BAB 3 ANALISIS SUPPLY CHAIN MANAGEMENT PADA PT. MULTI MEGAH MANDIRI 3.1 Latar Belakang Perusahaan PT. Multi Megah Mandiri yang terletak di Jl. Kamal Muara IX No. 26 Jakarta-Utara, merupakan perusahaan yang bergerak di bidang produksi kaos kaki. Perusahaan ini bermula dari industri rumahan, dan pada bulan Agustus 1976 menjadi perusahaan kaos kaki. Sejak itu perusahaan mengalami perkembangan dan menjadi pemimpin pasar dalam fashion socks dan sport socks untuk pria dan anak-anak di Indonesia dengan membuat merek produk yang bernama MUNDO. PT. Multi Megah Mandiri mempekerjakan manajer dan supervisor lokal dengan 400 orang untuk menangani mesin-mesin pabrik. PT. Multi Megah Mandiri memiliki distributor tunggal yaitu PT. MAU (Multi Artha Universindo), dimana PT. MAU memiliki owner yang sama dengan PT. Multi Megah Mandiri (sister company). PT. MAU memiliki kantor pemasaran di Jakarta dan kantor cabang di berbagai daerah di Indonesia seperti Bandung, Semarang, Surabaya, dan Medan. Kekuatan distribusi PT. Multi Megah Mandiri terdapat di cabang dan distribusinya yang mempunyai 6000 outlets di pasar swalayan, toko sepatu, dan lain lain. Selain memproduksi kaos kaki, perusahaan ini juga mendistribusikan jalur produk lain seperti Sock House. Perusahaan ini juga memiliki lisensi dari
40 Hardy Amies, Piere Cardin, dan Smalto untuk Indonesia. Untuk menjamin kualitas, PT Multi Megah Mandiri memiliki pabrik besar di Jakarta yang menggunakan teknologi terbaru beserta para teknisi yang ahli di bidangnya. 3.1.1 Struktur Organisasi Commisioner Direktur Secretary Plant Manager Exim Manager Acc & Finance Secretariat Kabag Produksi Kabag PPIC Kabag Pembelian Export Acc. Knitting Obras Finishing PPIC Gudang MME Umum / SDM Import Cost Acc. Pajak Adm/keuangan Quality Control Gambar 3.1 Sruktur Organisasi PT. Multi Megah Mandiri
41 3.1.2 Wewenang dan Tanggung Jawab Berikut ini adalah penjelasan mengenai tugas dan wewenang dari masing-masing bagian : 1. Direktur a. Mengawasi pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu. b. Memastikan pelaksanaan audit mutu internal. c. Mengkoordinasikan jalannya operasional perusahaan secara menyeluruh. d. Menunjuk manajer yang mewakili pimpinan puncak dalam tugas sehari-hari, yaitu memantau dan mengendalikan penerapan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan perusahaan. e. Memimpin Rapat Kerja Tahunan Perusahaan, untuk menentukan anggaran serta langkah-langkah yang akan diterapkan perusahaan di tahun berikutnya. 2. Plant Manager a. Menetapkan strategi dan kebijaksanaan produksi yang dapat menunjang strategi dan kebijaksanaan umum, serta mendiskusikan dengan Kabag Produksi. b. Memberikan pengarahan mengenai penyusunan program-program kerja masing-masing bagian yang ada di bagian produksi. c. Mengkoordinasikan semua fungsi yang ada di bagian produksi sehingga tercipta kegiatan terpadu. d. Memberikan pengarahan kepada Kepala Seksi mengenai sistem kerja.
42 e. Menyusun rencana produksi menyeluruh secara bersama-sama dengan memperhatikan kapasitas produksi. f. Menyusun rencana produksi ekspor secara keseluruhan dari pengadaan bahan baku benang, pengalokasian mesin sampai dengan jadwal pengiriman. g. Memberikan pengarahan dan mengawasi pelaksanaan peraturanperaturan perusahaan. h. Memberikan pengarahan dan mengawasi bagian dalam hal penataan, penyimpanan bahan baku dalam ruang gudang. i. Mengawasi pelaksanaan strategi/kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. j. Menyusun petunjuk-petunjuk operasional dalam melaksanakan aktivitas di bagian produksi. k. Memberikan pengarahan dan mengawasi kegiatan semua bagian sehingga dapat bekerja secara efektif dan efisien. l. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dengan mengusulkan program pelatihan karyawan kepada SDM. m. Mengadakan rapat dengan para bawahannya secara berkala untuk membahas masalah-masalah yang terjadi sehubungan dengan kegiatan yang dilakukan di bagian produksi. n. Menjaga disiplin kerja dan melakukan penilaian atas prestasi kerja bawahannya secara berkala. o. Mendampingi pejabat dan tamu perusahaan yang akan mengadakan peninjauan di bagian produksi.
43 p. Melaporkan kepada direktur atas aktivitas, kesulitan-kesulitan yang dihadapi dan mengusulkan jalan keluarnya. q. Melaksanakan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan pekerjaan. 3. Exim Manager a. Menerima pesanan dari distributor luar negeri. b. Membuat Export Product Requirement sesuai dengan pesanan distributor luar negeri. c. Membuat packing list untuk diberikan kepada distributor luar negeri. d. Membuat surat jalan untuk diberikan kepada jasa pengiriman barang. 4. Acc & Finance a. Menerima pembayaran dari distributor dalam negeri maupun distributor luar negeri. b. Melakukan pembayaran kepada supplier. c. Mengontrol jalannya aliran uang di dalam perusahaan. d. Membuat laporan keuangan setiap bulan untuk diserahkan kepada direktur.
44 5. Kabag PPIC ( Production & Planning Inventory Control) a. Merencanakan perhitungan pengadaan bahan baku untuk keperluaan produksi. b. Mengontrol pemasukan bahan baku sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. c. Memantau kebutuhan bahan baku untuk menjamin tersedianya bahan baku sesuai dengan kebutuhan. d. Memberikan saran pada bagian produksi dalam menyelesaikan permasalahan yang timbul dalam proses produksi. e. Mempelajari laporan-laporan produksi yang ada untuk dapat mengetahui hal-hal yang mengganggu jadwal produksi. f. Menyusun rencana produksi menyeluruh secara bersama-sama dengan Product Manager dengan memperhatikan kapasitas produksi. g. Mengawasi dan memantau kemajuan dari masing-masing pesanan produksi sesuai jadwal yang telah ditetapkan. 6. Kabag Produksi a. Menetapkan strategi dan kebijaksanaan produksi yang dapat menunjang strategi dan kebijaksanaan umum perusahaan, mendiskusikan dengan manajer produksi. b. Memberi pengarahan mengenai penyusunan program kerja masing-masing bagian yang ada di bagian produksi.
45 c. Memberikan pengarahan dan mengawasi pelaksanaan peraturanperaturan perusahaan. d. Memberikan pengarahan dan mengawasi bagian dalam hal penataan, penyimpanan bahan baku dalam ruang gudang. e. Mengawasi pelaksanaan strategi/kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. f. Menyusun petunjuk-petunjuk operasional dalam melaksanakan aktivitas di bagian produksi. g. Memberikan pengarahan dan mengawasi kegiatan semua bagian sehingga dapat bekerja secara efektif dan efesien. h. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dengan mengusulkan program pelatihan karyawan kepada SDM. i. Mengadakan rapat dengan para bawahannya secara berkala untuk membahas masalah-masalah yang terjadi sehubungan dengan kegiatan yang dilakukan bagian produksi. j. Menjaga disiplin kerja dan melakukan penilaian atas presentasi kerja bawahannya secara berkala. k. Mendampingi pejabat dan tamu perusahaan yang akan mengadakan peninjauan di bagian produksi dengan seijin manajer produksi.
46 7. Gudang a. Mengontrol pemasukan bahan baku benang sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. b. Memantau keadaan persediaan untuk menjamin keakuratan data, bersama Manajer Produksi menentukan tingkat persediaan bahan baku dan embalasi yang optimal. c. Mengevaluasi rencana dengan realisasi dalam pemakaian bahan baku dengan standar pemakaiannya yang telah ditetapkan. 8. Pembelian a. Mengawasi semua Purchase Order yang sudah dibuat. b. Mengontrol permintaan pembelian. c. Bertanggung jawab atas seluruh hasil kerja bagian pembelian. d. Menyetujui / menolak usulan pemeliharaan supplier baru/ alternatif. e. Menyetujui dan mengesahkan purchase order. 3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan PT. Multi Megah Mandiri memiliki beberapa visi dan misi, antara lain : a. Visi Perusahaan Visi dari PT. Multi Megah Mandiri yaitu : a. Menerobos pasar ekspor. b. Menjadi yang terbaik dalam kualitas produk dan pelayanan. c. Menjadi perusahaan yang bersaing dalam dunia bisnis Global.
47 b. Misi Perusahaan Misi dari PT. Multi Megah Mandiri yaitu : a. Membuat produk berkualitas tinggi sesuai kebutuhan pasar. b. Memastikan bahwa produk yang dibuat memenuhi kepuasan maksimal pelanggan. c. Memastikan bahwa perusahaan berjalan pada tingkat efisiensi yang tinggi. d. Berusaha mempertahankan kepeloporan dalam pemasaran kaos kaki. 3.2 Preliminary Step Tugas pengembangan suatu strategi e-scm membutuhkan beberapa tahap persiapan. Tahap persiapan tersebut terdiri dari lima tahap, antara lain : 3.2.1 Energize The Organization e-supply Chain Management yang akan dibangun pada PT. Multi Megah Mandiri mencakup hubungan mulai dari supplier, perusahaan, hingga ke distributornya. Suatu organisasi harus memiliki struktur organisasi yang mendukung penerapan e-scm. PT. Multi Megah Mandiri memiliki struktur organisasi yang terdiri dari beberapa bagian, dimana tiap bagian memegang peranan penting dalam pelaksanaan sistem e-scm. Selain memiliki struktur organisasi yang mendukung, perusahaan juga memerlukan peranan manajemen puncak untuk mempelopori penggunaan
48 e-scm dan perlu untuk mengintegrasikan sumber daya manusia di perusahaan ke dalam teknologi e-scm tersebut. Berikut ini adalah bagian-bagian dalam PT. Multi Megah Mandiri dengan tugas masing-masing seperti : a. Plant Manager Plant manager memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk mengendalikan keseluruhan proses produksi yang berjalan pada PT. Multi Megah Mandiri. b. Exim Manager Exim manager bertugas untuk mengelola proses pemesanan yang datang dari distributor luar negeri. c. Kabag Produksi Kabag produksi bertugas untuk mengelola proses produksi untuk memenuhi pesanan distributor, baik dalam negeri maupun luar negeri. d. Kabag PPIC Kabag PPIC bertanggung jawab atas pengelolaan proses pemesanan yang datang dari distributor, baik dalam negeri maupun luar negeri, serta mengelola proses pengendalian bahan baku yang ada PT. Multi Megah Mandiri. e. Kabag Pembelian Kabag pembelian bertugas untuk mengelola proses pemesanan bahan baku ke supplier untuk memperoleh bahan baku yang dibutuhkan.
49 f. Gudang gudang memperoleh informasi mengenai persediaan bahan baku yang ada pada PT. Multi Megah Mandiri. 3.2.2 Enterprise Vision PT. Multi Megah Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak di bidang produksi kaos kaki. Perusahaan ini bermula dari industri rumahan, dan pada bulan Agustus 1976 menjadi perusahaan kaos kaki. Sejak itu perusahaan mengalami perkembangan dan menjadi pemimpin pasar dalam fashion socks dan sport socks untuk pria dan anak-anak di Indonesia dengan membuat merek produk yang bernama MUNDO. Untuk mencapai visi bisnisnya, PT. Multi Megah Mandiri memproduksi produk yang memiliki nilai tinggi bagi pelanggannya dimana produk yang dihasilkan berkualitas tinggi dan sesuai dengan keinginan pelanggan. PT. Multi Megah Mandiri juga mendistribusikan produknya ke pasar lokal melalui distributor tunggalnya yaitu PT. Multi Artha Universindo (PT. MAU) dan ke pasar luar negeri melalui beberapa distributor luar negeri yang memiliki hubungan kerjasama dengan PT. Multi Megah Mandiri. Distributor-distributor ini akan meneruskan distribusi produk ke outlet-outlet di pasar swalayan, toko sepatu, dan lainnya. Target pasar dari PT. Multi Megah Mandiri adalah seluruh lapisan masyarakat dari anak-anak hingga orang dewasa, dimana harga produk disesuaikan untuk setiap lapisan masyarakat sesuai dengan kebutuhannya berdasarkan kualitas dari produk tersebut.
50 PT. Multi Megah Mandiri memiliki banyak supplier yang tersebar di beberapa daerah. Jumlah supplier ini semakin bertambah seiring dengan bertambahnya jenis bahan baku yang dibutuhkan perusahaan. Hubungan kerjasama yang telah terjalin cukup lama menumbuhkan kepercayaan antara PT. Multi Megah Mandiri dengan para suppliernya sehingga dapat memperlancar proses pemenuhan bahan baku yang dibutuhkan. Tabel 3.1 Daftar Jumlah Supplier Tahun Jumlah Supplier 2003 14 2004 16 2005 18 2006 19 2007 21 PT. Multi Megah Mandiri memiliki kemampuan untuk menciptakan suatu keunggulan kompetitif, dimana perusahaan ini dapat menciptakan produk-produk yang inovatif dengan tetap mempertahankan kualitas produk yang dihasilkan. 3.2.3 Supply Chain Value Assessment Sebelum melihat masalah yang ada dalam perusahaan, maka akan dibahas mengenai Supply Chain Planning dan Supply Chain Execution.
51 3.2.3.1 Supply Chain Planning Supply chain planning pada PT. Multi Megah Mandiri meliputi beberapa aktivitas antara lain : a. Order commitment PT. Multi Megah Mandiri menerima pesanan dari distributor tunggalnya di Indonesia yaitu PT. Multi Artha Universindo (PT. MAU) dan distributor lainnya di luar negeri. Untuk setiap pesanan baik pesanan lokal maupun pesanan ekspor, distributor akan menetapkan tanggal rencana pengiriman. Pesanan dari distributor dalam negeri akan diterima oleh PPIC, sedangkan pesanan dari distributor luar negeri akan diterima oleh bagian eksim. Kemudian PPIC dan bagian eksim akan meminta bagian produksi untuk mengecek kapasitas produksi untuk memastikan apakah pesanan dapat diselesaikan sesuai tanggal yang telah ditentukan oleh distributor. Jika pesanan tidak dapat dipenuhi, maka PPIC atau bagian eksim akan mengirimkan konfirmasi ke distributor untuk menanyakan kesediaan distributor untuk mengundurkan jadwal rencana pengiriman. Apabila distributor menyetujui, maka pesanan akan diproses. Jika distributor menolak, maka pesanan akan dibatalkan. b. Advanced scheduling dan Manufacturing planning PPIC akan menerima product requirement (PR) dan menghitung jumlah kebutuhan bahan baku untuk setiap PR. Untuk bahan baku dasar (bahan baku yang sering digunakan), PPIC akan
52 menentukan jumlah pesanan ke supplier menggunakan forecasting berdasarkan laporan pemakaian bahan baku tahun sebelumnya. Sedangkan untuk bahan baku tertentu, PPIC akan menentukan jumlah pesanan bahan baku ke supplier berdasarkan jumlah kebutuhan pada PR yang diterima. Bagian produksi akan membuat jadwal produksi berdasarkan tanggal pengiriman yang terdapat pada Surat Order Produksi (SOP) yang diterima dari PPIC. c. Demand planning Selain mengecek bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi pesanan, bagian PPIC juga mengecek persediaan embalasi yang dibutuhkan untuk pengemasan hasil produksi. PPIC akan menentukan jumlah pesanan embalasi berdasarkan jumlah kebutuhan pada PR yang diterima. d. Distribution planning Bahan baku yang dikirim supplier akan diterima oleh bagian gudang untuk dicek apakah sesuai dengan surat jalan yang dikirimkan oleh supplier. Setelah itu, bagian gudang akan memberitahukan PPIC bahwa bahan baku telah diterima sehingga PPIC dapat membuat SOP untuk dikirimkan ke bagian produksi. Setelah menerima SOP, bagian produksi dapat membuat jadwal produksi dan mengambil bahan baku yang dibutuhkan dalam proses produksi di gudang.
53 Apabila terjadi ketidaksesuaian atau kerusakan pada saat pengiriman bahan baku oleh supplier, maka bagian gudang akan membuat surat retur yang akan diberikan ke supplier beserta dengan bahan baku yang akan di retur. Kemudian supplier akan memberikan bahan baku hasil retur beserta surat jalan kepada bagian gudang. e. Transportation planning Supplier akan mengirimkan bahan baku sesuai pesanan perusahaan yang telah disepakati, melalui bagian pengiriman dari setiap supplier. Barang yang telah selesai diproduksi dan dikemas akan dikirimkan ke distributor lokal (PT. MAU) oleh bagian finishing. Untuk barang pesanan ekspor, bagian finishing akan menyerahkan barang pesanan ke jasa pengiriman yang memiliki hubungan kerjasama dengan PT. Multi Megah Mandiri untuk dikirimkan ke masing-masing distributor. 3.2.3.2 Supply Chain Execution Supply chain execution pada PT. Multi Megah Mandiri meliputi beberapa aktivitas antara lain :
54 Hitung Bahan Baku Buat BPP Buat PO Pengiriman Bahan Baku Oleh Supplier Cek Bahan Baku Oleh Bag. Gudang Replenishment Konfirm asi Bahan Baku Ke Bag. PPIC Distributor Kirim Pesanan Cek Kapasitas Produksi Konfirm asi Penerimaan Pesanan Retur Bahan Baku Order Planning Buat SOP Penjadw alan Produksi Pengambilan Bahan Baku Production Proses Produksi Pembuatan BPHP Pengiriman Produk Distribution Gambar 3.2 Proses Supply Chain Execution a. Order Planning Process PPIC akan menerima pesanan barang dari distributor dalam negeri berupa Local Product Requirement (PR). Sedangkan distributor luar negeri akan melakukan pemesanan barang-barang dengan membuat Sales Order (SO) ke bagian eksim. Kemudian PPIC dan bagian eksim akan meminta bagian produksi untuk mengecek kapasitas produksi untuk memastikan apakah pesanan dapat diselesaikan sesuai tanggal yang telah ditentukan oleh distributor. Jika pesanan tidak dapat dipenuhi, maka PPIC atau bagian
55 eksim akan mengirimkan konfirmasi ke distributor untuk menanyakan kesediaan distributor untuk mengundurkan jadwal rencana pengiriman. Apabila distributor luar negeri menyetujui, maka pesanan akan diproses dan bagian eksim akan mengubah sales order yang diterima menjadi product requirement untuk diserahkan ke PPIC. Jika distributor menolak, maka pesanan akan dibatalkan. Untuk setiap PR yang telah diterima, maka PPIC akan menghitung jumlah bahan baku yang dibutuhkan dan mengecek persediaan bahan baku apakah memenuhi kebutuhan bahan baku tersebut atau tidak. Jika bahan baku tidak memenuhi, maka bagian PPIC akan membuat Bon Permintaan Pembelian (BPP). b. Replenishment Process PPIC akan menghitung jumlah bahan baku yang dibutuhkan dan mengecek persediaan bahan baku apakah memenuhi kebutuhan bahan baku tersebut atau tidak. Jika bahan baku tidak memenuhi, maka bagian PPIC akan membuat Bon Permintaan Pembelian (BPP) sebanyak 2 rangkap. Untuk bahan baku dasar, PPIC akan menentukan jumlah pesanan dengan melakukan forecasting berdasarkan laporan pemakaian bahan baku tahun sebelumnya yang ditambah dengan 10%. Untuk bahan baku tertentu, PPIC akan menentukan jumlah pesanan berdasarkan jumlah kebutuhan bahan baku pada PR yang diterima. BPP rangkap yang pertama akan diberikan ke bagian
56 pembelian dan rangkap yang kedua akan diarsip oleh bagian PPIC itu sendiri. Setelah menerima BPP, bagian pembelian akan membuat Purchase Order (PO) sebanyak 4 rangkap. Rangkap yang pertama akan diberikan kepada supplier untuk melakukan pemesanan bahan baku, rangkap yang kedua akan diberikan ke bagian PPIC dan rangkap yang ketiga akan diarsip oleh bagian pembelian itu sendiri. Ketika bahan baku telah diterima oleh bagian gudang, maka PO rangkap yang keempat akan diberikan ke bagian keuangan untuk pembayaran ke supplier. Supplier akan mengirimkan bahan baku yang disertai dengan surat jalan untuk diberikan kepada bagian gudang, dan bagian gudang akan mengubah jumlah stok bahan baku yang ada. Surat jalan dari supplier tersebut akan diberikan ke bagian pembelian untuk memastikan apakah bahan baku yang diterima sesuai dengan pesanan. Apabila bahan baku sudah diterima oleh bagian gudang, maka bagian gudang akan memberikan konfirmasi ke bagian PPIC. Apabila terjadi ketidaksesuaian atau kerusakan pada saat pengiriman bahan baku oleh supplier ke bagian gudang, maka bagian gudang akan membuat surat retur sebanyak 3 rangkap yang masingmasing akan diberikan ke supplier beserta dengan bahan baku yang akan di retur, kemudian ke bagian pembelian dan akan di arsip oleh
57 bagian gudang itu sendiri. Kemudian supplier akan memberikan bahan baku hasil retur beserta surat jalan kepada bagian gudang. c. Production Process PPIC akan menerima konfirmasi kedatangan bahan baku dari bagian gudang dan membuat Surat Order Produksi (SOP) sebanyak 3 rangkap, yang pertama akan diberikan kepada bagian produksi, kedua akan diberikan ke bagian gudang, dan ketiga akan di arsip oleh bagian PPIC itu sendiri. Setelah menerima SOP dari PPIC, maka bagian produksi akan membuat jadwal produksi berdasarkan tanggal rencana pengiriman pada SOP yang diterima. Untuk melakukan produksi, bagian produksi dapat mengambil bahan baku yang dibutuhkan di gudang dengan membuat Bon Pengambilan Bahan Baku (BPBB). Bagian gudang akan membuat Surat Pengeluaran Bahan Baku (SPBB) sebanyak 3 rangkap. Rangkap yang pertama akan diberikan ke bagian produksi beserta dengan bahan baku yang dibutuhkan, rangkap kedua akan diberikan ke bagian PPIC dan yang ketiga akan di arsip oleh bagian gudang itu sendiri. Setelah menerima bahan baku, bagian produksi dapat memulai proses produksi yang terdiri dari beberapa tahap yaitu proses knitting, obras, setting, dan packaging. Barang yang telah selesai di produksi, akan didistribusikan oleh bagian finishing.
58 d. Distribution Process Setelah proses produksi selesai, maka bagian finishing akan membuat Bon Pengeluaran Hasil Produksi (BPHP) sebanyak 4 rangkap. Untuk distributor lokal, BPHP rangkap pertama dan barang jadi hasil produksi akan diberikan secara langsung ke distributor oleh bagian produksi. Sedangkan untuk distributor luar negeri, BPHP rangkap pertama akan diberikan ke bagian eksim untuk dibuat packing list, dimana packing list ini akan diberikan ke distributor luar negeri untuk melakukan pembayaran. Bagian eksim juga akan membuat surat jalan dan bagian finishing akan memberikan barang jadi hasil produksi ke jasa pengiriman yang memiliki hubungan kerjasama dengan PT. Multi Megah Mandiri untuk dikirimkan ke masing-masing distributor. Kemudian BPHP rangkap kedua akan diberikan ke bagian PPIC, rangkap ketiga akan diberikan ke bagian keuangan untuk menerima pembayaran dari distributor dan rangkap yang keempat akan di arsip oleh bagian produksi itu sendiri.
59 21 $ $ Uang 20 $ $ Uang 3. Cek Stok Keuangan 10 $ $ Uang 1a. Local PR Distributor dalamnegeri PPIC 2 Ekspor PR 15 c BPHP rangkap 2 [BahanBaku Tersedia] 12 a SOP rangkap 1 5b Bahan Baku 4 [BahanBaku Tidak BPP tersedia] rangkap 1 12 b SOP rangkap 2 PO rangkap 2 11. Konfirmasi Bahan Baku masuk 14 b SPBB rangkap 2 9 PO rangkap 3 $$$ Pembelian 22 b Surat Retur rangkap 2 5a PO rangkap 1 8 + Bahan Baku 22 a Surat Retur rangkap 1 Surat Jalan Supplier + 6 Bahan Baku Surat Jalan 7. Update Stok + Bahan Baku hasil retur 23 Surat Jalan 15 d BPHP rangkap 3 SO 1b. Exim 19 PackingList 15 a BPHP rangkap 1 + Barang Jadi 15 b BPHP rangkap 1 16 Surat Jalan Produksi 17 Barang Jadi 13 BPBB 14 a SP BB Bahan Baku rangkap 1 + Gudang 18 Barang Jadi Distributor Luarnegeri Jasa Pengiriman 3.3 Gambar Proses Supply Chain yang sedang berjalan pada PT. Multi Megah Mandiri
60 Keterangan : 1. PR = Product Requirement 2. SO = Sales Order 3. BPP = Bon Permintaan Pembelian 4. PO = Purchase Order 5. SOP = Surat Order Produksi 6. BPBB = Bon Pengambilan Bahan Baku 7. SPBB = Surat Pengeluaran Bahan Baku 8. BPHP = Bon Pengeluaran Hasil Produksi Melalui pembahasan supply chain planning dan supply chain execution, maka ditemukan bahwa dalam melakukan proses bisnisnya saat ini, PT. Multi Megah Mandiri menghadapi beberapa permasalahan, antara lain : 1. Adanya data bahan baku dan data transaksi yang kurang akurat. 2. Kesulitan pencarian informasi bahan baku yang dibutuhkan. 3. Kesalahan pada saat memasukkan pesanan distributor oleh PPIC serta kesalahan pada saat memasukkan jumlah bahan baku yang datang dari supplier oleh bagian gudang. 4. Pengendalian persediaan bahan baku yang kurang baik sehingga memungkinkan terjadinya kekosongan bahan baku. 5. Kurang terintegrasinya antar bagian dalam perusahaan yang mengakibatkan informasi yang mengalir menjadi lambat, sehingga menghambat kelancaran proses pemenuhan pesanan distributor. PT. Multi Megah Mandiri akan menjalankan strategi bisnis e-scmnya secara evolutionary dimana proses-proses bisnis yang terjadi akan diubah ke
61 dalam bentuk elektronik melalui penggunaan web dengan tetap memungkinkan pengoperasian proses bisnis secara offline. 3.2.4 Opportunity Identification PT. Multi Megah Mandiri memiliki banyak peluang untuk mengembangkan sistem e-scmnya. Perkembangan jaringan internet saat ini mempermudah perusahaan untuk memperoleh akses internet yang mendukung penerapan sistem e-scmnya. Selain itu, perkembangan electronic business di Indonesia cukup pesat sehingga penerapan e-scm dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan. Sistem e- SCM yang akan diterapkan juga memungkinkan PT. Multi Megah Mandiri untuk dapat meningkatkan hubungan dengan para supplier maupun dengan para distributornya, serta meningkatkan integrasi antar bagian dalam perusahaan. PT. Multi Megah Mandiri dapat mengembangkan strategi bisnisnya yang mengarah pada automation dimana dengan biaya dan tingkat resiko yang tidak terlalu tinggi, PT. Multi Megah Mandiri dapat mengotomatisasi proses bisnisnya untuk menciptakan keunggulan kompetitif bagi perusahaan. Dengan adanya proses otomatisasi ini, maka aliran informasi, baik produk, bahan baku maupun transaksi yang terjadi pada PT. Multi Megah Mandiri dapat menjadi lebih cepat, sehingga dapat memudahkan dalam pencarian data yang dibutuhkan.
62 3.2.5 Strategy Decison Setelah melihat latar belakang perusahaan, struktur organisasi, permasalahan dan peluang yang ada, maka PT. Multi Megah Mandiri dapat mengembangkan strategi bisnisnya dengan menerapkan e-scm. Melalui penerapan e-scm ini, diharapkan PT. Multi Megah Mandiri dapat memperoleh beberapa keuntungan, antara lain : 1. Otomatisasi proses bisnis perusahaan. 2. Mempercepat aliran informasi yang dibutuhkan dalam melakukan proses supply chain management pada PT. Multi Megah Mandiri. 3. Mengurangi biaya operasional perusahaan. 4. Memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat