PPMI ( Pusat Penjaminan Mutu )

Transkripsi

1 PPMI ( Pusat Penjaminan Mutu ) Pusat Penjaminan Mutu Internal (PPMI) Akbid Bhakti Putra Bangsa Purworejo (selanjutnya Akbid Purworejo) yang berada dan bertanggung jawab kepada Direktur bertugas untuk mengkoordinir, memfasilitasi dan menggerakan perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi penjaminan mutu Akbid Purworejo secara internal. Dengan semangat Do the best for Allah Civitas Akademika Akbid Purworejo memiliki komitmen melaksanakan Sistem Penjaminan Mutu akademik dan nonakademik secara berkesinambungan untuk memberikan kepuasan terhadap stakeholder. Upaya untuk mewujudkan komitmen penjaminan mutu dilaksanakan audit mutu internal. Audit mutu internal adalah kegiatan rutin setiap satu tahun akademik berakhir yang dilakukan oleh auditor internal Akbid Purworejo untuk memeriksa pelaksanaan SPMI dan mengevaluasi apakah seluruh standar SPMI telah dicapai / dipenuhi oleh setiap unit kerja. Diharapkan dengan pelaksanaan audit mutu internal yang dilaksanakan secara periodik menjadikan pembudayaan mutu dan dapat dijadikan bukti otentik bahwa Akbid Purworejo memiliki komitmen dalam melaksanakan SPMI sebagaimana diwajibkan menurut peraturan perundangundangan 1. Luas dan Lingkup Kebijakan Mutu Lingkup kebijakan penjaminan mutu Akbid BPBP mencakup aspek akademik dan non akademik yang berjalan secara simultan. 2. Pihak-Pihak Yang Terkena Kebijakan Pihak-pihak yang terkena kebijakan mutu ini terdiri dari unsur pimpinan yaitu Direktur dan Wakil Direktur I, Wakil Direktur II, Wakil Direktur III, Pusat Penjaminan Mutu Internal (PPMI), serta seluruh Gugus Kendali Mutu (GKM) yaitu Program studi dan Unit kerja akademik & non akademik, dengan melibatkan seluruh civitas akademika. 3. Tujuan Penjaminan Mutu Internal Memelihara dan meningkatkan mutu pendidikan secara berkelanjutan untuk mewujudkan Visi dan Misi Akbid Purworejo serta memenuhi kebutuhan stakeholder.

2 PELAKSANAAN 1. Strategi Penjaminan Mutu a. Melibatkan secara aktif semua sivitas akademika sejak tahap perencanaan hingga tahap evaluasi dan tahap pengembangan SPMI; b. Melibatkan pula organisasi profesi, alumni, dunia usaha dan pemerintahan sebagai pengguna lulusan, khususnya pada tahap penetapan standar SPMI; c. Melakukan pelatihan secara terstruktur dan terencana bagi para dosen dan staf administrasi tentang SPMI, dan secara khusus pelatihan sebagai auditor internal; d. Melakukan sosialisasi tentang fungsi dan tujuan SPMI kepada para pemangku kepentingan secara periodik. e. Akbid BPBP menetapkan bahwa sejak tahun 2011 seluruh unit kerja akademik dan nonakademik harus melaksanakan SPMI dalam setiap aktivitasnya. f. Agar pelaksanaan SPMI pada semua unit dan aras tersebut dapat berjalan lancar dan terkoordinasi secara efektif, maka Akbid BPBP membentuk PPMI yang bertugas untuk menyiapkan, merencanakan, merancang, menetapkan, melaksanakan, mengendalikan, mengevaluasi dan mengembangkan SPMI. 2. Prinsip Penjaminan Mutu a. Berfokus pada pelanggan (Customer oriented) b. Berdasarkan fakta dan data (Statistic approach) c. Kerja team(team Work) d. Berfikir system (Systemic approach) e. Kepemimpinan (Leadershif) f. Pendekatan proses (Proses oriented) g. Perbaikan berkelanjutan (Continous improvement) h. Saling menguntungkan(mutualistic) 3. Manajemen Kendali Mutu Plan Do Check Action (PDCA) Dengan model ini, maka Akbid BPBP terlebih dahulu menetapkan tujuan yang ingin dicapai melalui strategi dan serangkaian aktivitas yang tepat. Kemudian, terhadap pencapaian tujuan melalui strategi dan aktivitas tersebut akan selalu dimonitor secara berkala, dievaluasi, dan dikembangkan ke arah yang lebih baik secara berkelanjutan.

3 Dengan model manajemen PDCA, maka setiap unit dalam lingkungan Akbid BPBP secara berkala harus melakukan proses evaluasi diri untuk menilai kinerja unitnya sendiri dengan menggunakan standar dan prosedur yang telah ditetapkan. Hasil evaluasi diri akan dilaporkan kepada pimpinan unit, seluruh staf pada unit bersangkutan, dan kepada Direktur Akbid BPBP. Terhadap hasil evaluasi diri pimpinan unit dan Direktur Akbid akan membuat keputusan tentang langkah atau tindakan yang harus dilakukan untuk memperbaiki dan meningkatkan mutu. Melaksanakan SPMI dengan model manajemen PDCA juga mengharuskan setiap unit kerja bersikap terbuka, kooperatif, dan siap untuk diaudit atau diperiksa oleh tim auditor internal yang telah mendapat pelatihan khusus tentang audit SPMI. Audit yang dilakukan setiap akhir tahun akademik akan direkam dan dilaporkan kepada pimpinan unit dan Direktur Akbid, untuk kemudian diambil tindakan tertentu berdasarkan hasil temuan dan rekomendasi dari tim auditor. Semua proses di atas dimaksudkan untuk menjamin bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan pendidikan tinggi pada Akbid BPBP terjamin mutunya, dan bahwa Penjaminan Mutu Internal Akbid BPBP selalu dievaluasi untuk menemukan kekuatan dan kelemahannya sehingga dapat dilakukan perubahan ke arah perbaikan secara berkelanjutan. Hasil pelaksanaan SPMI dengan basis model PDCA adalah kesiapan semua unit dilingkungan Akbid BPBP untuk mengikuti proses akreditasi atau penjaminan mutu eksternal oleh BAN-PT. Model Manajemen Mutu (Plan, Do, Check, Action) PDCA P D C A SDCA P D C A SDCA P D C A SDCA P D C A

4 Model Manajemen PDCA 4. Sistem Penjaminan Mutu Kebijakan Penjaminan Mutu Manual penjaminan mutu Dokumen Penjaminan mutu Tindakan Penjaminan Mutu Audit Pelaksana an Penjaminan Mutu Pelaksanaan Penjaminan Mutu 5. Organisasi Penjaminan Mutu Organisasi penjaminan mutu akademik di tingkat Akbid terdiri atas, Pimpinan Akbid BPBP dan Pusat Penjaminan Mutu Internal (PPMI), sedangkan di Unit Kerja dilaksanakan oleh Gugus Kendali Mutu (GKM) denga uraian sebagai berikut: a. Direktur Akbid BPBP bertanggung jawab atas penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, serta pembinaan tenaga akademik, tenaga administrasi, dan mahasiswa. Direktur Akbid bertanggung jawab atas terjaminnya mutu akademik dan non akademik di Akbid. Dalam mengemban tanggungjawabnya, Direktur Akbid dibantu oleh Wakil Direktur Bidang Akademik (Wadir I), Bidang Administrasi Umum &Keuangan (Wadir II) dan Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama (Wadir III). b. Wakil Direktur I, II, III, berperan sebagai koordinator Gugus Kendali Mutu (GKM) di bidangnya masing-masing, yang mempunyai tugas: 1) Mengkoordinir penyusunan dokumen mutu berupa, Standar Mutu, Prosedur Kerja (SOP), Instruksi Kerja dan Formulir yang relevan. 2) Mengkoordinir, dan Memonitor pelaksanaan Standar mutu, dan SOP dilingkup kerjanya masing-masing,

5 3) Melaksanakan evaluasi pencapaian standar sesuai tugas yang diberikan oleh Direktur Akbid. 4) Mengikuti rapat-rapat rutin dan telaahan pimpinan dalam rangka perbaikan berkelanjutan. 5) Bekerjasama dengan pihak terkait c. Ketua PPMI mempunyai tugas: 1) Menyelenggarakan pelatihan, konsultasi, pendampingan dan kerjasama di bidang penjaminan mutu. 2) Merencanakan dan melaksanakan sistem penjaminan mutu akademik dan nonakademik di Akbid BPBP; 3) Mengkoordinir penyusunan dan mengendalikan dokumen yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik dan nonakademik meliputi; Kebijakan mutu, Manual mutu, SOP, Instruksi Kerja dan Formulir-formulir yang selaras dengan keadaan sosial-budaya kampus Akbid BPBP. 4) Mengkoordinir pelaksanaan monitoring sistem penjaminan mutu akademik dan nonakademik; 5) Mengkoordinir pelaksanaan audit dan evaluasi pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik dan nonakademik; 6) Melaporkan pelaksanaan sistem penjaminan mutu kepada yang berwenang. PPMI mempunyai lingkup kerja mencakup semua Unit Kerja di lingkungan Akbid BPBP. Dalam melaksanakan tugasnya Ketua PPMI dibantu oleh Sekretaris, Bidang Audit, Perbaikan & Standarisasi, dan Bidang Pengendalian Dokumen Mutu. d. Sekretaris PPMI mempunyai tugas: 1) Mengelola surat masuk dan surat keluar PPMI 2) Menyusun laporan sesuai jadwal 3) Memfasilitasi rapat-rapat PPMI 4) Aktif bekerjasama dengan pihak terkait e. Bidang Audit, Perbaikan & Standarisasi, mempunyai tugas: 1) Menyusun manual mutu meliputi; penetapan standar, pelaksanaan, pengendalian dan peningkatan standar 2) Menyusun SOP penetapan standar, pelaksanaan, pengendalian dan peningkatan standar

6 3) Menyusun instruksi kerja dan formulir yang relevan di PPMI 4) Mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan manual dan standar mutu 5) Melaksanakan audit mutu bekerjasama dengan tim audit internal. 6) Melakukan perbaikan standar secara berkelanjutan 7) Mengikuti rapat-rapat teknis 8) Kerjasama dengan pihak terkait f. Bidang Pengendalian Dokumen Mutu mempunyai tugas: 1) Menyusun standar pengelolaan dokumen mutu di PPMI 2) Menyusun SOP pengendalian dokumen mutu 3) Merencanakan kebutuhan dokumen mutu untuk unit kerja 4) Memfasilitasi kebutuhan dokumen mutu seluruh unit kerja. 5) Mengatur penyimpanan dokumen mutu 6) Mengendalikan keluar-masuk dokumen mutu 7) Mengatur penghapusan dokumen mutu 8) Mengikuti rapat-rapat teknis 9) Kerjasama dengan pihak terkait g. Gugus Kendali Mutu (GKM) Akbid BPBP terdiri dari: 1) GKM bidang Akademik, meliputi: a) GKM Prodi D-III Kebidanan b) GKM Bag. Administrasi Akedemik c) GKM P3M d) GKM UPT; Laboratorium, Perpustakaan dan Asrama 2) GKM Bidang Administrasi Umum & Keuangan, meliputi: a) GKM Tata usaha umum b) GKM Hukum dan tatalaksana c) GKM Keuangan d) GKM Kepegawaian e) GKM Perlengkapan 3) GKM Administrasi kemahasiswaan, meliputi: a) GKM Kreatifitas mahasiswa b) GKM Kesejahteraan mahasiswa c) GKM Informasi kemahasiswaan h. Ketua GKM mempunyai tugas: 1) Menyusun Evaluasi Diri Unit Kerja

7 2) Menyusun Standar mutu, Prosedur Kerja (SOP), Instruksi kerja dan formulir 3) Menyusun Standar Akademik Spesifikasi Program Studi (GKM Prodi) 4) Mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan proses kerja sesuai SOP 5) Mengendalikan, mengawasi proses pembelajaran sesuai SOP (GKM Prodi) 6) Mengevaluasi pemenuhan standar akademik/ nonakademik 7) Melakukan tindakan perbaikan dan peningkatan standar 8) Melakukan perbaikan proses pembelajaran dan peningkatan standar akademik secara berkelanjutan(gkm Prodi) 9) Mengikuti rapat-rapat teknis 10) Kerjasama dengan pihak terkait 11) Membuat laporan dalam bidangnya i. Sekretaris GKM mempunyai tugas: Membantu Ketua dalam melaksanakan tugas administrasi GKM. 6. Instrumen Audit dan Penilaian Instrumen audit mutu akademik dan non akademik yang digunakan mengacu pada standar nasional pendidikan yang terdiri dari 14 Standar. Adapun standar yang diaudit tersebut meliputi: a. STANDAR ISI: Kurikulum b. STANDAR PROSES: Pengembangan Mutu Pembelajaran c. STANDAR KOMPETENSI LULUSAN: Kelulusan Mahasiswa, Prestasi Mahasiswa d. STANDAR PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN: Ketersediaan Tenaga Pendidik dan Kependidikan e. STANDAR SARANA DAN PRASARANA: Ketersediaan Sarana dan Prasarana Pendidikan f. STANDAR PENGELOLAAN: Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, Sistem Penjaminan Mutu g. STANDAR PEMBIAYAAN: Pengelolaan Dana h. STANDAR PENILAIAN: Evaluasi Hasil Belajar i. STANDAR PENELITIAN: Capaian Penelitian j. STANDAR PENGABDIAN MASYARAKAT: Capaian Pengabdian kepada Masyarakat k. STANDAR SISTEM INFORMASI: Ketersediaan Sistem Informasi

8 l. STANDAR KERJASAMA: Capaian Kerjasama m. STANDAR KEMAHASISWAAN: Seleksi Mahasiswa Baru, Kualitas Layanan kepada Mahasiswa n. STANDAR SUASANA AKADEMIK: Suasana Akademik. Penilaian yang digunakan adalah: a. Tiap butir standar disediakan skor nilai rentang 1 7. b. Tiap standar dibuat nilai rata-rata dan dikonversikan dalam rentang nilai Tim Audit Tim audit ditugaskan oleh direktur atas pertimbangan ketua PPMI berjumlah 3 orang yang terdiri dari 1 orang Ketua merangkat anggota, 1 orang sekretaris merangkap anggota dan 1 orang anggota. 8. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Waktu pelaksanaan audit adalah tiap akhir tahun setelah tahun akademik yang akan diaudit telah selesai dilaksanakan. Adapun tempat pelaksanaan diunit/ bagian yang terkait.