BAB III PELAKSANAAN MAGANG 3.1 Pengenalan Lingkungan Kerja Penulis memulai pelaksanaan magang di Dinas Kesehatan Provinsi DKI Jakartaselama satu bulan dari tanggal 12Agustus 2013sampai dengan 12 September 2013 dan di tempatkan di Bagian Umum. Dalam pelaksanaan kegiatan magang dilaksanakan dari hari Senin sampai Jum at dan jam masuk kerja mulai pukul 07.30 sampai dengan 16.00 WIB. Dalam melaksanakan magang di Dinas Kesehatan yang beralamat di Jl. Kesehatan No. 10 Jakarta Pusat.Penulis ditempatkan di Bagian Umum. Pertama kali penulis memperkenalkan diri pada Pak Bowo.Selaku kerabat dekat dari penulis, Kemudian penulis diperkenalkan kepada seluruh karyawan Dinas Kesehatan Bagian Umum. Penulis diberikan penjelasan tentang tata tertib yang ada di perusahaan yaitu berpakaian sopan dan rapi. Penulis juga diberitahu tentang jam masuk kerja, jam istirahat, dan jam pulang kerja. Pada hari pertama pelaksanaan magang, penulis merasa canggung serta khawatir tidak dapat menyelesaikan pekerjaan yang diberikan karena belum adanya gambaran jelas tentang pelaksanaan magang, tetapi berkat kerjasama dan dorongan dari seluruh staff, akhirnya penulis dapat beradaptasi dengan kondisi dan ruang lingkup pekerjaan pada Bagian Umum. 26
3.2 Kegiatan Selama Magang Selama kegiatan magang, yang penulis lakukan setiap harinya sama, hanya saja kegiatan tidak selalu tetap karena tergantung dengan ada atau tidaknya pekerjaan yang akan dilakukan oleh penulis. 3.2.1 Kegiatan Rutin Kegiatan yang selalu penulis lakukan selama magangadalah : a) Menerima surat masuk. b) Mengagendakan surat masuk. c) Memberikan nomor surat pada surat yang sudah diagendakan terlebih dahulu. d) Mengantarkan surat-surat konfirmasi kepada unit-unit terkait. 3.2.2 Kegiatan Non Rutin Kegiatan non rutin yang penulis lakukan adalah : a)menyortir arsip berdasarkan nomor urut. b)menginput data. 3.3 Masalah yang Ditemui Pada Unit Kerja Dalam suatu organisasi, baik besar maupun kecil suatu permasalahan baik secara teknis maupun non teknis pada umumnya sering ditemui, dimana permasalahan ini disebabkan oleh factor internal maupun faktor eksternal dari setiap karyawan maupun perusahaan.selama pelaksanaan magang atau praktek kerja di Dinas 27
Kesehatan, penulis menemukan beberapa masalah yang terjadi pada unit kerja tempat penulis melaksanakan magang. 3.3.1Masalah Kebijakan Masalah kebijakan yang ditemui penulis selama melakukan magang antara lain adalah : Kurangnya disiplin masuk kerja maupun pada jam istirahat pegawai karena dari perusahaan tersebut tidak ada kebijakan dan tidak adanya sanksi terhadap pegawai yang kurang disiplin. Hal ini mengakibatkan banyaknya karyawan lain yang mencontoh temantemannya yang sering melanggar peraturan. 3.3.2 Masalah Operasional a) Terjadinya kesulitan membaca atau menulis surat yang seharusnya dilakukan oleh karyawan agar surat dapat di kirim ke bagian-bagian tertentu karena kurangnya tata cahaya maka menyulitkan karyawan dalam aktivitasnya. b) Adanya penumpukan dokumen di atas meja karyawan yang membuat ruangan terlihat berantakan dan membuat karyawan kesulitan dalam mencari dokumen lama yang mereka butuhkan di akibatkan karena kurangnya lemari penyimpanan arsip yang seharusnya tersedia untuk penyimpanan dokumen. 28
3.4 Penyebab Masalah 3.4.1 Masalah Kebijakan Tidak adanya sanksi yang di berikan oleh perusahaan dalam pelanggaran tata tertib tersebut sehingga karyawan menganggap bahwa keterlambatannya dalam masuk kerja adalah bentuk kewajaran yang tidak berarti buruk untuk perusahaan. 3.4.2 Masalah Operasional a) Kurangnya pencahayaan yang berada pada unit-unit tertentu sehingga karyawan terganggu akan aktifitasnya dalam bekerja dan banyaknya karyawan yang berusia lanjut di perusahaan yang tidak mampu membaca dalam ruang dengan pencahayaan yang minim. b) Kurangnya lemari penyimpanan arsip yang membuat karyawan kesulitan dalam mencari dokumen-dokumen lama yang mereka butuhkan pada saat itu 3.5 Alternatif Penyelesaian Masalah 3.5.1 Alternatif Pemecahan Masalah Kebijakan a) Perusahaan seharusnya membuat peraturan tentang pelanggaran tata tertib jam kerja dan memberikan sanksi. Seperti memberikan surat peringatan pertama, apabila sampai tiga kali melanggar tata tertib sebaiknya pihak perusahaan memberikan hukuman yang lebih berat lagi. 29
b) Memberikan mutasi kepada karyawan ke cabang perusahaan lain tetapi jika karyawan tetap melanggar tata tertib di cabang perusahaan tersebut maka perusahaan berhak memberikan suratpemberhentian kerja untuk karyawan yang selalu melanggar tata tertib. 3.5.2Alternatif Pemecahan Masalah Operasional A. Pencahayaan 1. Perusahaan harus menelisir kembali apa saja yang kurang dalam perusahaan tersebut sehingga tidak mengganggu karyawan dalam aktifitas bekerjanya. 2. Memberikan pencahayaan yang cukup di setiap unit-unit dalam perusahaan selain itu melakukan pengaturan kembali untuk ruangan-ruangan yang minim akan cahaya. B. Filling Cabinet 1. Perusahaan harus menambah lemari penyimpanan di setiap meja kerja karyawan sehingga memudahkan karyawan dalam mencari dokumen serta memudahkan karyawan dalam menyimpan dokumen dokumennya baik dokumen lama ataupun dokumen penting. 2. Menyediakan satu ruangan yang berisi lemari lemari penyimpanan arsip perusahaan yang mampu menampung 30
beberapa dokumen dokumen lama perusahaan sehingga memudahkan ketika mencari dokumen lama. 3.6Pemecahan Masalah yang Disarankan 3.6.1 Masalah Kebijakan Setiap perusahaan pasti mempunyai masalah kebijakan, dan kini penulis memberikan saran untuk pemecahan masalah kali ini, pemecahan masalah tersebut yaitu: a) Perusahaan harus membuat sanksi untuk peraturan tata tertib pada jam kerja dengan memberikan surat peringatan pertama kepada karyawan atas pelanggaran yang dilakukan namun jika karyawan melakukan pelanggaran tata tertib lebih dari tiga kali maka perusahaan berhak memberikan sanksi yang lebih berat kepada karyawan. 3.6.2 Masalah Operasional Pada masalah operasional penulis memberikan saran untuk pemecahan masalah yang di alami oleh perusahaan tersebut, yaitu: A. Pencahayaan 1. Perusahaan harus meneliti kembali pencahayaan di setiap unit-unit kerja yang berada dalam perusahaan sehingga karyawan nyaman dan mampu menyelesaikan setiap 31
pekerjaannya selain itu memudahkan karyawan dalam segala aktifitas yang dilakukan. B. Filling Cabinet Perusahaan menambahkan lemari penyimpanan di setiap meja kerja karyawan sehingga memudahkan karyawan dalam mencari dokumen serta memudahkan karyawan dalam menyimpan dokumen dokumennya baik dokumen lama ataupun dokumen penting hingga tidak adanya dokumen yang menumpuk diatas meja. 32