KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI NO KELUARAN : 01 NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S07 NO PINDAAN : 01 TARIKH KUATKUASA : 14 OGOS 2014 PROSEDUR URUSAN PEMBAYARAN GAJI NAMA TANDATANGAN DISEDIAKAN OLEH Faridah Binti Md Kasah 17 Cetakkan komputer DISEMAK OLEH Dr Fazilahton Binti Rajulin Pegawai Perubatan UD54 Ketua Pengawal Dokumen Cetakkan komputer DILULUSKAN OLEH Dr Hjh Hanihaselah bt Mohd Salleh Pakar Perubatan Keluarga UD54 Wakil Pengurusan Cetakkan komputer
1.0 OBJEKTIF Memastikan Pejabat Kesihatan Kota Tinggi mempunyai Unit Gaji dalam struktur organisasi yang sempurna bagi memberi perkhidmatan, menyelaras dan proses pembayaran gaji yang cekap 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai di Unit Gaji, Pejabat Kesihatan Kota Tinggi untuk proses kerja Pembayaran Gaji 3.0 RUJUKAN 3.1. Manual Kualiti Pejabat Kesihatan Kota Tinggi JOH-PKKT MK 01 3.2. Buku Perintah-Perintah Am 3.3. Arahan Perbendaharaan, Surat Pekeliling Perbendaharaan, Surat Pekeliling JANM dan Akta Acara Kewangan 4.0 TERMINOLOGI KKM SPA JKNJ BRP PKD PJ PPT N27 22 PT N22 17 PT N17 PAP N1 JANM JANM Johor Kementerian Kesihatan Malaysia Suruhajaya Perkhidmatan Awam Jabatan Kesihatan Negeri Johor Buku Rekod Perkhidmatan Pegawai Kesihatan Daerah Penyelia Jururawat Penolong Pegawai Tadbir Pembantu Tadbir Kewangan Pembantu Tadbir (Perkeranian / Operasi) Pembantu Tadbir Kewangan Pembantu Tadbir (Perkaranian/ Operasi) Pembantu Am Pejabat Jabatan Akauntan Negara Malaysia Jabatan Akauntan Negeri Johor Page 2
5.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN 5.1 Terima Kew 8 dari Bahagian Sumber Manusia Perubahan gaji dibuat bagi dua bulan gaji ke hadapan 5.2 Semak Permohonan i. Nama ii. No Kad Pengenalan iii. Sijil Gaji Akhir (Bertukar Lokasi/Negeri) iv. Perihal Kew 8 v. Penyata Bank vi. Penyata KWSP vii. Salinan Slip Gaji (Bertukar Lokasi/Negeri) viii. Surat Lapor Diri dari SPA dan KKM TANGGUNGJAWAB 5.3 Menyediakan perkiraan gaji 5.4 Sediakan Perubahan Gaji KEW 320 (SG 20) 5.5 Tandatangan Pegawai Penyedia 5.6 Tandatangan Pegawai Penyemak 5.7 Susun dokumen secara berkelompok 5.8 Buat satu salinan Perubahan Gaji untuk simpanan 5.9 Hantar Ke Jabatan Akauntan Negeri Johor untuk diambil tindakan selanjutnya 5.10 Semak slip gaji melalui sistem dari Jabatan Akauntan Negeri Johor Rujukan https://epenyatagaji-laporan.anm.gov.my/ 5.11 Semak gaji pegawai mengikut perubahan yang dibuat 5.12 Jika perubahan telah diterima oleh Pegawai, simpan dokumen Perubahan Gaji mengikut bulan perubahan dibuat dan jika perubahan masih tidak di laksana, buat semula pelarasan dan serah semula ke Jabatan Akauntan Negeri Johor Page 3
7.0 CARTA ALIRAN URUSAN PEMBAYARAN GAJI MULA Terima Kew 8 Semak Permohonan Membuat perkiraan Gaji (Pelarasan dan kutipan balik Emolumen) Sediakan Borang Perubahan Gaji SG 20 Tandatangan Pegawai Penyedia Pembantu Tadbir Kanan Buat Pembetulan dan lengkapkan Tidak Lulus Tandatangan Pegawai Penyemak Lulus Jabatan Akauntan Negeri Johor Susun Dokumen Secara Berkelompok dan dihantar ke AG Johor Jabatan Akauntan Negeri Johor Tindakan AG Johor Terima Salinan Slip Gaji Dan Semak Perubahan Perubahan Dibuat Tiada Perubahan Simpan Borang Perubahan Gaji Page 4
7.0 REKOD KUALITI BIL..1 Kew 8 REKOD TEMPOH PENYIMPANAN LOKASI Lampiran 1 : ( Kew. 8 - Pin 10/96) 2 Borang SG 20 dan penyata perkiraan gaji Lampiran 2 : (Kew.320-Pind. 2/2006) Lampiran 3 : Borang Pelarasan Dan Pembayaran Balik Gaji 3 Senarai Semak (Lantikan Baru) Lampiran 4 : Senarai Semak Anggota Lantikan Baru Lampiran 5 : JANMNJ/GAJI/01/2013 4 Senarai Semak (Bertukar masuk Lokasi/Negeri) Lampiran 6 : Senarai Semak Anggota Bertukar Masuk Lokasi / Negeri 5 Senarai Semak (Bertukar Keluar Lokasi) Lampiran 7 : Senarai Semak Anggota Bertukar Keluar Lokasi 6 Senarai Semak (Bertukar Keluar Negeri) Lampiran 8 : Senarai Semak Anggota Bertukar Keluar Negeri 7 Pergerakan gaji / Kenaikan pangkat Lampiran 9 : Senarai Semak Pergerakan Gaji Kenaikan Pangkat 8 Pelarasan elaun-elaun Lampiran 10 : Senarai Semak Pelarasan Elaun Page 5
8.0 INPUT 8.1 SUMBER MANUSIA 8.1.1 Pegawai Kesihatan Daerah 8.1.2 Penolong Pegawai Tadbir 8.1.3 Pembantu Tadbir Kanan 8.1.4 Pembantu Tadbir (P/O) 8.1.5 Pembantu Tadbir Kewangan 8.2 DATA / MAKLUMAT 8.2.1 Arahan Perbendaharaan / Arahan Perkhidmatan / Surat Pekeliling 8.2.2 Perkhidmatan / Surat Pekeliling Perbendaharaan 8.2.3 Akta Acara Kewangan 8.2.4 Surat Pekeliling JANM 8.2.5 Kod-Kod Gaji 8.2.6 Kadar KWSP 8.2.7 Jadual Gaji Minimum dan Maksimum 8.3 PERALATAN 8.3.1 Komputer 8.3.2 8.3.3 Kertas A4 Borang Kew 320 ( SG20 ) 9.0 OBJEKTIF PROSES 9.1 OBJEKTIF KESELURUHAN Memastikan semua perubahan yang dibuat dapat diselaraskan sepenuhnya mengikut bulan yang dibuat perubahan gaji 9.2 9.2.1 OBJEKTIF SUB PROSES Memastikan 95% Kew 8 yang diterima daripada Bahagian Sumber Manusia dibuat perubahan gaji dalam tempoh 14 hari bekerja 10.0 KLAUSA YANG BERKAITAN 4.2.4 Kawalan Rekod Page 6
REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaanpindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan HALAMAN DIPINDAAN TARIKH NO KELUARAN NO PINDAAN M/S BUTIR-BUTIR PINDAAN DILULUSKAN 14.08.2014 01 01 6 Memastikan 95% Kew 8 yang diterima daripada Bahagian Sumber Manusia dibuat perubahan gaji dalam tempoh 14 hari bekerja Cetakkan komputer Page 7