MERANCANG SISTEM BASIS DATA PRODUKSI, PENJUALAN PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN PADA PT. SHASCO GUNAKARYA PIRANTI Bambang Setiawan Anthony Nugraha Gemma Astriadi Sugijanto M.Said, M.Sc. ABSTRAK Penulisan skripsi ini bertujuan untuk menganalisis dan merancang basis data yang dapat membantu perusahaan dalam mengatasi masalah yang dihadapinya. Metode perancangan yang digunakan adalah metode analisis yang di lakukan melalui wawancara, observasi dan menggunakan referensi pustaka serta metode perancangan basis data yang meliputi perancangan konseptual, logikal dan fisikal. Hasil yang dicapai dari penulisan skripsi ini adalah berupa suatu rancangan basis data produksi, penjualan, pembelian dan persediaan yang diharapkan dapat mengatasi masalah dan meningkatkan kinerja dalam perusahaan. Kesimpulan dari tugas akhir ini adalah dengan adanya basis data yang di usulkan maka perusahaan akan mudah dalam mengolah dan memperoleh data serta mendapatkan laporan sesuai dengan kebutuhan dengan lebih cepat sehingga dapat mendukung secara maksimal untuk pihak manajemen dalam mengambil keputusan. Kata kunci : Basis Data, Produksi, Penjualan, Pembelian, Persediaan PENDAHULUAN Latar belakang dari penulisan ini yaitu dengan perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat, tidak dapat dipungkiri bahwa kemajuan teknologi telah digunakan dalam hampir setiap aspek kehidupan manusia, salah satunya dalam dunia bisnis. Setiap perusahaan mencoba untuk menguasai teknologi informasi yang ada untuk diterapkan pada perusahaannya. Hal ini dilakukan karena pentingnya arti informasi bagi perkembangan bisnis. Selain itu, teknologi informasi juga dapat memudahkan terlaksananya proses operasional dalam mencapai tujuan perusahaan. Dalam perkembangannya, teknologi informasi ini juga menyebabkan persaingan di dunia bisnis semakin kompleks. Oleh karena itu, di dalam persaingan tersebut dibutuhkan informasi yang cepat, tepat, dan akurat untuk menjamin agar kegiatan operasional perusahaan dapat dilakukan seoptimal mungkin. Banyak sumber data dari kegiatan operasional yang disimpan pada tempat terpisah yang dapat
menyebabkan terjadinya duplikasi data. Duplikasi data dapat menyebabkan ketidakkonsistenan data dan berujung pada informasi yang dihasilkan menjadi tidak akurat bahkan dapat menyebabkan efek samping yang tidak diharapkan. Itu karena, data merupakan komponen vital bagi suatu perusahaan untuk melakukan kegiatan operasionalnya dan menentukan kualitas informasi yang dihasilkan. Salah satu penggunaan teknologi informasi yang dapat membantu perusahaan untuk dapat bersaing dengan perusahaan lainnya yaitu dengan membangun sebuah sistem basis data. Sistem basis data sangat membantu perusahaan dalam memperoleh segala macam informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dengan lebih cepat,tepat, dan akurat yang dimaksudkan untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam mencatat setiap transaksi yang terjadi pada perusahaan setiap harinya. PT. SHASCO GUNAKARYA PIRANTI adalah salah satu perusahaan dagang di Indonesia yang bergerak di bidang manufakturing. Perusahaan ini merasa bahwa teknologi informasi sangat penting untuk diterapkan dalam perusahaan mereka, karena penjualan merupakan sumber pendapatan perusahaan ini. Oleh karena itu, informasi informasi penjualan sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk menyajikan informasi keuangan dan informasi lain yang mendukung manajemen tingkat atas dalam mengambil keputusan. Adapun beberapa masalah dan hambatan dalam proses kerja pada PT. SHASCO GUNAKARYA PIRANTI, antara lain sulitnya mencari mencari bahan baku, yang mengakibatkan keterlambatan kegiatan produksi dan pengiriman produk kepada customer. Sering terjadinya human error dalam pencatatan transaksi, sehingga mengalami kesulitan dalam mencari data yang diinginkan. Dan juga, tingkat keamanan data perusahaan yang masih perlu ditingkatkan. Oleh karena itu, PT. SHASCO GUNAKARYA PIRANTI menginginkan suatu sistem basis data untuk memenuhi kebutuhan dari proses kerja perusahaan. Rumusan masalah yang dihadapi oleh PT. SHASCO GUNAKARYA PIRANTI saat ini adalah : 1. Laporan-laporan yang telah dibuat saat ini masih belum memenuhi kebutuhan informasi perusahaan. 2. Sistem keamanan data yang kurang terjamin, dimana tidak adanya pemberian hak akses kepada pengguna. 3. Penyimpanan data yang belum terstruktur sehingga menyebabkan redudansi data. Tujuan dari penelitian ini adalah: a. Menganalisis proses bisnis, kebutuhan data dan informasi pada perusahaan yang berkaitan dengan basis data pada PT. SHASCO GUNAKARYA PIRANTI. b. Merancang sistem basis data untuk mendukung kebutuhan data dalam proses penjualan, pembelian, persediaan dan produksi dengan sistem basis data yang lebih terstruktur dan terintegrasi. Metode Penellitian 1. Studi Pustaka Metode studi pustaka dapat dilakukan dengan membaca buku-buku, artikel dan sumber lainnya yang berhubungan dengan penelitian skripsi ini. Setelah data didapatkan dilakukan pemetaan data yang akan dijadikan landasan teori.
2. Metode Analisis Metode analisis dapat dilakukan dengan melakukan analisis terhadap hasil wawancara dengan pimpinan PT. SHASCO GUNAKARYA PIRANTI sehingga diperoleh gambaran jelas mengenai proses bisnis yang sedang berjalan, masalah yang sedang dihadapi serta keinginan pimpinan pada perusahaan. 3. Metode Perancangan Metode perancangan menggunakan konsep Database Design yang berdasarkan buku Conolly dan Begg (2010), Database System. a. Conceptual database design Tahapan conceptual terdiri dari mendefinisikan tipe-tipe entity, mengidentifikasi tipe-tipe hubungan/relationship, menentukan atribut, menetukan domain atribut dan memvalidasikan model data konseptual dengan transaksi user b. Logical database design Tahapan logical terdiri dari validasi model dengan normalisasi, mengulas logical data model dengan pengguna, membuat data model logikal, menggabungkan logikal data model kedalam global model (opsional). c. Physical database design Tahapan Physical terdiri dari menterjemahkan model data untuk target DBMS, mendesain file organisasi dan indeks, mendesain tampilan pengguna, mendesain mekanisme keamanan Hasil Dan Bahasan Pada Penelitian ini akan digunakan metode top down dalam merancang sistem basis data pada PT. SHASCO GUNAKARYA PIRANTI. Perancangan basis data yang dilakukan pada PT. SHASCO GUNAKARYA PIRANTI dibagi menjadi enam tahap. Keenam tahap itu adalah : 1. Database Planning Kegiatan manajemen yang memungkinkan tahapan dari siklus hidup perkembangan sistem basis data untuk direalisasikan seefisien dan seefektif mungkin. Perencanaan basis data (database planning) harus terintegrasi dengan strategi sistem informasi dalam organisasi. Langkah yang penting dalam perencanaan basis data (database planning) adalah mendefinisikan mission statement untuk sistem basis data dan mendefinisikan mission objectives. 2. Definisi Sistem System Definition menggambarkan ruang lingup dan boundary aplikasi basis data yang akan dibuat. Ruang lingkup sistem basis data pada PT Shasco Gunakarya Piranti meliputi kegiatan operasional perusahaan yang terdiri dari proses penjualan, pembelian, persediaan, dan produksi. 3. Requirement collection and analysis Berdasarkan analisa yang dilakukan pada PT Shasco Gunakarya Piranti, maka informasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:
Tabel 1 aplikasi view untuk tipe data aplikasi basis data Data Bagian_Penjualan Bagian_Pembelian Bagian_Persediaan Bagian_Produksi Karyawan Customer Supplier Bahan_Baku Produk Bank Surat_ Permintaan_Pembelian Surat_ Permintaan_Bahan Purchase_Order Sales_Order Surat_Jalan Invoice Produksi
4. Perancangan Basis Data Konseptual Perancangan basis data konseptual adalah proses pembuatan model basis data untuk masingmasing view yang spesifik dengan menggunakan informasi dan data yang diperoleh dari perusahaan, bebas dari segala pertimbangan fisikal. Perancangan basis data konseptual ini terbagi ke dalam beberapa langkah penting sebagai berikut : a. Mengidentifikasi entity b. Mengidentifikasi tipe relasional c. Mengidentifikasi dan asosiasi atribut suatu entity d. Menentukan Domain atribut e. Identifikasi Candidate Key dan Primary Key 5. Perancangan Basis Data Logikal Perancangan basis data logikal adalah proses membangun model data logika yang digunakan dalam suatu perusahaan berdasarkan model data spesifik, tapi bebas dari pertimbangan DBMS dan pertimbangan fisik lainnya. Pada Proses perkembangan model data logikal, model diuji dan divalidasi terhadap kebutuhan pengguna.tujuan dari tahapan ini adalah untuk menghilangkan fitur-fitur yang tidak kompatibel dengan model relational. 6. Perancangan Basis Data Fisikal Perancangan basis data fisik merupakan proses pembuatan deskripsi dari suatu implementasi basis data pada secondary storage. Beberapa langkah penting dalam merancang basis data secara fisik adalah : 1. Perancangan Relasional Basis Data 2. Merancang Constraints 3. Analisis Transaksi 4. Pembuatan Inde Setiap Entitas 5. Mengestimasi Kapasitas Penyimpanan yang dibutuhkan 6. Merancang Mekanisme Keamanan 7. Implementasi Sistem dianggap berguna jika memenuhi empat kriteria utama yang telah ditetapkan. Pertama, kriteria yang harus dipenuhi adalah useable. Dimana system mempunyai suatu kegunaan bagi perusahaan yang menuntut suatu efektivitas dan efisiensi sebagai hasil. Kedua, kriteria correct juga merupakan kriteria utama. Karena system yang dibuat harus sesuai dengan tujuan awal dan proses bisnis. Akan terjadi kegagalan apabila sistem tidak sesuai sehingga tidak mempunyai efek yang positif bagi perusahaan. Ketiga, system harus reliable. Yang mempunyai arti dapat diandalkan oleh para pembuat keputusan dalam membuat suatu keputusan untuk langkah perusahaan. Jika sistem tidak menghasilkan suatu informasi yang akurat bagi pembuat keputusan, maka langkah perusahaanyang akan diambilpun menjadi tidak akurat dan presentase kegagalan yang besar. Dan yang terakhir adalah comprehensible yang mempunyai arti
pengertian user terhadap sistem. Jika sistem yang dibuat tidak bisa dipahami dan digunakan oleh user, maka siapa yang akan menjalankan. Sehingga, sistem yang dibuat harus dapat dimengerti oleh user. 7.1 Metode Implementasi Metode yang dipakai untuk implementasi pada PT. SHASCO GUBAKARYA PIRANTI adalah metode implementasi parallel, yaitu system baru yang dibuat digunakan bersamaan dengan sistem yang lama. Metode system parallel ini akan diterapkan selama 3 bulan. Pada saat implementasi selama 3 bulan sistem akan menggunakan sistem lama bersamaan dengan sistem baru. Setelah implementasi selesai, maka sistem baru akan menggunakan seluruh system lama. 7.2 Jadwal Implementasi Sistem baru ini akan ditetapkan didalam PT. SHASCO GUNAKARYA PIRANTI. Selama satu minggu setelah implementasi sistem dengan menggunakan real data, operasi system akan terus diawasi. Jika selama satu minggu diterapkan didalam PT. SHASCO GUNAKARYA PIRANTI tidak terdapat masalah maka sistem iniakan dipakai seterusnya, tetapi apabila terdapat masalah maka system ini akan ditinjau kembali untuk dilakukan perbaikan. Waktu keseluruhan untuk melakukan penerapan sistem memerlukan waktu sekitar 4 bulan.kegiatan diawali dengan membuat analisis sistem lama selama 3 minggu. Lalu dilanjutkan dengan pembuatan design dari sistem tersebut selama 3 minggu. Untuk proses pembuatan aplikasi diperlukan waktu sekitar 1 bulan. Untuk training, pengadaan hardware dan jaringan, testing dan implementasi diperlukan waktu sekitar 5 minggu. Tabel 2 Implementation Plan No Kegiatan Bulan 1 2 3 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Pengadaan hardware dan jaringan 2 Instalasi 3 Back up data 4 Konversi Data 5 Testing 6 Training 7 Implementasi
Simpulan Dan Saran 1. Simpulan Berdasarkan analisa dan perancangan basis data yang telah dilakukan pada PT. SHASCO GUNAKARYA PIRANTI, maka dapat disimpulkan, sebagai berikut : 1. Dengan adanya sistem basis data tersebut, data-data yang dihasilkan dapat lebih terintegrasi dan akurat, sehinga dapat mendukung pihak eecutive dalam mengambil keputusan. 2. Masing-masing user dapat memanipulasi data seperti menambah (insert), menghapus (delete), meng-update dan mencari data. 3. Aplikasi basis data PT. SHASCO GUNAKARYA PIRANTI dapat memberikan bantuan untuk mempermudah pengelompokan informasi dari penjualan, pembelian dan persediaan bahan baku menjadi lebih mudah diakses dan dijalankan untuk membantu proses kerja perusahaan. 4. Dengan adanya sistem basis data ini, tingkat keamanan data jadi lebih terjamin karena hanya yang memiliki ID login dan password saja yang dapat melakukan akses data sesuai dengan hak akses yang dimiliki oleh masing-masing pengguna sistem. 2. Saran Rancangan yang dibuat belum merepresentasikan keseluruhan fungsi bisnis perusahaan. Oleh karena itu, saran yang dapat diberikan untuk pengembangan lebih lanjut, yaitu : 1. Untuk mengikuti teknologi yang terus berkembang kedepannya dapat juga dikembangkan sistem berbasis web untuk lebih memudahkan penggunanya dalam mengakses data. 2. Memperluas proses bisnis perusahaan dengan menambahkan ruang lingkup jasa pengiriman cargo yang dapat menambah keuntungan bagi perusahaan. 3. Mengembangkan sistem basis data yang ada dan menerapkan data warehouse untuk kapasitas penyimpanan data yang lebih luas lagi, dan akses data yang lebih efisien.
Referensi Alfredson, Keith. (2007). Applying international financial reporting standards. John Wiley & Sons, Inc. Carl S. Warrant, James M. Reeve, Philip E. Fess. (2006). Pengantar Akuntansi. Edisi Dua Puluh Satu. Jakarta: Salemba Empat. Connolly, Thomas and Begg, Carolyn. (2005). Database System. A Practical Approach to Implementation, and Management, Fourth Edtion. Addison Wesley. Design, Connolly, Thomas and Begg, Carolyn. (2010). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management, Fifth Edition. Boston: Pearson Education. DR Wijaya, A Rohim, E Rosely, KR Sari, T Fahrudin, W Hidayat. (2009). Perancangan basis data relasional. Bandung: Politeknik Telkom. Frost, Raymond, Day, John, Van Slyke, Craig. (2006). Database design and development : a visual approach. Pearson Prentice Hall. Kotler, Philip, Keller, Kevin Lane. (2006). Marketing management. 12th Edition. Pearson Education. McLeod, Raymond, Schell, George P. (2007). Management information systems. 10th Edition. Pearson Prentice Hall. Reeve, James M., Warren, Carl S., Duchac, Jonathan E. (2009). Principles of financial accounting. 11th edition. South-Western Cengage Learning. Reksohadiprodjo, Sukanto dan Gito Sudarmo, Indriyo. (2000). Manajemen Produksi. Edisi Keempat. Yogyakarta: BEFE. Stevenson, William. (2009). Operations management. 10th Edition. McGraw Hill. Turban, Efraim, Rainer, R. Kelly Jr., Potter, Richard E. (2005). Introduction to information technology. Warren, Carl S., Reeve, James M, Fess, Philip E. (2006). Pengantar akuntansi accounting.buku satu. Whitten, J. L., Bentley, L. D., and Dittman, K. C. (2004). System Analysis and Design Method. 6th edition. USA: McGraw Hill.
Riwayat Penulis Bambang Setiawan lahir di kota Jakarta pada 3 Juli 1988. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu komputer pada tahun 2013. Anthony Nugraha lahir di kota Jakarta pada 26 Juni 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu komputer pada tahun 2013. Gemma Astriadi lahir di kota Jakarta pada 18 September 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu komputer pada tahun 2013.