BAB IV PEMBAHASAN IV.1. Survei Pendahuluan (Preliminary Survey) Sesuai dengan ruang lingkup pembahasan audit operasional pada P Linda Gallery Sejahtera yang akan dibahas disini hanya mencakup kegiatan atas pelaksanaan sumber daya manusia, jadi ruang lingkup pembahasan skripsi ini hanya terbatas dari fungsi penerimaan karyawan sampai dengan fungsi pemutusan hubungan karyawan. Adapun tujuan dari survei pendahuluan pada P Linda Gallery Sejahtera adalah untuk mendapatkan gambaran awal mengenai perusahaan dan mengumpulkan informasi yang bersifat umum mengenai perusahaan serta mengenai operasi perusahaan sehingga diperoleh suatu pemahaman yang menyeluruh mengenai perusahaan dan semua aspek penting dari perusahaan yang berkaitan dengan audit operasional yang akan dilakukan. ujuan pelaksanaan audit operasional atas fungsi manajemen sumber daya manusia di P Linda Gallery Sejahtera adalah sebagai berikut: 1. Untuk menentukan ketaatan manajer, karyawan dan staf terhadap kebijakan dan pengelolaan atas sumber daya manusia yang berlaku dalam perusahaan. 2. Menilai pelaksanaan dalam pengendalian atas kegiatan operasional sumber daya manusia dan memungkinkan terdeteksinya kelemahan yang terjadi. 3. Menilai apakah kegiatan operasional operasional atas sumber daya manusia sudah dilakukan secara efisien dan efektif. 4. Mengidentifikasi permasalahan yang terdapat dalam perusahaan serta memberikan saran dan rekomendasi mengenai tindakan korektif atau perbaikan yang diperlukan.
Pelaksanaan survei pendahuluan atas fungsi manajemen sumber daya manusia dilakukan dengan menggunakan beberapa prosedur audit yang umum digunakan yaitu: 1. Mengadakan pengamatan fisik yang mencakup mengenai fasilitas, ketaatan terhadap peraturan yang berlaku umum, kinerja dari para personil dalam kegiatan manajemen sumber daya manusia. 2. Mengumpulkan bukti-bukti tertulis mengenai prosedur-prosedur yang ditetapkan perusahaan. Hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah perusahaan telah menjalankan kegiatan organisasinya secara efisien dan efektif. Agar dapat mengetahui dengan jelas mengenai hal-hal yang disebutkan diatas maka penulis melakukan tahap-tahap sebagai berilut: a. Melakukan pembicaraan awal dengan bagian sumber daya manusia, general manager, dan beberapa karyawan yang dapat memberikan informasi yang sangat dibutuhkan oleh penulis dan penjelasan rinci mengenai tujuan dan sasaran dari audit operasional yang akan dilakukan. Informasi yang dikumpulkan dari tahap ini antara lain: Sejarah perusahaan Struktur organisasi dan uraian tugas Kegiatan pengelolaan atas sumber daya manusia Produk yang diperdagangkan Prosedur yang berhubungan dengan fungsi manajemen sumber daya manusia b. Melakukan kegiatan observasi yang bertujuan untuk melihat lebih jelas mengenai aktivitas operasional dan prosedur kerja yang terkait dengan fungsi manajemen sumber daya manusia. 64
c. Wawancara dengan divisi yang bersangkutan dimana dilakukan dengan dua cara: 1. Wawancara lisan, dilakukan dengan memberikan pertanyaan secara lisan kepada manajer sumber daya manusia yang melaksanakan kegiatan manajemen sumber daya manusia. 2. Wawancara dengan menggunakan lembar pertanyaan (kuesioner), dilakukan dengan cara memberikan lembar pertanyaan kepada bagian sumber daya manusia dan beberapa karyawan untuk mengetahui dengan jelas mengenai pengendalian internal yang ada dalam perusahaan atas fungsi manajemen sumber daya manusia. d. Mengevaluasi hasil wawancara, kuesioner dan pengamatan yang dilakukan, e. Melakukan konfirmasi kepada pihak manajemen tentang adanya temuan-temuan sebagai hasil dari audit yang akan dijadikan rekomendasi untuk mengatasi kelemahan yang ditemukan dan rekomendasi untuk meningkatkan manajemen operasional perusahaan. IV.2. Kuesioner Evaluasi atas Sistem Pengendalian Intern Untuk melakukan penilaian sistem pengendalian intern atas manajemen sumber daya manusia pada P Linda Gallery Sejahtera, maka penulis melakukan analisis dan evaluasi terhadap hasil wawancara, pengamatan dan kuesioner. Manajemen harus mempunyai pandangan dan sikap yang professional untuk memajukan atau meningkatkan hasil-hasil yang telah dicapainya. Manajemen haruslah selalu melihat, meneliti, menganalisa dan mengambil keputusan atas laporan-laporan yang ada. Hal ini untuk menilai apakah kebijakan perusahaan yang telah ditentukan dijalankan, dan apakah kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan baik. 65
Kuesioner fungsi manajemen sumber daya manusia ini akan membahas secara jelas mengenai penerimaan karyawan, prosedur pengupahan, pengelolaan atas perawatan dan pengobatan karyawan, pengelolaan tindakan disiplin, serta prosedur pemutusan hubungan kerja karyawan yang diterapkan di P Linda Gallery Sejahtera. Kuesioner dirancang sedemikian rupa agar mendapatkan jawaban yang relevan dan kompeten yang akan dijadikan bahan pertimbangan dalam mengidentifikasikan kekuatan dan kelemahan sistem pengendalian intern atas fungsi manajemen sumber daya manusia. Selanjutnya dari kelemahan yang ditemukan akan dievaluasi dan diberikan saran-saran perbaikan kepada perusahaan. 66
ABEL KUESIONER FUNGSI MANAJEMEN SUMBER DAA MANUSIA No. Daftar Pertanyaan a idak Komentar 1. Fungsi Penerimaan Apakah rekrutmen dilakukan berdasarkan perencanaan tenaga kerja? 2. Apakah proses rekrutmen diawali dengan permintaan tenaga kerja dari unit pengguna? 3. Apakah permohonan penambahan tenaga kerja dilengkapi dengan spesifikasi pekerjaan dan spesifikasi jabatan? 4. Apakah terdapat metode atau sumber rekrutmen dalam proses perekrutan? 5. Apakah dalam proses seleksi lebih memprioritaskan karyawan memprioritaskan sumber sumber dari internal dari internal dan eksternal? perusahaan 6. Apakah semua catatan atau arsip proses seleksi yang telah dijalankan disimpan? 7. Apakah masa percobaan terhadap karyawan baru menyimpang dari 67
perundang-undangan yang berlaku? 8. Apakah data karyawan baru tersedia dengan lengkap sesuai ketentuan proses rekrutmen yang ada? 9. Bila dalam masa percobaan karyawan dinyatakan tidak lulus, apakah ada bukti-bukti obyektif yang disampaikan kepada calon karyawan? 10. Setelah seorang calon karyawan dinyatakan lulus apakah ada serah terima dari bagian sumber daya manusia ke unit pengguna? 11. Apakah unit pengguna sudah mempersiapkan sarana kerja yang diperlukan bagi karyawan baru? 12. Apakah karyawan baru diberikan uraian pekerjaan secara jelas termasuk formasi dalam stuktur organisasi sistem pelaporan hasil kerja? tidak adanya job description secara tertulis 13. Apakah sistem penilaian kinerja telah disampaikan kepada karyawan baru dan telah dipahami? 68
14. Fungsi Pelatihan Dan Pengembangan Apakah setiap atasan terlibat dalam proses pengidentifikasian kompetensi? 15. Apakah setiap atasan terlibat dalam proses pengembangan program pelatihan untuk bawahan? 16. Apakah penyusunan program pelatihan memanfaatkan informasi dari hasil penilaian kinerja? 17. Apakah proses pelatihan berjalan secara sistematis dan terkendali? 18. Apakah hasil pelatihan dievaluasi untuk mengukur tingkat efektivitasnya? 19. Apakah program pengembangan bertujuan untuk memberikan motivasi bagi karyawan guna mengubah kinerja? 20. Program Penilaian Prestasi Kerja Atau Kinerja Apakah perusahaan telah menetapkan kebijakan tentang penilaian prestasi kerja atau kinerja? 69
21. Apakah kebijakan penilaian prestasi kerja atau kinerja telah dijabarkan dalam prosedur operasional secara terdokumentasi? 22. Apakah proses penilaian prestasi kerja atau kinerja dilakukan berdasarkan perencanaan yang telah disusun oleh bagian sumber daya manusia? 23. Apakah proses penilaian prestasi kerja atau kinerja dilakukan oleh atasan penilai dan rekan kerja atau bawahan penilai? hanya oleh atasan saja 24. Apakah dalam prosedur penilaian prestasi kerja atau kinerja atasan penilai menyampaikan tujuan penilaian? 25. Apakah dalam proses interaksi penilaian, atasan memberikan bimbingan kepada bawahannya bahwa proses penilaian bertujuan untuk memahami prestasi yang telah dicapai dan juga kekurangan yang perlu diperbaiki? 26. Apakah mekanisme pemeriksaan penilaian prestasi kerja atau kinerja 70
dapat dipastikan kerahasiaannya? 27. Apakah hasil penilaian prestasi kerja atau kinerja diolah dan dianalisa? 28. Apakah hasil analisa atas penilaian prestasi kerja atau kinerja dituangkan dalam laporan dan dikomunikasikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan? 29. Apakah hasil analisa penilaian prestasi kerja atau kinerja ditindak lanjuti dalam berbagai tindakan perbaikan misalnya perencanaan pelatihan atau tindakan-tindakan lanilla yang sesuai dengan hasil analisa? 30. Apakah hasil penilaian dari tahun ke tahun dikomparasi untuk mengetahui ada tidaknya perubahan yang mengarah pada peningkatan atau perbaikan? 31. Apakah semua catatan yang berkaitan dengan kegiatan penilaian prestasi kerja atau kinerja disimpan dengan baik? 32. Apakah cara penyimpanan hasil penilaian prestasi kerja atau kinerja 71
dilengkapi dengan identifikasi sehingga bisa dengan mudah ditelusuri dan cepat ditemukan bila sewaktuwaktu diperlukan? 33. Sistem Perencanaan Dan Pengembangan Karir Apakah perusahaan telah menetapkan kebijakan-kebijakaan tentang perencanaan dan pengembangan karir? 34. Apakah perusahaan mengambil tindakan promosi terhadap karyawannya? 35. Apakah proses promosi telah dilaksanakan sesuai dengan persyaratan-persyaratan umum dalam promosi jabatan? 36. Sistem Pengupahan Atau Penggajian Apakah perusahaan memiliki sistem pengupahan atau penggajian yang terdokumentasi? 37. Apakah sistem pengupahan atau penggajian ditinjau ulang secara berkala untuk penyesuaian? tidak peninjauan ulang secara berkala 72
38. Apakah dalam sistem pengupahan atau penggajian, perusahaan melakukan pengukuran terhadap kepuasan karyawan? 39. Apakah dalam sistem pengupahan dan penggajian menerapkan prinsip kejelasan, yaitu suatu sistem pengupahan atau penggajian yang mudah dihitung dan dimengerti oleh karyawan? 40. Apakah tata cara pembayaran sistem pengupahan atau penggajian telah dilengkapi dengan prosedur? 41. Apakah kesalahan-kesalahan dalam pembayaran upah diselesaikan secapatnya? 42. Apakah perusahaan melakukan survei untuk mengetahui kondisi sistem pengupahan atau penggajian diluar perusahaan dan membandingkan dengan sistem pengupahan atau penggajian di perusahaan? 43. Apakah pembayaran upah dilengkapi dengan rincian penerimaan atau pemotongan? 73
44. Apakah struk upah atau gaji memberikan cukup informasi mengenai rincian perubahanperubahan upah atau gaji yang diterima karyawan? 45. Apakah setiap klaim atau keberatan karyawan mengenai nilai upah atau gaji yang diterima dapat perhatian dari perusahaan? 46. Apakah perusahaan telah menyediakan mekanisme evaluasi atau tinjauan terhadap upah atau gaji karyawan? 47. Apakah perusahaan telah menetapkan kebijakan yang melarang pemotongan upah atau gaji karyawan yang dikaitkan dengan sanksi atas pelanggaran disiplin? 48. Apakah perubahan upah atau gaji karyawan dikaitkan dengan hasil penilaian kinerja? Bila terkait apakah ada mekanisme yang jelas mengenai hal tersebut? 49. Apakah perubahan-perubahan upah atau gaji karyawan dilakukan secara obyektif sesuai dengan perubahan 74
kompetensi dan bobot tanggung jawab dari pekerja? 50. Apakah semua arsip yang berkaitan dengan masalah pengupahan atau penggajian terpelihara dengan aman dan memiliki identifikasi secara jelas dan dapat ditemukan bila sewaktuwaktu diperlukan? 51. Perawatan Dan Kesehatan Kerja Apakah karyawan telah mengetahui dan memahami seluruh peraturan dan persyaratan kerja? 52. Apakah perusahaan memberikan bantuan kepada pekerja untuk biaya perawatan kesehatan? 53. Apakah klaim pengobatan yang diajukan oleh karyawan dapat terbukti keakuratan datanya (seperti copy resep, kwitansi, dan surat dokter)? 54. Pelanggaran Dan Sanksi Apakah semua peraturan yang berlaku di perusahaan telah diketahui dan dipahami oleh seluruh karyawan? 55. Apakah perusahaan menggunakan kartu absen? 75
56. Apakah perusahaan mengadakan pengawasan yang ketat terhadap jam kerja karyawan? 57. Apakah terdapat sanksi terhadap pelanggaran peraturan yang dilakukan karyawan? 58. Apakah dalam hal pemberian sanksi terhadap karyawan yang melakukan pelanggaran telah sesuai dengan kebijakan perusahaan? 59. Pemutusan Hubungan Kerja Apakah pemutusan hubungan kerja terhadap karyawan perusahaan dilaksankan sesuai dengan prosedur perusahaan yang berlaku? 60. Apakah setiap pemutusan hubungan kerja karyawan, selalu dikomunikasikan kepada karyawan terlebih dahulu? 76
Berdasarkan jawaban dari hasil kuesioner dari narasumber di perusahaan ditemukan adanya indikasi kelemahan-kelemahan sebagai berikut: 1. Penerimaan karyawan baru lebih memprioritaskan sumber dari internal dibandingkan eksternal. 2. idak adanya job description secara tertulis. 3. idak adanya pengawasan yang ketat dalam hal absen karyawan. 4. Pelaksanaan promosi dan mutasi belum sesuai dengan kebijakan perusahaan. 5. Penilaian terhadap prestasi karyawan tidak dilakuan secara maksimal. 6. unjangan yang diberikan oleh perusahaan belum menjamin sepenuhnya bahwa dalam sistem upah atau gaji, perusahaan telah melaksanakan azas keadilan. 7. Sanksi atas pelanggaran yang terjadi tidak dilaksanakan sesuai dengan kebijakan perusahaan. IV.3. Program Audit Atas Fungsi Manajemen SDM IV.3.1. Pemeriksaan terhadap Prosedur Penerimaan Karyawan A. ujuan Pemeriksaan: ujuan pemeriksaan terhadap prosedur penerimaan karyawan adalah: 1. Untuk mengetahui apakah penerimaan dan penyeleksian karyawan baru telah sesuai dengan prosedur perusahaan. 2. Untuk mengetahui apakah usul dari unit pengguna menjadi pertimbangan dalam pelaksanaan penerimaan dan penyeleksian karyawan. 3. Untuk mengetahui apakah ada hambatan dalam proses penerimaan pegawai. 77
B. Prosedur Audit: 1. Dapatkan informasi dan prosedur penerimaan pegawai dalam perusahaan. 2. Mempelajari bagaimana penerapan prosedur penerimaan pegawai dijalankan dalam operacional. 3. Periksa apakah usul dari unit pengguna menjadi pertimbangan bagian sumber daya manusia dalam perusahaan. 4. Periksa apakah setiap penambahan karyawan telah dilakukan otorisasi oleh pejabat yang berwenang. 5. Periksa apakah setiap calon karyawan melalui proses seleksi yang sesuai dengan kebijakan yang ada dalam perusahaan. 6. Buatkan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang ada didalam perusahaan. IV.3.2. Pemeriksaan erhadap Prosedur Pengupahan Atau Penggajian A. ujuan Pemeriksaan: ujuan pemeriksaan terhadap prosedur pengupahan atau penggajian adalah: 1. Untuk mengetahui apakah sistem pengupahan atau penggajian telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 2. Untuk memastikan apakah perhitungan terhadap gaji karyawan dapat dipahami oleh masing-masing karyawan. 3. Untuk memastikan bahwa mekanisme pembayaran gaji karyawan telah sesuai dengan aturan yang ada. B. Prosedur Audit: 1. Dapatkan prosedur dan kebijakan perusahaan dalam proses penggajian. 78
2. Periksa apakah pembayaran upah atau gaji karyawan telah sesuai dengan kehadiran karyawan selama bulan tersebut beserta dikurangi potongan-potongan atas pelanggaran-pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan (jika ada). 3. Periksa apakah perubahan upah atau gaji karyawan telah dilakukan secara objektif sesuai dengan perubahan bobot tanggung jawab dari karyawan. 4. Dari kelemahan-kelemahan yang ada buatlah saran-saran kepada perusahaan agar dilakukan perbaikan, sehingga sasaran perusahan dapat dicapai. IV.3.3. Pemeriksaan erhadap Pengelolaan Atas Perawatan Dan Pengobatan A. ujuan Pemeriksaan: ujuan pemeriksaan pembuatan faktur adalah: 1. Untuk mengetahui apakah sistem pemeriksaan terhadap fungsi perawatan dan pengobatan dilakukan sesuai dengan kebijakan yang ada. 2. Untuk memastikan apakah bukti atas klaim pengobatan karyawan tersimpan dengan baik. 3. Untuk memastikan bahwa karyawan tidak melakukan kecurangan didalam mengajukan klaim atas perawatan dan pengobatan yang dilakukan. B. Prosedur Audit: 1. Dapatkan prosedur dan kebijakan perusahaan dalam fungsi perawatan dan pengobatan. 2. Periksa apakah klaim pengobatan karyawan disertai dengan bukti-bukti yang dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya (seperti ada copy resep dokter, kwitansi, serta stempel/cap rumah sakit/klinik tersebut). 79
IV.3.4. Pemeriksaan erhadap Pengelolaan indakan Disiplin A. ujuan Pemeriksaan: ujuan pemeriksaan terhadap prosedur tindakan disiplin adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui apakah prosedur pemeriksaan terhadap fungsi tindakan disiplin dilakukan sesuai dengan kebijakan yang ada 2. Untuk memastikan apakah semua peraturan yang berlaku di dalam perusahaan telah dipahami dan diketahui dengan baik oleh seluruh karyawan. 3. Untuk mengetahui apakah sanksi terhadap pelanggaran-pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan dijalankan sesuai dengan peraturan yang berlaku. B. Prosedur Audit: 1. Dapatkan prosedur dan kebijakan perusahaan dalam fungsi tindakan disiplin. 2. Periksa apakah ada ketidakpuasan karyawan terhadap kebijakan tentang tindakan disiplin yang telah diatur dalam perusahaan. 3. Periksa apakah yang menjadi ketidak pahaman karyawan terhadap peraturanperaturan yang berlaku dalam perusahaan. 4. Dari kelemahan-kelemahan yang ada buatlah saran-saran kepada perusahaan agar dilakukan perbaikan, sehingga sasaran perusahaan dapat dicapai. IV.3.5. Pemeriksaan erhadap Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) A. ujuan Pemeriksaan: ujuan pemeriksaan ini adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui apakah prosedur pemeriksaan terhadap pemutusan hubungan kerja dilakukan sesuai dengan kebijakan yang ada. 80
2. Untuk memastikan apakah kebijakan yang mengatur pemutusan hubungan kerja karyawan telah sesuai dengan peraturan pemerintah no.13 tahun 2003. 3. Untuk mengetahui apakah dalam pemutusan hubungan kerja, terdapat alasan yang dapat diterima oleh kedua belah pihak (baik dari pihak perusahaan maupun pihak pegawai). B. Prosedur Audit: 1. Dapatkan prosedur dan kebijakan perusahaan dalam fungsi pemutusan hubungan kerja (PHK). 2. Periksa apakah perusahaan memberhentikan karyawan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku dalam perusahaan. IV.4. Hasil Penelitian Audit Operasional pada Fungsi Manajemen SDM 1. Penerimaan dan penyeleksian karyawan baru perusahaan lebih mementingkan sumber dari internal dibandingkan sumber eksternal perusahaan. Prioritas penerimaan karyawan baru dalam perusahaan yaitu sumber dari internal yaitu karyawan baru yang memiliki hubungan intern dengan karyawan di dalam perusahaan. Namun, apabila tidak didapatkan sumber dari internal, maka perusahaan akan mencari sumber dari luar perusahaan yaitu pelamar yang datang karena melihat adanya iklan lowongan kerja pada media massa dan elektronik (internet). Kriteria, dalam proses penerimaan dan penyeleksian karyawan baru pada P Linda Gallery Sejahtera menggunakan 2 (dua) sumber utama, yaitu sumber dari dalam perusahaan (internal) dan sumber dari luar perusahaan (eksternal). Artinya perusahaan memberitahukan adanya lowongan pekerjaan tidak hanya kepada karyawan yang bekerja 81
pada perusahaan itu sendiri, tetapi diinformasikan juga secara luas melalui pemasangan iklan lowongan pekerjaan pada media cetak maupun elektronik agar informasi dapat tersebar luas ke masyarakat. Pelamar yang bersumber dari luar perusahaan diperoleh melalui: a. Iklan Media Massa aitu dengan membuat iklan lowongan pekerjaan pada media massa dengan persyaratan tertentu sesuai dengan posisi lowongan kerja yang sedang dibutuhkan. b. Media Elektronik aitu dengan mendaftarkan lowongan-lowongan pekerjaan di berbagai situs mengenai lowongan kerja, dimana dapat memuat mengenai bidang usaha perusahaan, persyaratan yang harus dimiliki pelamar, serta uraian pekerjaan yang sedang dibutuhkan dalam lowongan pekerjaan tersebut. Kondisi yang lebih memprioritaskan pelamar-pelamar yang mempunyai referensi disebabkan perusahaan merasa lebih nyaman jika merekrut karyawan yang sudah terlebih dahulu memiliki hubungan dengan pihak intern perusahaan. Selain itu juga dapat menciptakan loyalitas dan mendorong usaha yang lebih besar antar karyawan serta juga dapat mempercepat waktu dalam penyesuaian diri dan orientasi sebab karyawan tersebut dianggap telah mengenal lingkungan perusahaan. Pihak manajemen perusahaan juga beranggapan bahwa merekrut karyawan yang memiliki referensi dengan pihak intern perusahaan hanya mengeluarkan biaya yang relatif sedikit (ekonomis). Akibat yang akan ditimbulkan dari proses penerimaan dan penyeleksian karyawan baru yang lebih mengutamakan pelamar dari luar yang punya referensi dengan pihak intern perusahaan yaitu: 82
a. Kewibawaan karyawan yang dipromosikan itu kurang. b. Kurang membuka kesempatan sistem kerja baru dalam perusahaan. Untuk memperbaiki kondisi ini, penulis menyarankan sebaiknya agar proses penerimaan dan penyeleksian karyawan baru dapat dikatakan berhasil atau efektif, maka sebaiknya perusahaan tidak hanya mengutamakan pada pelamar yang memiliki referensi dari pihak intern perusahaan saja tetapi juga bagi pelamar yang tidak memiliki referensi dari pihak intern. Perusahaan dituntut untuk lebih berani dalam menerima para pelamar yang bersumber dari luar perusahaan untuk melakukan proses perekrutan karyawan yang selama ini jarang sekali dilakukan oleh perusahaan. Dengan diterapkannya proses penerimaan dan penyeleksian karyawan baru yang berasal dari luar perusahaan, maka kesempatan perusahaan untuk mendapatkan karyawab yang qualified dan handal akan semakin besar, kewibawaan pejabat relatif baik, serta kemungkinan membawa sistem kerja baru yang lebih baik. Juga dalam proses seleksi, perusahaan dituntut untuk dapat benar-benar memperhatikan kemampuan serta latar belakang dari calon staf dengan mengesampingkan hubungan kekeluargaan agar mendapatkan orang yang tepat pada posisi yang tepat (the right man in the right place and the right man in the right job). Dengan demikian akan dapat menambah wawasan baru bagi masing-masing karyawan dalam bekerja, juga akan menciptakan suasana kerja yang lebih disiplin sebab tidak memandang sistem kekeluargaan, serta dampak material terhadap perusahaan atas kesalahan baik disengaja maupun tidak disengaja dilakukan karyawan dapat lebih diminimalisir. etapi perlu diperhatikan juga, didalam mencari karyawan dari pihak eksternal, karyawan yang temasuk dalam unskill labor seperti office boy yang hanya bertugas mengangkat dan memindahkan lukisan, membersihkan ruangan kantor, dll. tidak 83
perlu didapatkan dari pihak eksternal yaitu seperti dibuat iklan lowongan kerja dengan berbagai persyaratan, tetapi dapat juga didapatkan dari pihak internal saja. 2. idak adanya job description secara tertulis. Kondisi yang ada di dalam perusahaan, tidak adanya job description secara tertulis di dalam perusahaan, hanya job description secara lisan saja yang terdapat di dalam perusahaan, sehingga masing-masing karyawan dituntut untuk dapat mengetahui juga pekerjaan yang dilakukan oleh orang lain yang berbeda divisi, maka tanggung jawab yang diterima oleh setiap karyawan dirasakan jauh lebih besar dibandingkan tanggung jawab terhadap pekerjaan dalam divisinya sendiri. Kriteria, dalam suatu perusahaan, job description sangat dibutuhkan dalam menunjang pelaksanaan kinerja karyawan. Dimana definisi dari job description adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Dan dalam menetapkan penempatan tenaga kerja yang efektif sesuai dengan kebutuhan perusahaan didasarkan pada job description, job specification, job requirement, dan job evaluation. idak adanya job description secara tertulis disebabkan karena perusahaan telah terbiasa dengan memberikan pekerjaan kepada setiap karyawan hanya secara lisan saja, dan tidak terlalu mementingkan terhadap hal yang mengharuskan adanya job description secara tertulis dalam perusahaan. Akibat yang ditimbulkan dari hal seperti itu, maka hubungan tugas dan tanggung jawab, standar wewenang dan pekerjaan, ringkasan pekerjaan atau jabatan serta syarat kerja menjadi tidak jelas diketahui 84
Untuk memperbaiki keadaan ini penulis menyarankan sebaiknya perusahaan membuat job description secara tertulis dimana memuat secara jelas dan terperinci mengenai identifikasi pekerjaan atau jabatan, hubungan tugas dan tanggung jawab, standar wewenang dan pekerjaan serta syarat kerja yang ada di dalam perusahaan. Sehingga kinerja karyawan dapat berjalan lebih efektif dan efisien serta hasil yang akan diberikan oleh setiap karyawan dari pekerjaan yang dilakukannya dapat lebih maksimal. 3. idak adanya pengawasan yang ketat dalam hal absen karyawan. Kondisi yang ada yaitu pada saat karyawan hadir di perusahaan seringkali melakukan pengabsenan yang bukan menjadi hal karyawan yang bersangkutan. Karyawan tersebut sering mendapatkan titipan absen temannya jika tidak adanya petugas yang berjaga pada saat itu. Kriteria, setiap karyawan hanya berhak mengabsenkan bagi dirinya sendiri dengan memasukkan kartu absen pada clock card machine yang ada, dan sesuai dengan kebijakan dalam perusahaan, karyawan yang ketahuan memberikan absen bagi orang lain akan diberikan sanksi. erjadinya kecurangan yang dilakukan oleh karyawan dalam hal absen disebabkan karena tidak adanya pengawasan yang ketat terhadap absen karyawan dimana petugas yang berjaga tidak terlalu memperhatikan pada setiap karyawan yang sedang memasukkan kartu absen ke dalam clock card machine tersebut. Akibatnya, mengurangi tingkat kedisiplinan bagi karyawan dalam hal jam kerja karena dengan adanya pemikiran bahwa dapat menitipkan absen kepada karyawan yang lainnya maka karyawan dapat lebih sering untuk datang tidak tepat waktu. 85
Untuk memperbaiki kondisi seperti ini, penulis menyarankan sebaiknya perusahaan menggunakan kartu identitas dari masing-masing karyawan yang disesuaikan dengan barkot atau juga dapat menggunakan jari dari setiap karyawan yang dikatakan finger screen, baik pada saat karyawan datang maupun pulang, sehingga karyawan dapat lebih berdisiplin dalam hal jam kerja karyawan dan tidak dapat lagi untuk berkesempatan menitipkan absen lagi pada karyawan yang lain. 4. Pelaksanaan promosi dan mutasi belum sesuai dengan kebijakan perusahaan. Kondisi, dalam pelaksanaannya, proses perputaran jabatan tersebut baik promosi maupun mutasi tidak selalu berjalan secara efektif sebagaimana mestinya. Sehingga menurunkan kinerja karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya. Kriteria, berdasarkan kebutuhan perusahaan dalam upaya pengembangan usaha maupun hal-hal yang berkaitan dengan penyempurnaan manajemen, dengan mempertimbangkan komponen yang ada dalam proses promosi dan mutasi yaitu seperti kemampuan pekerja, keterampilan pekerja, serta ada atau tidaknya posisi untuk karyawan yang akan dipromosikan atau dimutasikan tersebut, maka perusahaan berhak melakukan promosi dan mutasi. ang dimaksud dengan promosi adalah perpindahan yang memperbesar authority dan responsibility karyawan ke jabatan yang lebih tinggi di dalam satu organisasi sehingga kewajiban, hak, status, dan penghasilannya semakin besar. Sedangkan yang dimaksud dengan mutasi yaitu suatu perubahan posisi/jabatan/tempat/pekerjaan yang dilakukan baik secara horizontal maupun vertikal dalam lingkungan perusahaan. Belum sesuainya pelaksanaan promosi dan mutasi dengan kebijakan perusahaan disebabkan karena perusahaan beranggapan bahwa setiap karyawan yang telah 86
ditempatkan pada suatu posisi atau jabatan tertentu, berarti karyawan tersebut telah cocok pada posisi tersebut. Disamping itu perusahaan juga memiliki keraguan apabila jabatan yang ditempati oleh karyawan yang telah lama bekerja pada perusahaan harus digantikan oleh karyawan yang baru. Seringkali perusahaan juga merasa terbebani dengan adanya perputaran jabatan, karena akan memakan waktu yang lama bagi karyawan dalam menyesuaikan diri pada jabatan yang baru tersebut. Akibatnya, karyawan yang telah lama bekerja di perusahaan pada tempat kerja yang sama, jenis pekerjaan yang sama, dan lingkungan kerja yang tidak berubah akan dapat menimbulkan rasa kejenuhan bagi karyawan itu sendiri sehingga karyawan pun menjadi kurang bersemangat dan tidak dapat memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengembangkan kreativitas dan inovasinya yang lebih baik demi keuntungan optimal perusahaan. Untuk memperbaiki kondisi ini, penulis menyarankan perusahaan sebaiknya melaksanakan perputaran jabatan secara rutin atau berkala dengan cara menetapkan jenjang promosi dan ketentuan-ketentuannya seperti masa jabatan, latihan dan ketentuan spesifik lainnya, menetapkan program latihan dan pendidikan yang harus dilewati, baik untuk kenaikan pangkat maupun jika gagal, serta menetapkan kedudukan tertinggi karyawan sesuai dengan kemampuannya. Perusahaan wajib memberitahukan terlebih dahulu kepada karyawan dan memberikan surat pernyataan sebelum melakukan perputaran jabatan. Dengan terlaksananya perputaran jabatan, maka akan meningkatkan semangat kerja para karyawan sebab karyawan merasa bahwa tugas-tugas yang selama ini dikerjakannya betul-betul dihargai. Selain itu juga dapat menghilangkan rasa jenuh 87
bagi karyawan itu sendiri sehingga karyawan dapat bekerja secara maksimal bersama dengan rekan kerjanya maupun dengan atasannya langsung. 5. Penilaian terhadap prestasi karyawan tidak dilakukan secara maksimal. Penilaian prestasi kerja karyawan P Linda Gallery Sejahtera lebih cenderung didasarkan pada perasaan suka atau tidak sukanya atasan terhadap bawahannya. Pengaruh atasan yang memberikan indeks prestasi yang bagus kepada karyawan yang memiliki hubungan baik dengannya tanpa melihat kemampuan sebenarnya juga masih terjadi pada perusahaan. Prestasi kerja merupakan hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seseorang karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. ujuan penilaian prestasi kerja adalah untuk mengetahui apakah karyawan telah bekerja sesuai dengan standar-standar yang telah ditentukan sebelumnya. Apabila karyawan telah memenuhi standar yang ditetapkan, maka karyawan itu berarti memiliki potensi yang baik, demikian juga sebaliknya. Penilaian terhadap prestasi karyawan tidak dilakukan secara maksimal terjadi disebabkan perusahaan belum memiliki alat ukur yang standar dalam penilaian prestasi kerja karyawan terutama untuk bagian-bagian yang sifatnya supporting. Selain itu dalam penilaian prestasi kerja karyawan masih dipengaruhi oleh rasa suka atau tidak suka dari atasan. Dan adanya kedekatan hubungan antar personel dengan atasan juga mempengaruhi dalam pemberian indeks prestasi kerja seseorang. Akibat dari kondisi tersebut diatas yaitu terciptanya suatu indeks prestasi kerja karyawan yang tidak sesuai dengan kenyataan yang ada. Dalam arti kata, seorang 88
karyawan yang mempunyai hubungan kedekatan dengan atasannya akan mendapatkan indeks prestasi kerja yang baik meskipun kualitas pekerjaannya kurang memuaskan, demikian sebaliknya. Hal tersebut dapat berdampak pada frustasinya karyawan yang mengakibatkan rendahnya kinerja sehingga terjadinya penurunan terhadap produktivitas perusahaan. Untuk memperbaiki kondisi ini, penulis menyarankan sebaiknya setiap bagian atau divisi harus memiliki standar penilaian prestasi kerja yang baik dan dapat ditetapkan secara berkelanjutan. Untuk menerapkan standar kinerja yang baik dan dapat ditetapkan secara berkelanjutan tersebut, terdapat beberapa pedoman yaitu: a. entukan dengan jelas bidang pekerjaan yang akan dinilai b. Pilih tugas-tugas yang menjadi prioritas dalam area tersebut, sehingga bila dilaksanakan dengan baik akan memastikan tercapainya tujuan perusahaan. c. Standar yang ditetapkan harus betul-betul berkaitan dengan hasil kerja d. Adanya kesepakatan antara karyawan dan manajer akan menghasilkan komitmen dan kerjasama. Selain itu pada saat penilaian setiap atasan dituntut untuk tidak melibatkan sisi emosi dalam menilai bawahannya tetapi lebih melihat kepada kemampuan dari tiap karyawan tersebut. Dengan terciptanya penilaian yang objektif terhadap prestasi karyawan, diharapkan dapat meningkatkan kinerja karyawan sehingga meningkatkan produktivitas perusahaan. 6. unjangan yang diberikan oleh perusahaan belum menjamin sepenuhnya bahwa dalam sistem upah atau gaji, perusahaan telah melaksanakan azas keadilan. 89
Perusahaan belum dapat memberikan kepuasan dalam bentuk upah atau gaji terhadap karyawan, banyak karyawan yang merasa belum terciptanya azas keadilan dalam pemberian kompensasi. Misalnya karyawan yang bekerja lebih giat, rajin dan disiplin bekerja mendapatkan kompensasi yang sama jumlahnya dengan karyawan yang kurang disiplin dalam bekerja. Selain itu, terdapat juga beberapa karyawan yang lebih rendah kedudukan atau jabatannya tetapi mendapatkan upah atau gaji yang lebih besar dibandingkan dengan karyawan yang lebih tinggi jabatannya. Kompensasi (compensation) adalah pemberian balas jasa langsung (direct) dan tidak langsung (indirect), uang atau barang kepada karyawan sebagai imbalan jasa yang diberikan kepada perusahaan Kompensasi terutama dalam bentuk upah atau gaji masih merupakan salah satu bentuk yang efektif untuk menghargai hasil kerja atau prestasi kerja karyawan. Penghargaan sangatlah penting guna meningkatkan semangat kerja dari karyawan tersebut. Oleh karena itu, pemberian kompensasi dalam bentuk apapun harus betul-betul dapat memberikan kepuasan bagi karyawan sehingga mereka dapat lebih termotivasi dalam bekerja dan meningkatkan kinerja. Hal ini terjadi karena pihak manajemen perusahaan kurang memperhatikan tingkat kinerja dan kedisiplinan kerja antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lain. Dan bagi karyawan yang mengalami demosi atau penurunan jabatan pada tingkat yang lebih rendah karena menurut hasil penilaian perusahaan, karyawan tersebut kurang mampu melakukan tugas yang diserahkan kepadanya, dalam hal ini perusahaan sering merasa tidak tega untuk melakukan penurunan upah atau gaji terhadap karyawan tersebut. Akibatnya, karyawan tidak maksimal dalam melaksanakan tugasnya dan motivasi serta prestasi kerja karyawan pun menurun drastis. Dan yang tidak kalah pentingnya, 90
akan berdampak pada rendahnya loyalitas karyawan yang akhirnya membuka kesempatan bagi karyawan untuk pindah kerja ke tempat lain. Akan lebih berat lagi apabila karyawan yang berkualitas tidak dapat dipertahankan sehingga akan mengganggu kinerja perusahaan secara keseluruhan. Untuk memperbaiki kondisi ini, penulis menyarankan sebaiknya perusahaan harus memperhatikan kompensasi yang diberikan terhadap karyawan yang bekerja lebih giat, rajin, dan disiplin dengan karyawan yang kurang disiplin dalam bekerja. Sebab pada dasarnya karyawan akan memandang tingkat keadilan kompensasi dengan membandingkan kompensasi yang mereka terima dengan yang diterima karyawan lain. Dalam membuat sistem kompensasi yang layak, perusahaan pun dituntut untuk dapat menciptakan pemberian kompensasi yang layak terhadap karyawan yang terlah mengalami penurunan jabatan. Oleh sebab itu, sebaiknya perusahaan mulai berusaha untuk menciptakan azas keadilan dalam pemberian kompensasi dengan menanyakan kepada karyawan terhadap kepuasannya dalam menerima kompensasi yang diberikan serta menerapkan sistem analisis dan jabatan yang objektif dimana sistem ini digunakan untuk mengukur faktor-faktor pekerjaan yang bersifat kualitatif dan menerapkan sistem komunikasi atau keterbukaan atas kompensasi yang akan diterima karyawan. Sehingga diharapkan dengna meningkatnya kepuasan karyawan, maka meningkat pula kinerja karyawan dan secara otomatis dapat meningkatkan produktivitas perusahaan. 7. Sanksi atas pelanggaran yang terjadi tidak dilaksanakan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Kondisi yang terjadi di dalam perusahaan, seringkali pemberian sanksi bagi karyawan yang melakukan pelanggaran tidak dilaksanakan sesuai dengan kebijakan perusahaan, 91
seperti halnya jika karyawan tersebut seharusnya menerima sanksi surat peringatan II tetapi pada pelaksanaannya hanya diberikan sanksi teguran lisan. Kriteria, sanksi hukuman berperan penting dalam memelihara kedisiplinan karaywan. Dengan sanksi hukuman yang semakin berat, karyawan akan semakin takut melanggar peraturan-peraturan, sikap, dan perilaku indisipliner karyawan akan berkurang. Ketegasan pimpinan dalam melakukan tindakan pemberian sanksi sesuai dengan kebijakan yang ada mempengaruhi kedisiplinan karyawan perusahaan. Pimpinan harus berani dan tegas, bertindak untuk menghukum setiap karyawan yang indisipliner sesuai dengan sanksi hukuman yang telah ditetapkan. idak sesuainya sanksi yang diberikan kepada karyawan disebabkan karena tidak tegas dan beraninya pimpinan dalam bertindak untuk menghukum setiap karyawan yang melakukan pelanggaran. Akibatnya adalah sulit bagi pimpinan untuk memelihara tingkat kedisiplinan karyawan perusahaan sehingga sikap indisipliner karyawan semakin banyak karena mereka beranggapan bahwa peraturan dan sanksi hukumannya tidak berlaku lagi, dan juga mengakibatkan hubungan kerja antar karyawan pun menjadi tidak baik. Untuk memperbaiki kondisi seperti ini, maka penulis menyarankan sebaiknya pihak manajemen perusahaan dapat lebih dapat bersikap tegas dan berani dalam bertindak sesuai dengan kebijakan yang telah ada di dalam perusahaan baik dalam hal peraturan perusahaan ataupun pemberian sanksi bagi setiap karyawan yang indisipliner, sehingga hubungan antar karyawan pun dapat terjalin baik dan tidak saling iri satu dengan yang lainnya. 92