BAB 3 DESKRIPSI UMUM PERUSAHAAN 3.1 Tentang Perusahaan Pembahasan mengenai PT. Mitra Teleinformatika Perkasa meliputi sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, komitmen perushaan, struktur organisasi, serta pembagian tugas dan tanggung jawab. 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT. Mitra Teleinformatika Perkasa adalah sebuah konsultan terkemuka dan integrator dari Enterprise Storage. PT. Mitra teleinformatika Perkasa melayani industri-industri dalam bidang telekomunikasi, minyak dan gas, jasa keuangan, dan manufaktur industry. PT. Mitra Teleinformatika Perkasa berdiri pada tahun 2001 dengan nomor Akta : 12, dimana sudah 12 tahun berkecimpung dalam usaha penjualan perangkat keras dan piranti lunak, didirikan pertama kali di Plaza Lippo 9th floor, Jl. Jend. Sudirman Kav.25, Jakarta sebagai kantor pusat. PT. Mitra Teleinformatika Perkasa memiliki kebanggaan atas beberapa penghargaan dari projek yang dikerjakan dan memiliki hubungan kerja sama yang baik dengan pelanggannya. Penghargaan itu diterima oleh manajemen utama dari PT. Mitra Teleinformatika Perkasa dalam sejarahnya mendukung perusahaan-perusahaan yang ada di Indonesia selama 2 dekade terakhir. Sejak tahun 2003, Teleinformatika Mitra Perkasa telah ditetapkan EMC 2 sebagai mitra/rekan kerja perdana di Indonesia. EMC 2 merupakan sebuah perusahaan yang memiliki prestasi handal dan terpercaya di bidang teknologi penyimpanan data (storage), dan merupakan sebuah kehormatan untuk menjadi pensuplai storage yang utama pada mainframe di IBM., tikat menengah serta sistem pasar terbuka. Sekarang ini, PT. Mitra Teleinformatika Perkasa telah menjalin kerjasama dengan perusahaan-perusahaan lainnya sebagai distributor utama untuk produk Actifio, Oracle, DELL, IBM, F5, Symantec, dan McAfee. PT. Mitra 29
30 Teleinformatika Perkasa telah mendapat pengakuan akan keahliannnya dalam pengetahuan dan komitmen layanan terhadap bidang telekomunikasi teknologi informasi. PT. Mitra teleinformatika Pekasa telah memiliki kantor cabang yang bertempat di Permata Senayan Blok C-29, Jl. Tentara Pelajar, Jakarta. Gambar 3.1 Logo PT Mitra Teleinformatika Perkasa 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi dan Misi PT. Mitra Teleinformatika Perkasa adalah menjadi provider utama dalam pelayanan storage solution, dan menjadi salah satu dari 100 perusahaan terbaik se- Indonesia. 3.1.3 Komitmen Perusahaan PT. Mitra Teleinformatika Perkasa memiliki komitmen di dalam perusahaaan, yaitu Memberikan manfaat sesuai dengan kebutuhan customer agar bisa mencapai kinerja maksimal di dalam industri perekonomian saat ini untuk. Memastikan bahwa customer memiliki solusi terbaik dalam permasalahan yang dimiliki. Memanfaatkan peluang e-bisnis dengan menggunakan rencana bisnis yang strategis sehingga bisa membuat kelangsungan bisnis terus berjalan.
31 Memanfaatkan teknologi IT untuk bisa memaksimalkan sumber daya yang ada sehingga bisa terlepas dari sumber daya tambahan yang tidak efektif dan efisien. 3.1.4 Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah suatu hal yang sama penting dalam rangka menjalankan usaha agar tujuan perusahaan dapat tercapai Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Mitra Teleinformatika Perkasa
32 3.1.5 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab yang ada: Berikut adalah deskripsi tugas dan tanggung jawab dari beberapa role Director Director bertanggung jawab atas kerugian PT. Mitra Teleinformatika Perkasa yang disebabkan director tidak menjalankan kepengurusan PT sesuai dengan maksud dan tujuan PT anggaran dasar, kebijakan yang tepat dalam menjalankan PT serta UU No. 40 Tahun 2007 Tentang Perseroan Terbatas (baik secara perdata maupun pidana). Adapun beberapa tugas yang dilakukan director adalah: Mengambil kebijakan dan keputusan secara langsung terkait dengan kegiatan perusahaan. Menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi. Memimpin rapat umum, dalam hal: untuk memastikan pelaksanaan tata-tertib; keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat; menyesuaikan alokasi waktu per item masalah; menentukan urutan agenda; menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan. Menetapkan kebijakan dan peraturan yang berlaku di dalam perusahaan. Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar. Memainkan bagian terkemuka dalam menentukan komposisi dari board dan sub-komite, sehingga tercapainya keselarasan dan efektivitas. Secretary Secretary merupakan jabatan yang sangat berperan penting dalam membantu director, karena sekretaris memiliki tugas utama membantu director dalam membuat agenda kegiatan, menyiapkan laporan yang dibutuhkan berkaitan dengan kegiatan operasional dan pengembangan perusahaan.
33 Adapun beberapa tugas yang dilakukan secretary adalah: Melakukan aktivitas kesekretariatan perusahaan. Mengkoordinasikan pengurusan segala bentuk perizinan usaha perusahaan. Membuat laporan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan. Mengupayakan kelancaran pelaksanaan agenda kegiatan Direksi. Memberikan masukan kepada director dari aspek hukum yang berkaitan dengan operasionalisasi dan pengembangan usaha perusahaan. Mengkomunikasikan kebijakan perusahaan kepada pihak internal perusahaan. Mengkomunikasikan kebijakan perusahaan kepada pihak eksternal perusahaan. Mengkoordinasikan bahan-bahan laporan untuk Rapat Umum. Finance Finance disini bertugas melaksanakan kegiatan administrasi keuangan perusahaan (jurnal entry sampai dengan arsip dokumen) untuk menjamin kelancaran, keakuratan dan ketertiban administrasi keuangan perusahaan. Adapun beberapa tugas yang dilakukan finance adalah: Membuat, memeriksa dan mengarsip faktur, nota supplier, laporan AP/AR untuk memastikan status hutang/piutang. Membuat, mencetak tagihan dan surat tagihan untuk memastikan tagihan terkirim kepada pelanggan dengan benar dan tepat waktu. Menerima, memeriksa tagihan dari vendor dan membuat rekapnya untuk memastikan pembayaran terkirim tepat waktu. Memeriksa rangkuman kas kecil untuk memastikan penggunaan dan ketersediaan kas kecil yang efektif.
34 Menginput penerimaan pembayaran dari pelanggan, dan pembayaran ke supplier dengan tepat waktu dan akurat untuk memastikan ketepatan waktu dan keakuratan penerimaan maupun pembayaran. Memeriksa laporan rekonsiliasi untuk memastikan data terinput dengan benar. Mengarsip seluruh dokumen transaksi untuk menjaga ketertiban administrasi dan memudahkan penelusuran dokumen. Melakukan stock opname setiap akhir bulan untuk melihat ada/tidaknya selisih jumlah barang di gudang dan catatan di keuangan. System Engineer Profesi System Engineer adalah profesi yang mirip dengan network engineer tetapi dituntut memiliki pengetahuan lebih detail dalam hal desain dan administrasi server-server yang ada di suatu jaringan internal. System Engineer bertanggung jawab untuk memastikan sistem hardware, software dan jaringan komputer di suatu perusahaan (baik internal ataupun client) berjalan sesuai harapan dan memegang kunci sandi utama jaringan internal perusahaan (Administrator). Adapun beberapa tugas yang dilakukan system engineer adalah: Menentukan aplikasi yang diperlukan customer Mendesain sistem sesuai dengan kebutuhan customer Memonitor sistem yang dipasang. Customer Engineer Profesi Customer Engineer adalah profesi yang bertanggung jawab melakukan Quality Assurance dari produk yang akan digunakan. Adapun beberapa tugas yang dilakukan Customer Engineer adalah
35 Meyakinkan customer bahwa produk yang akan digunakan tersebut sesuai dengan kualitas yang telah ditetapkan. Merakit mesin atau alat yang telah ditetapkan oleh System Engineer. Mengubungkan mesin tersebut dengan sistem yang sudah ada. Melakukan instalasi pada mesin tersebut Melakukan kegiatan maintenance kepada customer dalam jangka waktu tertentu. Melakukan kegiatan services jika terjadi kerusakan pada mesin. Membuat laporan pengunaan spare part oleh customer. Customer Support Profesi Customer Support adalah profesi yang berhubungan dengan customer berkaitan dengan kegiatan services agar kepuasan customer terpenuhi. Adapun beberapa tugas yang dilakukan Customer Support adalah: Menerima keluhan dari customer berkaitan dengan kegiatan services. Memberikan informasi yang jelas dan lengkap kepada customer. Mencatat stok barang yang masuk dan keluar. Melakukan pengecekan terhadap jumlah stok barang. Membuat laporan dalam jangka waktu 3 bulan. Marketing Marketing adalah profesi yang menghubungkan antara produsen dengan konsumen sebagai pemakai produk melalui kegiatan pemasaran. Adapun beberapa tugas yang dilakukan marketing adalah: Memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat, melalui produk yang dibuat oleh perusahaan. Melakukan kegiatan pemasaran yang bertugas menghasilkan pendapatan bagi perusahaan dengan cara menjual produk perusahaan.
36 Menjalin hubungan baik dengan pelanggan dan masyarakat serta menjembatani antara perusahaan dan lingkungan eksternal. Memberikan laporan hasil penjualan kepada pihak Finance. Memberikan laporan hasil penjualan kepada pihak Executive Vice President. 3.2 Analisis Masalah Berdasarkan pengamatan di lapangan dan komunikasi dengan manager di perusahaan, maka ada beberapa permasalahan yang didapatkan dari hasil komunikasi dengan manager tersebut: Kesulitan dalam memperoleh informasi mengenai kegiatan maintenance dan services yang ada di PT. Mitra Teleinformatika Perkasa. Kesulitan untuk menjaga ke-valid-an data maintenance dan services yang disebabkan faktor internal maupun eksternal. Adanya data maintenance dan services yang tidak sesuai dengan data terbaru yang akan mengakibatkan keterlambatan dalam proses maintenance atau services. Belum adanya alert yang mengingatkan pihak-pihak yang terkait dengan project maintenance maupun services. Kesulitan dalam pembuatan laporan mengenai kegiatan maintenance dan services. Perlu adanya pembagian hak akses level user untuk menjaga keamanan dan integritas data maintenance dan services. 3.3.1 Ruang Lingkup Dalam penulisan penelitian ini terdapat batasan-batasan untuk membatasi masalah. Adapun ruang lingkup dari permasalahan ini sebagai berikut: 1. Sistem Maintenance Sistem Maintenance mengelompokan customer yang ingin melakukan Renewal atau New Maintenance dan mencatat detail dari proses bisnis tersebut.
37 2. Sistem Services Sistem Services untuk produk DELL maupun produk non-dell yang menggunakan jasa perbaikan melalui PT Mitra Teleinformatika Perkasa. 3. Reporting Reporting bertujuan untuk menghasilkan laporan dari kegiatan maintenance dan services. 3.3.2 Analisis Sistem yang Berjalan Sistem pencatatan dan pelaporan tentang kegiatan maintenance dan service yang dilakukan pada PT Mitra Teleinformatika perkasa dilakukan secara manual dengan menggunakan aplikasi share point. Dengan share point semua kegiatan dimasukan dan dipantau secara bersama-sama, orang yang berkepentingan dalam suatu project akan diikutsertakan ke dalam project bersangkutan. Hak akses level yang ada pada sistem yang berjalan yaitu Super Admin : Beperan dalam pengembangan sistem dan menangani masalah yang muncul dari sistem yang berjalan. Admin 1: Bertugas untuk mengurus bagian keuangan, pembuatan invoice dsb. Admin 2: Betugas dalam pengurusan surat jalan, penerimaan barang Marketing: Bertugas untuk mencari klien yang ingin membeli produk atau jasa, kemudian melakukan input ke dalam sistem agar dapat dipantau oleh atasan. Management: Memantau semua kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan. Engineer: Orang yang bertugas langsung ke lapangan untuk melakukan kegiatan maintenance dan services. Manager: Bertugas untuk memberikan support dan dorongan kepada para marketing, mengatur dan mengontrol project yang sedang berjalan. Manager juga berperan di dalam pengembangan sistem.
38 3.3.2.1 Sistem Maintenance Urutan proses kerja pada Sistem Maintenance yang berjalan secara manual yaitu 1. Identifikasi Project Identifikasi project untuk sistem maintenance yaitu new maintenance atau renewal maintenance. Proses Identifikasi dilakukan oleh marketing. 2. Project Input Setelah identifikasi project selanjutnya marketing harus menginput detail dari project yang akan dilaksanakan. Informasiinformasi yang diperlukan seperti: Berapa lama periode maintenance yang akan dilaksanakan? Tanggal berapa maintenance akan dimulai? Bagaimana pelaksanaan kegiatan maintenance tersebut? Apa nama produk yang ada pada klien? Berapa perkiraan budget yang disediakan klien? Bagaimana pembayaran akan dilakukan? 3. Project Assignment Project Assignment adalah kegiatan yang dilakukan oleh manager untuk menentukan siapa saja yang terlibat di dalam suatu project. Ada tiga posisi keterlibatan seseorang di dalam suatu project yaitu: Project Manager: Satu orang yang ditunjuk sebagai kepala dari project tersebut. Presales: Orang-orang yang terlibat di dalam kegiatan sebelum project tersebut dimenangkan. Orang-orang tersebut bertugas untuk menjelaskan kepada klien informasi seputar perusahaan dan keunggulan-keunggulan seputar produk dan jasa yang dimiliki. Postsales: Orang-orang yang terlibat di dalam kegiatan sesudah project dimenangkan. 4. Project Activity
39 Semua orang yang sudah di assign ke dalam suatu project dapat melihat secara langsung perkembangan project tersebut, serta dapat melakukan input kegiatan terkait dengan project tersebut. 5. Project Won Project berhasil dimenangkan dan dapat dilakukan implementasi. 6. Project Implementation Implementasi dari project yang akan dilaksanakan. Dimulai dengan pembuatan surat perjanjian, kemudian melengkapi informasi-informasi yang masih diperlukan. Setelah semuanya selesai maka kunjungan pemeliharaan maintenance dapat mulai dilakukan sesuai dengan perjanjian. 7. Finance Pelunasan administrasi, Admin-1 akan membuat invoice yang kemudian akan dikirim kepada klien sebagai bentuk penagihan atas jasa maintenance yang telah dilakukan. Pelunasan keuangan juga dapat dilakukan pada awal sebelum kegiatan maintenance (di bayar lunas di awal) 3.3.2.2 Sistem Services Urutan proses kerja pada Sistem Services yang berjalan secara manual yaitu: 1. Identifikasi Project Identifikasi project untuk sistem maintenance yaitu DELL services atau others. Proses Identifikasi dilakukan oleh marketing. 2. Project Input Setelah identifikasi project selanjutnya marketing harus menginput detail dari project yang akan dilaksanakan. Informasiinformasi yang diperlukan seperti: Kegiatan service apa yang akan dilakukan? Apa nama produk yang ada pada klien? (other products) Deskripsi lebih detail dari product DELL yang akan di service. (DELL products)
40 Berapa perkiraan nilai transaksi dari kegiatan service tersebut? Bagaimana pembayaran akan dilakukan? 3. Project Assignment Project Assignment adalah kegiatan yang dilakukan oleh manager untuk menentukan siapa saja yang terlibat di dalam suatu project. Ada tiga posisi keterlibatan seseorang di dalam suatu project yaitu: Project Manager: Satu orang yang ditunjuk sebagai kepala dari project tersebut. Presales: Orang-orang yang terlibat di dalam kegiatan sebelum project tersebut dimenangkan. Orang-orang tersebut bertugas untuk menjelaskan kepada klien informasi seputar perusahaan dan keunggulan-keunggulan seputar produk dan jasa yang dimiliki. Postsales: Orang-orang yang terlibat di dalam kegiatan sesudah project dimenangkan. 4. Project Activity Semua orang yang sudah di assign ke dalam suatu project dapat melihat secara langsung perkembangan project tersebut, serta dapat melakukan input kegiatan terkait dengan project tersebut. 5. Project Won Project berhasil dimenangkan dan dapat dilakukan implementasi. 6. Project Implementation Implementasi dari project yang akan dilaksanakan. Kegiatan service sudah dapat mulai dilakukan. 7. Finance Pelunasan administrasi, Admin-1 akan membuat invoice yang kemudian akan dikirim kepada klien sebagai bentuk penagihan atas jasa service yang telah dilakukan.
41 3.3 Analisis Kebutuhan User Berdasarkan Analisa sistem berjalan dan identifikasi masalah yang penulis lakukan, dapat disimpulkan kebutuhan yang diperlukan oleh user yaitu - Adanya sistem yang mencatat seluruh kegiatan maintenance dan services secara komputerisasi. - Adanya hak akses level pada sistem yang akan dibuat. - Sistem yang akan dibuat harus dapat dibuka/diakses dari mana saja dan kapan saja. - Adanya suatu alert berupa e-mail yang berguna untuk memberitahukan suatu kejadian kepada orang-orang yang membutuhkan. - Adanya laporan dari kegiatan-kegiatan yang dilakukan, baik kegiatan maintenance maupun kegiatan services. Laporan ini nantinya dapat di generate sendiri oleh user yang memerlukan sesuai dengan kepentingannya masing-masing. - Sistem yang akan dibuat harus terjamin keamanannya, dan dapat memastikan hak akses pada masing-masing individu secara benar dan tepat. 3.4 Usulan Pemecahan Masalah Dari permasalahan yang dihadapi oleh PT Mitra Teleinformatika Perkasa, usulan pemecahan masalah yang diajukan antara lain: - Merancang dan membangun sebuah aplikasi website untuk mencatat seluruh kegiatan maintenance dan services, serta dapat menghasilkan laporan secara real time. - Mengetahui lebih detail hak akses masing-masing user terhadap kegiatan maintenance, services maupun reporting. - Mengetahui lebih detail alert/reminder yang diperlukan pada masingmasing tahapan kegiatan dan penerima alert tersebut. - Mengatur hak akses masing-masing user terhadap page yang mau di akses.
42