ANALISA PEMILIHAN SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS MENGGUNAKAN METODE INFORMATION ECONOMICS STUDI KASUS PADA RUMAH SAKIT TNI AL DR. RAMELAN - SURABAYA Surya Dharma *), Achmad Holil Noor Ali Program Studi Manajemen Manajemen Teknologi Manajemen Teknologi Informasi Institut Teknologi 10 Nopember Surabaya E-mail: *) Suryadhrma1972@Yahoo.com ABSTRAK Bagaimana untuk mengukur nilai ekonomis biaya investasi dari suatu sistem informasi? Apakah biaya investasi yang dikeluarkan sebanding dengan manfaat yang diperoleh organisasi? Dari pertanyaan di atas, penulis mencoba menerapkan metode Information Economics untuk menganalisa pemilihan investasi sistem informasi guna pengembangan Sistem Informasi Rekam Medis pada Rumah Sakit TNI AL (RSAL) dr. Ramelan-Surabaya. Penelitian ini difokuskan hanya melakukan perhitungan keuangan Traditional Cost Benefit Analysis, Net Present Value (NPV) dan Return On Investment (ROI). Hasil analisa akhir pemilihan sistem berupa nilai ROI 440% di level 3 scoring economic impact, dengan total estimasi kas bersih selama 5 tahun sebesar Rp. 2.295.540.936,- dan nilai NPV Rp. 850.300.520. yang didapat dari economic impact worksheet setelah ditambahkan dengan biaya dan manfaat ( tangible dan intangible ) untuk perbandingan nilai ekonomis investasi dari masing-masing sistem yang di dapat perusahaan atau organisasi saat sistem di implementasikan. Kata kunci: Analisis Pemilihan Sistem, Sistem Informasi dan Information Economics PENDAHULUAN Rumah Sakit TNI Angkatan Laut (RSAL) dr. Ramelan - Surabaya merupakan salah satu rumah sakit yang menggunakan sistem informasi dalam memberikan pelayanan kesehatan. Dimana hampir seluruh bagian menggunakan dukungan sistem informasi. Salah satu diantaranya, unit rekam medis mendapatkan kesempatan untuk melakukan pengembangan sistem informasi, telah mendapatkan penawaran dari beberapa vendor sistem aplikasi namun terdapat kendala bagaimana untuk memilih sistem informasi yang tepat? Bagaimana mengukur nilai ekonomis dari suatu proyek sistem informasi? Berapa besar biaya yang tepat untuk diinvestasikan dan seberapa besar manfaat yang diperoleh oleh perusahaan? DASAR TEORI Information Economics is a collection of computational tools for quantifying benefits and costs for information technology projects adalah sekumpulan proses komputasi untuk mengkuantifikasi biaya dan manfaat (cost and benefit) dari suatu proyek teknologi informasi (Parker, M.M., Benson, R.J., Trainor, H.E., 1988, p5). Metode ini dikembangkan oleh Marilyn M. Parker dan rekan-rekan satu timnya pada tahun 1985. Metode Information Economics ini merupakan pengembangan dari Cost Benefit C-23-1
Analysis (CBA) tradisional yang diperoleh dengan cara mengkuantifikasi biaya dan manfaat dari implementasi proyek teknologi informasi. Biaya yang dievaluasi mencakup biaya pengadaan, biaya penggunaan, biaya pengembangan, biaya pemeliharaan dan biaya tenaga kerja untuk proyek teknologi informasi. ( Parker 1998, p92). Pengertian cost, benefit dan value dalam konsep Information Economics adalah: 1. Cost (biaya) dapat berupa biaya tetap (fixed cost) dan biaya tidak tetap (variable cost). 2. Benefit (manfaat) dapat berupa penurunan biaya investasi dan peningkatan pendapatan (revenue) 3. Value (nilai) adalah manfaat yang diperoleh atas implementasi teknologi informasi. Value yang dihasilkan dapat dilihat dari peningkatan kinerja perusahaan saat sekarang maupun untuk masa yang akan datang. Hubungan antara cost, benefit dan value dalam implementasi teknologi informasi dapat dilihat pada Gambar 1. Pada gambar tersebut dapat dilihat perbedaan antara biaya dan nilai pada kedua domain. Nilai business domain diperoleh dengan adanya teknologi informasi yang menghasilkan revenue, menurunkan biaya dan meningkatkan efektifitas, sedangkan nilai technology domain adalah biaya atau investasi yang telah dikeluarkan pada business domain. Gambar 1 Model Dua Domain Information Economics Latar belakang dari kebutuhan akan Information Economics adalah: 1. Sistem informasi telah menjadi isu yang sangat penting dan mempunyai peranan penting dalam perkembangan perusahaan dan dalam memenangkan persaingan bisnis. 2. Secara umum, sumber daya yang dapat digunakan perusahaan untuk membangung sistem informasi sangat terbatas. 3. Perusahaan perlu mengambil keputusan dalam mengalokasikan sumber dayanya dengan cara yang paling efektif dengan pertimbangan hasil yang diperoleh atas alokasi biaya yang dikeluarkan. 4. Analisis cost and benefit secara tradisional kurang memuaskan untuk menunjukkan semua nilai yang dapat diperoleh dari penggunaan teknologi informasi. Analisa Biaya dan Manfaat Menurut Parker (1988, p93) ada beberapa pendekatan untuk mengembangkan costbenefit, pendekatan tersebut dapat digunakan untuk proses pembuatan keputusan. Dibawah ini merupakan beberapa bagian dari metode yang digunakan dalam menghitung cost-benefit. C-23-2
Biaya Pada tahap ini, dilakukan analisis dan perhitungan biaya dari investasi yang dilakukan. Klasifikasi biaya merupakan hasil dari biaya investasi / pengembangan (development cost) dan biaya berjalan (ongoing expense) selama investasi sistem informasi diimplementasikan. 1. Development cost, yaitu biaya pengembangan sistem informasi terdiri dari biaya pembelian perangkat lunak (software) dan biaya pembelian perangkat keras (hardware) dan perangkat pendukung lainnya. 2. Ongoing expense, yaitu biaya berjalan sistem informasi ini merupakan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mendukung kegiatan operasional dari penerapan sistem informasi. Manfaat Remenyi membagi manfaat dari utilisasi teknologi informasi menjadi dua macam, yang bersifat tangible dan intangible. Namun pada prakteknya, tidak semua jenis manfaat tangible dapat dinyatakan dalam besaran angka atau kuantitatif. Sangat sulit untuk mengetahui manfaat yang dihasilkan dari investasi TI. Hal tersebut dikarenakan sebagian besar manfaat yang dihasilkan dari investasi TI adalah manfaat intangible. Manfaat intangible adalah manfaat yang sulit diukur dalam satuan keuangan, tetapi dapat memberikan dampak positif terhadap organisasi meskipun tidak memiliki korelasi secara langsung dengan profitabilitas perusahaan. Manfaat yang dapat dihitung dapat dibedakan menjadi dua jenis: 1. Tangible benefits, yaitu manfaat yang berdampak langsung dan dapat dihitung. Misalnya dimana penggunaan sistem informasi yang mudah diukur secara kuantitatif. Remenyi menyebutkan bahwa terdapat 4 buah contoh pendekatan yang dapat digunakan untuk melakukan analisis cost benefit analysis yaitu cost displacement, cost avoidance, decision analysis dan impact analysis. 2. Intangible benefits, manfaat yang berdampak berpengaruh langsung terhadap organisasi namun sulit dihitung atau sebaliknya yaitu tidak berpengaruh secara langsung terhadap organisasi tetapi dapat dihitung. Analisis intangible benefit meliputi value acceleration, value linking, value restructuring dan innovation valuation. Simple Return On Investment Teknik ini biasa disebut juga Accounting rate of return. ROI adalah perbandingan dari jumlah rata- rata pendapatan tiap tahun dari proyek yang dibagi dengan investasi internal dalam sebuah proyek Simple ROI = Traditional Cost-Benefit + Value Linking + Value Acceleration + Value Restructuring + Innovation Valuation Metode Keuangan biaya dan manfaat dari investasi SI/TI selanjutnya digunakan untuk mengetahui nilai kelayakan investasi dari segi keuangan. Terdapat beberapa metode yang dapat digunakan untuk mengukur kelayakan investasi dari segi keuangan diantaranya ialah NPV dan ROI. Metode analisis keuangan tersebut dapat digunakan untuk menilai perlu tidaknya suatu investasi ataupun memilih berbagai macam alternatif investasi. METODOLOGI PENELITIAN Sebagai panduan dalam proses penulisan agar dapat berjalan secara sistematis disusun metodologi yang terdiri dari pengumpulan data, analisis manfaat, analisis baiaya, analisis C-23-3
keuangan, dan evaluasi pemilihan sistem serta dokumentasi penulisan. Setiap tahapan seperti aktifitas-aktifitas yang digambarkan pada Gambar 2. Pengumpulan Data Wawancara Observasi Analisis Biaya Development cost On-going expense Analisis Manfaat Tangible Intangible Analisis Keuangan Nilai ekonomis investasi proyek sistem informasi Analisis Pemilihan Sistem Referensi investasi sistem informasi Dokumentasi HASIL DAN PEMBAHASAN Laporan Laporan Buku T.A Gambar 2 Tahapan Metode Penelitian Traditional Cost Benefit Analysis Analisa Manfaat dan biaya tradisional digunakan untuk memperoleh nilai ROI. Dimana biaya dan manfaat yang dihitung berdasarkan 3 faktor, yaitu biaya pengembangan, biaya operasional, dan kuantifikasi manfaat langsung jika sistem rekam medis yang ditawarkan diimplementasikan dalam perusahaan. Biaya Pengembangan Dalam mengembangkan atau melakukan investasi diperlukan sejumlah dana yang disebut sebagai development cost. Biaya pengembangan terdiri dari beberapa kategori biaya, yaitu biaya perangkat keras, biaya piranti lunak, biaya pelatihan, dan biaya lain-lain yang dikeluarkan dalam proses pengembangan sistem. Dimana biaya ini meliputi antara lainnya adalah: 1. Biaya piranti lunak sistem Rekam medis 2. Biaya Implementasi sistem, pelatihan user dan pendampingan operasional 3. Migrasi data C-23-4
Biaya Operasional Selain biaya investasi, diperlukan juga biaya operasional setelah proyek diimplementasi. Biaya operasional adalah biaya yang akan datang dari awal implementasi aplikasi proyek hingga tahun berakhir penggunaan aplikasi tersebut. Biaya operasional yang dikeluarkan setelah sistem diimplementasikan meliputi biaya pemeliharaan piranti lunak (software maintenance) dan biaya pemeliharaan database dan biaya-biaya lainnya. Tabel 1 Ringkasan Biaya Operasional Aplikasi A Biaya 2014 2015 2016 2017 2018 Maintenance SW 90,000,000. 45,000,000. 45,000,000. 45,000,000. 45,000,000. Maintenance LAN 6,000,000. 6,600,000. 6,660,000. 6,666,000. 6,666,600. License Antivirus 700,000. 784,000. Total biaya 96,700,000. 51,600,000. 51,660,000. 52,414,000. 51,666,600. Tabel 2 Ringkasan Biaya Operasional Aplikasi B Biaya 2014 2015 2016 2017 2018 Maintenance SW 120,000,000. 60,000,000. 60,000,000. 60,000,000. 60,000,000. Maintenance LAN 6,000,000. 6,600,000. 6,660,000. 6,666,000. 6,666,600. License Antivirus 700,000. 784,000. Total biaya 126,700,000. 66,600,000. 66,660,000. 67,450,000. 66,666,600. Kuantifikasi Manfaat Langsung ( Tangible ) Manfaat langsung yang diperoleh langsung oleh perusahaan akibat diimplementasikannya sistem aplikasi rekam medis A dan B adalah penghematan biaya penghematan biaya kertas, Catridge Ribbon dan berkurangnya jumlah tenaga kerja. Tabel 3 Ringkasan Kuantifikasi Manfaat Langsung Manfaat 2014 2015 2016 2017 2018 Penghematan biaya kertas 68.400.000,- 72.504.000,- 76.854.240,- 81.465.495,- 86.353.425,- Penghematan biaya Catridge Ribbon 108.000.000,- 114.480.000,- 121.348.800,- 128.629.728,- 136.347.511,- Penghematan staff Atau Gaji 180.000.000,- 190.800.000,- 202.248.000,- 214.382.880,- 227.245.853,- Total Manfaat 356.000.000.- 396.101.040.- 400.451.040,- 424.478.103,- 449.946.789,- Nilai ROI ditentukan dari biaya pengembangan, biaya operasional dan kuantifikasi manfaat langsung sistem informasi rekam medis yang baru apabila diterapkan. Nilai ROI atas kuantifikasi manfaat langsung diperoleh melalui Economic Impact Worksheet (Tabel 4 dan 5). C-23-5
Tabel 4 Economic Impact Worksheet untuk Kuantifikasi Manfaat Langsung (1) Tabel 5 Economic Impact Worksheet untuk Kuantifikasi Manfaat Langsung (2) Simple ROI didapat dari total arus kas bersih Rp. 1.722.936.372,- dibagi dengan 5 tahun dan kemudian dibagi lagi dengan biaya pengembangan aplikasi sistem informasi rekam medis sebesar Rp.425.000.000,-, maka diperoleh nilai ROI sederhana adalah sebesar 305% untuk aplikasi A mendapatkan score economic impact 2, Sedangkan untuk aplikasi B total arus kas bersih Rp. 1.163.900.372,- dengan biaya pengembangan sebesar Rp. 499.000.000,-. di dapat ROI sederhana sebesar 227% Score Economic Impact aplikasi B 1. Sebagai pembanding, penulis menggunakan metode analisa biaya dan manfaat yaitu Net Present Value (NPV) untuk melihat kelayakan investasi sistem yang ditawarkan. Perhitungan dilakukan dengan tingkat suku bunga sebesar 8 % sebagai berikut: NPV untuk aplikasi A = -425.000.000 + {259.300.000/ (1+0.8)1 + 344.501.040/ (1+0.8)2 + 400.451.040/ (1+0.8)3 + 424.478.103/(1+0.8)4 + 449.946.789/(1+0.8)5} NPV = 618.709.429 C-23-6
NPV untuk aplikasi B = -499.000.000 + {229.300.000/ (1+0.8)1 + 329.501.040/ (1+0.8)2 + 333.791.040 /(1+0.8)3 + 357.028.103 /(1+0.8)4 + 383.280.189/ (1+0.8)5} NPV = 408.166.873 Dengan demikian nilai NPV diperolehlah adalah sebesar Rp. 618.709.429 untuk aplikasi A, sedangkan untuk aplikasi B adalah sebesar Rp. 408.166.873 yang berarti bahwa nominal tersebut merupakan nilai arus kas bersih tahunan yang diterima perusahaan yang di diskontokan terhadap modal yang dikeluarkan. Berdasarkan hasil tersebut dinyatakan bahwa analisis kelayakan menurut NPV sistem aplikasi A dan B layak untuk diimplementasikan. Value Linking and Value Acceleration ( Intangible ) Value linking merupakan analisis dalam mengevaluasi secara finansial dan dihubungkan dengan faktor-faktor dalam domain bisnis dan domain teknologi yang memberikan dampak terhadap peningkatan unjuk kerja dan produktivitas serta penurunan biaya ataupun peningkatan pendapatan pada bagian lain dengan adanya implementasi sistem aplikasi rekam medis yang baru. Beberapa dampak yang menghasilkan peningkatan kinerja sebagai manfaat intangible dalam implementasi sistem ini akan diuraikan sebagai berikut: Tabel 6 Ringkasan Value Linking Tabel 7 Ringkasan Value Acceleration Value Restructuring digunakan untuk mengevaluasi secara keuangan setiap perubahan yang cepat akan manfaat dan biaya dari setiap departemen yang berhubungan dan tergantung dengan waktu. Implementasi aplikasi sistem rekam medis yang baru tidak menyebabkan perubahan pola kerja dalam perusahaan dan aktivitasnya tidak mempengaruhi kegiatan departemen yang berhubungan. Sehingga dengan diimplementasikannya aplikasi sistem rekam medis yang baru tidak terdapat value restructuring. C-23-7
Tabel 8 Economic Impact Worksheet Berdasarkan Value Linking dan Value Acceleration (1) Tabel 9 Economic Impact Worksheet Berdasarkan Value Linking dan Value Acceleration (2) Berdasarkan perhitungan Simple ROI diatas maka diperoleh nilai skor 3 untuk ROI atas implementasi sistem aplikasi rekam medis A dan B yang ditawarkan karena ROI berada pada range 300% sampai dengan 499%. Sebagai pembanding, penulis menggunakan metode analisa biaya dan manfaat yaitu Net Present Value (NPV) untuk melihat kelayakan investasi sistem. Perhitungan yang dilakukan adalah sebagai berikut: NPV = -425.000.000 + {361.300.000/ (1+0.8)1 + 452.561.040/ (1+0.8)2 + 463.034.640/ (1+0.8)3 + 492.784.319/ (1+0.8)4 + 525.860.937/ (1+0.8)5} = -425.000.000 + 1.275.300.520 NPV = 850.300.520 NPV = -499.000.000 + {331.300.000/ (1+0.8)1 + 437.561.040/ (1+0.8)2 + 448.034.640 / (1+0.8)3 + 477.748.319/ (1+0.8)4 + 510.860.937/ (1+0.8)5} = -499.000.000 + 1.225.280.520 NPV = 726.280.520 C-23-8
Dengan demikian diperolehlah nilai NPV adalah sebesar Rp.. 850.300.520 untuk aplikasi A dan B adalah sebesar Rp. 726.280.520 yang berarti bahwa nominal tesebut merupakan nilai arus kas bersih tahunan yang diterima perusahaan yang didiskontokan terhadap modal yang dikeluarkan. Berdasarkan hasil tersebut dinyatakan bahwa analisis kelayakan menurut NPV, perusahaan layak untuk menginvestasi aplikasi sistem rekam medis A dan B yang ditawarkan. Analisa Pemilihan Sistem Analisis tahap akhir ini mempertimbangkan dalam hal ke untungan keuangan (ekonomis ) adalah seberapa besar dana yang digunakan untuk investasi dibandingkan berapa besar manfaat yang didapat dari sistem informasi apabila diterapkan. Jika manfaat yang diperoleh dari investasi sistem informasi lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan maka secara ekonomis proyek tersebut layak atau secara keuangan proyek tersebut akan diterima. Dapat dilihat perbandingan dari ke dua aplikasi yang ditawarkan pada Tabel 10 dan 11 sebagai berikut: Tabel 10 Perbandingan Dua Sistem Rekam Medis yang Ditawarkan (1) Tabel 11 Perbandingan Dua Sistem Rekam Medis yang Ditawarkan (2) Dari kedua di atas terlihat jelas bahwa aplikasi A lebih ekonomis di bandingkan aplikasi B jika diterapkan, karena akan memberikan manfaat yang lebih besar kepada perusahaan. C-23-9
KESIMPULAN DAN SARAN Dari hasil analisa investasi dua sistem aplikasi rekam medis yang ditawarkan, maka diperoleh kesimpulan: 1. Investasi memberikan manfaat tangible dan intangible. Manfaat tangible adalah penghematan biaya kertas dan catridge ribbon, berkurangnya jumlah tenaga kerja berkurangnya. Manfaat yang bersifat Intangible adalah membantu manajemen dalam analisa dan pengambilan keputusan yang tepat dan cepat serta komunikasi yang lebih efisien. 2. Nilai manfaat yang diperoleh dan diukur secara langsung dengan menggunakan tradicional cost and benefit analysis maka diperoleh ROI sebesar 305%, dengan total estimasi kas bersih selama lima tahun sebesar Rp. 1.722.936.372,-. Dengan tambahan data pendukung yaitu melalui perhitungan NPV sebesar Rp. 618.709.429,-. Dengan nilai NPV dan ROI tersebut sistem aplikasi rekam medis A lebih layak untuk diinvestasikan oleh perusahaan. Perusahaan mendapat keuntungan dan manfaat lebih besar dibandingkan dengan sistem aplikasi rekam medis B saat sistem pertama diimplementasikan. 3. Nilai ROI sebesar 305 % yang diperoleh dengan menggunakan traditional cost and benefit analysis terletak pada skor 3 dengan nilai interval ROI adalah 300% - 499 %. 4. Perhitungan traditional cost and benefit analysis diperluas dengan menambahkan perhitungan manfaat yang diperoleh dari value linking dan value acceleration akan menyebabkan nilai ROI bertambah menjadi 440%, dengan total estimasi kas bersih selama 5 Tahun sebesar Rp. 2.295.540.936,- dan nilai NPV menjadi sebesar Rp. 850.300.520. Hal ini berarti value linking dan value acceleration memberikan kontribusi dalam meningkatkan arus kas bersih pada perusahaan, namun skor information economic impact masih terletak di level 3. 5. Berdasarkan data-data dari hasil penelitian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa dengan menggunakan metode Information Economics, dapat digunakan untuk menganalisa pemilhan beberapa sistem yang akan di investasikan berdasarkan kuantifikasi biaya dan manfaat yang didapat, di suatu perusahaan atau organisasi. Sebagai saran bagi perusahaan atau organisasi dalam melakukan investasi TI sebaiknya mempertimbangkan biaya dan manfaat yang didapatkan dari investasi TI terhadap perusahaan atau organisasi. DAFTAR PUSTAKA Parker, Marlyn M., Benson, Rebort J., With Trainor, H.Edgar. 1998. Information Economics: Linking Business Performance to Information Technology, Prentice-Hall, Eaglewood Cliffs, NJ. Remenyi, Dan.,Money, Arthur., Sherwood-Smith, Michael. 2000. The Effective Measurement and Management of IT Costs and Benefit, Butterworth-heinemann, Linacre House, Jordan Hill, Oxford. O Brien, James A. 2003, by The McGraw- Hill Companies, Inc. Pengantar Sistem Informasi (Judul asli: Introduction to Information System, diterjemahkan oleh: Dewi Fitriasari dan Beny Arnos Kwary), Salemba empat, Jakarta, 2005. Mcleod, Raymond Jr., George, Schell. 2001. Management Information Systems. Prentice Hall, London. Indrajit, Richardus Eko. (2004). Kajian Strategis Cost Benefit Teknologi Informasi. Andy.Yogyakarta. C-23-10