BAB 4 HASIL ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Transkripsi

1 BAB 4 HASIL ANALISIS DAN PEMBAHASAN 4.1. Rantai Nilai Semakin ketatnya persaingan saat ini menyebabkan PT. Tristara Makmur harus mengoptimalkan setiap aspek yang ada di dalam perusahaan tersebut. Salah satu aspek yang perlu diperhatikan ialah optimalisasi aspek sistem komputer perusahaan dan optimalisasi manajemen sumber daya manusia. Setelah terindentifikasinya masalah, maka ada beberapa aspek dari rantai nilai perusahaan yang dapat dioptimalkan untuk mendukung strategi bersaingnya. Garis besar optimalisasi dari rantai nilai tersebut dapat dilihat pada gambar berikut. Infrastruktur perusahaan MSDM Pengembangan Teknologi Pembelian Pelatihan operator Sistem elektronik input barang Sarana teknologi informasi Pelayanan Transportasi Perekrutan skilled workers Pelatihan Disain pengelolaan data Sarana teknologi informasi Suku cadang kendaraan, Elektronik Komputer, Bahan penunjang Teknologi sistem informasi Teknologi akuntansi teknologi administrasi Pelatihan operator Pengembangan sistem informasi Sarana teknologi informasi Pelayanan Transporasi Perekrutan Penelitian pasar Pelayanan biro cetak Perekrutan Fasilitas transfer Bank Sarana koneksi internet Meningkatnya citra pelayanan perusahaan Penerimaan barang dari ISM Penyimpanan barang di gudang Teknologi sistem informasi Pengendalian persediaan Teknologi sistem informasi penerimaan order Pengelolaan transaksi Operasi kendaraan pengiriman Penyimpanan barang jadi Sistem informasi penjadwalan pengiriman barang Promosi Wiraniaga Penetapan harga jual Sistem pembayaran yang fleksibel Meningkatnya produktivitas perusahaan Logistik ke dalam Operasi Logistik ke luar Pemasaran & penjualan Pelayanan Gambar 4.1 Rantai nilai yang baru

2 Model Sistem Yang Diusulkan Berdasarkan analisis pada sistem yang sedang berjalan saat ini, maka diajukan dua buah usulan untuk mengurangi kelemahan-kelemahan pada sistem yang telah ada Penyediaan Alat Komunikasi Bagi Salesman/Dropper Selama ini perusahaan belum memiliki fasilitas yang jelas untuk menghubungi salesman/dropper selama mereka sedang bertugas. Sehingga seringkali ketika perusahaan ingin mengetahui status pengiriman barang perusahaan mengalami kesulitan. Oleh karena itu perlu diadakan suatu media komunikasi antar karyawan yang bersangkutan dengan perusahaan selama karyawan tersebut bertugas. Hal ini dapat dilakukan dengan cara memberikan telepon seluler bagi salesman/dropper untuk keperluan dinas. Tujuan dilakukannya hal ini adalah untuk memudahkan perusahaan untuk mengetahui status terkini dari pengiriman barang dan memudahkan karyawan yang bersangkutan untuk melaporkan status pengiriman tersebut Penambahan Modul Penghubung antar Sistem Pada PT. Tristara Makmur penggunaan komputer sudah diterapkan di setiap distrik. Namun untuk melakukan pertukaran data antar sistem kantor pusat PT. Tristara Makmur dengan distrik-distrik cabangnya dan antara PT. Tristara Makmur dengan PT. Indofood Sukses Makmur Tbk. masih dilakukan melalui mesin faksimili (berbentuk print-out) sebagai data

3 87 sementara yang kemudian dikirim file aslinya beserta dokumen-dokumen lain untuk kebutuhan otentikasi dokumen dengan menggunakan mobil. Hal ini disebabkan oleh belum adanya koneksi internet pada distrik-distrik cabang dan enggannya pihak manajemen PT. Tristara Makmur untuk menggunakan dengan alasan tidak sering dibukanya dan seringkali yang dikirim gagal untuk sampai ke tujuan. Hal ini menyebabkan kurang efisiennya kegiatan pertukaran data antar kantor. Maka untuk mengatasi hal tersebut perusahaan dapat memasang koneksi internet dial-up di distrik-distrik cabang, sehingga distrik-distrik tersebut dapat mengirimkan datanya melalui fasilitas intranet. Perusahaan juga diusulkan untuk memasang LAN agar aliran data dalam distrik-distrik cabang menjadi lebih optimal. Agar sistem di kantor-kantor milik perusahaan terhubung satu sama lain dan dapat langsung melakukan sinkronisasi secara otomatis, maka diperlukan suatu modul penghubung antar sistem. Perubahan ini tentu saja juga perlu diimplementasikan pada PT. Indofood Sukses Makmur Tbk. sendiri. Namun, pada penelitian ini hanya akan dibahas implementasi pada sistem PT. Tristara Makmur saja. Modul penghubung pada sistem yang telah dimodifikasi berfungsi agar semua kantor, baik pusat maupun distrik-distrik cabang agar dapat saling bertukar informasi secara lebih cepat sehingga pihak manajemen pusat dapat lebih cepat mengakses dan mengolah informasi tersebut.

4 88 Untuk media penghubungnya digunakan koneksi internet dial-up yang relatif sudah cukup memadai untuk pertukaran data perusahaan yang rata-rata berukuran tidak lebih dari 2 Mb untuk sekali pengiriman. Dengan implementasi dial-up ini koneksi melalui internet hanya akan dilakukan bila ada updating data saja. Koneksi jenis ini memberlakukan sistem penghitungan biaya dalam skala waktu per menit. Melalui implementasi ini, maka dapat dihindari biaya koneksi yang tidak perlu, misalnya pada malam hari dan hari libur. Dengan adanya implementasi di atas, diharapkan dapat meningkatkan kinerja perusahaan sehingga dapat meningkatkan kekuatan bersaing perusahaan. 4.3 Skema Proses Pengelolaan Sistem Baru Dalam usulan ini, sistem pada kantor pusat dan distrik-distrik cabang perusahaan akan dimodifikasi. Modifikasi yang akan dilakukan adalah modifikasi perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware), prosedur, dan peningkatan kemampuan sumber daya manusia (brainware).

5

6 Modifikasi Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak yang telah diimplementasikan pada sistem komputer perusahaan perlu dimodifikasi agar cabang-cabang yang terhubung dapat saling bertukar data. Modifikasi-modifikasi tersebut dilakukan pada data-data penjualan, piutang dagang dan pergudangan. Aspek-aspek tersebut perlu dimodifikasi sedemikian rupa agar pihak manajemen dapat mengakses laporan total penjualan dari suatu cabang, melihat grafik dari informasi tersebut dan menganalisa perubahan total penjualan dari bulan ke bulan. Untuk memungkinkan hal-hal tersebut di atas, maka perangkat lunak tersebut perlu diberikan modul penghubung agar semua data yang telah diproses di masing-masing distrik dapat dikirim ke kantor pusat dan begitu pula sebaliknya. Modul tersebut berfungsi agar setiap pihak dapat melakukan sinkronisasi satu sama lain melalu jaringan penyedia jasa layanan internet (Internet Service Provider) yang akan dipasang sehingga data dapat dipertukarkan antar kantor. Dengan demikian maka data-data yang diakses oleh pihak manajemen akan berupa data-data yang relatif terkini. Tentu saja perangkat lunak juga perlu dimodifikasi agar dapat memberikan digital signature pada setiap informasi yang dipertukarkan agar setiap data yang dikirim dapat dijamin keabsahannya. Karena perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan dibuat secara khusus oleh suatu pengembang tertentu yaitu Software Aplikasi ISnD (Indofood Sales and Distribution), maka perusahaan perlu meminta

7 91 perubahan-perubahan modul tersebut kepada pengembang yang bersangkutan. Tabel 4.1 Perangkat lunak untuk server Sistem Operasi Windows 2000 Server ISnD Aplikasi MS Office 97 Lain-lain WinZip Norton Antivirus Corporate Edition Tabel 4.2 Perangkat lunak untuk client/workstation Sistem Operasi Windows 98 ISnD Aplikasi MS Office 97 WinZip Lain-lain Norton Antivirus 2002 Dan dengan dipasangnya LAN pada distrik cabang maka diperlukan pemasangan sistem operasi jaringan yang lebih handal dan lebih aman jika dibandingkan dengan Operating system yang tidak dikhususkan untuk jaringan Modifikasi Perangkat Keras (Hardware) Untuk menunjang sistem komputer usulan maka dilakukan perubahan dari spesifikasi perangkat keras sebagai berikut :

8 92 Tabel 4.3 Spesifikasi perangkat keras untuk server Prosesor 2.4 GHz Memori 512 Mb Harddisk 40 Gb Keyboard, mouse PS/2 Monitor 15" Colour Ethernet card 10/100 Mbps Tabel 4.4 Spesifikasi perangkat keras untuk client/workstation Prosesor 1 GHz Memori 256Mb Harddisk 20 Gb Keyboard, mouse PS/2 Monitor 14" Colour Ethernet card 10/100 Mbps Komputer-komputer yang digunakan pada distrik-distrik cabang memiliki konfigurasi yang hampir sama. Untuk komputer lama yang dipakai selama ini hanya akan di upgrade kapasitas memorinya saja, karena kemampuan prosesor dan kapasitas harddisk masih dinilai cukup untuk melakukan pekerjaan kantor. Agar sistem baru dapat berjalan maka diperlukan perangkat keras jaringan sebagai berikut : Tabel 4.5 Spesifikasi perlengkapan jaringan LAN untuk pusat PT. Tristara Makmur Hub 10/100 Mbps 8 port Switch 10/100 Mbps 8 port Router 100 Mbps UTP 10/100 Mbps UPS 1000 VA Soket RJ - 45

9 93 Tabel 4.6 Spesifikasi perlengkapan jaringan LAN untuk distrik Switch 10/100 Mbps 8 port UTP 10/100 Mbps UPS 1000 VA Soket RJ - 45 Pada sistem awal secara praktis belum terjadi hubungan antar sistem yang satu dengan sistem yang lain karena data-data masih harus dimasukkan kembali secara manual. Pada modifikasi sistem yang diusulkan telah terjadi hubungan langsung karena sistem telah terkoneksi walaupun tidak secara real-time. Untuk mengakses data terbaru seorang pengguna tetap harus menunggu update yang dilakukan secara periodik oleh pihak yang membuat data tersebut Peningkatan Kemampuan Sumber Daya Manusia (Brainware) Dengan dimodifikasinya beberapa aspek dari sistem komputer perusahaan, maka akan diperlukan pelatihan bagi karyawan, yang bekerja dengan menggunakan sistem tersebut, untuk meningkatkan penguasaan mereka atas sistem yang telah dimodifikasi tersebut sehingga faktor kesalahan manusia dapat diminimalisasi. Pelatihan tersebut berupa pengenalan dan cara penggunaan sistem yang telah dimodifikasi. Untuk menghemat biaya, maka pelatihan yang akan dilakukan dengan cara melatih beberapa karyawan untuk menggunakan sistem yang telah dimodifikasi, kemudian mereka yang akan melatih karyawan lainnya.

10 Modifikasi Prosedur Dengan dimodifikasinya aspek-aspek sistem komputer perusahaan, terutama aspek perangkat lunak, maka aspek prosedur pun perlu dimodifikasi pula. 1. Kantor pusat akan bersifat sebagai basis data utama perusahaan. Semua data akan dikirimkan ke server kantor pusat secara berkala. 2. Data yang dikirim berupa data transaksi hari sebelumnya dan daftar pesanan untuk hari ini. Dan untuk usulan penyediaan alat komunikasi bagi salesman/dropper, maka diperlukan penambahan prosedur sebagai berikut: Biaya telepon akan ditanggung oleh perusahaan selama telepon tersebut digunakan untuk keperluan dinas. Untuk memudahkan penerapan hal ini, maka jenis kartu yang digunakan adalah kartu prabayar. 4.4 Analisis CPM Sistem Usulan Setelah dilakukannya pengembangan pada sistem perusahaan, baik itu pada sistem penjualan maupun sistem pelaporan dari distrik-distrik cabang maka akan didapatkan hasilnya sebagai berikut.

11 4.4.1 Analisis CPM Sistem Penjualan TO (Taking Order) 1 a 6 5 b c d 3 5 e 0.5 f g h 7 9 i 2 j k 5 l m n 15 o p 0.75 s t u v q r w 22 x y z Aa Ab Ac Gambar 4.3 Analisis CPM Sistem Penjualan TO Perbaikan. 9 95

12 96 Tabel 4.7 Tabel Analisis CPM untuk Sistem Penjualan TO Kegiatan Kurun Paling Awal Paling Akhir Total (Jam) Mulai Selesai Mulai Selesai Float Kegiatan Nama i-j (D) (ES) (EF) (LS) (LF) (TF) Kritis A Kritis B Tidak C Kritis D Tidak E Kritis F Tidak G Kritis H Tidak I Kritis J Tidak K Kritis L Tidak M Kritis N Tidak O Tidak P Kritis Q Tidak R Tidak S Kritis T Kritis U Kritis V Kritis W Kritis X Kritis Y Kritis Z Kritis Aa Kritis Ab Kritis Ac Kritis

13

14 4.4.2 Analisis CPM Sistem Penjualan Canvas k m n o p q r a b c d f e 4 6 h 4 8 i j g l s t u v w x Gambar 4.4 Analisis CPM Sistem Penjualan Canvas Perbaikan 98

15 99 Tabel 4.8 Tabel Analisis CPM untuk Sistem Penjualan Canvas Kegiatan Kurun Paling Awal Paling Akhir Total (Jam) Mulai Selesai Mulai Selesai Float Kegiatan Nama i-j (D) (ES) (EF) (LS) (LF) (TF) Kritis A Kritis B Kritis C Tidak D Kritis E Tidak F Kritis G Tidak H Kritis I Kritis J Tidak K Kritis L Tidak M Kritis N Kritis O Kritis P Kritis Q Kritis R Kritis S Kritis T Kritis U Kritis V Kritis W Kritis X Kritis Jika tabel di atas dibandingkan dengan tabel analisis CPM pada bab 3 (tabel 3.7), maka akan diperoleh hasil yang sama dengan system penjualan TO, yaitu penghematan waktu yang cukup signifikan jika dihitung perbulannya (maksimal 240 jam). Juga dapat diketahui kegiatan-kegiatan

16 100 yang harus dikendalikan dengan lebih seksama yaitu kegiatan a dan kegiatan k (lihat gambar 3.8 dan 4.4) Analisis CPM Sistem Pengiriman Data/laporan Usulan a b c Gambar 4.5 Analisis CPM Sistem Pengiriman Data/laporan yang diusulkan. Tabel 4.9 Keterangan untuk pengiriman data/laporan yang diusulkan 1 = Distrik 2 = Assistant Accounting 3 = DAS 4 = Head Office a = mengirimkan laporan melalui internet b = memeriksa dan melaporkan hasil masukkan c = mengevaluasi dan mengolah berbagai data dari distrik-distrik cabang kemudian mengirimkan data tersebut ke Head Office melalui internet Tabel 4.10 Tabel Analisis CPM pengiriman data/laporan yang diusulkan Kegiatan Waktu Paling Awal Paling Akhir Total (Jam) Mulai Selesai Mulai Selesai Float Kegiatan Nama i-j (D) (ES) (EF) (LS) (LF) (TF) Kritis A Kritis B Kritis C Kritis

17 Perhitungan Biaya Pada Penerapan Sistem Usulan Untuk melihat perubahan biaya yang dikeluarkan perusahaan atas penerapan sistem usulan, maka perlu adanya suatu analisis biaya Biaya Penyediaan Alat Komunikasi Bagi Salesman/Dropper Biaya investasi Unit telepon seluler = 3 unit x 5 kantor x Rp Rp Kartu perdana = 3 unit x 5 kantor x Rp Rp Total Rp Biaya operasional Pulsa bulanan = 3 unit x 5 kantor x Rp Rp Sehingga untuk solusi dalam penyediaan alat komunikasi bagi Salesman/Dropper PT. Tristara Makmur akan mengeluarkan modal awal sebesar Rp Dan untuk biaya operasional akan menghabiskan biaya sebesar Rp perbulan Biaya Implementasi Penambahan Modul Penghubung antar Sistem Berikut adalah perincian perbandingan biaya antara implementasi sistem lama dengan sistem usulan. a. Biaya operasional sistem yang berjalan saat ini Dalam menjalankan kegiatan pengiriman data/laporan saat ini, perusahaan mengeluarkan biaya untuk kegiatan operasionalnya per minggu adalah sebagai berikut:

18 102 Tabel 4.11 Biaya operasional sistem yang berjalan saat ini Nama Barang Jumlah Kantor Biaya (Rp) Total (Rp) Kertas A4 1 rim 6 27, ,000 Kertas fax 5 gulung ,000 Biaya telepon 6 hari ,000 Biaya transportasi 6 hari ,000 Total 1,602,000 b. Biaya implementasi sistem usulan Setelah dirancang kembali kegiatan perusahaan dengan menggunakan sarana komunikasi berupa koneksi internet, maka sistem usulan ini akan memerlukan sejumlah biaya. Biaya-biaya tersebut dipisahkan menjadi: a) Biaya investasi Untuk menunjang sistem yang diusulkan perlu diadakan penyesuain perangkat keras dan perangkat lunak yang dimiliki oleh PT. Tristara Makmur. Tabel 4.12 Spesifikasi komputer yang ditambahkan/di-upgrade Nama Barang Harga (US$) Jumlah Kantor Total (Rp.) Server Prossesor 2.4 GHz Memori PC Mb Harddisk 40GB Monitor 15" Mouse & Keyboard Motherboard (VGA Onboard) UPS 1200 VA Sub-Total

19 103 Client (Pusat) Memori PC Mb Sub-Total Client (Cabang) Prossesor 1 GHz Memori PC Mb Memori PC Mb Harddisk 20 GB Monitor 15" Mouse & Keyboard Motherboard (VGA Onboard) Sub-Total Total Keterangan: Untuk dua buah PC client di pusat, digunakan masing-masing 4 buah memori 64 Mb, yang merupakan gabungan dari memori bekas client-cient lain yang telah di-upgrade. Sementara untuk client di cabang hal yang sama juga berlaku untuk 5 buah PC client. Tabel 4.13 Spesifikasi perangkat keras untuk jaringan Nama Barang Harga (US$) Jumlah Kantor Total (Rp.) Modem Internal Ethernet Card Switch Kabel UTP OS Jaringan Modifikasi perangkat lunak Pelatihan Karyawan Total b) Biaya operasional sistem usulan Selanjutnya untuk biaya operasional dari sistem usulan hanya berupa biaya telepon untuk melakukan koneksi internet. Pulsa = 60 menit x 6 hari x 5 kantor x Rp. 195 = Rp Jadi total biaya seluruhnya adalah Rp Rp Rp = Rp

20 Perbandingan Biaya Pengiriman Data/Laporan Antara Sistem Lama dan Sistem Usulan Selama Periode Sebelum Kembali Modal Untuk mempercepat proses dibutuhkan biaya sebesar Rp Jika biaya tersebut dibandingkan dengan biaya yang diperlukan oleh sistem lama maka akan didapat gambaran perbandingannya seperti pada gambar 4.6 berikut ini. Biaya (ribuan rupiah) Dipercepat Normal Waktu (jam) Gambar 4.6 Perbandingan antara sistem lama dan sistem usulan selama periode sebelum kembali modal

21 105 Berikut adalah penjelasan perhitungan dari sistem lama dan sistem usulan sebelum kembalinya modal pada investasi penyediaan sarana internet untuk menghubungkan perusahaan dengan cabang-cabangnya : Dalam satu minggu terdapat 6 hari kerja. 1 hari kerja dilaksanakan selama 9 jam, maka: Waktu yang diperlukan untuk masing-masing sistem : Sistem lama = 9 jam x 6 hari = 54 jam Karena dalam 1 hari kerja pada sistem usulan terdapat penghematan waktu sebesar 4 jam kerja, maka : Sistem Usulan = 5 jam x 6 hari = 30 jam Biaya yang diperlukan untuk masing-masing sistem : Sistem lama = Rp Sistem Usulan = Rp Perbandingan Biaya Pengiriman Data/Laporan per Minggu Antara Sistem Lama dan Sistem Usulan Pada saat usulan diterapkan, penghematan biaya akan dapat dinikmati oleh perusahaan. Penghematan ini masih ditunjang penghematan waktu proses sebanyak maksimal 180 jam per minggu (total waktu yang dihemat oleh seluruh kantor milik perusahaan).

22 106 Biaya (ribuan rupiah) Dipercepat Normal Waktu (jam) Gambar 4.7 Perbandingan biaya pengiriman data/laporan per minggu antara sistem lama dan sistem usulan setelah periode kembali modal. Berikut adalah penjelasan mengenai perhitungan dari sistem lama dan sistem usulan setelah periode kembali modal : Dalam satu minggu terdapat 6 hari kerja. 1 hari kerja dilaksanakan selama 9 jam, maka: Waktu yang diperlukan untuk masing-masing sistem : Sistem lama = 9 jam x 6 hari = 54 jam Karena dalam 1 hari kerja pada sistem usulan terdapat penghematan waktu sebesar 4 jam kerja, maka : Sistem Usulan = 5 jam x 6 hari = 30 jam

23 107 Biaya yang diperlukan untuk masing-masing sistem : Sistem lama = Rp Perusahaan pada sistem usulan hanya mengeluarkan biaya operasional perusahaan sebesar Rp per minggu untuk pengiriman data/laporan. Sistem Usulan = Rp Penghematan biaya operasional pengiriman data/laporan per minggu Sistem lama = Rp Sistem Usulan = Rp _- Penghematan = Rp Maka dari selisih penghematan biaya per minggu yang didapatkan dengan penerapan sistem usulan, biaya investasi yang dikeluarkan sudah dapat kembali modal dalam waktu paling lambat 18 bulan. Berikut adalah perhitungannya : Rp / Rp = (69.64 / 4) bulan = 17,41 bulan = ± 18 bulan

24 108 Rp Sistem Usulan Rp Sistem Lama Rp bulan Periode Sebelum Kembali Modal Periode Setelah kembali Modal Gambar 4.8 Posisi biaya perusahaan sebelum dan setelah kembali modal pada sistem usulan 4.6 Perkembangan dan Manfaat yang Dicapai dari Penerapan Strategi Berikut ini adalah beberapa manfaat yang diperoleh dari penerapan sistem usulan. 1. Usulan penyediaan alat komunikasi bagi Salesman/Dropper a. Kemudahan pemantauan Pada sistem yang lama, perusahaan mengalami kesulitan jika ingin mengetahui status barang kiriman. Dengan diterapkannya usulan ini maka karyawan dapat menghubungi perusahaan untuk memberitahu status pengiriman barang secara berkala. Perusahaan dapat dengan mudah menghubungi salesman/dropper untuk keperluan pemantauan status barang atau keperluan lainnya.

25 109 b. Penjagaan kinerja Salesman/dropper Dengan adanya pemantauan terhadap salesman/dropper, hambatan dalam pelayanan konsumen, yang merupakan salah satu komponen penting dalam rantai nilai perusahaan dapat dikurangi. Dengan demikian kegiatan dari salesman/dropper seperti yang tampak pada gambar 4.3 dan 4.4, yang sebelumnya menjadi komponen yang memiliki resiko menjadi penghambat kegiatan secara keseluruhan dapat dikendalikan. 2. Usulan penambahan modul penghubung antar sistem a. Penghematan Biaya Dalam sistem lama digunakan kertas untuk mencetak dokumendokumen yang dikirim dan dokumen-dokumen tersebut dikirim dengan menggunakan mesin faksimili (sebagai data sementara) sehingga pihak penerima pun membutuhkan kertas mesin faksimili dalam jumlah yang sama untuk menerima hasil kiriman dokumen. Dengan diterapkannya usulan penambahan modul penghubung berupa sarana internet, maka semua data hanya dalam bentuk file komputer saja sehingga tidak perlu memboroskan kertas dan tidak lagi diperlukan pengantaran file dan dokumen asli dengan menggunakan mobil pada siang/sore hari. b. Kemudahan Mengakses Informasi Memungkinkan pihak manajemen untuk dapat mengakses dan mengolah informasi dengan lebih cepat karena tidak perlu menunggu datangnya mobil pengantar file dokumen.