BAB IV AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PENGELOLAAN PERSEDIAAN DI PT BANGUNREKSA MILLENIUM JAYA

Transkripsi

1 BAB IV AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PENGELOLAAN PERSEDIAAN DI PT BANGUNREKSA MILLENIUM JAYA IV.1 Survei Pendahuluan Pelaksanaan audit operasional di PT Bangunreksa Millenium Jaya akan dimulai dari tahap survei pendahuluan. Tujuan dari tahap survei pendahuluan ini adalah untuk memperoleh pemahaman atas latar belakang perusahaan dan mengumpulkan informasi yang bersifat umum mengenai semua aspek penting dari perusahaan dimana informasi ini akan digunakan sebagai landasan dalam merencanakan tahap tahap audit berikutnya serta mengetahui secara jelas mengenai gambaran aktivitas pengelolaan persediaan dan mengidentifikasi masalah masalah yang terjadi dalam perusahaan, yang pada akhirnya informasi tersebut dapat dipakai dalam perencanaan dan memberikan telahaan yang terinci. Adapun tujuan pelaksanaan audit operasional atas fungsi pengelolaan persediaan di PT Bangunreksa Millenium Jaya adalah sebagai berikut : a. Untuk menentukan ketaatan para pelaksana pengelolaan persediaan terhadap kebijakan dan prosedur yang berlaku dalam perusahaan. b. Menilai pelaksanaan dalam pengendalian atas pengelolaan persediaan dan memungkinkan terdeteksinya kelemahan yang terjadi. c. Menilai apakah pengelolaan persediaan telah dilakukan secara efisien dan efektif serta telah mendukung tercapainya laba yang optimum bagi perusahaan. d. Mengidentifikasi permasalahan yang terdapat dalam perusahaan serta memberikan saran dan rekomendasi mengenai tindakan korektif atau perbaikan yang perlu 48

2 dilakukan. Dengan adanya indikasi mengenai permasalahan yang dihadapi perusahaan dalam pelaksanaan pengelolaan persediaan, maka perlu dilakukan survei pendahuluan untuk memperoleh informasi mengenai apa yang tejadi dalam fungsi pengelolaan persediaan PT Bangunreksa Millenium Jaya. Adapun prosedur survei pendahuluan yang dilakukan sebagai berikut : 1. Melakukan pembicaraan terlebih dahulu dengan manajer personalia sebagai wakil dari perusahaan dan beberapa karyawan dari berbagai tingkat organisasi yang dapat memberikan informasi yang diperlukan serta pada pertemuan ini dijelaskan pula mengenai tujuan dan sasaran pemeriksaan ini. 2. Mengumpulkan data dan informasi mengenai : Sejarah perusahaan. Produk yang diperdagangkan. Struktur organisasi dan uraian tugas. Kebijakan dan prosedur yang berhubungan dengan fungsi pengelolaan persediaan. 3. Melakukan wawancara dengan bagian pembelian, bagian gudang serta bagian penjualan untuk mengetahui kebijakan maupun prosedur yang diterapkan dan penulis juga mewawancarai bagian personalia untuk memperoleh gambaran umum dan latar belakang PT Bangunreksa Millenium Jaya. 4. Mengunjungi gudang maupun kantor perusahaan yang bersangkutan dan mengamati secara langsung cara kerja para karyawan yang terkait. 5. Mengamati tata cara penyimpanan dan tata letak persediaan di gudang. 6. Mempelajari prosedur pemesanan, penyimpanan dan pengeluaran persediaan. 49

3 7. Memberikan kuisioner yang berkaitan dengan proses pemesanan, penerimaan, penyimpanan, tata letak, pendistribusian dan pengawasan fisik persediaan. 8. Mengevaluasi hasil wawancara, kuisioner dan pengamatan yang dilakukan. 9. Membuat ikhtisar atas temuan temuan penting yang diperoleh. Dari hasil survei pendahuluan yang telah dilakukan, diperoleh data dan informasi antara lain : 1. Diketahuinya gambaran umum dan latar belakang perusahaan berdasarkan hasil wawancara dengan bagian personalia. Adapun hasil wawancara tersebut sebagai berikut PT Bangunreksa Millenium Jaya adalah perusahaan dagang yang bergerak di bidang penjualan keramik lantai dengan merek dagang INA dimana seluruh produk yang dijual oleh perusahaan merupakan produk lokal yang diproduksi dalam negeri serta perusahaan tersebut tidak memiliki cabang perusahaan dan hanya memiliki satu pemasok yaitu PT Citra Ciptasukses Lestari, mengingat hubungan kerjasama ini telah terjalin sejak perusahaan berdiri. 2. Diperoleh pula informasi melalui wawancara dengan manajer personalia mengenai sejarah perusahaan baik lisan maupun tulisan dan struktur organisasi yang diterapkan oleh perusahaan yaitu struktur organisasi garis dimana kekuasaan mengalir secara langsung dari atasan kemudian terus ke karyawan karyawan dibawahnya. 3. Adanya data dan informasi mengenai prosedur rencana pemesanan persediaan yang dilakukan oleh manajer pembelian dengan mendapat input atau masukan dari bagian pemasaran dan gudang guna tercapainya kesinambungan antara rencana pemesanan persediaan serta persediaan yang tersedia di gudang dengan rencana penjualan yang hendak dicapai. Disamping itu, didapatkan pula informasi mengenai bagaimana proses pengelolaan persediaan seperti pemesanan persediaan yang dilakukan 50

4 bila ada motif baru dan telah mencapai jumlah minimum yang telah ditentukan. 4. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan secara langsung diketahui bahwa PT Bangunreksa Millenium Jaya telah memiliki fasilitas gudang yang memadai dan area gudang yang cukup luas. Dalam pengamatan tersebut didapatkan pula informasi mengenai penyimpanan persediaan yang digolongkan berdasarkan motif keramik dengan dibatasi penyekat antar motifnya serta diketahui bahwa para karyawan pada tiap bagian divisi yang terkait mempunyai pertanggung-jawaban kepada atasan masing masing dan setiap transaksi keluar masuknya persediaan harus berdasarkan berkas berkas resmi dengan otorisasi dari pejabat yang berwenang. 5. Atas dasar wawancara dengan bagian gudang dan bagian akuntansi diketahui pula bahwa metode pencatatan atas persediaan menggunakan metode perpetual dan metode penilaian persediaan menggunakan metode rata rata tertimbang (weighted average cost). IV.2 Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Atas Fungsi Pengelolaan Persediaan Dalam melakukan penilaian sistem pengendalian intern atas pengelolaan persediaan di PT Bangunreksa Millenium Jaya, maka penulis melakukan analisa dan evaluasi terhadap hasil wawancara, pengamatan dan kuisioner. Seperti yang telah disinggung pada bab lalu, dari hasil kuisioner dapat disimpulkan bahwa PT Bangunreksa Millenium Jaya pada dasarnya sudah memiliki sistem dan prosedur yang cukup memadai dimana dari jawaban yang diperoleh mengindikasi adanya kebaikan kebaikan maupun kelemahan kelemahan dalam fungsi pengelolaan persediaannya. Begitu pun halnya, dari hasil wawancara dan pengamatan yang telah dilakukan, mengindikasi bahwa sebenarnya perusahaan memiliki 51

5 sistem pengendalian yang cukup baik. Dengan memiliki suatu sistem pengendalian yang baik, bukan berarti tidak terdapat kelemahan kelemahan dalam pengendalian fungsi pengelolaan persediaan yang selama ini diterapkan perusahaan. Kelemahan kelemahan yang ditemukan ini nantinya akan diberikan saran saran perbaikan. Adapun kelemahan yang ditemukan dalam fungsi pengelolaan persediaan PT Bangunreksa Millenium Jaya seperti berikut : 1. Adanya perangkapan fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan oleh bagian gudang. 2. Tidak terdapat prosedur pencocokan dokumen dalam penerimaan atas barang dagang yang dibeli. 3. Terdapatnya perangkapan fungsi pencatatan dan fungsi penjualan oleh bagian penjualan. 4. Tidak ada pengawasan yang ketat terhadap siapa saja yang dapat masuk ke gudang. 5. Tidak adanya pengaturan secara teratur dan rapi terhadap tata letak persediaan di gudang. 6. Pemrosesan yang tertunda terhadap penemuan barang yang rusak atau kurang laku di pasaran. 7. Sistem penilaian atas persediaan barang dagang menggunakan metode rata rata tertimbang (weighted average cost). 8. Melaksanakan stock opname dengan persetujuan petugas gudang. 9. Stock opname yang dilakukan tidak dapat selesai pada satu hari. IV.3 Program Audit Program audit merupakan rincian langkah langkah yang dilakukan oleh 52

6 auditor dalam mengumpulkan dan mengevaluasi bahan bukti. Dalam mendapatkan bahan bukti yang kompeten, serta untuk menilai efisiensi, efektivitas, dan ekonomis pelaksanaan pengelolaan persediaan yang diterapkan PT Bangunreksa Millenium Jaya, maka ditetapkan tujuan dan prosedur audit sebagai berikut : 1. Pemeriksaan atas kebijakan pengelolaan persediaan Tujuan pemeriksaan : Untuk menilai apakah kebijakan persediaan yang telah ditetapkan oleh top management telah cukup memadai, sehingga memungkinkan pelaksanaan pengelolaan persediaan yang efektif, efisien, dan ekonomis. Prosedur audit : 1.1. Melakukan wawancara dengan top management untuk mengetahui apakah perusahaan memiliki kebijakan pengelolaan persediaan yang dituangkan secara lisan Memeriksa apakah perusahaan memiliki kebijakan pengelolaan persediaan yang dituangkan secara tertulis Mempelajari dan mengevaluasi kebijakan pengelolaan persediaan, baik lisan maupun tulisan, serta mendeteksi kemungkinan adanya kelemahan dalam kebijakan tersebut yang menyebabkan pelaksanaan pengelolaan persediaan menjadi ineffective dan inefficient Buat simpulan audit. 2. Pemeriksaan atas penyimpanan persediaan Tujuan pemeriksaan : Untuk menilai apakah persediaan telah disimpan dan diatur letaknya dengan baik, serta didukung oleh fasilitas gudang yang memadai. 53

7 Prosedur audit : 2.1. Melakukan peninjauan ke gudang untuk mengetahui proses penyimpanan persediaan dan fasilitas yang tersedia di gudang Mempelajari dan mengevaluasi proses penyimpanan persediaan, serta mendeteksi kemungkinan adanya kelemahan dalam proses tersebut Melakukan observasi atas pelaksanaan tugas para karyawan gudang dalam melakukan penyimpanan persediaan guna memastikan bahwa mereka telah melaksanakan pengaturan penyimpanan persediaan yang baik Memilih secara random persediaan dan memeriksa apakah persediaan tersebut tetap terjaga dengan baik 2.5. Memeriksa berdasarkan sampel data apakah setiap section diberi nomor atau kode untuk memudahkan pengidentifikasian Memeriksa berdasarkan sampel data apakah ada pencatatan mengenai apa yang disimpan pada setiap section guna memudahkan proses pencarian Buat simpulan audit. 3. Pemeriksaan atas penghitungan fisik persediaan Tujuan pemeriksaan : Untuk menilai apakah penghitungan fisik persediaan telah benar benar dilaksanakan dengan efektif dan efisien. Prosedur audit : 3.1. Melakukan wawancara dengan pihak yang melakukan stock opname persediaan guna mengetahui mekanisme yang diterapkan oleh perusahaan dalam melakukan penghitungan persediaan Melakukan wawancara pula dengan karyawan gudang guna mengetahui apakah 54

8 stock opname untuk semua motif keramik dapat dikerjakan dalam satu hari Mempelajari dan mengevaluasi mekanisme penghitungan fisik persediaan, serta mencari kelemahan yang mungkin terdapat dalam mekanisme tersebut Melakukan observasi atas pelaksanaan stock opname dengan pihak pihak yang terkait untuk memastikan bahwa mereka telah menaati kebijakan dan prosedur yang berlaku Memeriksa apakah dilakukan cut off atas penerimaan dan pengeluaran persediaan Melakukan reconciliation antara hasil penghitungan fisik persediaan dengan jumlah yang tertera dalam kartu stock dan kartu gudang Memeriksa apakah stock opname dapat dikerjakan dalam satu hari untuk seluruh persediaan yang tersedia di gudang Melakukan penyelidikan terhadap selisih kuantitas persediaan yang signifikan Buat simpulan audit. 4. Pemeriksaan atas penerimaan persediaan Tujuan pemeriksaan : Untuk memastikan apakah jumlah persediaan yang diterima sesuai dengan jumlah persediaan yang dipesan. Prosedur audit : 4.1. Melakukan wawancara dengan karyawan gudang yang terlibat dalam penerimaan persediaan guna mengetahui mekanisme penerimaan persediaan Mempelajari dan mengevaluasi mekanisme penerimaan persediaan serta mendeteksi kelemahan yang terdapat pada mekanisme itu Melakukan observasi atas pelaksanaan penerimaan persediaan dengan para 55

9 karyawan yang terkait untuk memastikan bahwa mereka telah menerapkan kebijakan dan prosedur yang berlaku Memilih secara random surat jalan dan mencocokan surat jalan tersebut dengan Surat Order Pembelian (SOP) Membandingkan jenis, kuantitas dan kualitas persediaan dengan yang tertera pada surat jalan Memeriksa apakah surat jalan tersebut telah dilengkapi dengan laporan penerimaan barang yang telah diotorisasikan oleh pejabat yang berwenang Membandingkan surat jalan dengan laporan penerimaan barang untuk memastikan bahwa bagian gudang telah melakukan pencatatan yang sesuai atas persediaan yang benar benar diterima dari pemasok Buat simpulan audit. 5. Pemeriksaan atas pengeluaran persediaan Tujuan pemeriksaan : Untuk memastikan bahwa persediaan yang dikeluarkan benar benar untuk kepentingan perusahaan. Prosedur audit : 5.1. Melakukan wawancara dengan pihak pihak gudang yang terlibat dalam proses pengeluaran persediaan untuk mengetahui mekanisme pengeluaran persediaan yang diterapkan perusahaan Mempelajari dan mengevaluasi mekanisme pengeluaran persediaan yang diterapkan oleh perusahaan serta mendeteksi kemungkinan kelemahan yang terdapat di dalamnya Melakukan observasi atas pelaksanaan pengeluaran persediaan dari gudang oleh 56

10 pihak pihak yang terkait untuk memastikan bahwa mereka telah mentaati kebijakan dan prosedur yang berlaku Memeriksa dengan sampel data apakah setiap pengeluaran persediaan selalu didasarkan atas bukti permintaan barang yang telah diotorisasikan pejabat yang berwenang Membandingkan jumlah persediaan yang tercantum dalam bukti pengeluaran barang dengan jumlah persediaan yang terdapat dalam bukti permintaan barang Buat simpulan audit. 6. Pemeriksaan atas pencatatan persediaan Tujuan pemeriksaan : Untuk menilai apakah metode pencatatan dan penilaian persediaan yang diterapkan oleh perusahaan mendukung terciptanya pengelolaan persediaan yang efisien, efektif dan ekonomis serta untuk menilai apakah bagian pencatatan persediaan telah mencatat sesuai dengan standar akuntansi keuangan yang berlaku umum. Prosedur audit : 6.1. Melakukan wawancara dengan bagian akuntansi untuk mengetahui metode pencatatan dan penilaian persediaan yang diterapkan oleh perusahaan Mengevaluasi metode pencatatan dan penilaian persediaan tersebut serta mencari kelemahan yang mungkin terdapat dalam metode tersebut Melakukan pengujian secara sampling atas pelaksanaan pencatatan persediaan yang dilakukan oleh pihak yang terkait guna memastikan bahwa mereka telah mengikuti kebijakan dan prosedur yang berlaku Memeriksa apakah terjadi kesalahan dalam pengurangan persediaan dari total 57

11 persediaan yang terdapat dalam kartu gudang dan kartu persediaan Melakukan perbandingan antara jumlah persediaan yang tercatat di buku besar dengan jumlah fisik persediaan yang rusak atau usang maupun jumlah yang tertera dalam kartu gudang dan kartu persediaan 6.6. Buat simpulan audit. IV.4 Laporan Atas Temuan Permasalahan Dan Rekomendasi Perbaikan Sebagai tindak lanjut dari dilakukannya evaluasi dan analisa terhadap hasil wawancara, pengamatan dan kuisioner di PT Bangunreksa Millenium Jaya yang telah disajikan sebelumnya, penulis menemukan adanya beberapa temuan permasalahan mengenai inefektif, inefisien dan inekonomis perusahaan dari hasil survei pendahuluan yaitu seperti berikut : 1. Adanya perangkapan fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan oleh bagian gudang. Dalam struktur organisasi dijelaskan secara layak adanya pemisahan tugas tugas dan digambarkan dengan jelas pula tanggung jawab serta wewenangnya dalam perusahaan. Namun pada bagian gudang masih terdapat adanya perangkapan fungsi. Agar terciptanya suatu praktek yang sehat dalam pelaksanaan fungsi pengelolaan persediaan, maka harus terdapat pemisahan tugas atau fungsi yang jelas dalam perusahaan. Pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang merupakan hal yang penting guna untuk menghindari terjadi penyimpangan, penyelewengan dan kelalaian. Dalam hal ini bagian gudang tidak boleh merangkap melakukan penerimaan persediaan. Perusahaan memberikan kepercayaan yang tinggi terhadap para 58

12 karyawannya. Selain itu perusahaan memang memberikan wewenang dan tanggung jawab kepada bagian gudang untuk melaksanakan penerimaan sampai dengan penyimpanan barang dagang dari pembelian yang dilakukan. Adanya pelaksanaan tugas atau fungsi oleh satu bagian atau satu orang saja dalam menyelesaikan tugasnya dari awal hingga akhir dapat memungkinkan terjadinya penyalahgunaan wewenang dan kecurangan kecurangan yang akan merugikan perusahaan dan tidak dapat terciptanya sistem pengendalian intern yang baik dalam perusahaan. Dalam PT Bangunreksa Millenium Jaya sebenarnya memang dibutuhkan pekerja yang multifungsi yaitu pekerja yang dapat melakukan beberapa pekerjaan yang berlainan dalam perusahaan, namun untuk menciptakan pengendalian intern yang baik dalam kegiatan operasi perusahaan dan untuk mencegah hal hal yang dapat merugikan perusahaan sebaiknya fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan harus dipisahkan atau dalam arti kata tidak diselesaikan oleh satu orang saja, untuk itu perusahaan perlu menunjuk satu orang pegawai yang mampu menangani salah satu fungsi tersebut. 2. Tidak terdapat prosedur pencocokan dokumen dalam penerimaan atas barang dagang yang dibeli. Ketika barang diterima dari pemasok oleh bagian gudang, petugas gudang tidak melakukan pengecekan silang antara SOP, surat jalan dan dengan fisik barang yang diterima. Agar dapat berjalannya pengendalian intern yang baik, seharusnya petugas gudang melakukan pemeriksaan antara SOP dengan surat jalan yang kemudian dilanjutkan pemeriksaan fisik barang yang diterima dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut serta mencocokan pula jumlah fisik barang yang diterima 59

13 dengan SOP perusahaan. Perusahaan tidak melakukan pencocokan ataupun perbandingan antara SOP, surat jalan dan dengan fisik yang diterima karena bagian pembelian tidak membuat tembusan SOP untuk bagian gudang. Sehingga ketika barang yang dipesan telah diterima, bagian gudang hanya dapat melakukan pencocokan atau perbandingan antara surat jalan dengan fisik yang diterima dari pemasok. Apabila tidak melakukan pengecekan silang antara SOP, surat jalan dan dengan fisik barang yang diterima, maka akan muncul permasalahan yang dapat saja terjadi mengenai perbedaan dalam hal kuantitas, jenis motif ataupun kualitas barang diterima bagian gudang dengan barang yang dipesan bagian pembelian. Memang hal hal semacam ini dapat dilakukan perbaikan seperti dengan melakukan retur, akan tetapi hal tersebut tentunya akan memakan waktu yang lama. Hal pertama yang sebaiknya dilakukan guna berjalannya sistem pengendalian yang baik dalam perusahaan adalah membuat tembusan SOP untuk bagian gudang dan memberikannya ke bagian gudang, sebab dalam pengendalian yang baik dibutuhkan pengecekan silang antara SOP, surat jalan dan dengan fisik barang yang diterima. Tanpa tembusan surat order dan perusahaan hanya mengandalkan pemeriksaan antara surat jalan dengan fisik yang diterima dari supplier, maka hasil dari dilaksanakannya kegiatan tersebut menjadi kurang efektif atau kurang dapat menjamin bahwa tidak ada kesalahan dalam kegiatan penerimaan atas barang dagang tersebut. Sedang bila pengecekan silang antara SOP, surat jalan dan dengan fisik barang yang diterima benar dilakukan dengan baik, maka barang barang yang diterima oleh perusahaan menjadi benar benar sesuai pesanan baik dari segi motif, kualitas dan ukuran. Karena seperti yang kita ketahui bahwa peranan barang dagang amatlah penting bagi kelangsungan hidup perusahaan 60

14 dagang. 3. Terdapatnya perangkapan fungsi pencatatan dan fungsi penjualan oleh bagian penjualan. Berdasarkan tanggung jawab yang dibebankan, fungsi pencatatan merupakan tanggung jawab bagian akuntansi perusahaan. Dalam melaksanakan kegiatan pencatatan kartu persediaan, perusahaan memberikan tanggung jawab tersebut kepada bagian penjualan yaitu pihak sales counter. Perusahaan merasa tidak perlu dilakukannya pemisahan tanggung jawab antara fungsi penjualan dan fungsi pencatatan, sehingga pemisahan tidak juga dilakukan. Untuk menjamin terselenggaranya pengendalian yang baik dalam kegiatan penjualan maupun pencatatan, sangatlah baik apabila perusahaan melakukan pemisahan tanggung jawab antara fungsi penjualan dan fungsi pencatatan. Adanya pemisahan tanggung jawab akan dapat membantu perusahaan untuk melakukan internal check di antara unit organisasi pelaksana dan dapat mencerminkan transaksi yang sesungguhnya terjadi. Penyebab dari masalah ini, perusahaan beranggapan bahwa selama ini kegiatan pencatatan kartu persediaan yang dilakukan oleh bagian sales counter telah dilaksanakan secara efisien dan efektif, baik dari segi waktu, pencatatan dan kebenarannya sehingga perusahaan merasa tidak perlu lagi melakukan pemisahan tanggung jawab. Akibat yang ditimbulkan karena perusahaan tidak melakukan pemisahan tanggung jawab antara fungsi penjualan dan fungsi pencatatan adalah selain akan memungkinkan terjadinya kecurangan kecurangan yang merugikan perusahaan, serta tidak dapat menciptakan praktek yang sehat dalam pelaksanaan tugas dan fungsi dengan seiring berkembangnya perusahaan. 61

15 Hal yang perlu diperhatikan dari masalah ini adalah perusahaan sebaiknya melakukan pemisahan tanggung jawab antara fungsi penjualan dan fungsi pencatatan, karena dengan adanya pemisahan, maka akan dapat menghindarkan perusahaan dari berbagai hal yang merugikan perusahaan, dimana dilakukan dengan cara menyerahkan tanggung jawab atas kegiatan pencatatan kartu persediaan dari bagian sales counter ke bagian akuntansi, mengingat dalam menciptakan sistem pengendalian yang baik setiap tugas atau fungsi tidak boleh seluruhnya dilakukan oleh satu orang atau satu unit organisasi. 4. Tidak ada pengawasan yang ketat terhadap siapa saja yang dapat masuk ke gudang. Bagian petugas keamanan dan pengawas gudang tidak melakukan pengawasan yang ketat terhadap pihak pihak yang masuk ke gudang. Intinya siapa saja dapat keluar masuk tanpa izin atau otorisasi dari pihak berwenang terlebih dahulu terutama jika petugas sudah mengenal pihak tersebut. Perlu adanya pengawasan yang ketat dari para petugas keamanan maupun pengawas yang bertugas karena mengingat luas serta besarnya gudang dan sedikitnya jumlah petugas maupun pengawas yang bertugas, serta agar menjamin terselenggaranya pengendalian intern yang baik. Pihak kepala gudang tidak menindak tegas petugas keamanan maupun pengawas gudang karena tidak mentaati kebijakan yang telah diterapkan perusahaan mengenai pihak pihak yang diperbolehkan keluar masuk gudang. Dengan adanya kebijakan perusahaan yang tidak berjalan sebagaimana mestinya, maka akan membuat gudang menjadi tempat yang tidak memberikan perlindungan yang cukup terhadap persediaan karena memungkinkan terjadinya 62

16 pencurian, yang akhirnya tujuan utama perusahaan untuk memperoleh laba yang optimal tidak tercapai. Untuk menciptakan pengendalian yang baik, maka sebaiknya perusahaan dalam hal ini pihak manajemen perusahaan, menindak tegas bagian gudang bila kebijakan perusahaan masih tidak diterapkan dalam kegiatan operasinya. Selain itu pihak manajemen juga harus sering melakukan pengawasan terhadap cara kerja bawahannya. Hal ini sangatlah penting dilakukan, mengingat bahwa peranan barang dagang sangat besar dalam mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan. 5. Tidak adanya pengaturan secara teratur dan rapi terhadap tata letak persediaan di gudang. Pada waktu barang telah diterima dari pemasok, pegawai gudang tidak melakukan pengaturan secara teratur dan rapi terhadap barang dagang yang diterimanya dari pemasok tersebut, sehingga tercampurnya satu motif dengan kualitas dan ukuran keramik yang berbeda beda. Terkadang bila satu tempat motif keramik sudah terlalu penuh, maka barang diletakkan dengan motif keramik lain untuk sementara waktu. Seharusnya pegawai gudang setelah menerima barang dari pemasok langsung melakukan penyimpanan yang teratur dan rapi, serta tidak hanya diatur berdasarkan motif saja tetapi juga diatur sesuai dengan kualitas dan ukuran keramik guna tidak tercampurnya ukuran dan kualitas keramik yang berbeda. Setelah dikonfirmasikan dengan kepala bagian gudang, hal tersebut lebih dikarenakan perlunya waktu yang tidak sebentar untuk merapikan dan mengatur keramik berdasarkan motif, kualitas dan ukurannya tersebut, mengingat masih dibongkarnya barang dagang dengan tangan. Selain itu adanya tempat penyimpanan yang sempit untuk satu tempat motif dengan kualitas dan ukuran keramik yang berbeda, maka untuk 63

17 mengatasi masalah tersebut pegawai gudang meletakkan barang tersebut di motif keramik lain agar mencegah timbulnya kerusakan barang karena penumpukan barang yang berlebihan pada satu tempat. Dengan kata lain petugas gudang terpaksa menaruhnya ke tempat motif keramik lain yang masih kosong dan kebetulan berada di dekat motif keramik tersebut. Dengan terjadinya pengaturan persediaan yang tidak teratur dan tidak rapi atau sembarangan meletakkan barang yang bukan pada tempatnya dapat memungkinkan terjadinya kesulitan dalam pengidentifikasian maupun pencarian persediaan dan pada akhirnya merugikan pihak perusahaan. Bila hal ini masih diterapkan dalam perusahaan, maka akan timbul masalah baru yang mungkin muncul yaitu penumpukan persediaan dimana bagian gudang mengira bahwa barang dengan kode motif sekian sudah habis yang pada kenyataannya belum habis sebab tercampur pada motif lain. Mengingat beragamnya motif, ukuran dan kualitas jenis barang yang ada di gudang, maka pengaturan yang rapi dan pengelompokkan barang secara sistematik sangatlah diperlukan. Disamping itu, sebaiknya peletakkan barang secara sembarangan oleh karyawan bagian gudang tidak dilakukan lagi. Untuk itu perusahaan perlu menyusun suatu kebijakan tertulis mengenai sistem dan prosedur penyimpanan barang di gudang dan juga dilakukan perluasan ruang untuk menyimpan satu motif keramik dengan berbagai kualitas dan ukuran yang berbeda. Dalam hal perluasan ruangan gudang sebaiknya perusahaan membiarkan pihak gudang yang menanganinya sebab mereka lebih tahu barang apa yang lebih memerlukan ruang yang lebih besar. Adapun tujuan dari di tatanya letak persediaan secara teratur dan rapi adalah agar memudahkan dalam menemukan dan mengetahui mutasi barang barang yang ada di gudang. 64

18 6. Pemrosesan yang tertunda terhadap penemuan barang yang rusak atau kurang laku di pasaran. Dilihat dari segi tanggung jawab terhadap penemuan penemuan atas barang rusak atau kurang laku di pasaran merupakan salah satu tanggung jawab general accounting, tetapi mengingat tugas dan tanggung jawab yang diberikan manajemen perusahaan kepada bagian sales counter, maka hal tersebut menjadi tanggung jawabnya. Adapun hal tersebut diketahui pada saat stock opname bulan Juni 2005 dimana telah ditemukan sejumlah barang yang rusak maupun kurang laku di pasaran sebanyak 63 dus, dan ketika dilakukan kembali stock opname pada bulan Juli 2005 barang yang rusak serta kurang laku di pasaran tersebut tetap ditemukan kembali, sehingga dapat disimpulkan bahwa tidak ada tindak lanjut atas penemuan penemuan yang telah terjadi pada bulan Juni Memang stock opname yang dilakukan perusahaan sangat membantu pihak perusahaan dalam mengontrol barang barang yang rusak ataupun kurang laku di pasaran. Namun penemuan penemuan tersebut tidak akan berpengaruh banyak bagi perusahaan jika tidak ada tindak lanjut untuk memperbaiki hal itu dimana barang barang yang rusak ataupun kurang laku di pasaran tersebut dibiarkan terus menumpuk di gudang. Penyebabnya karena bagian sales counter dan bagian gudang tidak melakukan tindak lanjut terhadap penumpukan barang barang rusak atau kurang laku di pasaran di gudang yang dapat memakan tempat dan menghambat perputaran barang. Sehingga pada akhirnya dapat menimbulkan kerugian yang material bagi perusahaan bila terus menumpuk barang yang rusak ataupun barang kurang laku di pasaran yang tidak laku di pasaran. 65

19 Dengan tidak adanya tindak lanjut terhadap penumpukan barang barang rusak atau kurang laku di pasaran di gudang, tentunya akan membuat perusahaan menjadi kelebihan atau kebanjiran persediaan, serta menghambat perputaran barang dan barang yang menumpuk tersebut lama kelamaan menjadi usang serta tidak memiliki nilai jual bagi perusahaan. Hal pertama yang perlu ditindaklanjuti oleh manajemen perusahaan yaitu dengan mengadakan pertemuan antara general manager beserta kepala bagian gudang, accounting and finance manager, dan marketing manager untuk merundingkan dan merencanakan langkah langkah yang tepat, cermat dan efektif guna memperoleh jalan keluar terbaik dan terjalinnya koordinasi yang baik. Adapun cara yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi barang rusak atau barang kurang laku di pasaran yang menumpuk di gudang adalah dengan mengadakan promosi yang gencar pada pasar pasar potensial atau pangsa pasarnya semula. Apabila perusahaan ingin meminimalisir pengeluaran beban pemasarannya, maka dapat dilakukan dengan meminta para karyawan untuk membantu memasarkan atau menjual keramik tersebut, dengan cara menetapkan jumlah target penjualan dan apabila target tersebut tercapai, maka mereka akan mendapat bonus atau uang insentif. Disamping itu, perusahaan dapat pula menjual barang barang tersebut berdasarkan harga pokoknya dengan tujuan agar aktivitas persediaan dapat terus berjalan dan tidak mengalami kerugian yang lebih material. 7. Sistem penilaian atas persediaan barang dagang menggunakan metode rata rata tertimbang (weighted average cost). Adapun sistem penilaian yang digunakan PT. Bangunreksa Milenium Jaya atas persediaan barang dagangnya adalah dengan metode rata rata tertimbang (weighted average cost) yaitu dimana harga pokok tertimbang tersebut diperoleh dengan membagi 66

20 harga pokok tertimbang dengan jumlah barang yang dijual. Untuk menciptakan pengendalian yang baik dalam melaksanakan kegiatan penilaian atas persediaan barang dagang, sebaiknya perusahaan menggunakan metode penilaian yang tepat. Dalam usaha melakukan penilaian yang baik terhadap persediaan, maka digunakan metode masuk terakhir keluar pertama ( MTKP ) atau last in first out (LIFO) cost. Penyebab perusahaan menggunakan metode rata rata tertimbang karena selama ini metode itulah yang digunakan oleh perusahaan. Perusahaan sama sekali tidak menyadari akibat yang ditimbulkan dari penggunaan metode rata rata tertimbang ini terutama apabila diterapkan pada saat kondisi ekonomi masyarakat sedang mengalami inflasi dimana harga cenderung naik. Akibat yang ditimbulkan dari digunakannya metode rata rata tertimbang dalam penilaian atas persediaan barang dagang adalah nilai dari harga pokok pada laporan laba rugi menjadi cukup rendah, sehingga laba kotor yang dihasilkan dalam metode ini biayanya bersifat rata rata. Selain itu dengan menggunakan metode rata rata tertimbang perusahaan juga harus membayar pajak lebih besar dibandingkan dengan menggunakan metode masuk terakhir keluar pertama mengingat kondisi perekonomian yang sedang mengalami inflasi, maka penggunaan metode rata rata dinilai tidak sesuai dengan konsep konservatisme yang mana konsep ini menyarankan membuat laporan keuangan berdasarkan kemungkinan terburuk yang dapat terjadi. Agar perusahaan dapat mengimbangi laju inflasi ini, maka disarankan bagi perusahaan menggunakan metode masuk terakhir keluar pertama yaitu harga pokok per satuan barang dagang yang terakhir masuk ke dalam gudang digunakan untuk menentukan harga pokok barang dagang yang pertama kali dipakai. Dengan metode 67

21 masuk terakhir keluar pertama, maka perhitungan atas harga pokok penjualan, laba kotor dan pajak perusahaan akan menggunakan harga terakhir atau harga yang lebih realistis. 8. Melaksanakan stock opname dengan persetujuan petugas gudang. Perusahaan mempunyai kebijakan yang mewajibkan dilakukannya stock opname terhadap ketersediaannya jumlah fisik persediaan dalam jangka waktu tertentu dan stock opname dilakukan secara mendadak tanpa pemberitahuan kepada pihak petugas maupun pejabat gudang. Namun kenyataan di lapangan berkata lain, kegiatan stock opname hanya dapat dilakukan bila ada persetujuan dari petugas gudang yang bertugas. Untuk menciptakan praktek yang sehat dalam pelaksanaan tugas dan fungsi setiap unit organisasi, maka perlu dilaksanakan pemeriksaan mendadak (surprised audit) yaitu pemeriksaan yang dilakukan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. Adanya pemeriksaan mendadak dapat mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang ditetapkan. Perusahaan beranggapan bahwa selama ini kebijakan yang dibuat perusahaan telah berjalan dengan semestinya, sehingga manajemen perusahaan tidak perlu lagi melakukan pengawasan terhadap penerapannya di lapangan. Apabila hal ini tidak ditindak lanjuti, maka selain akan membuat kebijakan yang telah disusun perusahaan tidak memiliki manfaat dan tujuan yang berarti, perusahaan akan mungkin pula mengalami kerugian cukup material yang dapat dikarenakan terjalinnya hubungan kerjasama antara pihak yang memeriksa dan diperiksa. Sebaiknya pihak manajemen perusahaan mengadakan pertemuan dengan general manager serta kepala bagian gudang, marketing manager, accounting and 68

22 finance manager untuk merundingkan bagaimana pemecahan yang baik. Agar kegiatan stock opname dapat berjalan sebagaimana mestinya sesuai dengan kebijakan perusahaan, maka disarankan perusahaan menindak tegas pihak pihak yang melakukan kegiatan stock opname tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan dan juga didukung dengan pengawasan secara berkala dalam penerapannya di lapangan untuk mengetahui apakah kebijakan yang ada sudah berjalan atau masih berjalan. 9. Stock opname yang dilakukan tidak dapat selesai dalam satu hari. Pada waktu dilakukan stock opname oleh sales counter dalam pemeriksaan atas jumlah persediaan di gudang. Pihak sales counter yang melakukan stock opname ternyata tidak dapat selesai pada hari itu dan dilanjutkan pada hari berikutnya. Agar dapat menciptakan pengendalian yang baik dalam kegiatan pengelolaan persediaan, alangkah baiknya apabila sales counter dapat menyelesaikan stock opname pada hari itu juga sebab bila tidak akan memungkinkan timbulnya masalah baru dengan pihak gudang dimana karyawan gudang dapat melakukan penyimpangan dengan adanya peluang yang diberikan sales counter. Setelah dilakukan konfirmasi dengan pihak manajemen perusahaan diketahui sebenarnya hal tersebut terjadi karena keterbatasan waktu kerja perusahaan dan kurangnya tenaga kerja di gudang yang menyebabkan stock opname tidak selesai pada hari itu juga. Jika stock opname tidak selesai pada hari yang bersangkutan, maka dapat memberikan peluang bagi pihak pihak yang bermaksud tidak baik atau praduga tak bersalah terhadap karyawan gudang yang bertugas untuk mengeluarkan barang barang di gudang tanpa diketahui oleh bagian sales counter. Perusahaan sebaiknya menunjuk beberapa pegawai untuk membantu pihak 69

23 gudang dalam menyelesaikan stock opname tersebut ataupun diadakan kerja lembur, sehingga stock opname dapat selesai pada hari itu juga. Hal ini bertujuan untuk mencegah terjadinya penyimpangan penyimpangan yang tidak diinginkan dan memperoleh hasil yang akurat dari stock opname yang dilakukan. 70