Halaman : 1 / 8 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan cara pendaftaran pelanggan dengan menggunakan sistem e-klinik di PKU. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi cara pendaftaran pelanggan untuk mendapatkan perkhidmatan perubatan, pergigian dan pemeriksaan kesihatan (medical check-up) di PKU. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN No. Dokumen Tajuk Dokumen - SMP - e-ihrams - Manual e-klinik - SISMAN - i-gims Garis Panduan Pengendalian Pelanggan Secara OPR/PKU/GP13/PPSM Manual OPR/PKU/GP01/KP Garis Panduan Kaunter Perkhidmatan 4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN DR e-ihrams ID idec i-gims JT KJ PKU PAR JM PJ PJR PPK : Pegawai Perubatan : Integrated Human Resources Management Systems : Maklumat Diri : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi : Internet Graduate Information Management System : Jururawat Terlatih : Ketua Jururawat : Pusat Kesihatan Universiti : Pembantu Am Rendah : Jururawat Masyarakat : Penolong Jururawat : Penyelia Jururawat : Pembantu Perawatan Kesihatan
Halaman : 2 / 8 PPP PPTM PTM PT(KEW) PT(P/O) PT (SU) SISMAN SMP : Pembantu Pembedahan Pergigian : Penolong Pegawai Teknologi Maklumat : Pegawai Sistem Maklumat : Pembantu Tadbir (Kewangan) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) : Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) : Sistem Ilmu Sumber Manusia : Sistem Maklumat Pelajar 5.0 TANGGUNGJAWAB Ketua, PJR, KJ dan JT di bahagian Pendaftaran bertanggungjawab memastikan prosedur pendaftaran perubatan dan pergigian serta pemeriksaan kesihatan (medical check-up) dilaksanakan. Semua pihak yang terlibat dalam proses pendaftaran perlu mematuhi prosedur ini. Jika sistem e-klinik tergendala, sila rujuk Garis Panduan Pengendalian Pelanggan Secara Manual (OPR/PKU/GP13/PPSM).
Halaman : 3 / 8 6.0 CARTA ALIR 7.1 Mula 7.2 Kenal Pasti Pelanggan di Kaunter Perkhidmatan Pelajar UPM TIDAK YA 7.3 Isi Borang 7.4 Ambil Nombor Giliran 7.5 Panggil No Giliran 7.6 Pendaftaran 7.7 Tamat
Halaman : 4 / 8 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Kenal Pasti Pelanggan di Kaunter Perkhidmatan 7.2.1 Jika pelajar UPM, ikut langkah 7.4 7.2.2 Jika tidak, ikut langkah 7.3 KJ/JT/JM/PJ PPK 7.3 Isi Borang 7.3.1 Isi borang kecuali pelanggan pergigian. JT/ JM/PJ/PPK / Pelanggan a) Rujuk Garis Panduan Kaunter Perkhidmatan (OPR/PKU/GP01/KP). b) Jika Pelanggan adalah : Kategori Nama Borang No. Dokumen Staf UPM/ Staf Pesara UPM/ Pesara Awam Borang Kadar Bayaran Borang Kadar Bayaran PESARA Borang Kadar Bayaran AWAM OPR/PKU/BR13/ Bayar OPR/PKU/BR13/ Bayar OPR/PKU/BR13/ Bayar 7.4 Ambil Nombor Panggilan Pelanggan 7.4.1 Ambil nombor panggilan dengan menekan butang di mesin yang disediakan di Kaunter Pendaftaran. 7.4.2 Pilih butang mengikut kategori perkhidmatan yang diperlukan : a) Perkhidmatan Perubatan butang A b) Perkhidmatan Pergigian butang B c) Medical Check-up butang C
Halaman : 5 / 8 7.4.3 Tunggu sehingga nombor panggilan dipanggil melalui Calling Management System. 7.5 Panggil Nombor Panggilan 7.5.1 Panggil nombor panggilan dengan klik butang Next pada skrin Calling Management System. 7.5.2 Jika ya ikut langkah 7.6 7.5.3 Jika tidak ulang langkah 7.4 7.6 Pendaftaran 7.6.1 Pastikan slip nombor panggilan pelanggan yang hadir sama seperti yang terdapat pada skrin. PAR/PT(P/O)/ PT(KEW) /JM/PJ /PPP/ PPK 7.6.2 Pelanggan diminta untuk menyerah dokumen yang berkaitan mengikut kategori seperti jadual di bawah:- Kategori Pelajar UPM Pasca Siswazah UPM Siswazah UPM Staf UPM Pesara UPM Staf UPM Dokumen Slip No. Panggilan dan Kad Perubatan / Kad Matrik / Kad Pengenalan Slip No. Panggilan dan Kad Perubatan / Kad Matrik (GS) Slip No. Panggilan dan Kad Perubatan / Kad Perubatan Sekolah Pengajian Siswazah Bayaran (OPR/PKU/BR13/Bayar), Buku Rawatan Perubatan UPM dan Kad Perubatan / Kad Staf / Kad Pengenalan Bayaran (OPR/PKU/BR13/Bayar) - PESARA dan Kad Perubatan / Kad Pesara / Kad Pengenalan Bayaran (OPR/PKU/BR13/Bayar), Buku Rawatan Perubatan UPM dan Kad Perubatan / Kad Pengenalan / /Sijil Kelahiran
Halaman : 6 / 8 Kategori Pesara UPM Awam Pelanggan pertama kali ke PKU Dokumen Bayaran (OPR/PKU/BR13/Bayar) - PESARA dan Kad Perubatan / Kad Pengenalan / Buku Rawatan Perubatan UPM / Sijil Kelahiran Bayaran (OPR/PKU/BR13/Bayar) - AWAM dan Kad Perubatan / Kad Pengenalan Slip No. Panggilan, Kad Pengenalan / Passport / Sijil Kelahiran 7.6.3 Jika tiada dokumen yang dibawa, tanya Nama/ Nombor Matrik/ Nombor Kad Pengenalan/ Nombor Staf/ Nombor MR pelanggan. 7.6.4 Masukkan data pelanggan ke dalam sistem e- Klinik (rujuk Buku Rujukan Manual e-klinik). 7.6.5 Semak dan pastikan maklumat yang dimasukkan tepat. Lakukan tindakan pembetulan serta-merta sekiranya tidak betul. 7.6.6 Pilih spesifikasi perkhidmatan yang diperlukan. 7.6.7 Masukkan ke dalam senarai Queue dengan klik pada nama DR yang berkenaan dan catat nombor bilik pada slip nombor panggilan. 7.6.8 Serahkan dokumen yang berkaitan (rujuk Langkah 7.6.2) kepada pelanggan. Bagi pelanggan pergigian yang baru mendaftar, sedia dan serahkan Kad Kedatangan Pergigian. 7.6.9 Arahkan pelanggan menunggu di tempat yang telah ditetapkan. 7.7 Tamat
Halaman : 7 / 8 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. Pangkalan Data Patient s Demographic (Elektronik) Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PTM/PPTM PTM/PPTM Server di idec, UPM Kekal Kuasa Melupus Naib Canselor 2. UPM/PKU/800-1/1/4 Fail Kad Pesakit (semasa Sistem Tergendala) PJR/KJ/JT/ JM/PJ/PPK KJ/JT Unit Pendaftaran 3 bulan Ketua Kad Pesakit (OPR/PKU/BR03/Kad Pesakit) Borang Pendaftaran (OPR/PKU/BR01/Daftar) jika berkaitan 3. UPM/PKU/100-43/2/6/1 Buku Rekod Pendaftaran (Sistem Tergendala) PJR/KJ/JT/JM/ PJ/PPK /PAR KJ/JT Unit Pendaftaran 5 tahun Ketua
Halaman : 8 / 8 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa Ketua WP 03/01/2011 02 01 PKU - 8/2011 02 02 PKU - 2/2012 Mesyuarat Pengurusan PKU bil. 5/2011 Mesyuarat Pengurusan PKU bil. 11/2011 Ketua WP 22/08/2011 Ketua WP 30/01/2012