M / S : 1/12 1.0 TUJUAN Memastikan penyediaan bajet disediakan menepati keperluan Universiti dengan mengambilkira keupayaan kewangan Universiti Pendidikan Sultan Idris berdasarkan peruntukan yang diberikan oleh Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Universiti Pendidikan Sultan Idris apabila menerima pekeliling penyediaan bajet daripada Kementerian Kewangan Malaysia melalui Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia untuk permohonan, pengagihan, pemantauan, kawalan serta pindahan dan tambahan bajet tahunan bagi melaksanakan aktiviti-aktiviti Universiti. 3.0 RUJUKAN 3.1 Arahan Perbendaharaan 3.2 Pekeliling Perbendaharaan 3.3 Surat Pekeliling Perbendaharaan 3.4 Pekeliling endahari 3.5 Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPSI 3.6 Manual Prosedur Kerja Jabatan endahari 3.7 Memo Jabatan endahari 3.8 Garis Panduan Penyediaan ajet UPSI 3.9 uku ajet Tahunan (Tahun sebelum)
M / S : 2/12 4.0 DEFINISI IL PERKARA DEFINISI 4.1 Merupakan cadangan perbelanjaan yang mengandungi maklumat-maklumat berhubung dengan anggaran hasil, anggaran perbelanjaan mengurus dan pembangunan yang dikemukakan untuk diperakukan oleh Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia dan diluluskan oleh Kementerian Kewangan Malaysia. 4.2 Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Kewangan Mesyuarat yang dianggotai oleh dua orang Ahli Lembaga Pengarah di mana salah seorang adalah Pengerusi, manakala seorang lagi adalah wakil daripada Kementerian Kewangan Malaysia, NC, TNC (P&I), Pendaftar dan endahari sebagai Setiausaha. Mesyuarat ini bertanggungjawab membuat semakan dan kelulusan ke atas cadangan-cadangan yang dikemukakan oleh D / KPTJ. 4.3 Dasar Sedia Ada Aktiviti yang dijalankan pada tahun semasa yang telah mendapat kelulusan Perbendaharaan / Jemaah Menteri disediakan berdasarkan batas perbelanjaan dan kenaikan emolumen bagi jawatan sedia ada sebanyak 2% tidak termasuk bonus atau imbuhan tahunan. 4.4 Dasar aru Program / aktiviti baru termasuk tambahan, sambungan atau perluasan kepada Dasar Sedia Ada dan hendaklah telah diluluskan oleh Agensi Pusat atau Jemaah Menteri.
M / S : 3/12 4.5 One Off Satu perbelanjaan yang luarbiasa, tidak dapat dielakkan dan merupakan perbelanjaan bukan berulang. 4.6 Sistem Maklumat Kewangan UPSI (Sistem MyFIS) Sistem Maklumat Kewangan UPSI (Sistem MyFIS) merupakan sistem pengurusan kewangan berkomputer yang berintegrasi dan menyeluruh bermula daripada proses pengurusan bajet sehingga ke Sistem Pelaporan Eksekutif (EIS). 4.7 Pusat Tanggungjawab (PTj) Terdiri daripada Jabatan, Fakulti, Institut, Pusat dan Unit di UPSI. Pengurusan kewangan di PTj terdiri daripada Ketua Jabatan/Dekan, Penolong Pendaftar serta kakitangan yang terlibat dalam pengurusan kewangan.
M / S : 4/12 5.0 SINGKATAN IL PERKARA SINGKATAN 5.1 Naib Canselor NC 5.2 Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan Dan Inovasi) TNC(P&I) 5.3 Dekan / Ketua Pusat Tanggungjawab D / KPTJ 5.4 endahari 5.5 Timbalan endahari/ Timbalan endahari Kanan T/T(K) 5.6 Penolong endahari /Penolong endahari Kanan P/P(K) 5.7 Penolong Akauntan/Penolong Akauntan Kanan PKA/PKA(K) 5.8 Pembantu Akauntan/Pembantu Akauntan Kanan PA/PA(K) 5.9 Kementerian Kewangan Malaysia KK 5.10 Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia KPTM 5.11 Unit Perancang Ekonomi EPU 5.12 Pusat Tanggungjawab PTJ 5.13 Jabatan Pengurusan Pembangunan Dan Harta enda JPPH 5.14 Sistem Maklumat Kewangan UPSI Sistem MyFIS 5.15 Anggaran ajet Mengurus AM 5.16 Anggaran ajet Pembangunan AP
M / S : 5/12 6.0 PROSEDUR IL TINDAKAN TANGGUNGJAWA DOKUMEN 6.1 Menerima Pekeliling Penyediaan ajet dan menyediakan memo kepada PTj meminta semua PTj mengemukakan cadangan mengikut keperluan peruntukan masing-masing. Rujuk Garis Panduan Permohonan ajet Mengurus Melalui Sistem MyFIS (/GP01). Memo, Pekeliling Penyediaan ajet, 6.2 Menerima Mengurus (AM) yang telah dirancang dan disedia oleh PTj melalui Sistem MyFIS. 6.3 Menerima Pembangunan (AP) mengikut projek daripada JPPH. Pembangunan (AP) 6.4 Menyelaraskan permohonan peruntukan PTj. /T(K)/T/P(K)/P/ PKA 6.5 Mengadakan Mesyuarat Penyelarasan Permohonan Peruntukan PTj untuk meluluskan permohonan peruntukan tersebut. Pindaan akan dibuat sekiranya terdapat permohonan yang tidak diluluskan. /T(K)/T/P(K)/P/ PTj
M / S : 6/12 6.6 Mengemaskini permohonan bajet mengikut format AM yang dikemukakan oleh Kerajaan. /T(K)/T/P(K)/P 6.7 Menggabungkan AM dan AP untuk penyediaan satu buku bajet keseluruhan. /T(K)/T/P(K)/P 6.8 Menghantar format permohonan bajet (AM dan AP) kepada Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia. /P(K)/P 6.9 Membentang dan memberikan rasional cadangan bajet dalam mesyuarat di Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia dan Kementerian Kewangan Malaysia. /T(K)/P(K)/P 6.10 Menerima surat kelulusan permohonan bajet daripada Kementerian Kewangan Malaysia / Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia. Surat Kelulusan 6.11 Menyediakan agihan bajet kepada PTj dan dibentangkan dalam mesyuarat bersama PTj yang dipengerusikan NC. Cadangan agihan dikemukakan ke mesyuarat JKTK untuk kelulusan. NC//T(K)/P(K)/P/ PKA
M / S : 7/12 6.12 Mengagihkan bajet yang telah diluluskan kepada setiap PTj. Penyata Agihan Peruntukan ajet 6.13 Memantau bajet melalui laporanlaporan di Sistem MyFIS. Pihak PTj juga membuat pemantauan perbelanjaan dan kawalan bajet melalui Sistem MyFIS dengan mencetak laporan-laporan bajet. /T(K)/T/P(K)/P/ PKA/PA(K)/PA/PTj Laporan:- i. Departmental udget ii. Variation Report iii. Vot Commitment Report iv. Vot ook 6.14 Membuat pindahan bajet antara pusat kos di dalam PTj yang sama sekiranya bajet di pusat kos tersebut berkurangan. PTj hendaklah mengisi borang Pindahan/Tambahan ajet. Rujuk :- Arahan Kerja Pindahan/ Tambahan ajet (/AK01) Garis Panduan Pindahan/ Tambahan ajet (/GP02). /T(K)/T/P(K)/P/ PKA/PA(K)/PA/PTj orang Pindahan/ Tambahan ajet 6.15 Membuat tambahan bajet sekiranya bajet di pusat kos tersebut tidak mencukupi. PTj hendaklah mengisi borang Pindahan/Tambahan ajet. /T(K)/T/P(K)/P/ PKA/PA(K)/PA/PTj orang Pindahan/ Tambahan ajet
M / S : 8/12 Rujuk :- Arahan Kerja Pindahan/ Tambahan ajet (/AK01) Garis Panduan Pindahan/ Tambahan ajet Mengurus (/GP02) 6.16 Mengemukakan laporan bulanan dan suku tahun kepada pihak Kementerian yang berkenaan. Rujuk :- Arahan Kerja Pengurusan Laporan ajet (/AK02) Arahan Kerja Pengurusan Cukai arangan dan Perkhidmatan (GST) (/AK03) /T(K)/T/P(K)/P/ PKA/PA(K)/PA/PTj Laporan Prestasi Perbelanjaan Mengurus, Laporan Aliran Tunai, Laporan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA), Panduan Pengemukaan Penyata, Laporan GST03 KPI:- 1. Menghantar format permohonan bajet (AM dan AP) kepada Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia sebelum/pada 31 Mac setiap tahun.
M / S : 9/12 2. Mengagihkan bajet yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa ajet UPSI kepada setiap PTj sebelum/pada 31 Disember setiap tahun. 3. ajet dibelanjakan perlu di dalam varian -/+ 5% (tahunan) daripada yang diluluskan dan dipantau setiap suku tahun. 4. Proses permohonan peruntukan tambahan/pindahan dibuat dalam tempoh 7 hari. 5. Menghantar laporan GST03 dalam tempoh 30 hari selepas tempoh suku tahun berkaitan tamat. 7.0 REKOD IL. REKOD TEMPOH TEMPAT 7.1 Memo Pekeliling dan Penyediaan 7 Tahun Fail Memo, Jabatan endahari 7.2 uku 7 Tahun Fail ajet, Jabatan endahari 7.3 Minit Mesyuarat JKTK 7 Tahun Fail ajet, Jabatan endahari 7.4 Surat Kelulusan ajet Dan Penyata Agihan Peruntukan ajet 7 Tahun Fail ajet, Jabatan endahari 7.5 orang Pindahan/ Tambahan ajet 7 Tahun Fail ajet, Jabatan endahari 8.0 LAMPIRAN 8.1 orang Pindahan / Tambahan ajet
M / S : 10/12 CARTA ALIR Menerima Pekeliling Penyediaan elanjawan dan maklum kepada PTj Menerima cadangan belanjawan mengurus yang dirancang dan disediakan oleh PTj Menerima Cadangan elanjawan Pembangunan (AP) mengikut projek JPPH Menyelaraskan permohonan peruntukan PTj Mesyuarat penyelarasan permohonan peruntukan PTj Pelarasan/Pindaan Tidak Diluluskan Mengemaskini permohonan belanjawan mengikut format AM A
M / S : 11/12 A Menggabungkan AM dan AP Menghantar format permohonan kepada Kementerian Pendidikan Tinggi Membentang cadangan belanjawan Menerima surat kelulusan permohonan belanjawan Menyediakan agihan belanjawan dan kemukakan ke JKTK untuk kelulusan pindaan Tidak Diluluskan Mengagihkan belanjawan yang diluluskan
M / S : 12/12 Memantau belanjawan melalui laporan-laporan di Sistem MyFIS Membuat pindahan belanjawan antara pusat kos dalam PTj yang sama jika terdapat kurangan baki belanjawan Membuat tambahan belanjawan kepada pusat kos yang terdapat kurangan baki belanjawan Membentang cadangan belanjawan Mengemukakan laporan bulanan, suku tahun dan tahunan kepada pihak Kementerian