senarai Semak Pratonton Media (OPR/PSS/ SS01/SPM) Pesanan Monograf dan Media (OPR/PSS/ BR01/PSM) 6.9 Failkan salinan nota hantaran C 6.9 Failkan Salinan sal Nota Hantaran dalam Fail Penerimaan (UPM/PSS/BPK/8.1.251-268) / (UPM/PSS/PPSK/8.11.211-221) /(UPM/PSS/PS/8.14.205-250). Fail Penerimaa n (UPM/PS S/BPK/8.1. 251-268) / (UPM/PS S/PPSK/8.1 1.211-221) /(UPM/PS S/PS/8.1 4.205-250). 6.10 Rekodkan penerimaan bahan 6.10 Rekodkan Penerimaan 6.10.1Padankan borang pesanan (salinan Jabatan) dengan bahan. 6.10.2 Rekodkan penerimaan bahan dalam sistem Virtua / Pangkalan Data CQ CLICKS (jika berkenaan) dan ruangan berkaitan pada Pesanan Monograf dan Media (OPR/PSS/BR01/PSM) salinan Jabatan. 6.10.3 Cop Pengesahan Terimaan dan Kelulusan Pesanan Monograf dan Media (OPR/PSS/ BR01/PSM) Sistem Virtua / Pangkalan Data CQ CLICKS
PERPUSTKN SULTN BDUL SMD Kod UPM/OPR/PSS/K02 RHN KERJ PENERIMN BHN MONOGRF DN MEDI Halaman 6/12 Pembayaran invois. pada 6.10.4 Buang tag 500 pada rekod MRC berkenaan makluman pratonton (jika perlu). 6.11 Tentukan Perlu Jilid. 6.11 perlu dijilid? Ya 6.12 Kendali penjilidan D 6.11.1 Jika perlu ikut langkah 6.12 6.11.2 Jika tidak perlu terus ke 6.13 Tidak 6.12 Lakukan Pengendalian Penjilidan. (Rujuk Garis Panduan Pengendalian untuk Penjilidan (OPR/PSS/GP01/JIL)). Seterusnya, ikut langkah 6.16. Garis Panduan Pengendali an untuk Penjilidan (OPR/PSS/ GP01/JIL) 6.13 Sediakan dokumen pembayaran dan serahkan kepada Pustakawan E 6.13 Sediakan - Pembayaran 6.13.1 Pastikan harga pada borang pesanan Salinan Bendahari dan salinan invois adalah sama. Buat pembetulan pada harga di borang pesanan Salinan Bendahari jika perlu dan turunkan tandatangan ringkas. 6.13.2 Kepilkan salinan pertama invois bersama borang pesanan Salinan Bendahari. Jika terdapat perubahan harga pada pesanan bahan, sertakan bersama satu salinan invois penerbit. Sertakan juga salinan nota hantaran, jika perlu. 6.13.3 Kepilkan bersama salinan kedua invois, salinan kadar tukaran mata wang asing dan salinan invois penerbit.
PERPUSTKN SULTN BDUL SMD Kod UPM/OPR/PSS/K02 RHN KERJ PENERIMN BHN MONOGRF DN MEDI Halaman 7/12 Pustakawan 6.14 Semak dokumen pembayaran Lengkap Tidak Lengkap E 6.13.4 Rekodkan data invois dalam Log Rekod Proses Invois (OPR/PSS/BL01/INV) dan ktiviti Pembekal ( Fresh Order ) (OPR/PSS/BR01/PFO) atau ktiviti Pembekal ( On pproval ) (OPR/PSS/BR01/PO). Serahkan dokumendokumen pembayaran yang siap diproses kepada Pustakawan untuk semakan. 6.14 Semak - Pembayaran, Log Rekod Proses Invois (OPR/PSS/BL01/INV) dalam Masa 6 Hari Bekerja setelah Invois Diproses. 6.14.1 Jika tidak lengkap, kembalikan kepada untuk tindakan pembetulan. Kembali ke langkah 6.13. 6.14.2 Jika lengkap, ikut langkah 6.15. Nota Bagi PS, buat penilaian prestasi syarikat terlebih dahulu menggunakan Rekod Prestasi Syarikat (Bekalan) (SOK/KEW/BR004- (I)/BUY)). Log Rekod Proses Invois (OPR/PSS/ BL01/INV) ktiviti Pembekal ( Fresh Order ) (OPR/PSS/ BR01/PFO) ktiviti Pembekal ( On pproval ) (OPR/PSS/ BR01/PO) Log Rekod Proses Invois (OPR/PSS /BL01/INV) Rekod Prestasi Syarikat (Bekalan) (SOK/KEW/ BR004- (I)/BUY) 6.15 Sahkan dokumen pembayaran 6.15 Sahkan - Pembayaran dalam Masa 5 Hari Bekerja setelah Diterima. a. Pengesahan Terimaan pada borang pesanan salinan Bendahari.
PERPUSTKN SULTN BDUL SMD Kod UPM/OPR/PSS/K02 RHN KERJ PENERIMN BHN MONOGRF DN MEDI Halaman 8/12 b. Pengesahan Terimaan dan Kelulusan Pembayaran pada invois. c. Tandatangan Log Rekod Proses Invois (OPR/PSS/BL01/ INV). 6.16 Serahkan bersama 6.16 Serah bahan untuk proses Pesanan kepada D identifikasi PP/PP untuk Proses Identifikasi. Log Rekod Proses Invois (OPR/PSS/ BL01/INV). Pesanan Monograf dan Media (OPR/PSS /BR01/PS M) /PP 6.17 Rekodkan dokumen pembayaran 6.17 Rekodkan Pembayaran dalam Log Penyerahan Pembayaran (OPR/PSS/BL01/BYR) dan Hantar kepada PPKn Pejabat Ketua Pustakawan untuk Penyediaan Baucer (Perpustakaan Utama Sahaja). Log Penyeraha n Pembayara n (OPR/PSS /BL01/BYR) 6.18 Sediakan baucer pembayaran 6.18 Sediakan Baucer Pembayaran Perpustakaan. PK/KPS 6.19 Terima dokumen dan sahkan baucer pembayaran dari Pejabat KP 6.19 Terima Kembali Pembayaran beserta Baucer Perpustakaan untuk Disahkan. /PP 6.20 Serah kembali dokumen dan baucer pembayaran ke Pejabat KP 6.20 Serah Pembayaran serta Baucer Pembayaran Perpustakaan yang telah Dicop Nama PK / KPS dan telah Disahkan ke Pejabat Ketua Pustakawan / Pejabat Bendahari. 6.21 Failkan salinan invois 6.21 Failkan Salinan Invois dalam Fail Invois Pembekal ((UPM/PSS/BPK/8.1.104-121)/ (UPM/PSS/PPSK/8.11.111-121)/ (UPM/PSS/PS/8.14.107- Fail Invois Pembekal ((UPM/PS S/BPK/8.1. 104-121)/ (UPM/PS S/PPSK/8.1
PERPUSTKN SULTN BDUL SMD Kod UPM/OPR/PSS/K02 RHN KERJ PENERIMN BHN MONOGRF DN MEDI Halaman 9/12 6.22 Tamat 6.22 Tamat 120)) yang Diterima daripada Pejabat Ketua Pustakawan / Pejabat Bendahari. 1.111-121)/ (UPM/PS S/PS/8.1 4.107-120)
PERPUSTKN SULTN BDUL SMD Kod UPM/OPR/PSS/K02 RHN KERJ PENERIMN BHN MONOGRF DN MEDI Halaman 10/12 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. Sistem Virtua Rekod Penerimaan 2. Pangkalan Data CQ CLICKS Rekod Perolehan dan Pemprosesan Monograf dan Media 3. UPM/PSS/BPK/8.1.251-268 Penerimaan 4. UPM/PSS/BPK/8.1.104-121 Invois pembekal 5. UPM/PSS/ PPSK/8.11.111-121 Invois pembekal 6. UPM/PSS/PS/8.14.107-120 Invois pembekal 7. OPR/PSS/BL01/TBM Log Pratonton Media Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan STM/TM STM/TM Server Virtua Kekal STM STM Server Lotus Notes Kekal PP PP BPK PP PP BPK 7 Tahun PP PP PPSK 7 Tahun PP PP PS 7 Tahun PP PP BPK PS Kuasa Melupus STM/TM STM Senarai Semak Pratonton Media (OPR/PSS/SS01/SPM) 8. OPR/PSS/BL01/PSM Log Pesanan Monograf dan Media Pesanan Monograf dan Media (OPR/PSS/BR01/PSM) Pustakawan/PPP /PP Pustakawan/PPP /PP BPK PPSK PS 6 Bulan
PERPUSTKN SULTN BDUL SMD Kod UPM/OPR/PSS/K02 RHN KERJ PENERIMN BHN MONOGRF DN MEDI Halaman 11/12 9. Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod OPR/PSS/BL01/INV Log Rekod Proses Invois Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PP PP BPK PPSK PS Kuasa Melupus 10. OPR/PSS/BL01/LPP Log Laporan Prestasi Pembekal PP PP BPK PPSK PS ktiviti Pembekal ( Fresh Order ) (OPR/PSS/BR01/PFO) ktiviti Pembekal ( On pproval ) (OPR/PSS/BR01/PBO) 11. OPR/PSS/BL01/BYR Log Penyerahan Pembayaran / PP / PP BPK PPSK PS 12. UPM/PSS/PPSK/8.11.211-221 PP PP PPSK Penerimaan (Books on pproval) 13. UPM/PSS/PS/8.14.205-250 Penerimaan (Books on pproval) PP PP PS
PERPUSTKN SULTN BDUL SMD Kod UPM/OPR/PSS/K02 RHN KERJ PENERIMN BHN MONOGRF DN MEDI Halaman 12/12 8.0 SEJRH SEMKN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 - Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa Ketua Pustakawan WP 03/01/2011 02 01 OPR(PSS)- 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Ketua Pustakawan WP 22/08/2011 02 02 OPR(PSS)- 1/2012 Mesyuarat Pengurusan Khas 1/2012 Ketua Pustakawan WP 30/01/2012 02 03 OPR(PSS)- 2/2014 Mesyuarat Pengurusan PSS Khas Ketua Pustakawan WP 30/05/2014 02 04 OPR(PSS)- 1/2015 Mesyuarat Pengurusan PSS ke - 41 Ketua Pustakawan WP 12/03/2015