33 BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Latar Belakang PT BINTANG TIMUR SAKTI PT. BINTANG TIMUR SAKTI merupakan suatu perusahaan yang bergerak dibidang pembuatan kursi dengan nama STELLA. Perusahaan ini berdiri sejak tahun 1990. Stella memiliki berbagai pilihan, dari tampilan, dengan model sporty, model eksekutif muda, hingga model kursi yang paling bergengsi yaitu kursi putar VIP untuk mencerminkan status Anda. Setiap kursi telah dirancang dan dilengkapi dengan setiap fitur untuk penanganan mudah dan fungsi duduk nyaman. Semua kursi Stella telah dibuat berdasarkan pelajaran fisiologis dan ergonomis dari anatomi manusia, terutama dalam kaitannya dengan kebiasaan duduk manusia. Karena kursi STELLA yang nyaman dapat disesuaikan dan memberikan kebebasan dalam bergerak. Client- client perusahaan ini adalah : - BCA - Asuransi Astra Buana - PT. Gemala Kempa Daya - PT. Andi Arami Jaya - PT. Jawa Books Indonesia
34 Direktur Utama : Ir. Eddy Kartika W. MBA Lokasi Perusahaan : Jln. Palem Barat A2-2 Tomang Barat Baru Jakarta Barat Telpon : 021-56963054 021-5653586 (Fax) NPWP : 01.596.642.7-039.000 3.2 Visi dan Misi PT BINTANG TIMUR SAKTI 3.2.1 Visi Perusahaan Visi dari PT. BINTANG TIMUR SAKTI adalah ingin membuat produk baru yang lebih bervariasi dengan biaya yang lebih terjangkau sehingga banyak client yang tertarik untuk membeli produk pada perusahaan tersebut. 3.2.2 Misi Perusahaan Misi dari PT. BINTANG TIMUR SAKTI adalah memberikan service yang terbaik pada client, baik dari segi biaya, keandalan design maupun ketepatan waktu pelaksanaan dalam pembuatan, yang semuanya ini akan memberikan suatu keuntungan bagi client.
35 3.3 Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan kerangka atau gambaran organisasi yang menunjukkan pendelegasian wewenang dan pekerjaan yang harus dikerjakan oleh tiap bagian dalam organisasi serta menggambarkan kepada siapa seorang karyawan harus bertanggung jawab. Berikut ini adalah struktur organisasi pada PT. Bintang Timur Sakti: Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan PT.Bintang Timur Sakti
36 3.4 Pembagian Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab 3.4.1 Direktur Tugas dari Direktur Utama: a. Memimpin seluruh bagian/devisi dari perusahaan b. Menyusun kegiatan jangka panjang dan jangka pendek pada perusahaan c. Bertanggung jawab dalam mengambil suatu keputusan di perusahaan d. Mengontrol setiap karyawan dengan baik agar kegiatan perusahaan sesuai dengan rencana 3.4.2 Sekretaris Tugas dari sekretaris: a. Membantu pimpinan dalam membuat surat-surat b. Menerima telepon dari client 3.4.3 Keuangan dan administrasi Tugas dari bagian administrasi dan keuangan: a. Menyimpan arsip-arsip perusahaan b. Mencatat pengeluaran dan pemasukan sebagai dokumen perusahaan c. Mengatur arus kas yang masuk dan keluar
37 d. Menyusun dan menyajikan data/statistik keuangan 3.4.4 Marketing Tugas dari marketing: a. Melakukan promosi dan memasarkan produk yang ada b. Melakukan penawaran terhadap client c. Melakukan negosiasi mewakili direktur/pimpinan d. Menerima Purchase Order (PO)/Surat Perintah Kerja (SPK) dari client e. Membuat laporan pemasaran 3.4.5 Pengontrol Kualitas Tugas dari pengontrol kualitas adalah: a. Mengontrol kualitas b. Mengevaluasi material yang akan dipakai c. Membuat desain pengembangan produk 3.4.6 Sie Produksi Tugas dari sie produksi adalah: a. Menerima dan memproses tugas pembuatan produk yang diminta bagian produksi 3.4.7 Logistik Tugas dari Logistik adalah:
38 a. Membuat pemesanan komponen dan bahan untuk pembuatan produk b. Mengatur keluar-masuknya stok komponen dan bahan yang akan digunakan c. Mengatur proses pengiriman barang jadi 3.5 Sistem Berjalannya Perusahaan 3.5.1 Proses Bisnis PT BINTANG TIMUR SAKTI PT. Bintang Timur Sakti adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang pembuatan kursi kantor. Dalam membuat kursi kantor, komponen-komponen yang digunakan adalah papan/kayu, busa, kain, karet list, menchanis, gas lift/hydrolic, arm rest(tangan), foot base (kaki), roda dan baut-baut. Proses bisnis yang terjadi di perusahaan tersebut adalah pada awalnya staf marketing PT. Bintang Timur Sakti menawarkan produknya dengan tiga cara : yaitu melalui internet, melalui brosur-brosur, dan menawarkan secara langsung kepada clientclient. Setelah client melihat produk yang ditawarkan dan client-client tersebut tertarik dengan model serta harganya, client membuat Purchase Order (PO). Lalu PO tersebut diserahkan kepada staf marketing perusahaan tersebut, kemudian bagian produksi membuat Surat Perintah Kerja (SPK) dalam rangkap empat. Rangkap ke-1 untuk bagian sie produksi, rangkap ke-2 untuk logistik, rangkap ke-3 untuk bagian keuangan dan administrasi dan rangkap ke-4 untuk arsip.
39 Setelah bagian logistik menerima SPK dari bagian produksi, lalu bagian logistik mengeluarkan kebutuhan komponen dan bahan. Setelah itu bagian produksi membuat kursi sesuai dengan SPK, jika kursi selesai dibuat, kemudian bagian pengontrolan kualitas mengecek kualitas produksi. Jika barang tersebut telah sesuai dengan permintaan client, maka barang tersebut dikemas dan siap untuk di kirim kepada client. Setelah itu barang diterima oleh client dan client menerima surat jalan. Lalu bagian logistik membuat surat jalan 4 rangkap, rangkap ke-1 setelah ditanda tangan oleh client akan digunakan sebagai lampiran invoice, rangkap ke-2 untuk client, rangkap ke-3 untuk arsip bagian keuangan dan adminsitrasi, dan rangkap ke-4 untuk arsip bagian logistik. Lalu bagian keuangan mengirimkan invoice kepada client. Setelah bagian keuangan dan administrasi menerima pembayaran dari client, lalu bagian keuangan dan administrasi mencatat pembayaran dari client kedalam buku kas.
40 3.5.2 Event Table Berikut ini adalah Event Table proses bisnis yang berjalan: No. Event Internal Agent Start When Activity 1. Menawarkan produk Staf marketing Staf marketing Pergi mencari client dan pergi client mencari menawarkan produk 2. Menerima PO Staf marketing Ketika client Menerima PO dari client membuat PO dan didelegasikan keuangan administrator. kemudian kebagian dan 3. Membuat SPK Produksi Setelah menerima PO Membuat SPK 4 rangkap, rangkap ke-1 untuk Sie Produksi, rangkap ke-2 untuk bagian logistik, rangkap ke-3 untuk bagian keuangan dan administratsi, dan rangkap ke-4 untuk arsip. 4. Mengeluarkan Logistik Setelah menerima - Mengecek kebutuhan
41 kebutuhan SPK dari bagian komponen/bahan komponen dan Produksi - Memesan kekurangan bahan komponen/bahan 5. Membuat kursi Sie Produksi Setelah menerima SPK dari bagian Membuat kursi sesuai dengan perintah kerja Produksi 6. Mengecek barang Pengontrol Setelah kursi Mengecek kualitas barang kualitas selesai dibuat yang telah selesai dibuat. 7. Menyiapkan barang Logistik Setelah barang - Mengemas barang dan membuat surat jalan dicek pengontrol kualitas oleh - Mengatur pengiriman barang kepada client - Membuat surat jalan 4 rangkap, rangkap ke-1 untuk lampiran invoice, rangkap ke-2 untuk client, rangkap ke-3 untuk arsip, rangkap ke-4 untuk arsip bagian logistik. 8. Mengirimkan barang Logistik Setelah membuat Surat Jalan Mengirim barang kepada client
42 9. Membuat invoice Bagian Setelah barang - Menerima surat jalan keuangan dan dikirim dan rangkap ke-1 administrasi menerima surat - Membuat invoice jalan rangkap ke - 1 dari bagian - Mengirimkan invoice kepada client produksi 10. Menerima Bagian Setelah mengirim - Menerima pembayaran dari pembayaran dan keuangan dan invoice kepada client mencatat administrasi client - Mencatat pembayaran ke pembayaran dalam buku kas Tabel 3.2 Event Tabel sistem yang berjalan
43 3.5.3 Overview Activity Diagram Berikut ini adalah Overview Activite Diagram proses sistem yang berjalan: Gambar 3.3 Overview Activite Diagram sistem yang berjalan
44 3.6 Data Yang Diperoleh Dari PT BINTANG TIMUR SAKTI Sebelum Investasi Teknologi Informasi 3.6.1 Pendapatan Perusahaan Laba bersih perusahaan diperoleh dari pendapatan kotor dikurangi biaya-biya oeprasional dikurangi gaji pegawai. Maka mendapat laba bersih perusahaan tersebut. Berikut laba bersih perusahaan dari tahun 2009-2011. No Tahun Jumlah 1. 2009 Rp.121.774.000 2. 2010 Rp. 134.260.000 3 2011 Rp.144.600.000 Tabel 3.4 Laba Bersih Perusahaan pada Tahun 2009-2011 3.6.2 Biaya Berjalan Sebelum Investasi Teknologi Informasi Berikut biaya-biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk membiayai seluruh kegiatan operasional didalam perusahan sebelum adanya investasi IT dalam perusahan.
45 Berikut biaya-biaya berjalan tahun 2012 yang berhubungan dengan adanya rencana implementasi atau sistem baru. No. Keterangan Jumlah 1. Gaji pegawai Rp.277.422.000 2. Biaya listrik RP.25.681.700 3. Biaya pembelian ATK Rp.5.346.000 4. Biaya Produksi Rp.415.000.000 5. Biaya telepon Rp.3.452.000 6. Biaya Internet Rp.8.340.000 7. Biaya maintanance komputer Rp.5.720.000 Tabel 3.5 Biaya Berjalan Sebelum adanya Investasi IT
46 3.7 Data Yang Diperoleh Untuk Strategi Investasi SI/IT 3.7.1 Data untuk Cost Benefit Analysis Teknik tradisional Cost Benefit Analysis merupakan sarana untuk mengukur keuangan yang umum dalam menilai dan menentukan hasil dari keuntungan investasi teknologi informasi secara langsung. Berdasarkan hasil studi dokumentasi pada laporan keuangan PT. Bintang Timur Sakti, maka diperoleh data sebagai berikut: Biaya Yang Dikeluarkan Untuk Investasi Awal.Biaya investasi awal adalah biaya awal yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk membangun dan mengembangkan teknologi informasi (TI) agar berjalan dengan baik. Dari hasil yang didapat dari PT.BINTANG TIMUR SAKTI kami memperoleh biaya investasi awal yang di keluarkan oleh perusahan untuk pengimplementasian sistem tersebut. perusahaan 3.7.1.1 Biaya yang dikeluarkan untuk investasi IT pada
47 Jumlah No Keterangan Satuan Harga persatuan 1. Biaya hardware: a) CPU Intel Core 2 Quad Q8400 9 Rp.1.700.000 Rp.15.300.000 b) Monitor BENQ Monitor LED [GL950A] 9 Rp.1.055.000 Rp.9.495.000 c) LOGITECH Optical Mouse M90 [910-001795] 9 Rp.59.000 Rp.531.000 - Dark Grey d) Keyboard LOGITECH Classic K100 [920-9 Rp.80.000 Rp.720.000 002145] e) Printer FUJI XEROX DocuPrint P205BW 3 Rp.829.000 Rp.2.487.000 f) UPS APC BX800CI-AS 2 Rp.2.128.000 Rp.1.0640.000 g) D-LINK DES-1016A 1 Rp.440.000 Rp.440.000 2. Biaya software: a) Microsoft windows 7 Ultimate 64-bite 9 Rp.1.853.640 Rp.16.682.760 b) Microsoft Office 2010 9 Rp.1.899.000 Rp.17.091.000 c) Kaspersky Internet Security 2013 1 Rp.299.000 Rp.299.000 3. Biaya instalasi:
48 a) Biaya pemasangan internet 1 Rp.2.500.000 Rp.2.500.000 b) Biaya pemasangan jaringan 1 Rp.1.500.000 Rp.1.500.000 4. Network: a) Modem 1 Rp.467.000 Rp.467.000 b) Router 1 Rp.640.000 Rp.640.000 c) Kabel LAN 1 Rp.850.000 Rp.850.000 5. Biaya lain-lain: Meja komputer + kursi 9 Rp.800.000 Rp.7200.000 TOTAL BIAYA INVESTASI Rp.78.330.760 Tabel 3.6 Biaya yang dikeluarkan untuk investasi awal IT pada perusahaan 3.8 Spesifikasi IT dan Sistem Berikut ini adalah Hardware dan software yang digunakan PT. BINTANG TIMUR SAKTI dalam melakukan semua kegiatan proses bisnisnya Spesifikasi-spesifikasi hardware komputer yang digunakan pada PT.BINTANG TIMUR SAKTI yaitu : 1) Spesifikasi Hardware : a) CPU Intel Core 2 Quad Q8400 b) Monitor BENQ Monitor LED [GL950A]
49 c) LOGITECH Optical Mouse M90 [910-001795] - Dark Grey d) Keyboard LOGITECH Classic Keyboard K100 [920-002145] e) Printer FUJI XEROX DocuPrint P205BW f) UPS APC BX800CI-AS g) D-LINK DES-1016A 2) Spesifikasi software : 1. Operating system: Microsoft Windows 7 Ultimate 64 Bite 2. Aplication Software: a. Microsoft Office 2010 b. Kaspersky Internet Security 2013 c. Mozzila Firefox 16 d. Google chrome 3.8 Estimasi Biaya Berjalan dari Tahun 2012-2016 Biaya berjalan teknologi informasi ini merupakan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mendukung kegiatan operasional dari penerapan teknologi informasi. Biaya tersebut terdiri dari biaya-biaya berjalan pada tahun pertama (2012) implementasi perusahaan mengeluarkan biaya berjalan samapai tahun kedelapan (2016).
50 Berikut estimasi biaya berjalan dari tahun 2012-2016 sebagai berikut. No Keterangan 2012 2013 2014 2015 2016 1. Gaji Rp.277.422.000 Rp.299.616.000 Rp.323.585.000 Rp.349.472.000 Rp.377.430.000 pegawai 2. Biaya listrik Rp.25.681.700 Rp.28.249.870 Rp.31.074.857 Rp.34.182.343 Rp.37.600.577 3. Biaya Rp.5.346.000 Rp.5.773.680 Rp.6.235.574 Rp.6.734.420 Rp.7.273.174 pembelian ATK 4. Biaya Rp.415.000.000 Rp.456.500.000 Rp.502.150.000 Rp.552.365.000 Rp.607.601.500 Produksi 5. Biaya Rp.3.452.000 Rp.3.797.200 Rp.4.176.920 Rp.4.594.612 Rp.5.054.073 telepon 6. Biaya Rp.8.340.000 Rp.8.340.000 Rp.8.340.000 Rp.8.340.000 Rp.8.340.000 Internet 7. Biaya Rp.5.720.000 Rp.5.720.000 Rp.5.720.000 Rp.5.720.000 Rp.5.720.000 maintanance komputer Total Biaya Berjalan Rp.740.961.700 Rp.807.996.750 Rp.881.282.351 Rp.961.408.375 Rp.1.049.019.324 Tabel 3.7 Estimasi Biaya Berjalan pada perusahaan. Berikut ini estimasi biaya berjalan investasi teknologi informasi:
51 Dari table diatas, biaya listrik dari tahun ke tahun semakin meningkat, dikarenakan perkiraan biaya listirik kemungkinan naik, karena ada pengguan listrik yang lebih dari tahun sebelumnya. kenaikan gaji. Biaya gaji pegawai setiap tahunnya meningkat, dikarenakan setiap tahunnya ada Biaya ATK semakin lama semakin menurun, dikarenakan adanya implementasi sistem baru yaitu sistem Accurate. Biaya internet setiap tahunnya tidak berubah, dikarenakan biaya internet dibayar sesuai paket internet yang digunakan, pada perjanjian pertama saat pemasangan internet tersebut. Biaya maintenance komputer dan LAN. Biaya tersebut tidak meningkat, dikarenakan pada umumnya pemeliharaan komputer dan LAN tidak meningkat 5 (lima) tahun kedepan. Biaya produksi setiap tahunnya meningkat, dikarenakan bahan-bahan yang diperlukan untuk pembuatan kursi dapat berubah sewaktu-waktu. Biaya telepon meningkat dikarenakan penggunaan telepon yang bertambah dari tahun sebelumnya. 3.12 Permasalahan yang dihadapi dan usulan pemecahan masalah Permasalahan yang terjadi, karena di perusahaan masih mencatat transaksi penjualan barang dengan manual sehingga masalah yang timbul adalah kurang otomatis,
52 tidak akurat, serta sering terjadinya human error. Karena itu disarankan agar perusahaan tersebut menggunakan Accurate dalam mencatat transaksi tersebut sehingga dapat menghemat waktu. Program ini juga mudah untuk digunakan serta dapat mengurangi human error yang sering terjadi dalam perusahaan.