BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Sistem Informasi 1. Pengertian Sistem Mulyadi (2008 : 2) berpendapat bahwa sistem adalah sekelompok unsur atau komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Menurut Romney dan Steinbart (2003 : 2) sistem adalah rangkaian dari beberapa komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Selanjutnya Widjajanto (2001 : 2) mengungkapkan sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses dan output. Dari pengertian dan definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah sekelompok unsur yang saling berhubungan dalam mencapai suatu tujuan tertentu. 2. Pengertian Prosedur Prosedur adalah suatu urutan krelikal, biasanya melibatkan beberap orang dalam satu departemen atau lebih, yang bertujuan menjamin penanganan beragam transaksi perusahaan yang terjadi secara rutin (Mulyadi, 2008 : 5). commit to user 4

2 5 Menurut Jogiyanto (2000 : 29) prosedur adalah suatu kelompok kegiatan administrasi dan yang berhubungan erat yang merupakan sub fungsi dari suatu sistem, seperti sistem penjualan kas, dan sebagainya. Selanjutnya Harnanto (1987 : 391) mengungkapkan prosedur adalah meliputi semua tahap atau langkah (proses atau operasi) yang diperlukan dalam pelaksanaan terhadap suatu bagian dari suatu sistem. Dari beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah urutan klerikal yang terdiri dari menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindah, dan membandingkan yang bertujuan menjamin penanganan berbagai transaksi perusahaan yang terjadi secara rutin. 3. Pengertian Sistem Akuntansi Sistem akuntansi adalah rangkaian formulir, catatan dan laporan yang menyediakan informasi keuangan bagi manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2008 : 3) Menurut Widjajanto (2001 : 4) sistem informasi akuntansi adalah susunan berbagai dokumen alat komunikasi, tenaga pelaksana, dan berbagai laporan yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi keuangan. Dari beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah adalah kumpulan dari berbagai data, dokumen, dan laporan yang menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan manajemen. commit to user

3 6 B. Pengertian Sistem Informasi Penggajian 1. Pengertian Penggajian Menurut Mulyadi (2008 : 373) gaji pada umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer dan dibayarkan tetap setiap bulan. 2. Dokumen yang Digunakan Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi menurut Mulyadi (2008 : 374) adalah sebagai berikut: a. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan. Misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerja (skorshing), pemindahan dan lain sebagainya. b. Kartu Jam Hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan berupa daftar hadir biaya, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. commit to user

4 7 c. Kartu Jam Kerja Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. d. Daftar Gaji dan Daftar Upah Dokumen ini berisi gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, dan lain sebagainya. e. Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. f. Surat Pernyataan Gaji dan Upah Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan. g. Amplop Gaji dan Upah Uang gaji dan upah karyawan diserahkan setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Dihalaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan berisi informasi mengenai nama, nomor identitas, dan jumlah gaji bersih commit yang diterima to user karyawan dalam bulan tertentu.

5 8 h. Bukti Kas Keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah. 3. Fungsi yang Terkait Menurut Mulyadi (2008 : 382) fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut: a. Fungsi Kepegawaian Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi keryawan dan pemberhentian karyawan. b. Fungsi Pencatat Waktu Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. c. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar commit gaji to dan user upah kepada fungsi akuntansi guna

6 9 pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. d. Fungsi Akuntansi Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). e. Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. 4. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah menurut Mulyadi (2008 : 382) yaitu: a. Jurnal Umum Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan. commit to user

7 10 b. Kartu Harga Pokok Produksi Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. c. Kartu Biaya Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial. d. Kartu Penghasilan Karyawan Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar penghitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan. Disamping itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Dengan tanda tangan pada kartu penghasilan karyawan ini, setiap karyawan hanya mengetahui gaji atau upahnya sendiri, sehingga rahasia penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan lain. 5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Jaringan-jaringan prosedur yang membentuk sistem menurut Mulyadi (2008 : 385) adalah sebagai berikut: a. Prosedur Pencatatan commit Waktu Hadir to user

8 11 Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clock card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder mahine). Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur, sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur (yang terakhir ini umumnya bertarif diatas tariff gaji biasa). b. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji dan Upah Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan commit to baru, user kenaikan pangkat, pemberhentian

9 12 karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji dan upah. c. Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan. C. Sistem Pengendalian Intern a. Pengertian Sistem Pengendalian Intern Pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut: efektivitas dan efisiensi; keandalan commit to user

10 13 pelaporan keuangan; dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku (Rama dan Jones, 2008: 132). Mulyadi (2008 : 163) berpendapat bahwa Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. b. Tujuan Sistem Pengendalian Intern Menurut Mulyadi ( 2008 : 163) tujuan sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut: 1) Menjaga kekayaan organisasi; 2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi; 3) Mendorong efisiensi; dan 4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Mulyadi (2008 : ) memaparkan agar tercapainya tujuan pengendalian intern, perusahaan harus menerapkan unsur pokok pengendalian intern, yaitu: 1) Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional secara Tegas. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip berikut ini: a) Harus ada pemisahan pada masing-masing fungsi yaitu fungsi penyimpanan, operasi, commit dan to user pencatatan.

11 14 b) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. 2) Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang Memberikan Perlindungan yang Cukup terhadap Kekayaan, Utang, Pendapatan, dan Biaya. Tersedianya sistem yang mengatur kewenangan pemberian otorisasi atas keterterjadinya setiap transaksi, sehingga atas dasar otorisasi tersebut kegiatan suatu transaksi bisa terlaksana. 3) Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit Organisasi Cara yang ditempuh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah: a) Penggunaan formulir bernomor urut cetak. b) Pemeriksaan mendadak (surprised audit). c) Setiap transaksi ditangani oleh lebih dari satu orang. d) Perputran jabatan (job rotation). e) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak, sehingga dapat dilakukan internal check secara tidak langsung oleh karyawan yang meggantikan. f) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. g) Adanya organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas dalam pelaksanaan commit pengendalian to user intern.

12 15 4) Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya. Mutu karyawan merupakan unsur penting dalam pengendalian intern. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif, meskipun hanya sedikit unsur sistem pengendalian intern yang mendukungnya. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, cara yang harus ditempuh yaitu: a) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. b) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya. commit to user