Mukasurat 1/16 PROSEDUR Disediakan oleh : Disemak oleh : PENOLONG PENDAFTAR WAKIL PENGURUSAN Diluluskan oleh : (En. Zuber Bin Haji Mohamad) Pemangku Pendaftar Universiti Malaysia Perlis
Mukasurat 2/16 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan menyediakan garis panduan bagi memastikan aktiviti latihan dijalankan dengan berkesan dan sistematik. Tujuan ini selaras dengan perancangan latihan yang ditetapkan untuk meningkatkan kompetensi, kesedaran dan kemahiran staf di Universiti. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai bagi mengenalpasti keperluan latihan serta melaksanakan latihan yang telah diluluskan oleh Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) untuk staf UniMAP.
Mukasurat 3/16 3.0 SINGKATAN NC EXCO KJ KPP(JP) : : : : Naib Canselor Jawatankuasa Tertinggi Pengurusan Universiti Ketua Jabatan PL : Pegawai Ketua Penolong Pendaftar (Jabatan Pendaftar) PPP : Pegawai terdekat yang menilai sasaran kerja tahunan staf PPTJ : Pegawai dari setiap jabatan/pusat/unit yang bertanggungjawab PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) PTJ : Pusat Tanggungjawab ULJP :, Jabatan Pendaftar PPSM : Panel Pembangunan Sumber Manusia yang dipengerusikan oleh Naib Canselor IUS-HRM : Integrated User System-Human Resources Management JP Staf Pdf : : : Jabatan Pendaftar Kakitangan UniMAP Pendaftar
4.0 DEFINISI Mukasurat 4/16 : Kursus, seminar, bengkel, lawatan kerja, bagi tujuan pembangunan sistematik yang berteraskan pembelajaran sepanjang hayat dalam membentuk sahsiah diri yang tinggi, berkemahiran dan berpengetahuan (Skills, Knowledge and Attitude, (SKA). adalah perlu bagi memastikan kualiti kerja staf di tahap yang diinginkan oleh Universiti. Dalaman : yang dirancang dan dianjurkan oleh, Jabatan Pendaftar UniMAP. Luaran : yang dianjurkan oleh agensi kerajaan atau swasta sama ada di dalam atau luar negara yang dikenalpasti atau dipohon oleh staf pentadbiran dan akademik di Universiti. PTJ/ Lain di UniMAP : yang dianjurkan oleh PTJ/ Lain di UniMAP Pegawai : Pegawai yang bertanggungjawab dalam urusan berkaitan latihan staf akademik (yang berkenaan) dan staf pentadbiran di setiap Jabatan di universiti. Jabatan : Merujuk kepada PTJ, Pusat dan di UniMAP. Staf Bukan Akademik : Staf yang dilantik untuk bekerja di UniMAP sama ada secara tetap, kontrak atau sementara. Pemohon : Staf yang terpilih atau memohon sesuatu program latihan Peserta : Staf yang terpilih
Mukasurat 5/16 5.0 DOKUMEN RUJUKAN Bil. Nama Dokumen Lokasi No. Rujukan 5.1 Manual Kualiti Bilik Dokumen MK-UniMAP-01 5.2 Dasar-dasar latihan UniMAP DS.-01 5.3 Fail Pekeliling dan Dasar UL:LTHN 300/01 dan 300/02 DS.-02 5.4 Program atau risalah latihan anjuran sektor kerajaan dan swasta DS.-
Mukasurat 6/16 6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN 6.1 PERANCANGAN LATIHAN DI UNIT LATIHAN JABATAN PENDAFTAR Tanggungjawab Tindakan ANALISA KEPERLUAN LATIHAN (TRAINING NEED ANALYSIS, TNA) DAN TAKWIM LATIHAN TAHUNAN Pdf PPSM PL/PTO ULJP 1. Edar Borang Keperluan (Borang UL-05) kepada semua Ketua Jabatan (KJ) untuk kenalpasti latihan yang diperlukan di pusat tanggungjawab (PTJ) masing-masing. 2. Terima Borang Keperluan dan analisa. 3. Senarai latihan sepanjang tahun dan bajet disediakan untuk semakan Pendaftar. 4. Pembentangan Takwim Tahunan pada mesyuarat PPSM. 5. Kelulusan Takwim Tahunan 6. Hebahan Takwim Tahunan secara emel, portal dan cetakan
Mukasurat 7/16 6.2 PENGANJURAN LATIHAN DALAMAN Tanggungjawab Tindakan I. LATIHAN ANJURAN UNIT LATIHAN JABATAN PENDAFTAR 1. Berdasarkan Takwim Tahunan, tentukan tarikh dan tempat latihan. 2. Kenalpasti penceramah dan modul latihan, Pdf 3. Sediakan kertas kerja beserta bajet untuk semakan dan kelulusan Pendaftar. PTO ULJP 4. Hebahan penawaran latihan kepada semua PTJ dengan lampiran Borang Permohonan (Borang UL-01) untuk kelulusan Ketua Jabatan (KJ). PTO ULJP 5. Nama peserta dimasukkan dalam ke dalam sistem, IUS- HRM. 6. Makluman/surat panggilan hadiri latihan dikeluarkan kepada pemohon dengan salinan kepada Ketua Jabatan. PL, PTO ULJP 7. Persediaan dan pelaksanaan latihan 8. Mengedar dan mengumpul Borang Penilaian (Borang UL-02) untuk dianalisa. Staf, KJ 9. Staf yang gagal menghadiri latihan perlu menghantar Borang Tunjuk Sebab (Borang UL-)yang disahkan oleh Ketua Jabatan. II. LATIHAN ANJURAN BERSAMA UNIT LATIHAN JABATAN PENDAFTAR DAN PTJ 1. Terima permohonan penganjuran latihan menggunakan peruntukan Vot, Pdf 2. Sediakan kertas kerja beserta bajet untuk semakan dan kelulusan Pendaftar PTO ULJP 3. Hantar kertas kerja yang diluluskan kepada PTJ yang memohon.
Mukasurat 8/16 Tanggungjawab Tindakan PPTJ 4. Pelaksanaan penganjuran latihan seperti prosedur 6.2 (I) (4 9)
Mukasurat 9/16 6.3 ANJURAN LUAR (INDIVIDU/BERKUMPULAN) Tanggungjawab, Pdf PTO ULJP Staf PTO ULJP, PPTJ Tindakan 1. Terima permohonan staf yang diluluskan Ketua Jabatan untuk menghadiri latihan anjuran luar. 2. Pertimbangkan permohonan dan memohon kelulusan Pendaftar. 3. Memaklumkan keputusan permohonan kepada staf dan mengeluarkan surat tawaran menghadiri kursus bagi permohonan yang diluluskan dengan salinan kepada Ketua Jabatan. 4. Berurusan dengan pihak Bendahari berhubung pembayaran kepada penganjur latihan. 5. Hadiri latihan anjuran luar. 6. Kemukakan Borang Penilaian (Borang UL-02). 7. Memaklumkan staf PTJ yang bertanggungjawab untuk mengemaskini kehadiran latihan staf dalam IUS-HRM. 6.4 PENILAIAN KEBERKESANAN LATIHAN Tanggungjawab Staf, PPP Staf PTO ULJP Tindakan 1. Staf yang menghadiri latihan perlu dinilai untuk tempoh 3 bulan selepas menghadiri kursus oleh PPP dengan menggunakan Borang Penilaian Keberkesanan (Borang UL-). 2. Hantar Borang UL- kepada /penganjur latihan setelah dinilai PPP. 3. Terima borang dan failkan.
Mukasurat 10/16 7. REKOD KUALITI Bil. Jenis/Rekod Rujukan Lokasi Tempoh Simpanan 7.1 Penawaran Anjuran ULJP RK.UniMAP.(P).14-01 UniMAP:UL.LTHN-001 7.2 Penganjuran Anjuran PTJ di UniMAP RK.UniMAP.(P).14-02 UniMAP:UL.LTHN-002/PTJ 7.3 Permohonan Luaran UniMAP:UL.LTHN-002/KL RK.UniMAP.(P).14-7.4 Program Tahunan UL: LTHN-001 RK.UniMAP.(P).14-7.5 Borang Permohonan (Borang UL-01) RK.UniMAP.(P).14-05 7.6 Borang Penilaian (Borang UL-02) RK.UniMAP.(P).14-06 7.7 Penilaian Keberkesanan RK.UniMAP.(P).14-07 (Borang UL-) 7.8 Borang Tunjuk Sebab Ketidakhadiran Berkursus (Borang UL-) RK.UniMAP.(P).14-08 7.9 Borang Keperluan (Borang UL-05) RK.UniMAP.(P).14-09
Mukasurat 11/16 8. LAMPIRAN No. Lampiran Tajuk Carta Alir Prosedur Pengurusan dan Arahan Kerja: Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5 Perancangan di Jabatan Pendaftar Penganjuran Dalaman Anjuran Penganjuran Anjuran Bersama dan PTJ Menghadiri Anjuran Luar (Individu/Berkumpulan) Penilaian Keberkesanan
Mukasurat 12/16 Lampiran 1 ANALISA KEPERLUAN LATIHAN (TNA) DAN TAKWIM LATIHAN TAHUNAN UNIMAP Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod MULA Mula 1. Edar borang keperluan latihan kepada semua Ketua Jabatan untuk kenalpasti latihan yang diperlukan. Borang Keperluan 2. Terima borang keperluan latihan untuk dianalisa. Borang Keperluan 3. Senarai latihan dan bajet disediakan untuk semakan pendaftar Senarai dan Bajet Pdf 4. Pembentangan Takwim Tahunan pada mesyuarat PPSM Takwim Tahunan PPSM PL/PTO ULJP Tidak Ya 5. Kelulusan Takwim Tahunan Unimap 6. Hebahan/edaran Takwim Tahunan secara emel, portal & cetakan Takwim Tahunan Takwim Tahunan TAMAT
Mukasurat 13/16 Lampiran 2 PENGANJURAN LATIHAN DALAMAN ANJURAN UNIT LATIHAN JABATAN PENDAFTAR Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod MULA Mula 1. Berdasarkan Takwim Tahunan, tentukan tarikh dan tempat latihan. 2. Kenalpasti penceramah dan bahan latihan. Takwim Tahunan, Pdf PTO ULJP PTO ULJP PL, PTO ULJP Staf, KJ 3. Sediakan kertas kerja beserta bajet untuk semakan dan kelulusan Pendaftar. 4. Hebahan penawaran latihan kepada semua PTJ dengan lampiran Borang Permohonan (Borang UL-01) 5. Nama peserta dimasukkan dalam sistem, IUS-HRM 6. Makluman/surat panggilan hadiri latihan dikeluarkan kepada pemohon dengan salinan kepada Ketua Jabatan. 7. Persediaan dan pelaksanaan latihan. 8. Mengedar dan mengumpul Borang Penilaian (Borang UL-02) untuk dianalisa 9. Menghantar Borang Tunjuk Sebab (Borang UL-)yang disahkan oleh Ketua Jabatan jika staf gagal hadiri kursus. Kertas kerja yang diluluskan Borang Permohonan (Borang UL-01) - Rekod IUS- HRM terkini - Surat Panggilan Peserta Borang Penilaian (Borang UL-02) Borang UL- TAMAT
Mukasurat 14/16 Lampiran 3 PENGANJURAN LATIHAN DALAMAN ANJURAN BERSAMA UNIT LATIHAN JABATAN PENDAFTAR DAN PTJ Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod MULA, Pdf PTO ULJP PTJ 1. Terima permohonan penganjuran latihan menggunakan peruntukan Vot. 2. Menyediakan kertas kerja serta bajet untuk semakan dan kelulusan Pendaftar. 3. Hantar kertas kerja yang diluluskan kepada PTJ yang memohon. 4. Patuhi carta alir Penganjuran Dalaman anjuran ULJP, (proses 4 9) Permohonan Luaran Kertas kerja Kertas kerja yang diluluskan TAMAT
Mukasurat 15/16 Lampiran 4 MENGHADIRI LATIHAN ANJURAN LUAR (INDIVIDU/BERKUMPULAN) Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod MULA 1. Terima permohonan staf yang diluluskan Ketua Jabatan Permohonan Luaran, Pdf 2. Pertimbangkan permohonan dan mohon kelulusan Pendaftar Surat Kelulusan Berkursus Tidak lulus Lulus PTO ULJP PTO ULJP 3. Memaklumkan keputusan permohonan kepada staf. a. Proses tamat bagi permohonan yang tidak lulus. b. Keluarkan surat jemputan hadir latihan luar bagi permohonan yang diluluskan 4. Berurusan dengan pihak Bendahari berhubung proses pembayaran kepada penganjur latihan luar. Surat Jemputan Surat Arahan Pembayaran Staf 5. Hadiri latihan dan kemukakan Borang Penilaian. Borang UL-02 PTO ULJP, PTJ 6. Maklumkan staf PTJ yang bertanggungjawab untuk mengemaskini kehadiran latihan staf dalam IUS-HRM IUS-HRM TAMAT Tamat
Mukasurat 16/16 Lampiran 5 PENILAIAN KEBERKESANAN LATIHAN Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod MULA PL/PTO ULJP 1. Edar Borang Penilaian Keberkesanan (Borang UL-) kepada Ketua Jabatan selepas peserta tamat hadiri kursus. Borang UL- Staf, PPP PTO ULJP 2. Borang UL- perlu diisi untuk penilaian oleh PPP dalam tempoh tiga (3) bulan dan selepas itu dihantar kepada / penganjur latihan. 3. Terima Borang UL- dan failkan. Borang UL- TAMAT