BAB III LAPORAN PELAKSANAAN MAGANG 3.1 Pengenalan Pada Lingkungan Kerja Sebelum penulis melakukan kegiatan magang, terlebih dahulu penulis mengajukan surat permohonan magang yang ditujukan kepada PT. Maxindo Moto Nusantara yang beralamat di Jl. TB. Simatupang no. 100 Cilandak Barat Jakarta Selatan 12430. Penulis didampingi oleh mas Mail selaku IT di Nusantara Group. Kemudian penulis bertemu dengan Ibu Retina Andries selaku Direktur Finance pada PT. Maxindo Moto Nusantara yang mengambil keputusan diterima atau tidaknya pelamar magang pada perusahaan tersebut, selanjutnya penulis dikenalkan kepada Bapak Hendra Prayoga selaku pembimbing pada saat penulis melakukan kegiatan magang pada PT. Maxindo Moto Nusantara. Sebelum melakukan kegiatan magang di PT. Maxindo Moto Nusantara penulis terlebih dahulu diberikan pengarahan mengenai waktu jam kerja, waktu istirahat, pakaian kerja, dan divisi mana penulis ditempatkan. Penulis juga dikenalkan dengan karyawan-karyawan yang bekerja di PT. Maxindo Moto Nusantara. 26
Pengenalan pekerjaan pertama adalah diberikan penjelasan mengenai cara kerja dan jenis pekerjaan yang akan diberikan oleh penulis. Dalam mengerjakan pekerjaan yang diberikan, jika terdapat kesulitan atau kendala yang tidak diketahui oleh penulis segera dapat langsung ditanyakan kepada pembimbing atau kepada salah satu pegawai yang ada pada unit pelayanan tersebut. Hal ini sangat membantu penulis dalam menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan dengan baik. 3.2 Kegiatan Selama Pelaksanaan Magang Pelaksanaan kegiatan magang ini dilaksanakan selama kurang lebih 2 (dua) bulan terhitung dari tanggal 06 Febuari 2017 sampai dengan tanggal 31 Maret 2017 pada PT. Maxindo Moto Nusantara. Penulis melakukan kegiatan magang dilakukan dalam 5 (lima) hari dalam seminggu, mulai dari pukul 09.00 WIB s/d 16.00 WIB. Selama kegiatan magang banyak kegiatan-kegiatan yang penulis kerjakan. Kegiatan-kegiatan tersebut oleh penulis dikelompokkan menjadi 2 (dua) kegiatan, yaitu kegiatan rutin dan kegiatan non rutin. 3.2.1 Kegiatan Rutin Merupakan kegiatan yang sering dilakukan oleh penulis selama magang hampir setiap harinya. Kegiatan tersebut antara lain yaitu: 1. Mencocokkan bukti-bukti fisik (transaksi) pengeluaran kas, penerimaan kas, penjualan dan pembelian barang selama satu bulan dengan rekening koran. 27
1. Menginput data bukti fisik tersebut ke dalam Sistem Vision. 2. Membuat resume rekonsiliasi bank. 3.2.2 Kegiatan Non Rutin Adalah kegiatan yang tidak dilakukan setiap harinya kerena kegiatan ini bersifat mendadak yaitu menggantikan pekerjaan pegawai lain yang disebabkan karena pegawai yang bersangkutan ada pekerjaan lain yang lebih penting, seperti : 1. Mengantarkan data form transaksi dan bukti transaksi ke divisi lain. 2. Mengarsipkan file bukti bukti fisik (transaksi) sesuai dengan tanggal dan nomor bukti kedalam file khusus agar mempermudah saat pencarian data tersebut. 3. Menerima telepon dari satuan kerja lain. 4. Merekapitulasi DBS dan PIB. 3.3 Masalah Pada Unit Kerja Setiap manusia tidak pernah luput dari kesalahan maupun kegagalan, begitupula dengan perusahaan pasti pernah mengalami beberapa masalah ataupun kegagalan yang timbul ditengah-tengah perusahaan. Seperti yang terdapat di dalam PT. Maxindo Moto Nusantara (MMN). Penulis memiliki suatu hal yang menjadi masalah. Demikian itu, 28
penulis telah membagi masalah yang ada menjadi 2 (dua) bagian yaitu masalah kebijakan dan masalah operasional : 3.3.1 Masalah Kebijakan Masalah kebijakan yang terjadi antara lain: 1. Kurangnya jumlah SDM (Sumber Daya Manusia), ini akan menimbulkan terhambatnya suatu pekerjaan 2. Karyawan kurang disiplin dalam penempatan data. Karena ada beberapa bukti pembayaran yang hilang dan ditempatkan bukan pada ordnernya. 3.3.2 Masalah Operasional Masalah operasional yang terjadi antara lain: 1. Arsip yang kurang rapi, sehingga penulis kesulitan dalam pencarian data-data yang dibutuhkan. 2. Adanya gangguan server pusat yang biasanya digunakan pada saat melakukan pekerjaan yang bersifat online. Hal ini disebabkan karena jaringan pada pusat terkadang error. 3.4 Pemecahan Masalah Unit 3.4.1 Penyebab Masalah Masalah yang ada tentu saja ada penyebab latar belakangnya, yaitu: 3.4.1.1 Masalah Kebijakan 1. Masalah pertama ini timbul karena jumlah beban kerja dengan jumlah pegawai tidak seimbang, sehingga menimbulkan terhambatnya suatu pekerjaan. 29
2. Masalah kedua ini timbul karena ada beberapa bukti pembayaran yang hilang dan ditempatkan bukan pada ordnernya. Sehingga penulis kesulitan saat sedang mengelompokkan data dan mengecek bukti transaksi atau bukti fisik. 3.4.1.2 Masalah Operasional 1. Masalah pertama ini timbul karena ini disebabkan kurang tersedianya tempat penyimpanan dokumen yang memadai. 2. Masalah kedua ini timbul karena Hal ini disebabkan karena jaringan pada pusat terkadang error, dan tidak ada tersedianya staff IT ditempat. 3.4.2 Alternatif Pemecahan Masalah 3.4.2.1 Masalah Kebijakan 1. Pemecahan masalah yang pertama, lebih baik menambahkan pegawai pada devisi yang dibutuhkan. 2. Pemecahan masalah yang kedua, agar setiap harinya buktibukti fisik yang ada dimasukkan dalam satu file, dicek kembali dengan teliti dan dimasukkan kedalam ordnernya, lalu menempatkan karyawan khusus untuk menyimpan kunci lemari tersebut agar aman. Sehingga tidak ada bukti pembayaran yang hilang, dan pada saat dibutuhkan tidak kesulitan mencarinya. 30
3.4.2.2 Masalah Operasional 1. Agar menambah lemari penyimpanan dokumen dan mengadakan sistem pengarsipan yang benar, diberi nomor urut berdasarkan nama file secara abjad atau berurutan. Agar data tersebut mudah dalam pencarian. 2. Melakukan adanya pengawasan dengan cepat apabila ada kantor mengalami gangguan server yang mengakibatkan keterlambatan pada saat bekerja. 31