BAB IV PEMBAHASAN Ruang lingkup audit operasional atas fungsi Sumber Daya Manusia pada PT. Danayasa Arthatama Tbk. mencakup pelaksanaan seluruh fungsi manajemen dan ketaatan manajemen terhadap kebijakan dan prosedur SDM. Tujuan dari audit operasional ini adalah untuk menilai tingkat ekonomisasi, efisiensi, dan efektifitas dari fungsi dan aktivitas Sumber Daya Manusia. Untuk itu, proses audit operasional atas fungsi Sumber Daya Manusia ini harus dilakukan secara terarah dan sistematis. Selanjutnya, bahasan bagian ini dimulai dengan survey pendahuluan, evaluasi sistem pengendalian manajemen atas fungsi SDM, dan prosedur audit terinci. IV.1 Survei Pendahuluan. Survei pendahuluan adalah tahap awal yang haru dilakukan oleh penulis untuk mendapatkan gambaran secara umum mengenai kegiatan usaha perusahaan. Dengan survei pendahuluan, akan diperoleh informasi mengenai aktivitas yang terjadi dalam fungsi Sumber Daya Manusia secara umum. Survei pendahuluan akan dianggap berhasil jika penulis dapat mengungkapkan atau mengidentifikasi kegiatan yang mengandung kelemahan potensial dan rentan yang dirumuskan Tentative Audit Objective sebagai dasar audit selanjutnya. Tahap survei pendahuluan, hakekatnya adalah studi singkat terhadap apa yang sedang terjadi pada saat itu, dan mengarahkan perhatian penulis secara langsung terhadap kejadian penting di tempat tersebut. 49
IV.1.1 Prosedur Audit. Prosedur audit yang dilakukan pada tahap ini adalah: 1. Melaksanakan wawancara atau pembicaraan awal dengan manajer HRD mengenai tujuan dan langkah kerja dari pemeriksaan yang dilakukan. 2. Memahami informasi umum mengenai sejarah, latar belakang, bidang usaha, struktur organisasi, statistik karyawan yang bekerja, serta uraian - uraian tugas dari bagian bagian yang terkait dengan fungsi Sumber Daya Manusia. IV.1.2 Hasil Pemeriksaan Survei Pendahuluan. Setelah menemui manajer HRD dan melakukan wawancara, hasil yang didapatkan oleh penulis tentang kondisi dan keadaan perusahaan atas hasil pemeriksaan survei pendahuluan antara lain adalah sebagai berikut : 1. Perusahaan sudah memiliki job description secara tertulis. Namun pada praktiknya, tugas dan tanggung jawab setiap karyawan perusahaan lebih sering diberikan secara lisan oleh atasan secara langsung ke bawahan, sehingga terkadang tidak mengacu pada job description yang tersedia. 2. Dalam melakukan perekrutan karyawan baru, perusahaan belum memiliki perencanaan tenaga kerja. Perekrutan karyawan baru hanya berdasarkan permintaan masing-masing divisi yang membutuhkan atau ketika terjadi kekosongan pada posisi tertentu akibat promosi, mutasi, atau pemutusan hubungan kerja. 3. Perusahaan lebih mementingkan sumber tenaga kerja yang berasal dari dalam (internal) perusahaan melalui referensi dari karyawan yang sudah bekerja di 50
perusahaan, sehingga perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk iklan. 4. Perusahaan belum memiliki job requirements secara tertulis. Pada praktiknya, penetapan persyaratan minimum dari tenaga kerja yang akan direkrut untuk tiap posisi hanya berdasarkan keterangan lisan dari tiap division head yang membutuhkan. 5. Perusahaan belum memiliki prosedur tertulis mengenai perencanaan, seleksi dan penempatan karyawan.. IV.1.2.1 Statistik Karyawan. Berdasarkan hasil survei pendahuluan, berikut disajikan data statistik karyawan pada PT. Danayasa Arthatama Tbk. di akhir periode Desember 2011 Pendidikan Orang (%) Lain-lain 9 11 SLTA atau sederajat 29 34 Diploma 3 (D3) 9 10 Sarjana (S1) 32 37 S2 7 8 51
Jumlah 86 100 Masa Kerja Orang (%) 0 5 Tahun 9 11 6 10 Tahun 29 34 11 15 Tahun 9 10 > 16 Tahun 32 37 Jumlah 86 100 52
Pendidikan Orang (%) Sarjana (S1) 2 67 S2 1 33 Jumlah 3 100 Masa Kerja Orang (%) 11 15 Tahun 2 67 > 16 tahun 1 33 Jumlah 3 100 IV.2 Penelaahan dan Pengujian Sistem Pengendalian Internal. Penelaahan dan pengujian sistem pengendalian internal bertujuan untuk melakukan evaluasi dan melakukan pengujian terhadap efektivitas dari pengendalian yang dilakukan oleh manajemen perusahaan. IV.2.1 Prosedur Audit. 53
Pada tahap ini, penulis menggunakan Internal Control Questionnaire (ICQ) sebagai landasan dalam melaksanakan tahap pengujian atas sistem pengendalian manajemen. Internal Control Questionnaire (ICQ) diberikan kepada manajer HRD secara langsung sebagai pihak yang dinilai mengerti tentang prosedur-prosedur mengenai Sumber Daya Manusia di perusahaan. Internal Control Questionnaire (ICQ) tersebut diisi oleh manajer HRD sesuai dengan kondisi yang sebenarnya. Hasil yang diperoleh akan memberikan gambaran dari keadaan perusahaan yang sebenarnya. IV.2.2 Hasil Pengujian Sistem Pengendalian Manajemen. Dari hasil survei pendahuluan yang telah dilakukan sebelumnya serta pelaksanaan tahap pengujian dan penelahaan atas sistem pengendalian manajemen pada PT. Danayasa Arthatama Tbk. berdasarkan Internal Control Questionnaire (ICQ) yang telah diisi, maka ditemukan adanya beberapa temuan yang terjadi di dalam perusahaan, yaitu sebagai berikut: 1. Perusahaan belum memiliki prosedur tentang penyampaian keluhan dari karyawan. Penyampaian keluhan merupakan sarana untuk menyampaian keluhan dari karyawan selama bekerja, juga sebagai masukan yang berguna untuk mengevaluasi lingkungan kerja yang terjadi di perusahaan. 2. Tidak semua lamaran yang masuk diproses lebih lanjut. Hal ini disebabkan karena terlalu banyaknya lamaran yang masuk, serta untuk efisiensi waktu bagi perusahaan. 54
3. Tidak ada medical check up bagi setiap kandidat. Medical check up berguna untuk melihat kondisi dari calon karyawan. Hal ini tidak dilakukan oleh perusahaan untuk menghemat waktu dan biaya. 4. Perusahaan tidak melakukan pelatihan terhadap interviewer untuk melakukan interview. Hal ini tidak dilakukan oleh perusahaan untuk menghemat waktu dan biaya. Interview dilakukan oleh pihak internal perusahaan yaitu bagian HRD dan kepala departemen yang membutuhkan. 5. Perusahaan belum memiliki prosedur manual secara tertulis untuk fungsi perencanaan, seleksi, dan penempatan Sumber Daya Manusia. IV.3 Audit Terinci. Audit Terinci adalah rincian dari langkah-langkah yang dilakukan seorang auditor untuk mengumpulkan dan melakukan evaluasi atas temuan audit. Untuk mendapatkan temuan audit yang kompeten serta menilai efisiensi, efektivitas, dan ekonomisasi pelaksanaan fungsi SDM yang diterapkan oleh PT. Danayasa Arthatam, maka ditetapkan tujuan serta prosedur audit. IV.3.1 Prosedur Audit. Berdasarkan evaluasi sistem pengendalian manajemen, berikut akan dijelaskan prosedur audit yang digunakan untuk melakukan audit terinci atas audit operasional fungsi Sumber Daya Manusia pada PT. Danayasa Arthatama. 1. Pemeriksaan terhadap fungsi umum. Bertujuan untuk mengetahui hal-hal yang berkaitan dengan fungsi Sumber Daya Manusia apakah sudah berjalan secara efektif, efisien, dan ekonomis. Prosedur Audit: 55
1. Peroleh peraturan perusahaan secara tertulis. 2. Analisis kebijakan yang terdapat pada peraturan perusahaan. 3. Lakukan observasi terkait peraturan atau kebijakan perusahaan. 4. Konfirmasi ke bagian HRD serta karyawan. 5. Buat kesimpulan audit dari data yang diperoleh. 2. Pemeriksaan terhadap perencanaan tenaga kerja. Bertujuan untuk memastikan apakah proses perencanaan atas fungsi manajemen Sumber Daya Manusia telah selaras dengan tingkat kebutuhan perusahaan terhadap karyawan, sehingga dapat menghemat biaya dalam pengadaan Sumber Daya Manusia, serta meningkatkan keefektifan, dan efisiensi penggunaan SDM sesuai dengan sasaran perusahaan. Prosedur Audit: 1. Peroleh prosedur manual tentang perencanaan tenaga kerja. 2. Telusuri apa yang dijadikan dasar dalam penetapan program SDM. 3. Telusuri apa yang menjadi dasar dalam penerimaan karyawan. 4. Telusuri apa yang menjadi dasar dalam penentuan kualifikasi SDM yang dibutuhkan. 5. Telusuri apa yang dijadikan dasar dalam menentukan kebutuhan SDM di masa yang akan datang. 6. Buat kesimpulan audit dari data yang telah diperoleh. 3. Pemeriksaan terhadap perekrutan tenaga kerja. Bertujuan untuk melihat apakah perekrutan tenaga kerja telah dilakukan secara efektif, efisien, serta ekonomis. 56
Prosedur Audit: 1. Peroleh prosedur manual tentang perekrutan tenaga kerja. 2. Cari apa yang menjadi dasar dalam pelaksanaan perekrutan tenaga kerja baru. 3. Periksa kesesuaian kualifikasi yang disyaratkan untuk tiap pekerjaan dengan yang disyaratkan kepada calon pelamar. 4. Cari apa yang menjadi dasar dalam pemilihan sumber tenaga kerja. 5. Periksa metode apa yang digunakan dalam melakukan rekrutmen. 6. Cari apakah ada pelamar yang tidak memenuhi syarat, namun diterima dalam proses rekrutmen. 7. Cari apakah ada hubungan keluarga antara pelamar yang diterima dengan manajemen perusahaan. 8. Buat kesimpulan audit dari data yang diperoleh. 4. Pemeriksaan terhadap seleksi dan penempatan Sumber Daya Manusia. Bertujuan untuk melihat apakah kegiatan seleksi pegawai telah dilakukan untuk mendapatkan pegawai yang berkualitas dan kompeten yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, serta apakah penempatan Sumber Daya Manusia pada jabatan tertentu sudah tepat. Prosedur Audit: 1. Peroleh prosedur manual dari aktivitas seleksi Sumber Daya Manusia. 2. Periksa teknik yang digunakan dalam proses seleksi. 3. Dapatkan job description serta kualifikasi jabatan pegawai yang ingin direkrut. 57
4. Analisis apakah proses seleksi berdasarkan pada job description dan kualifikasi minimum tersebut. 5. Telusuri dasar penetapan pemilihan pewawancara calon karyawan. 6. Periksa daftar pertanyaan yang digunakan dalam proses seleksi. 7. Periksa mekanisme dalam mendapatkan informasi mengenai latar belakang calon karyawan yang akan diseleksi. 8. Buat kesimpulan audit dari data yang diperoleh. IV.3.2 Pelaksanaan Audit Terinci. Berdasarkan kepada prosedur-prosedur audit yang telah dilaksanakan, dapat diketahui beberapa masalah dalam fungsi Sumber Daya Manusia pada PT. Danayasa Arthatama Tbk. Temuan-temuan tersebut diperinci sebagai berikut: IV.3.2.1 Umum. 1. Perusahaan Belum Memiliki Job Requirements Secara Tertulis. Setelah dilakukannya wawancara dan konfirmasi ke bagian HRD dan karyawan perusahaan tentang peraturan atau kebijakan perusahaan yang tersedia, ditemukan bahwa perusahaan belum memiliki job requirements secara tertulis. Sampai saat ini, divisi Human Resource Department menetapkan persyaratan kualitas minimum dari calon karyawan yang akan direkrut untuk setiap posisi berdasarkan keterangan secara lisan dari division head yang memerlukan. Job requirements secara tertulis sebaiknya dimiliki oleh setiap posisi. Job requirements adalah uraian persyaratan kualitas minimum calon karyawan yang akan diseleksi agar dapat menjalankan tangung jawab di suatu jabatan 58
dengan baik dan kompeten. Job requirements akan menjadi dasar dalam pelaksanaan seleksi karyawan yang akan direkrut. Perusahaan menyatakan bahwa belum disusunnya job requirements tersebut disebabkan oleh padatnya waktu serta kurangnya tenaga kerja untuk menyusun job requirements tersebut. Namun perusahaan saat ini sedang berupaya untuk menyusunnya, dan direncanakan di tahun berikutnya sudah dapat direalisasikan. Perusahaan memang belum menemui kendala sampai saat ini. Namun, semakin meningkatnya aktivitas-aktivitas dan kompleksitas perusahaan, dengan tidak adanya job requirements, akan dapat menimbulkan masalah di kedepannya, seperti perusahaan gagal mencocokan karakteristik individu dengan persyaratan jabatan, karena tidak didukung oleh informasi akurat tentang kualifikasi yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut. Akibatnya, Karyawan yang direkrut tidak sesuai dengan jabatan yang ditempatinya, sehingga membuat kinerjanya tidak optimal, karyawan tidak dapat menyesuaikan diri dengan tuntutan pekerjaan, dan juga dapat terjadi perbedaan pendapat antara user dan departemen Sumber Daya Manusia mengenai karyawan yang direkrut. Perusahaan sebaiknya menyusun job requirements sesegera mungkin. job requirements diperlukan sebagai dasar pelaksanaan seleksi sehingga perusahaan mendapatkan orang-orang yang tepat untuk mengisi jabatan yang tepat. job requirements memuat informasi mengenai jenis kelamin, pengalaman kerja, pendidikan, dan kompetensi teknis yang dibutuhkan. 59
2. Perusahaan Belum Memiliki Prosedur Manual yang Lengkap Terkait Dengan Fungsi Sumber Daya Manusia. Langkah kerja yang dilakukan penulis adalah melakukan wawancara ke bagian HRD serta konfirmasi ke karyawan perusahaan, kemudian dari hasil konfirmasi tersebut, ditemukan bahwa perusahaan belum memiliki prosedur manual tertulis secara lengkap yang terkait dengan fungsi Sumber Daya Manusia. Prosedur yang dimaksud antara lain adalah mengenai prosedur perencanaan Sumber Daya Manusai, seleksi, dan penempatan Sumber Daya Manusia. Perusahaan seharusnya melengkapi prosedur tertulis yang terkait dengan fungsi Sumber Daya Manusia. Prosedur-prosedur tersebut tentunya akan bermanfaat untuk mengendalikan kegiatan yang berkaitan dengan fungsi Sumber Daya Manusia. Perusahaan menyatakan bahwa belum dilengkapinya prosedur yang kurang terkait dengan fungsi SDM, karena perusahaan menilai tidak terlalu membutuhkan prosedur yang kurang tersebut. Kurangnya prosedur manual yang terkait dengan fungsi Sumber Daya Manusia mengakibatkan pelaksanaan proses Sumber Daya Manusia tidak berjalan dengan cukup baik. Misalnya, tidak adanya prosedur yang mengatur tentang perencanaan karyawan, akan menimbulkan ketidaksesuaian kompetensi antara karyawan yang tersedia dengan kompetensi yang dibutuhkan perusahaan.. Perusahaan sebaiknya segera melengkapi prosedur tertulis yang masih kurang, terkait dengan fungsi Sumber Daya Manusia yang telah dijabarkan 60
sebelumnya sehingga seluruh kegiatan atas fungsi tersebut dapat berjalan dan dikendalikan secara optimal. 3. Terdapat Keluhan Karyawan yang Belum Dilakukan Tindak Lanjut. Langkah kerja yang dilakukan oleh penulis adalah mendapatkan prosedur tentang penyampaian keluhan dari karyawan kemudian melakukan observasi terhadap prosedur tersebut. Dari hasil observasi yang dilakukan atas kebijakan perusahaan terhadap karyawan perusahaan tentang penyampaian keluhan, diketahui bahwa tidak adanya prosedur yang mengatur tentang penyampaian keluhan dari karyawan menyebabkan tidak terdapatnya wadah yang dapat menampung segala keluhan dari karyawan. Berdasarkan hasil wawancara dengan beberapa karyawan yang bekerja di perusahaan, diketahui bahwa terdapat beberapa keluhan yang sudah disampaikan kepada pihak terkait di perusahaan, namun belum dilakukan tindak lanjut. Perusahaan menyatakan bahwa penyampaian keluhan secara langsung dari karyawan akan segera dilakukan tindak lanjut sesuai dengan peraturan perusahaan. Namun untuk beberapa keluhan seperti kenaikkan gaji, masih harus dipertimbangkan sesuai dengan kinerja karyawan tersebut. Perusahaan sebaiknya segera melakukan tindak lanjut atas keluhan yang masuk, agar dapat menciptakan lingkungan kerja yang baik didalam perusahaan, sehingga karyawan akan merasa puas dan dapat bekerja tanpa adanya hal yang membebani pikiran mereka. Perusahaan juga sebaiknya membuat prosedur dalam penyampaian keluhan terkait dengan lingkungan pekerjaan perusahaan, sehingga perusahaan dapat menerima masukan yang 61
membangun dari karyawan mengenai apa yang mereka rasakan tentang pekerjaan, tim kerja, atasan, dan perusahaan. IV.3.2.2 Perencanaan Sumber Daya Manusia. 1. Perusahaan Tidak Melakukan Perencanaan SDM. Langkah kerja yang dilakukan adalah menelusuri apa yang dijadikan dasar dalam penetapan program Sumber Daya Manusia dan melakukan konfirmasi ke bagian HRD. Berdasarkan langkah kerja yang telah dilakukan, diketahui bahwa dalam menetapkan Sumber Daya Manusia yang dibutuhkan hanya berdasarkan pada perkiraan dari tiap-tiap divisi yang membutuhkan, atau jika adanya kekosongan jabatan di dalam perusahaan. Dalam peraturan perusahaan terkait dengan perencanaan tenaga kerja, perusahaan menetapkan bahwa dalam hal penerimaan tenaga kerja baru, harus dilakukannya perencanaan untuk tujuan yang akan datang. Departemen Sumber Daya Manusia belum melakukan perencanaan untuk kebutuhan tenaga kerja baru disebabkan karena perencaan tersebut dapat berubah sewaktu-waktu, tergantung dari kebutuhan perusahaan, dan kondisi yang ada di dalam perusahaan. Akibat yang mungkin terjadi dari belum dilakukannya perencanaan tenaga kerja adalah akan timbul resiko yang cukup besar, misalnya, kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan, sehingga beban kerja setiap karyawan menjadi tidak seimbang. Di lain sisi, ada karyawan yang pekerjaannya terlalu berat, sedangkan yang lain terlalu ringan. 62
Sebaiknya perusahaan segera membuat perencanaan tenaga kerja dan terdokumentasikan, agar kebutuhan organisasi terhadap Sumber Daya Manusia baik dalam arti kuantitas maupun kualitas dapat dipersiapkan dan diantisipasi lebih awal sehingga mencegah masalah-masalah yang mungkin terjadi. Selain itu, perencanaan tersebut juga harus dievaluasi setiap periode untuk kemungkinan dilakukan penyesuaian bila diperlukan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. IV.3.2.3 Perekrutan dan Seleksi Sumber Daya Manusia. 1. Tidak Semua Lamaran yang Masuk Diproses Lebih Lanjut. Langkah kerja yang dilakukan adalah mendapatkan prosedur tentang proses perekrutan, periksa jumlah lamaran yang masuk dan yang diterima, serta konfirmasi ke bagian yang menangani proses perekrutan karyawan. Berdasarkan langkah kerja yang telah dilakukan, diketahui bahwa proses pemenuhan kebutuhan atas tenaga kerja eksternal dilakukan melalui pemasangan iklan baik di media cetak maupun media elektronik. Semua lamaran yang masuk diproses dan ditangani oleh Staff dari departemen Sumber Daya Manusia. Dalam Standard Operating Procedure perekrutan karyawan, perusahaan menetapkan bahwa data calon karyawan yang diperoleh dari berbagai sumber harus diproses lebih lanjut. Staff departemen Sumber Daya Manusia tidak memproses semua lamaran yang masuk disebabkan oleh banyaknya lamaran yang masuk dan sedikitnya posisi yang dibutuhkan. Serta beranggapan bahwa hal ini akan lebih menghemat waktu dan tenaga. Selain itu, perusahaan juga memiliki 63
kebijakan dengan membatasi jumlah lamaran yang masuk. Misalnya perusahaan membutuhkan 1 (satu) orang tenaga kerja baru, maka perusahaan hanya membuka untuk 10 (sepuluh) pelamar, dengan asumsi mengambil 10% dari batas tersebut, jadi jika terdapat lebih dari 10 (sepuluh) pelamar, maka perusahaan hanya akan mengambil tidak melebihi batas yang telah ditetapkan. Akibat dari hal ini adalah perusahaan kemungkinan akan mengalami kehilangan kandidat atau calon karyawan yang potensial, padahal perusahaan sudah memasang lowongan pekerjaan dengan biaya yang relatif tinggi. Sebaiknya semua lamaran yang masuk tidak ditangani oleh 1 orang saja yaitu staff Sumber Daya Manusia, tetapi kepala divisi departemen Sumber Daya Manusia juga melakukan pemeriksaan atas semua lamaran yang masuk. Hal ini dilakukan juga untuk meminimalisasi kelalaian dari Staff yang mungkin terjadi. Selain itu, perusahaan juga harus menambah staff yang menangani aktivitas perekrutan karyawan baru. 2. Tidak Dilakukannya Tes Awal Untuk Kandidat yang Berasal dari Referensi Karyawan. Langkah kerja yang dilakukan adalah melakukan wawancara dengan bagian HRD untuk mengetahui dasar pemilihan sumber daya manusia, memeriksa jumlah lamaran yang masuk dengan yang diterima, memeriksa hasil tes awal karyawan yang diterima, serta melakukan wawancara atas karyawan sebagai konfirmasi untuk mengetahui apakah ada hubungan kekeluargaan antara karyawan yang masuk dengan manajemen perusahaan. Berdasarkan langkah kerja yang telah dilakukan, diketahui bahwa tidak ada 64
hubungan kekeluargaan antara karyawan yang masuk dengan manajemen perusahaan, namun sebagian besar karyawan perusahaan berasal dari referensi karyawan yang sudah bekerja di perusahaan terlebih dahulu. Karyawan tersebut juga hanya melalui tes wawancara saja tanpa melalui tes awal untuk memberikan gambaran mengenai kemampuan calon karyawan, padahal di dalam peraturan perusahaan yang telah ditetapkan, disebutkan bahwa setiap pelamar harus melalui prosedur penerimaan diantaranya adalah melalui tes yang telah ditetapkan. Perusahaan tidak melakukan tes awal untuk kandidat yang berasal dari referensi karyawan dikarenakan bahwa karyawan yang akan direkrut dibutuhkan dengan sangat cepat sehingga tidak cukup waktu untuk dilakukan tes awal. Perusahaan berasumsi bahwa karyawan yang direkomendasikan oleh karyawan yang sudah bekerja sebelumnya, terutama karyawan lama dan memiliki jabatan yang tinggi, sudah memiliki kompetensi. Untuk saat ini, perusahaan belum menemui masalah, namun semakin berkembangnya perusahaan dan proyek-proyek besar yang ditangani perusahaan, dengan tidak adanya tes awal yang dilakukan perusahaan sebelumnya, maka akan dapat menimbulkan masalah di kemudian hari, seperti perusahaan tidak dapat menilai keahlian calon karyawan yang akan direkrut, yang juga dikarenakan perekrutan hanya berdasarkan referensi saja. Jika perusahaan gagal menilai kemampuan karyawan tersebut di awal, maka selama karyawan tersebut bekerja di perusahaan akan dapat menimbulkan kerugian karena tidak dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Selain itu, perusahaan juga dapat kehilangan calon karyawan potensial yang 65
bukan berasal dari referensi karyawan lama jika hanya mementingkan sumber tenaga kerja yang berasal dari referensi saja. Perusahaan sebaiknya tidak hanya mengandalkan sumber tenaga kerja yang berasal dari referensi karyawan lama saja, namun juga mencari dan mempertimbangkan calon karyawan lain. Selain itu, perusahaan juga harus melakukan tes awal terhadap semua karyawan tanpa adanya pengecualian, untuk mendapatkan gambaran mengenai kemampuan calon karyawan yang sesuai dengan harapan perusahaan. 3. Perusahaan Belum Melaksanakan Program Orientasi Formal Secara Maksimal. Langkah kerja yang dilakukan adalah melakukan wawancara dengan karyawan perusahaan, serta konfirmasi ke bagian HRD. Dari hasil wawancara serta konfirmasi yang telah dilakukan, diketahui bahwa perusahaan belum melaksanakan program orientasi formal secara maksimal dimana program tersebut menjelaskan tentang karakteristik perusahaan seperti sejarah, bidang usaha, kebijakan dan praktik umum, keselamatan dan kesehatan kerja, peraturan perusahaan serta kondisi keja terutama tanggung jawab yang terkait dengan bidang tugas karyawan yang bersangkutan. Di dalam kebijakannya, perusahaan menetapkan bahwa seorang karyawan harus diberikan pengetahuan tentang kebijakan perusahaan secara jelas agar para karyawan dapat beradaptasi dengan lingkungan perusahaan. Selama masa orientasi, perusahaan sebaiknya melakukan program orientasi formal dimana hal tersebut mencakup pengenalan karyawan baru 66
terhadap fungsi, tugas, hak dan kewajibannya, dan rekan kerjanya. Karyawan baru sebaiknya juga memahami mengenai apa yang akan dilakukan, dimana tempat meminta petunjuk atau bantuan, apa peraturan, kebijaka, dan prosedur yang penting untuk diketahui. Perusahaan mengungkapkan bahwa informasi-informasi mengenai perusahaan, keselamatan dan kesehatan kerja, serta peraturan perusahaan akan didapatkan karyawan selama masa kerjanya, dimana perusahaan menganggap karyawan tersebut akan dapat beradaptasi dengan baik dan cepat. Padahal informasi tersebut sangat penting bagi karyawan baru dalam usaha beradaptasi dengan lingkungan perusahaan dan karyawan baru perlu mengetahui dan mengerti bagaimana mereka dapat memberikan kontribusi kepada perusahaan guna mencapai tujuan perusahaan. Akibat tidak diberikannya orientasi formal kepada karyawan, maka ke depannya, perusahaan akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk melakukan klarifikasi dan menerangkan kembali daripada waktu yang diperlukan untuk menerangkan selama pada proses orientasi. Hal ini dapat menghambat tugas dan tanggung jawab karyawan yang bersangkutan. Perusahaan sebaiknya memberikan program orientasi kepada karyawan baru. Program orientasi tersebut mencakup penyampaian informasi yang relevan mengenai pekerjaan karyawan, kebijakan umum organisasi, jangka waktu yang dibutuhkan untuk mencapai standar kerja yang efektif, dan bagian yang dapat memberikan petunjuk atau bantuan dan saran ketika dibutuhkan. Selain itu juga, perusahaan perlu mengkomunikasikan pemberitahuan mengenai prosedur pencegahan kecelakaan kerja, gambaran 67
fasilitas fisik perusahaan, dan tunjangan karyawan. Perusahaan juga harus menyampaikan pemahaman atas struktur organisasi perusahaan, letak jabatan karyawan yang bersangkutan dalam struktur tersebut, dan hubungan departemen karyawan baru yang bersangkutan dengan departemen lain dalam perusahaan. Peran dan tanggung jawab dalam melakukan orientasi terhadap karyawan baru ada pada atasan langsung atau divisi Human Resource Department. 68