UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Komputerisasi Akuntansi Program Studi Strata-1 Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2007/2008 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU PADA PT. MJPF FARMA INDONESIA NOVY SANDANITA 0800735596 KON SANDRA ESTHER 0800761083 Kelas / Kelompok : 07PAA / 01 Abstrak Tujuan dari penulisan skripsi adalah untuk menganalisis sistem pembelian dan persediaan bahan baku yang berjalan serta mengidentifikasi kebutuhan dan merancang sistem baru sehingga dapat memperbaiki kelemahan yang ditemukan pada PT. MJPF Farma Indonesia. Metodologi penelitian yang digunakan untuk membangun perancangan sistem informasi ini adalah dengan metode analisis, metode perancangan berorientasi objek dan studi kepustakaan. Hasil penelitian yang ingin dicapai adalah agar menghasilkan suatu perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku yang diharapkan dapat membantu perusahaan dalam menghadapi permasalahan sistem yang sedang berjalan. Dari hasil penelitian dapat disimpulkan sistem informasi pembelian dan persediaan bahan baku yang baru membantu dan mempercepat proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen karena laporan yang dihasilkan lebih tepat waktu dan akurat. Dan dengan penggunaan sistem informasi pembelian dan persediaan bahan baku ini diharapkan dapat mengatasi permasalahan yang dihadapi perusahaan selama ini. Kata Kunci Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Pembelian, Persediaan, Bahan Baku iv
PRAKATA Dengan kerendahan hati, penulis mengucapkan segala puji dan syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala bimbingan dan berkat-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik dan tepat waktu, di mana skripsi ini merupakan syarat yang harus dipenuhi untuk memperoleh gelar sarjana komputer pada Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara. Penulis menerima begitu banyak bimbingan, petunjuk dan dukungan baik secara material dan moril dari berbagai pihak dalam penyusunan skripsi ini. Dan oleh karena itu pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1. Alm. Ibu Dr. Th Widia Soeryaningsih, Ph.D., selaku mantan Rektor Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang memberikan kesempatan kepada kami untuk menyelesaikan penulisan skripsi ini. 3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.ComSc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara. 4. Ibu Yanti, S.kom., MM., selaku Ketua Jurusan Komputerisasi Akuntansi Universitas Bina Nusantara. 5. Ibu Noerlina, S.Kom., MM., selaku Sekertaris Jurusan Komputerisasi Akuntansi Universitas Bina Nusantara. v
6. Ibu Margaretha Endang P, Dra., MM., selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberi bimbingan, pemahaman dan masukan selama penyusunan skripsi ini. 7. Bapak Min Sen, selaku Manajer PT. MJPF Farma Indonesia yang telah memberi kesempatan dan informasi selama penyusunan skripsi. 8. Ibu Inggrid selaku staff bagian pembelian yang banyak memberikan bantuan dan penjelasan mengenai proses bisnis berjalan perusahaan yang dibutuhkan penulis untuk penyusunan skripsi. 9. Seluruh staff PT. MJPF Farma Indonesia yang telah membantu penulis dalam penyusunan skripsi. 10. Seluruh Dosen Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan. 11. Seluruh anggota keluarga yang telah memberikan dukungan yang sangat besar dalam segala hal. 12. Semua teman dan rekan-rekan lain yang tidak dapat disebutkan satu per satu, yang telah turut memberi dukungan moril dan doa pada penulis selama penyusunan skripsi Akhir kata, penulis berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca agar mendapatkan sumbangan ide dan masukan yang berarti dari skripsi ini. Jakarta, 9 Januari 2008 Penulis vi
DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL LUAR...i HALAMAN JUDUL DALAM...ii HALAMAN PENGESAHAN HARDCOVER...iii ABSTRAK...iv PRAKATA...v DAFTAR ISI...vii DAFTAR TABEL...xii DAFTAR GAMBAR...xiv DAFTAR LAMPIRAN...xviii BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang...1 Ruang Lingkup...2 Tujuan dan Manfaat...3 Tujuan...3 Manfaat...3 Metodologi Penelitian...4 Sistematika Penulisan...5 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori Teori Dasar / Umum...7 2.1.1 Pengertian Sistem...7 2.1.2 Pengertian Informasi...7 2.1.3 Pengertian Sistem Informasi...8 vii
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi...8 2.2 Analisa dan Perancangan Sistem...9 2.2.1 UML...9 2.2.1.1 Pengertian UML...10 2.2.1.2 Activity Diagram...10 2.2.1.2.1 Identifikasi Event...10 2.2.1.2.2 Pengertian Workflow...11 2.2.1.2.3 Pengertian Activity Diagram...11 2.2.1.2.4 Klasifikasi Activity Diagram...12 2.2.1.2.5 Simbol Activity Diagram...14 2.2.1.3 UML Class Diagram...15 2.2.1.3.1 Pengertian Class...15 2.2.1.3.2 Pengertian Attribut...16 2.2.1.3.3 Pengertian Behaviour...16 2.2.1.3.4 Pengertian Event...17 2.2.1.3.5 Pengertian UML Class Diagram...17 2.2.1.3.6 Hubungan-hubungan dalam class diagram...17 2.2.1.4 Usecase Diagram...18 2.2.1.4.1 Pengertian Usecase...18 2.2.1.4.2 Pengertian Actor...18 2.2.1.4.3 Pengertian Usecase Diagram...19 2.2.1.4.4 Simbol Usecase Diagram...19 2.2.2 Rancangan Database...20 2.2.2.1 Pengertian Rancangan Database...20 viii
2.2.2.2 Tahapan Rancangan Database...21 2.2.3 Rancangan Formulir...22 2.2.3.1 Pengertian Rancangan Formulir...22 2.2.3.2 Jenis Tipe Input Form...23 2.2.3.3 Elemen penting Form...23 2.2.4 Rancangan Layar...24 2.2.4.1 Pengertian Rancangan Layar...24 2.2.4.2 Elemen Rancangan Layar...24 2.2.5 Rancangan Laporan...25 2.2.5.1 Pengertian Rancangan Laporan...25 2.2.5.2 Elemen Rancangan Laporan...26 2.2.6 Navigation Diagram...27 2.3 Teori Khusus...27 2.3.1 Pembelian...27 2.3.1.1 Pengertian Pembelian...27 2.3.1.2 Pengertian Sistem Informasi Pembelian...27 2.3.1.3 Fungsi yang terkait dalam sistem pembelian...28 2.3.1.4 Dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian...30 2.3.1.5 Pembelian Just In Time...32 2.3.2 Persediaan...33 2.3.2.1 Pengertian Persediaan...33 2.3.2.2 Jenis Persediaan...33 2.3.2.3 Fungsi Persediaan...34 2.3.2.4 Metode Pencatatan Persediaan...34 ix
2.3.2.5 Metode Penilaian Persediaan...35 2.3.2.6 Pengendalian Fisik Terhadap Persediaan...36 2.3.2.7 Persediaan Just In Time...38 2.3.2.8 Re-Order Point...38 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan...39 3.1.1 Sejarah Perusahaan...39 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan...42 3.1.3 Struktur Organisasi...44 3.1.4 Uraian Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab...45 3.2 Sistem Yang Berjalan...70 3.2.1 Prosedur Sistem yang berjalan...70 3.2.1.1 Prosedur Pembelian pada Sistem Berjalan...70 3.2.1.2 Prosedur Persediaan pada Sistem Berjalan...72 3.2.2 Overview Activity Diagram...76 3.2.3 Identifikasi Event/Event Table...77 3.2.4 Formulir dan Laporan pada Sistem berjalan...80 3.2.5 Workflow Table Sistem Berjalan...85 3.3 Analisis Temuan Hasil Survey...88 3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi...92 BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 4.1 Narasi (overview) sistem yang diusulkan...96 4.1.1 Prosedur Sistem Pembelian yang Diusulkan...96 x
4.1.2 Prosedur Sistem Persediaan yang Diusulkan...98 4.2 Overview Activity Diagram sistem yang diusulkan...102 4.2.1 Workflow Tabel sistem yang diusulkan...103 4.2.2 Detail Activity Diagram sistem yang diusulkan...108 4.3 UML Class Diagram...127 4.4 Usecase Diagram...128 4.5 Rancangan Database...129 4.6 Rancangan Formulir...138 4.7 Rancangan Layar...149 4.8 Rancangan Laporan...177 4.9 Navigation Diagram...188 4.10 Matriks Rencana Penerapan Sistem...189 4.10.1 Matriks Jadwal Pengolahan Data...192 4.10.2 Jadwal Implementasi...193 4.10.3 Matriks Distribusi Laporan...194 4.10.4 Matriks Level Access...195 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan...196 5.2 Saran...198 DAFTAR PUSTAKA...199 RIWAYAT HIDUP...201 LAMPIRAN xi
DAFTAR TABEL Tabel 3.1 Antibiotik... 41 Tabel 3.2 Anticocci & Anthelmintik... 41 Tabel 3.3 Vitamin... 41 Tabel 3.4 Desinfektan... 41 Tabel 3.5 Event Table Pembelian dan Persediaan... 77 Tabel 3.6 Workflow Table Pembelian dan persediaan... 85 Tabel 4.1 Workflow Sistem Yang Diusulkan... 103 Tabel 4.2 Rancangan Database Ms Bahan Baku... 129 Tabel 4.3 Rancangan Database Ms Supplier... 129 Tabel 4.4 Rancangan Database Ms Karyawan... 130 Tabel 4.5 Rancangan Database Tr Header Bukti Permintaan Barang... 130 Tabel 4.6 Rancangan Database Tr Detil Bukti Permintaan Barang... 130 Tabel 4.7 Rancangan Database Tr Header Surat Permintaan Penawaran Harga... 131 Tabel 4.8 Rancangan Database Tr Detil Surat Permintaan Penawaran Harga... 131 Tabel 4.9 Rancangan Database Tr Header Purchase Order... 131 Tabel 4.10 Rancangan Database Tr Detil Purchase Order... 132 Tabel 4.11 Rancangan Database Tr Header Bukti Penerimaan Bahan Baku... 132 Tabel 4.12 Rancangan Database Tr Detil Bukti Penerimaan Bahan Baku... 132 Tabel 4.13 Rancangan Database Tr Header Bukti Pemberitahuan Retur... 133 Tabel 4.14 Rancangan Database Tr Detil Bukti Pemberitahuan Retur... 133 Tabel 4.15 Rancangan Database Tr Header Surat Retur Pembelian... 133 Tabel 4.16 Rancangan Database Tr Detil Surat Retur Pembelian... 134 Tabel 4.17 Rancangan Database Tr Header Bukti Pengambilan Bahan Baku... 134 Tabel 4.18 Rancangan Database Tr Detil Bukti Pengambilan Bahan Baku... 134 Tabel 4.19 Rancangan Database Tr Header Bukti Pengeluaran Bahan Baku... 135 xii
Tabel 4.20 Rancangan Database Tr Detil Bukti Pengeluaran Bahan Baku... 135 Tabel 4.21 Rancangan Database Tr Header Surat Terima Produksi... 135 Tabel 4.22 Rancangan Database Tr Detil Surat Terima Produksi... 136 Tabel 4.23 Rancangan Database Tr Tanda Terima Faktur... 136 Tabel 4.24 Rancangan Database Tr Bukti Pengeluaran Kas... 137 Tabel 4.25 Rancangan Database Tr Jurnal Pembelian... 137 Tabel 4.26 Matriks Jadwal Pengolahan Data... 192 Tabel 4.27 Matriks Jadwal Implementasi Sistem... 193 Tabel 4.28 Matriks Distribusi Laporan... 194 Tabel 4.29 Matriks Level Akses... 195 xiii
DAFTAR GAMBAR Gambar 3.1 Struktur Organisasi...44 Gambar 3.2 Overview Activity Diagram Pembelian dan Persediaan Bahan Baku...76 Gambar 4.1 Overview Activity Diagram Sistem Yang Diusulkan...102 Gambar 4.2 Detail Activity Diagram Event Membuat BPB...108 Gambar 4.3 Detail Activity Diagram Event Mengotorisasi BPB...109 Gambar 4.4 Detail Activity Diagram Event Mencetak BPB...109 Gambar 4.5 Detail Activity Diagram Event Membuat SPPH...110 Gambar 4.6 Detail Activity Diagram Event Membuat PO...111 Gambar 4.7 Detail Activity Diagram Event Mengotorisasi PO...112 Gambar 4.8 Detail Activity Diagram Event Mencetak PO...113 Gambar 4.9 Detail Activity Diagram Event Menerima Bahan Baku...114 Gambar 4.10 Detail Activity Diagram Event Membuat BPR...115 Gambar 4.11 Detail Activity Diagram Event Membuat SRP...116 Gambar 4.12 Detail Activity Diagram Event Membuat BPnB...117 Gambar 4.13 Detail Activity Diagram Event Membuat Laporan Pembelian...118 Gambar 4.14 Detail Activity Diagram Event Membuat BPBB...119 Gambar 4.15 Detail Activity Diagram Event Mengeluarkan Bahan Baku...120 Gambar 4.16 Detail Activity Diagram Event Membuat STP...121 Gambar 4.17 Detail Activity Diagram Event Membuat Laporan Persediaan...122 Gambar 4.18 Detail Activity Diagram Event Membuat TTF...123 Gambar 4.19 Detail Activity Diagram Event Membuat BPK...124 Gambar 4.20 Detail Activity Diagram Event Melakukan Pembayaran...125 Gambar 4.21 Detail Activity Diagram Event Membuat Jurnal Pembelian...126 Gambar 4.22 UML Class Diagram Sistem Yang Diusulkan...127 xiv
Gambar 4.23 Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan...128 Gambar 4.24 Rancangan Formulir Bukti Permintaan Barang...138 Gambar 4.25 Rancangan Formulir Surat Permintaan Penawaran Harga...139 Gambar 4.26 Rancangan Formulir Purchase Order...140 Gambar 4.27 Rancangan Formulir Bukti Pemberitahuan Retur...141 Gambar 4.28 Rancangan Formulir Surat Retur Pembelian...142 Gambar 4.29 Rancangan Formulir Bukti Penerimaan Bahan Baku...143 Gambar 4.30 Rancangan Formulir Bukti Pengambilan Bahan Baku...144 Gambar 4.31 Rancangan Formulir Bukti Pengeluaran Bahan Baku...145 Gambar 4.32 Rancangan Formulir Surat Terima Produksi...146 Gambar 4.33 Rancangan Formulir Tanda Terima Faktur...147 Gambar 4.34 Rancangan Formulir Bukti Pengeluaran Kas...148 Gambar 4.35 Rancangan Layar Login...149 Gambar 4.36 Rancangan Layar Menu Utama...149 Gambar 4.37 Rancangan Layar Menu Utama File...150 Gambar 4.38 Rancangan Layar Menu Utama View...150 Gambar 4.39 Rancangan Layar Menu Utama Master...151 Gambar 4.40 Rancangan Layar Menu Utama Transaksi...151 Gambar 4.41 Rancangan Layar Menu Utama Laporan...152 Gambar 4.42 Rancangan Layar Menu Utama Jurnal...152 Gambar 4.43 Rancangan Layar Menu Utama Windows...153 Gambar 4.44 Rancangan Layar Menu File Change Password...153 Gambar 4.45 Rancangan Layar Menu ROP...154 Gambar 4.46 Rancangan Layar Menu Message Inbox...154 Gambar 4.47 Rancangan Layar View Inbox...155 Gambar 4.48 Rancangan Layar Menu Master Karyawan...155 Gambar 4.49 Rancangan Layar Menu Master Bahan Baku...156 xv
Gambar 4.50 Rancangan Layar Menu Master Supplier...156 Gambar 4.51 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Bukti Permintaan Barang...157 Gambar 4.52 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Bukti Permintaan Barang Otorisasi...158 Gambar 4.53 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Bukti Permintaan Barang Cetak BPB...158 Gambar 4.54 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Permintaan Penawaran Harga...159 Gambar 4.55 Rancangan Layar Menu Data Data Permintaan Penawaran Harga...160 Gambar 4.56 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Purchase Order...161 Gambar 4.57 Rancangan Layar Menu Data Data Purchase Order Otorisasi...161 Gambar 4.58 Rancangan Layar Menu Data Data Purchase Order Cetak PO..162 Gambar 4.59 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Pemberitahuan Retur...163 Gambar 4.60 Rancangan Layar Menu Data Data Pemberitahuan Retur...164 Gambar 4.61 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Retur Pembelian...165 Gambar 4.62 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Penerimaan Bahan Baku...166 Gambar 4.63 Rancangan Layar Menu Data Data Penerimaan Bahan Baku...166 Gambar 4.64 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Pengambilan Bahan Baku...167 Gambar 4.65 Rancangan Layar Menu Data Data Pengambilan Bahan Baku...167 Gambar 4.66 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Pengeluaran Bahan Baku...168 Gambar 4.67 Rancangan Layar Menu Data Data Pengeluaran Bahan Baku...169 xvi
Gambar 4.68 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Terima Produksi...170 Gambar 4.69 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Tanda Terima Faktur...171 Gambar 4.70 Rancangan Layar Menu Data Data Tanda Terima Faktur...172 Gambar 4.71 Rancangan Layar Menu Transaksi Transaksi Bukti Pengeluaran Kas...173 Gambar 4.72 Rancangan Layar Menu Laporan Laporan Pembelian...174 Gambar 4.73 Rancangan Layar Menu Laporan Laporan Persediaan...174 Gambar 4.74 Rancangan Layar Menu Laporan Laporan Retur...175 Gambar 4.75 Rancangan Layar Menu Laporan Laporan Penggunaan Bahan Baku...175 Gambar 4.76 Rancangan Layar Menu Laporan Laporan Pengeluaran Kas...176 Gambar 4.77 Rancangan Layar Menu Jurnal Jurnal...176 Gambar 4.78 Rancangan Laporan Pembelian Berdasarkan Bahan Baku...177 Gambar 4.79 Rancangan Laporan Pembelian Berdasarkan Purchase Order...178 Gambar 4.80 Rancangan Laporan Pembelian Berdasarkan Supplier...179 Gambar 4.81 Rancangan Laporan Persediaan Bahan Baku...180 Gambar 4.82 Rancangan Laporan Persediaan Berdasarkan Kategori...181 Gambar 4.83 Rancangan Laporan Retur Pembelian Berdasarkan Bahan Baku...182 Gambar 4.84 Rancangan Laporan Retur Pembelian Berdasarkan Supplier...183 Gambar 4.85 Rancangan Laporan Penggunaan Bahan Baku...184 Gambar 4.86 Rancangan Laporan Pengeluaran Kas...185 Gambar 4.87 Rancangan Jurnal Umum...186 Gambar 4.87 Rancangan Jurnal Khusus Pembelian...187 Gambar 4.88 Navigation Diagram...188 xvii
DAFTAR LAMPIRAN Dokumen Bon Permintaan Barang (Sistem Berjalan)...L 1 Dokumen Purchase Order (Sistem Berjalan)...L 2 Dokumen Bukti Penerimaan Barang (Sistem Berjalan)...L 3 Dokumen Tanda Terima (Sistem Berjalan)...L 4 Dokumen Form Pembayaran (Sistem Berjalan)...L 5 Dokumen Bukti Pengeluaran Bank (Sistem Berjalan)...L 6 Dokumen Surat Jalan dari supplier(sistem Berjalan)...L 7 Dokumen Faktur dari supplier (Sistem Berjalan)...L 8 Dokumen Laporan Pembelian (Sistem Berjalan)...L 9 Dokumen Laporan Pengeluaran Bank (Sistem Berjalan)...L 10 Dokumen Laporan Produksi (Sistem Berjalan)...L 11 Dokumen Jurnal Pembelian (Sistem Berjalan)...L 12 Dokumen Cetak Bukti Permintaan Bahan Baku Sistem Usulan...L 13 Dokumen Cetak Surat Permintaan Penawaran Harga Sistem Usulan...L 14 Dokumen Cetak Purchase Order (khusus untuk Bagian Gudang) Sistem Usulan...L 15 Dokumen Cetak Purchase Order Sistem Usulan...L 16 Dokumen Cetak Surat Retur Pembelian Sistem Usulan...L 17 Dokumen Cetak Bukti Penerimaan Barang Sistem Usulan...L 18 Dokumen Cetak Bukti Pengambilan Bahan Baku Sistem Usulan...L 19 Dokumen Cetak Bukti Pengeluaran Bahan Baku Sistem Usulan...L 20 Dokumen Cetak Surat Terima Produksi Sistem Usulan...L 21 Dokumen Cetak Tanda Terima Faktur Sistem Usulan...L 22 Dokumen Cetak Bukti Pengeluaran Kas Sistem Usulan...L 23 Dokumen Cetak Laporan Pembelian Berdasarkan Bahan Baku Sistem Usulan...L 24 Dokumen Cetak Laporan Pembelian Berdasarkan Supplier Sistem Usulan...L 28 Dokumen Cetak Laporan Pembelian Berdasarkan No PO Sistem Usulan...L 31 Dokumen Cetak Laporan Persediaan Berdasarkan Bahan Baku Sistem Usulan...L 34 Dokumen Cetak Laporan Persediaan Berdasarkan Kategori Sistem Usulan...L 35 Dokumen Cetak Laporan Penggunaan Bahan Baku Sistem Usulan...L 36 xviii
Dokumen Cetak Laporan Retur Berdasarkan Bahan Baku Sistem Usulan...L 38 Dokumen Cetak Laporan Retur Berdasarkan Supplier Sistem Usulan...L 41 Dokumen Cetak Laporan Pengeluaran Kas Sistem Usulan...L 44 Dokumen Cetak Jurnal Umum Sistem Usulan...L 46 Dokumen Ctak Jurnal Khusus Pembelian Sistem Usulan...L 49 xix