Website Content Management System Pada Badan Pekerja Daerah Gereja Bethel Indonesia Banten

Transkripsi

1 Website Content Management System Pada Badan Pekerja Daerah Gereja Bethel Indonesia Banten Melissa, S. Kom Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer Universitas Pelita Harapan Tangerang, Indonesia Abstract This paper discusses about the analysis and design of website content management system for Badan Pekerja Daerah Gereja Bethel Indonesia Banten. BPD GBI Banten is an organization which gathers all of Bethel Churches in Banten Province. By using this website, the member of BPD GBI Banten can update any information, track their own financial statement, and do an online scheduling with other member. This paper covers analysis, design and implementation plans for an Information Technology for this organization. Keywords-component; website; schedule; financial; I. PENDAHULUAN Informasi dan komunikasi merupakan hal yang penting dalam dunia saat ini. Ada dua cara yang dapat dilakukan untuk mengkomunikasikan suatu informasi, yaitu dengan lisan dan tulisan. Dalam berkomunikasi secara tulisan, diperlukan media yang dapat menyampaikan informasi tersebut, salah satunya adalah dengan menggunakan website. Masalah yang terdapat dalam BPD GBI Banten adalah kesulitan dalam menginformasikan rencana kegiatan dan berita-berita yang berhubungan dengan BPD GBI Banten kepada gereja-gereja dan pejabat gereja yang menjadi anggotanya. Selain itu, anggota BPD GBI Banten sering mengalami kesalahpahaman dengan bagian keuangan mengenai perpuluhan dan iuran yang mereka berikan setiap bulannya. Batasan masalah penelitian ini adalah perancangan sebuah website berbasis Content Management System (CMS) untuk BPD GBI Banten yang berisi berbagai informasi mengenai BPD GBI Banten, serta informasi mengenai perpuluhan dan iuran yang dapat diakses secara pribadi oleh gereja-gereja yang telah terdaftar dan menjadi anggota BPD GBI Banten. Selain itu, fitur online scheduling juga akan ditambahkan ke dalam website ini. Tujuan dari penelitian ini adalah membuat sebuah CMS website sebagai media bagi BPD GBI Banten dalam mendistribusikan informasi dari kepada anggota-anggotanya. Selain itu, dengan adanya website ini, masyarakat dapat mengenal lebih jauh tentang BPD GBI Banten, dan dapat digunakan sebagai media alternatif bagi gereja dalam meminta kesediaan pendeta untuk menjadi pembicara di gereja tertentu. II. LANDASAN TEORI A. Content Management System (CMS) Content Management System pada website adalah sebuah aplikasi komputer yang digunakan untuk mengatur isi dari suatu sistem. James Robertson dalam artikelnya menyatakan bahwa sebuah content management system mendukung penciptaan, pengaturan, distribusi, dan publikasi informasi suatu organisasi[4]. Untuk website, ada pula yang dinamakan Web Content Management System (WCMS), yaitu suatu piranti lunak CMS yang diimplementasikan sebagai aplikasi web untuk membuat dan mengatur isi HTML. Apabila sebuah website tidak memiliki CMS dalam sistemnya, maka setiap perubahan yang terjadi harus dilakukan melalui perubahan source code dari website mereka. Selain itu, tanpa sistem CMS, suatu website memerlukan seorang programmer yang ahli dan menguasai website tersebut sehingga mereka tetap dapat meng-update informasi pada website tersebut. B. System Development Life Cycle (SDLC) System Development Life Cycle adalah sebuah proses memahami bagaimana suatu sistem informasi dapat mendukung kebutuhan bisnis, mendesain sistem, membuat sistem tersebut, dan mendistribusikannya kepada user [1]. SDLC memiliki empat tahapan, yaitu perencanaan (planning), analisis (analysis), desain (design), dan implementasi (implementation). Tahap perencanaan adalah tahap dasar dari proses memahami mengapa sistem informasi harus dibangun dan mempertimbangkan bagaimana proyek tersebut akan dibangun. Tahap analisis menjawab pertanyaan tentang siapa yang akan menggunakan sistem, apa yang akan sistem lakukan, dan kapan serta di mana sistem tersebut akan digunakan. Tahap desain adalah tahap di mana suatu sistem dirancang. Pada tahap ini ditentukan bagaimana suatu sistem akan dioperasikan. Tahap implementasi merupakan tahap

2 terakhir dalam SDLC. Pada tahap ini, semua desain dari sistem yang baru akan benar-benar dibangun. III. SISTEM SAAT INI Berikut ini adalah prosedur dalam penerimaan dan konfirmasi pembayaran perpuluhan pada BPD GBI Banten. Setiap gereja yang berada di bawah naungan BPD GBI Banten wajib memberikan persembahan perpuluhan kepada BPD GBI Banten. Pemberian perpuluhan dapat dilakukan melalui transfer ke rekening BPD atau melakukan penyetoran secara tunai ke kantor sekretariat BPD GBI Banten. Setelah gereja melakukan transfer, maka mereka harus memberikan bukti transfer itu kepada sekretariat BPD. Penyerahan bukti transfer dapat dilakukan melalui fax atau datang langsung ke kantor sekretariat BPD GBI Banten. Setelah sekretariat menerima bukti pembayaran atau menerima setoran tunai dari gereja, maka sekretariat akan membuatkan sebuah tanda terima dan persembahan ini akan dicatat ke dalam pembukuan BPD. Hal yang sama juga dilakukan oleh pendeta dalam membayar iuran ke BPD GBI Banten. Secara singkat prosedur ini akan digambarkan pada diagram berikut. Gambar 1 Activity Diagram Prosedur Perpuluhan Kelemahan dari sistem saat ini adalah BPD GBI Banten belum memiliki aplikasi sistem informasi yang dapat menunjang kelancaran dalam mengatur persembahan perpuluhan dan iuran yang masuk dari anggota-anggotanya. Hal ini menyebabkan sering terjadinya kesalahpahaman antara bagian sekretariat BPD GBI Banten dengan anggota-anggota yang telah melakukan penyetoran perpuluhan maupun iuran. Selain itu, tidak ada suatu sistem yang mengkonfirmasi terjadinya pembayaran yang dilakukan oleh gereja. Inilah yang menyebabkan beberapa anggota menjadi lupa untuk memberikan iuran kepada BPD GBI Banten. Selain itu, BPD GBI Banten juga belum memiliki sistem dan media yang memadai untuk menyampaikan informasi dan update yang harus diketahui oleh anggota-anggotanya. Setiap informasi terbaru diberitahukan melalui telepon atau surat. Hal ini sangat tidak efektif mengingat jumlah anggota yang berada di bawah naungannya cukup banyak. Saat ini, BPD GBI Banten belum memiliki sistem penjadwalan online yang dapat digunakan oleh anggotaanggotanya. Sistem penjadwalan yang ada sekarang masih menggunakan telepon sebagai media komunikasi. IV. SISTEM USULAN A. Tahap Perencanaan Website BPD GBI Banten dapat diakses oleh tiga kelompok orang, yaitu: publik, internal BPD GBI Banten, dan anggota. Yang dimaksud dengan publik adalah setiap orang yang tidak tergabung dalam BPD GBI Banten, sedangkan yang dimaksud dengan anggota adalah setiap gereja dan pejabat gereja yang tergabung di dalam naungan BPD GBI Banten. Yang dimaksud dengan pejabat gereja adalah semua pendeta yang berada di bawah naungan BPD GBI Banten, seperti pendeta pembantu (Pdp), pendeta muda (Pdm), maupun pendeta itu sendiri (Pdt). Selain publik dan anggota tersebut, terdapat pula bagian internal dari BPD GBI Banten yang dapat mengakses website ini. Bagian internal tersebut terdiri dari admin, bagian keuangan, dan ketua dari BPD GBI Banten. Admin adalah pegawai BPD GBI Banten yang akan mengelola akun pengguna dan berita-berita di website dari BPD GBI Banten ini, bagian keuangan memiliki hak akses untuk menambah atau memperbaharui informasi keuangan dari pengguna, sedangkan ketua BPD GBI Banten memiliki hak akses untuk melihat laporan keuangan secara umum dan melihat data diri setiap anggota BPD GBI Banten. Di dalam website ini, ada tiga jenis informasi yang dapat diakses, yaitu informasi yang bersifat publik, internal, dan private. Informasi yang bersifat publik adalah informasi yang dapat diakses oleh siapapun, baik oleh anggota maupun nonanggota BPD GBI Banten. Selain itu, informasi yang bersifat internal adalah informasi yang hanya dapat diakses oleh setiap anggota yang berada di bawah naungan BPD GBI Banten. Setiap anggota yang berada di bawah naungan BPD GBI Banten mendapatkan username dan password dari BPD GBI Banten. Informasi yang bersifat private adalah informasi yang hanya dapat diakses oleh orang-orang tertentu sesuai dengan kepentingannya. Di dalam tahap perencanaan, ada tiga macam analisa kelayakan yang harus dilakukan, yaitu kelayakan teknis (Technical Feasibility), kelayakan ekonomi (Economic Feasibility), dan kelayakan organisasi (Organization Feasibility). 1) Kelayakan Teknis (Technical Feasibility) Secara teknis, pembuatan website BPD GBI Banten ini dapat dikatakan layak. Teknologi informasi dan Internet yang sudah dan sedang berkembang pesat memungkinkan penggunaan website untuk mendukung komunikasi dan membantu dalam pendistribusian informasi. 2) Kelayakan Ekonomi (Economic Feasibility) Proyek ini layak secara ekonomi karena biaya yang dibutuhkan tidak mahal dan manfaat yang akan didapatkan

3 juga besar. Manfaat yang dimaksud di sini bukan berupa keuntungan finansial melainkan kemudahan dan kecepatan dalam pendistribusian informasi dan komunikasi antara BPD GBI Banten dengan anggota-anggotanya. 3) Kelayakan Organisasi (Organization Feasibility) Pembuatan website ini layak secara organisasi karena proyek ini merupakan kelanjutan dari keputusan Sidang Majelis Daerah BPD GBI Banten. Oleh karena itu, tentunya proyek ini mendapat persetujuan dari anggota BPD GBI Banten. Selain itu, tujuan dari dibangunnya website ini adalah untuk membantu komunikasi dan distribusi informasi antar anggota BPD GBI Banten. B. Tahap Analisis Tahap analisis menjawab pertanyaan mengenai siapa pengguna sistem, apa saja yang dapat dilakukannya, serta kapan dan dimana sistem tersebut akan digunakan. Pada tahap ini akan ditentukan keperluan sistem usulan (requirements determination) dan juga pemodelan sistem usulan. Pemodelan terdiri dari pemodelan fungsional (functional modeling), pemodelan struktural (structural modeling), dan pemodelan tingkah laku (behavioral modeling). Gambar 3 Activity Diagram Penjadwalan Online Pemodelan struktural dari website BPD GBI Banten digambarkan pada class diagram berikut ini. Pemodelan fungsional akan menggambarkan fungsi-fungsi yang dimiliki oleh sistem baru dengan menggunakan activity diagram dan use case. Pemodelan struktural akan menggambarkan struktur dari sistem baru dengan menggunakan class diagram. Pemodelan tingkah laku akan menggambarkan sifat dari sistem baru dengan menggunakan sequence diagram, collaboration diagram, dan statechart diagram. usulan. Berikut ini adalah use case diagram dari sistem Gambar 4 Class Diagram Website BPD GBI Banten Gambar 2 Use Case Diagram Website BPD GBI Banten Sistem penjadwalan online merupakan fitur usulan untuk website BPD GBI Banten ini. Aktivitas yang terjadi pada fitur penjadwalan online digambarkan pada activity diagram berikut ini. C. Tahap Perancangan 1) Perancangan Lapisan Manajemen Data : Perancangan lapisan manajemen data meliputi tabel relationship diagram dan deskripsi tabel. Tabel relationship diagram memaparkan mengenai hubungan antara tabel yang satu dengan tabel yang lain sedangkan deskripsi tabel memaparkan atribut-atribut dari table tersebut. Berikut ini adalah relationship diagram dari sistem usulan.

4 Gambar 7 Halaman Laporan Keuangan Gambar 5 Relationship Diagram Website BPD GBI Banten 2) Perancangan Antarmuka (Interface) Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai rancangan antarmuka pengguna (user interface) antara pengguna dan sistem. Yang dimaksud dengan pengguna adalah sekretariat gereja, pendeta, admin BPD GBI Banten, bendahara BPD GBI Banten, dan ketua BPD GBI Banten yang mengakses sistem. Antarmuka dari aplikasi ini berbasis HTML dengan bahasa pemrograman PHP. Berikut ini adalah tampilan beberapa halaman dari website BPD GBI Banten. Gambar 8 Halaman Penambahan Jadwal Khotbah Pribadi Gambar 6 Tampilan Awal Laporan Keuangan Gambar 9 Halaman Request Pembicara

5 V. KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Pendistribusian suatu informasi dapat dilakukan salah satunya adalah dengan menggunakan website. Dengan menggunakan website, BPD GBI Banten dapat mendistribusikan suatu informasi di mana saja dan kapan saja. Begitu pula dengan anggota BPD GBI Banten yang dapat mengakses informasi tersebut dengan lebih mudah dan cepat. Selain itu, fitur penjadwalan online yang ditambahkan dalam website ini dapat menjadi media baru bagi anggota BPD GBI Banten dalam melakukan penjadwalan secara online dan tidak terpaku pada penjadwalan secara manual. Gambar 10 Halaman Pending Request D. Tahap Implementasi Tahap implementasi merupakan tahap yang dilakukan setelah tahap perancangan. Sistem yang dibuat ini menggunakan metodologi prototyping sehingga memungkinkan adanya pengulangan proses tahap sebelumnya untuk menyempurnakan prototype sistem. Dengan demikian, sistem ini dapat memenuhi user requirement. Adanya kesalahan, saran, dan kritik atas prototype sistem akan menjadi bahan perbaikan dari sistem secara terus menerus. Selain itu, aplikasi yang dibuat diuji dengan menggunakan metode pengujian tingkat dasar, yaitu unit testing yang menguji semua komponen dari spesifikasi program. Jika form yang dites dinyatakan lolos, maka statusnya akan dinyatakan Pass (P), tetapi jika tidak maka statusnya akan dinyatakan Fail (F). Setelah melakukan testing terhadap sistem yang baru, maka tahap selanjutnya adalah tahap instalasi. Proses instalasi sistem berlangsung dengan menyewa hosting dan Domain Name System (DNS), kemudian semua halaman web dan database di-upload ke dalam hosting tersebut. Instalasi sistem yang baru akan menggunakan metode Phased Conversion. Metode Phased Conversion merupakan metode instalasi di mana sistem yang lama akan secara bertahap dan sedikit demi sedikit digantikan dengan sistem yang baru[3]. Metode ini digunakan agar BPD GBI Banten dapat menerapkan sistem yang baru secara bertahap. B. Saran Saran-saran untuk pengembangan sistem kedepannya adalah: 1) Sistem dapat terus dikembangkan dan diperbaharui dengan penambahan fitur-fitur baru yang sesuai dengan kebutuhan organisasi di masa mendatang. 2) Admin dan bagian keuangan BPD GBI Banten perlu berperan aktif dalam mengoperasikan website ini setiap harinya. REFERENCES [1] A. Dennis, B. H. Wixom, dan D. Tegarden, System Analysis and Design with UML Versino 2.0. John Wiley & Sons, Inc., [2] E. Turban, R. E. Potter, dan R. K. Rainer, Introduction to Information Systems: Supporting and Transforming Business. John Wiley & Sons, Inc., [3] J. O. Brien dan G. M. Marakas, Management Information System, 7 th ed. McGraw-Hill, [4] J. Robertson, So, What is a CMS?, June [5] J. Valade, PHP 5 for Dummies. Wiley Publishing, [6] M. Kofler, The Definitive Guide to MySQL 5, 3 rd ed. Apress, [7] T. Connolly dan C. Begg, Database System: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management, 4 th ed. Addison Wesley, 2004.