PELATIHAN BIMTEK dan JABFUNG PRANATA LABORATORIUM PENDIDIKAN TERAMPIL UNSUR KEGIATAN PENGEVALUASIAN PENGELOLAAN LABORATORIUM BESERTA JENIS PEKERJAANYA 23-25 OKTOBER 2017 UNSRI PALEMBANG andi.setiawan@fmipa.unila.ac.id
ANDI SETIAWAN Ph.D Jurusan Kimia, FMIPA UNIVERSITAS LAMPUNG Jl. Sumantri Brojonegoro No.1 Bandar Lamping 35145 INDONESIA Telp. + 62 721 772689 Mob. + 62 81369171434 andi.setiawan@fmipa.unila.ac.id NATURAL PRODUCTS CHEMISTRY MARINE ORGANISMS
Konsep Manajemen Pengelolaan Laboratorium 3 Konsep Dasar... Mengidentifikasi kebutuhan proses untuk mencapai hasil yang telah direncanakan Monitoring resiko secara terus menerus ( Risk-based thinking ) Memahami Sebab dan Akibat Mengelola proses dan sistem menggunakan pendekatan PDCA
Proses Secara Umum Bagaimana melaksanakan proses documented or not) Pengembangan rencana berdasarkan resiko INPUT Keterkaitan dan interaksi dalam Proses OUTPUT JASA/PRODUK PELANGGAN (Internal or external) Pengaruh pada kualitas output Aspek Lingkungan/Dampak Resiko Keamanan dan Kesehatan, Pengaruh Sosial Penggunaan Energi dll. MONITOR/PENGUKURAN EVALUASI
Sebab dan Akibat Sistem Managemen Komitmen Kompetensi SDM Visi dan Misi Penunjang K3L Instruksi kerja Unsur Proses Kegiatan Kendali dokumen Monitoring & Pengukuran STD Evaluasi Efektivitas Kemampuan mencapai hasil yang direncanakan TARGET Peralatan dan Bahan Energi Unsur Penunjang Audit Internal Tindakan CI Kaji Ulang Manajemen (Eavaluasi) Efisiensi Pencapaian hasil yang terencana dengan sumber daya minimum
KETERKAITAN UNSUR KEGIATAN EVALUASI DAN PENGEMBANGAN PENGELOLAAN LABORATORIUM Bagaimana meningkatkan kegiatan selanjut ACTION PLAN Apa yang akan anda lakukan Bagaimana Anda Melakukan (Prosedure) CHECK DO Apakah pekerjaan yang dilakukan sudah sesuai rencana Lakukan Apa yang anda rencanakan
HUBUNGAN CI, AI dan MR CI: continuous improvement; AI: audit internal; MR: management review Continuous Improvement (CI) P2 D2 TQM S2 P1 A1 D1 C1 QMS A2 C2 P = Plan D = Do C = Check A = Act Management Review S1 Audit Internal 1 tahun Waktu S1 = Kondisi awal S2 = Sasaran yang akan dicapai
MATRIKS BUTIR-BUTIR KEGIATAN DALAM TUGAS POKOK PLP SUB UNSUR TUGAS POKOK TERAMPIL AHLI P1 P2 P3 A1 A2 A3 308 31 37 48 67 63 62 1 PERANCANGAN KEG LAB 4 3 5 15 23 21 PENGOPERASIAN 2 PERALATAN & 19 32 34 32 18 20 PENGGUNAAN BAHAN 3 PEMELIHARAAN/ PERAWATAN 8 1 4 3 1-4 EVALUASI SIST KERJA LAB. - 1 4 12 16 15 5 PENGEMBANGAN KEG LAB. - - 1 5 5 6
Unsur Kegiatan Pengevaluasian dan Pengembangan Pengelolaan Laboratorium dan Jenis Pekerjaan
(1) Mengevaluasi pemeliharaan/perawatan peralatan kategori 1 dan bahan umum; Satuan Hasil : Laporan evaluasi pemeliharaan / perawatan peralatan kategori 1 dan bahan umum Angka Kredit : 0.16 Pelaksana : PLP Pelaksana Lanjut
Kriteria : Kegiatan yang dimaksud adalah penilaian efektivitas kegiatan pemeliharaan peralatan kategori 1 dengan bahan umum yang telah dilakukan oleh PLP Pelaksana. Hasil evaluasi harus mengidentifikasi kesesuaian/ ketidaksesuaian pelaksanaan kegiatan dengan program/ jadwal yang ditetapkan, kualitas pekerjaan pemeliharaan yang telah dilakukan, output hasil pemeliharaan, dan rekomendasi perbaikan atau peningkatan pemeliharaan ke depan.
Tolok ukur evaluasi adalah bagusnya kinerja alat yang penggunaannya memakai bahan umum. Hasil evaluasi harus menunjukkan bahwa sistem pemeliharaan/ perawatan yang telah dilakukan tersebut berdampak positif/negatif terhadap kinerja alat. Dasar pemberian angka kredit adalah kegiatan evaluasi terhadap seluruh peralatan kategori 1 yang menggunakan bahan umum yang ada di laboratorium yang dilakukan per semester.
Contoh: Seorang PLP Pelaksana Lanjutan melakukan evaluasi terhadap hasil pekerjaan pemeliharaan/perawatan seluruh peralatan kategori 1 dengan bahan umum yang telah dilakukan oleh PLP Pelaksana. Sebagai bagian dari kegiatan tersebut, yang bersangkutan juga melakukan pengecekan teknis yang cermat di lapangan satu persatu peralatan kategori 1 dan bahan umum, dan mencatat semua kondisi hasil pemeliharaan/perawatan yang telah dilakukan, dan dituangkan dalam laporan evaluasi, maka mendapat angka kredit sebesar = 0.16. Apabila pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh 2 PLP Pelaksana Lanjutan, maka angka kredit yang diperoleh masingmasing adalah = 0.16/2 = 0.08.
Bukti Fisik: Laporan pelaksanaan kegiatan dalam formulir kegiatan yang harus berisi unsur yang dievaluasi, kesimpulan dan rekomendasi teknis perbaikan pemeliharaan alat ke depan, diverifikasi oleh PLP yang jenjang jabatannya lebih tinggi, dan disahkan Kepala Laboratorium.
(2) Mengevaluasi pemeliharaan/perawatan peralatan kategori 1 dan bahan khusus; Satuan Hasil : Laporan evaluasi pemeliharaan / perawatan peralatan kategori 1 dan bahan umum Angka Kredit : 0.20 Pelaksana : PLP Penyelia
Kriteria: Kegiatan yang dimaksud adalah penilaian efektivitas kegiatan pemeliharaan peralatan kategori 1 dengan bahan khusus yang telah dilakukan oleh PLP Pelaksana Lanjutan. Hasil evaluasi harus mengidentifikasi kesesuaian/ ketidaksesuaian pelaksanaan kegiatan dengan program/ jadwal yang ditetapkan, kualitas pekerjaan pemeliharaan yang telah dilakukan, output hasil pemeliharaan, dan rekomendasi perbaikan atau peningkatan pemeliharaan ke depan.
Tolok ukur evaluasi adalah bagusnya kinerja alat yang penggunaannya memakai bahan umum. Hasil evaluasi harus menunjukkan bahwa sistem pemeliharaan /perawatan yang telah dilakukan tersebut berdampak positif/negatif terhadap kinerja alat.
Contoh: Seorang PLP Penyelia melakukan evaluasi terhadap hasil pekerjaan pemeliharaan/perawatan seluruh peralatan kategori 1 dengan bahan khusus yang telah dilakukan oleh PLP Pelaksana, dalam kurun satu semester. Sebagai bagian dari pekerjaan tersebut, dia juga melakukan evaluasi satu persatu seluruh peralatan kategori 1 dengan bahan khusus dengan cermat dan mencatat semua kondisi hasil perawatan yang telah dilakukan, kemudian menuangkannya dalam laporan evaluasi, maka dia mendapat angka kredit sebesar 0.20. Apabila pekerjaan evaluasi dimaksud dilaksanakan oleh 2 PLP Penyelia, maka angka kredit yang diperoleh masing-masing adalah = 0.20/2 = 0,10.
Bukti Fisik: Laporan pelaksanaan kegiatan dalam formulir kegiatan yang harus berisi unsur yang dievaluasi, kesimpulan dan rekomendasi teknis perbaikan alat ke depan, diverifikasi oleh PLP yang jenjang jabatannya lebih tinggi dan disahkan Kepala Laboratorium.
(3) Mengevaluasi SOP pengoperasian peralatan kategori 1 dengan penggunaan bahan umum; Satuan Hasil : Laporan evaluasi SOP pengoperasian peralatan kategori 1 dengan penggunaan bahan umum Angka kredit : 0.30 Pelaksana : PLP Penyelia
Kriteria: SOP pengoperasian alat adalah instruksi kerja berupa urutan tindakan yang harus dilakukan oleh seorang operator dalam menggunakan suatu alat, biasanya merupakan saduran dari manual operation yang tersedia sebagai paket dari alat. Dalam mengoperasikan alat untuk memfasilitasi kegiatan pendidikan/penelitian/pengabdian pada masyarakat tentunya proses pengoperasian alat akan melibatkan penggunaan bahan. Jika terjadi perubahan kinerja alat karena masa pakai, atau ada penggantian grade bahan yang digunakan, maka SOP yang telah tersedia harus dievaluasi apakah masih sesuai dengan perubahan tersebut untuk tetap mampu menjamin kualitas hasil produksi atau pengukuran alat tersebut.
PLP Penyelia bertugas melakukan hal tersebut, hasil evaluasi berupa kesimpulan apakah SOP masih layak atau harus diupdate, serta rekomendasi teknis pemutakhiran yang harus dilakukan jika diperlukan. Angka kredit dihitung setiap kali melakukan evaluasi terhadap seluruh SOP pengoperasian peralatan kategori 1 yang menggunakan bahan umum.
Contoh: Dalam satu semester, seorang PLP Penyelia mengevaluasi 3 buah SOP pengoperasian alat kategori 1 yang menggunakan bahan umum, maka angka kredit yang diperoleh adalah 0.30. Angka kredit yang sama juga akan diperoleh oleh PLP yang laboratoriumnya hanya memiliki 1 SOP dari 1 alat kategori 1. Bukti Fisik: Rekaman pelaksanaan kegiatan dalam formulir kegiatan yang harus berisi unsur yang dievaluasi, kesimpulan dan rekomendasi teknis perbaikan SOP, diverifikasi oleh PLP yang jenjang jabatannya lebih tinggi, dan disahkan oleh Kepala Laboratorium.
(4) Mengevaluasi SOP pemeliharaan/perawatan peralatan kategori 1 dan bahan umum; Satuan Hasil : Laporan evaluasi SOP pemeliharaan/ perawatan peralatan kategori 1 dan bahan umum Angka kredit : 0.25 Pelaksana : PLP Penyelia
Kriteria: Seperti halnya SOP pengoperasian, SOP pemeliharaanpun biasanya merupakan saduran dari manual operation yang tersedia sebagai paket dari alat. Tergantung jenis alat, typikal periode pemeliharaan dapat berupa pemeliharaan mingguan, bulanan, triwulan, dan seterusnya. Dengan bertambahnya waktu pakai, bisa saja periode pemeliharaan tersebut harus diubah, atau petunjuk teknis cara/tahapan pemeliharaannya harus diubah pula. Hal seperti itu harus muncul sebagai hasil dari kegiatan mengevaluasi SOP pemeliharaan/perawatan peralatan.
Pada kegiatan ini PLP Penyelia mengevaluasi SOP pemeliharaan /perawatan peralatan kategori 1 yang menggunakan bahan umum. Angka kredit dihitung setiap kali melakukan evaluasi terhadap seluruh SOP peralatan kategori 1 yang menggunakan bahan umum. Contoh: Dalam satu semester, seorang PLP Penyelia mengevaluasi 3 buah SOP pemeliharaan alat kategori 1 yang menggunakan bahan umum, maka angka kredit yang diperoleh adalah 0.25. Angka kredit yang sama juga akan diperoleh oleh PLP yang laboratoriumnya hanya memiliki 1 SOP dari 1 alat kategori 1.
Bukti Fisik: Rekaman pelaksanaan kegiatan dalam formulir kegiatan yang harus berisi unsur yang dievaluasi, kesimpulan dan rekomendasi teknis perbaikan SOP, yang diverifikasi oleh PLP yang jenjang jabatannya lebih tinggi dan disahkan oleh Kepala Laboratorium.
(5) Mengevaluasi pedoman penilaian peralatan kategori 1 dan bahan umum; Satuan Hasil : Laporan evaluasi pedoman penilaian peralatan kategori 1 dan bahan umum Angka kredit : 0.12 Pelaksana : PLP Penyelia
Kriteria: Pedoman penilaian alat adalah petunjuk kerja untuk menilai kemampuan pengukuran suatu alat terutama menyangkut limit deteksi, presisi, akurasi, atau bias, dikaitkan dengan tuntutan kebutuhan hasil pengukuran. Seperti halnya evaluasi terhadap SOP pengoperasian dan SOP pemeliharaan, maka hasil evaluasi terhadap pedoman penilaian peralatanpun harus berupa kesimpulan apakah pedoman dari suatu alat tertentu masih layak atau harus diupdate, serta rekomendasi teknis pemutakhiran yang harus dilakukan jika diperlukan.
Pada kegiatan ini PLP Penyelia melakukan evaluasi pada pedoman penilaian peralatan kategori 1 yang menggunakan bahan umum, dengan memberikan laporan hasil evaluasi dan rekomendasi teknis. Angka kredit untuk butir kegiatan ini dihitung setiap kali melakukan evaluasi, dilaporkan persemester.
Contoh: Dalam satu semester, seorang PLP Penyelia mengevaluasi 3 buah pedoman penilaian alat kategori 1 yang menggunakan bahan umum, maka angka kredit yang diperoleh adalah 0.12. Angka kredit yang sama juga akan diperoleh oleh PLP yang laboratoriumnya hanya memiliki 1 pedoman penilaian 1 alat kategori 1 yang dievaluasi. Bukti Fisik: Rekaman pelaksanaan kegiatan dalam formulir kegiatan yang harus berisi unsur yang dievaluasi, kesimpulan dan rekomendasi teknis perbaikan pedoman penilaian, diverifikasi oleh PLP yang jenjang jabatannya lebih tinggi dan disahkan oleh Kepala Laboratorium.
Pengembangan Kegiatan Laboratorium Mengembangkan sistem pengelolaan laboratorium sebagai anggota; Satuan Hasil : naskah/sistem pengembangan pengelolan laboratorium Angka Kredit : 0.14 Pelaksana : Tim PLP Ahli dan Terampil
Kriteria: Kegiatan dimaksud dilakukan oleh tim pengembang yang terdiri dari PLP Ahli Madya sebagai ketua tim, yang beranggotakan PLP Ahli Muda, Ahli Pertama, dan PLP Penyelia, serta Kepala Laboratorium sebagai Manajer Puncak. Lingkup pekerjaan mengembangkan sistem pengelolaan laboratorium adalah melakukan penyusunan sistem manajemen mutu, mengimplementasikannya dalam praktek laboratorium seharihari, melakukan evaluasi dan tindak lanjut hasil evaluasi, dan melakukan perbaikan berkesinambungan agar mutu pelayanan laboratorium terpelihara, dan mampu memberikan pelayanan terbaik kepada dosen, mahasiswa, dan masyarakat pengguna.
Perbaikan berkesinambungan sangat perlu dilakukan agar sistem manajemen mutu yang diterapkan senantiasa mutakhir disesuaikan dengan perkembangan IPTEK dan tuntutan peningkatan mutu pelayanan secara kontinyu. Sebagai anggota tim, PLP Penyelia melakukan kegiatan ini sesuai arahan dari PLP Ahli Madya sebagai ketua. Dasar pemberian angka kredit adalah setiap kegiatan yang berhubungan dengan pengembangan sistem pengelolaan laboratorium dalam satu semester.
SISTEM MANAJEMEN MUTU " Audit Mutu Internal" dan
Audit mutu internal adalah suatu pemeriksaan sistematik dan tidak memihak untuk menetapkan bahwa berbagai kegiatan sistem manajemen mutu dan hasil berkaitan sesuai dengan pengaturan yang telah direncanakan, bahwa pengaturan itu diterapkan secara efektif, dan telah sesuai untuk mencapai tujuan. Audit mutu internal laboratorium hendaknya dilaksanakan laboratorium itu sendiri untuk memverifikasi berbagai unsur sistem manajemen mutu laboratorium itu telah efektif dan sesuai dengan pencapaian tujuan mutu yang telah ditetapkan.
Audit mutu internal laboratorium hendaknya dilaksanakan laboratorium itu sendiri untuk memverifikasi berbagai unsur sistem manajemen mutu laboratorium itu telah efektif dan sesuai dengan pencapaian tujuan mutu yang telah ditetapkan. Audit mutu internal laboratorium hendaknya ditujukan untuk: 1. Menetapkan kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur sistem manajemen mutu dengan dokumentasi tertentu. 2. Menetapkan keefektifan sistem manajemen mutu yang diterapkan dalam memenuhi tujuan mutu Guna memenuhi persyaratan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Kegunaan audit mutu yang meratakan jalan untuk penyempurnaan dan peningkatan berkelanjutan beberapa diantaranya adalah: 1) Menetapkan kecukupan dan kesesuaian sistem manajemen mutu. 2) Menetapkan agar sistem manajemen mutu yang telah diadakan memenuhi persyaratan standar tertentu atau dokumen dasar yang terhadapnya audit dilaksanakan. 3) Menghubungkan sistem manajemen mutu terdokumentasi untuk memenuhi tujuan yang telah ditetapkan. 4) Menetapkan keefektifan sistemmanajemen mutu. 5) Menetapkan keefektifan dengan pemeriksaan dan memberikan bukti objektif, bahwa sistemmanajemen mutu yang diterapkan memenuhi tujuan mutu yang telah ditetapkan. 6) Mengakses keefektifan sistemmanajemen mutu dan program jaminan mutu laboratorium. 7) Melengkapi manajemen dengan suatu evaluasi status dan kesesuaian berkelanjutan dari program jaminan mutu.
Bukti Dokumen: Dokumen level 1: Kebijakan audit internal. Dokumen level 2: Prosedur audit internal Daftar auditor internal Rencana program dan jadwal audit tahunan Rencana analisa hasil audit Bukti Kerja: Rekaman tim audit, rencana audit detail, rekaman hasil audit, tindak lanjut audit, monitoring dan closing audit internal Evaluasi kinerja auditor Rekaman hasil analisa audit internal Report untuk rekomendasi CI & kaji ulang manajemen. Temuan Audit yg Berhubungan dengan hasil uji Peningkatan Efektivitas Penerapan sistem Audit Internal Tindak lanjut Audit Kesesuaian Kebijakan & prosedur Rekaman Audit ) Audit internal dilakukan periodik (siklus 1 tahun) seluruh elemen (ISO) dilakukan oleh personel terlatih & mengerti manajemen & teknis ISO dan independen M. Mutu bertanggungjawab: perencanaan, pengorganisasian, dan analisa hasil audit. AI
"Kaji Ulang Manajemen" Tanggung Jawab Manajemen Tanggung jawab utama manajemen Kepala Lab. tidak terbatas pada berbagi hal berikut. 1. Menetapkan kebijakan mutu. 2. Menciptakan organisasi laboratorium yang efisien dan efektif. 3. Menyediakan berbagai sumber, seperti fasilitas fisik (gedung, peralatan, dan lain-lain); prasarana, sumber daya manusia; sumber dana; sumber informasi; dan sebagainya. 4. Menetapkan tanggung jawab dan kewenangan personel laboratorium. 5. Menetapkan sistem verifikasi. 6. Menunjuk koordinator mutu. 7. Melaksanakan kaji ulang manajemen secara berkala.
Kaji ulang manajemen adalah kegiatan pengkajian yang dipimpin oleh Kepala Laboratorium untuk memastikan keberlanjutan dari kesesuaian dan keefektifan sistem manajemen. Kaji ulang manajemen pada umumnya mencakup: 1. Kecukupan tenaga kerja, betbagai sumber lain, dan struktut organisasi. 2. Tingkat penerapan sistem organisasi. 3. Mengkaji umpan balik eksternal (dari pelanggan) dan internal. 4. Mengkaji untuk kerja laboratorium dan proses secara menyeluruh. Berdasarkan kaji ulang ini, tindakan yang tepat hendaknya dilakukan oleh Kepala Lab untuk membuat sistem manajemen lebih efektif untuk memenuhi tujuan.
Pokok permasalahan yang dikaji ulang Ada sejumlah pokok permasalahan yang dapat dipertimbangkan pada kaji ulang. Beberapa hal berikut, tetapi tidak terbatas pada: 1. Hasil audit internal yang terakhir serta tindak lanjut yang belum dapat diselesaikan. Umpan balik customer(keluhan), yang negatif (keluhan) dan positif. Perubahan dalam standar mutu produk oleh pemerintah. Peraturan baru atau peraturan yang dimutakhirkan oleh pemerintah. Perubahan metode pengujian, karena perubahan atau standar mutu produk atau atas permintaan customer.
Teknologi pengujian baru Kesesuaian kebijakan dan prosedur sistemmanajemen mutu. Laporan dari staf manajerial dan penyelia. Status tindakan perbaikan dan pencegahan yang dipersyaratkan. Assesmen oleh badan eksternal (KAN). Hasil uji banding dan uji profisiensi antar laboratorium. Perubahan volume dan jenis pekerjaan. Kegiatan pengendalian mutu internal. Sumber daya, kecukupan, keefektifan, dan kesesuaiannya. Pelatihan staf. Tindak lanjut dari kaji ulang manajemen terdahulu. Ketidaksesuaian dalam pengujian dan sistemmanajemen mutu. Hasil dari proses penyempurnaan berkelanjutan. Evaluasi pemasok. Pengembangan ruang lingkup layanan (pengujian). Penetapan manajer mutu dan teknis.
Bukti Dokumen: Dokumen level 1: Kebijakan kaji ulang manajemen. Dokumen level 2: Prosedur kaji ulang manajemen Daftar peserta kaji ulang manajemen Rencana kaji ulang manajemen Bukti Kerja: Rekaman hasil kaji ulang manajemen Rekaman temuan dan rencana tindakan perbaikan Evaluasi hasil CI yang telah berjalan Keputusan tentang peningkatan berkelanjutan (continuous improvement) Capaian sasaran mutu Sasaran, objektif dan rencana kegiatan untuk tahun berikutnya. Sistem manajemen laboratorium Kaji Ulang Manajemen Kegiatan pengujian Kebijakan & prosedur (4.15.1) Temuan kaji ulang (4.15.2) Agenda kaji ulang manajemen: kecocokan kebijakan & prosedur laporan staf manajerial dan personel penyelia hasil audit internal terakhir tindakan perbaikan & pencegahan asesmen badan eksternal hasil uji banding & uji profisiensi perubahan volume dan jenis pekerjaan unpan balik customer pengaduan rekomendasi untuk peningkatan faktor-faktor lain yang relevan KUM
CONTOH: Kegiatan Pengujian pada Pengabdian Masyarakat (Untuk Layanan Jasa Pengujian) Agenda kaji ulang manajemen: kecocokan kebijakan & prosedur laporan staf manajerial (PLP Ahli) dan personel penyelia (PLP Ahli) hasil audit internal terakhir tindakan perbaikan & pencegahan asesmen badan eksternal hasil uji banding & uji profisiensi perubahan volume dan jenis pekerjaan unpan balik pelangan pengaduan rekomendasi untuk peningkatan faktor-faktor lain yang relevan
Any Questions?