Manual Prosedur Tinjauan Manajemen

Transkripsi

1 Manual Prosedur Tinjauan Manajemen Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Malang 2013

2 Manual Prosedur Tinjauan Manajemen Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen : Revisi : 0 Tanggal : 3 Juni 2013 Diajukan oleh : Ketua Unit Jaminan Mutu Dikendalikan oleh Dhita Morita Ikasari, STP, MP : Manager Representative Disetujui oleh Dr. Panji Deoranto, STP, MP : Ketua Jurusan Dr. Ir. Nur Hidayat, MP i

3 Daftar Isi Tujuan... 1 Ruang Lingkup... 1 Definisi... 1 Rujukan... 1 Garis Besar Prosedur... 1 Bagan Alir Prosedur Tinjauan Manajemen... 2 Lampiran Daftar Revisi Dokumen Daftar Distribusi Dokumen... 3 ii

4 Tujuan Memberikan arahan kepada manajemen puncak untuk melakukan evaluasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) secara berkala dan berkesinambungan dalam hubungan dengan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu. Ruang Lingkup Manual Prosedur Tinjauan Manajemen ini mengatur proses pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen hingga perencanaan Rapat Tinjauan Manajemen berikutnya. Definisi 1. Tinjauan Manajemen adalah langkah dari Manajemen Puncak (Top Management) Jurusan TIP UB untuk meninjau sistem manajemen mutu TIP UB pada kurun waktu yang telah direncanakan untuk memastikan kesinambungan, kesesuaian, kecukupan dan efektivitas sistem menajemen mutu. 2. Jajaran manajemen di Jurusan Teknologi Industri Pertanian antara lain Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan, KPS S1, dan KPS S2. 3. Manajemen Puncak dalam hal ini adalah Ketua Jurusan yang bertanggungjawab penuh terhadap Tinjauan Manajemen ini. 4. Rapat Tinjauan Manajemen adalah rapat yang membahas mengenai manajemen review yang dilaksanakan minimal 2 (dua) kali dalam setahun. Rujukan Manual Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian FTP UB Garis Besar Prosedur 1. Ketua Jurusan/Manajemen Puncak mengundang seluruh jajaran manajemen melalui surat undangan yang harus dikirim minimal 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan rapat tinjauan manajemen. 2. Apabila rapat tinjauan manajemen gagal untuk dilaksanakan, maka Ketua Jurusan dapat membatalkan surat undangan dan mengirim surat undangan rapat yang baru sesuai dengan ketentuan syarat rapat tinjauan manajemen (item definisi). 3. Sekretaris jurusan (Manager Representative) bertugas menyiapkan agenda rapat yang meliputi : a. Hasil audit eksternal dan internal b. Umpan balik dari pelanggan c. Kinerja proses dan kesesuaian produk terkait status dari tindakan pencegahan dan perbaikan d. Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya e. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu, serta f. Rekomendasi untuk peningkatan mutu 3

5 4. Pada pelaksanaan rapat tinjauan manajemen, Ketua Jurusan memimpin rapat dan mengambil kesimpulan dalam rangka perbaikan mutu berkelanjutan. 5. Semua keputusan atau ketetapan yang diambil dalam rapat tinjauan manajemen dicatat oleh notulen rapat. 6. Ketua Jurusan mengirimkan hasil rapat tinjauan manajemen kepada UJM untuk ditindaklanjuti bila ada perubahan yang perlu dilakukan baik pada ranah implementasi maupun dokumentasi sesuai dengan MP yang berlaku. 7. UJM melaporkan hasil kerjanya kepada Manajemen Representatif (MR). 8. Semua catatan yang berhubungan dengan rapat tinjauan manajemen harus dipelihara oleh UJM sesuai dengan MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman. 4

6 Bagan Alir Prosedur Tinjauan Manajemen Mulai Ketua Jurusan Mengundang seluruh jajaran manajemen (3 hari) Surat Undangan rapat tinjauan manajemen Manager Representative Menyiapkan agenda rapat tinjauan manajemen (3 hari) Ketua Jurusan Memimpin rapat tinjauan manajemen (2 jam) Notulen Mencatat semua keputusan atau ketetapan (2 jam) Notulensi rapat tinjauan manajemen Ketua Jurusan Mengirimkan hasil rapat kepada UJM (1 hari) Tim UJM Melaporkan hasil tindak lanjut kepada MR (1 hari) Laporan tinjauan manajemen Tim UJM Memelihara semua catatan yang berhubungan dengan rapat tinjauan manajemen MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman Selesai 5

7 Lampiran 1. Daftar Revisi Dokumen Rekonstruksi Kurikulum Revisi ke-0 : 3 Juni 2013 Kode : Disiapkan oleh Ketua Unit Jaminan Mutu Dikendalikan oleh MR Disahkan oleh Ketua Jurusan 2. Daftar Distribusi Dokumen Salinan Revisi Penerima Jenis Dokumen Salinan 1 dan Asli 0 Ketua Jurusan Terkendali Salinan 2 0 Sekretaris Terkendali Jurusan Salinan 3 0 KPS S1 Terkendali Salinan 4 0 KPS S2 Terkendali Salinan 5 0 UJM Terkendali 6