PENDAFTARAN KURSUS PELAJAR PK.UniMAP.(O).06

Transkripsi

1 MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 1 daripada 17 PROSEDUR OPERASI PK.UniMAP.(O).06 Disediakan Oleh: PENOLONG PENDAFTAR Disemak Oleh: KETUA PENOLONG PENDAFTAR Diluluskan Oleh: (En. Zuber Bin Haji Mohamad ) Pendaftar Universiti Malaysia Perlis (SPK) MS ISO 90:25

2 MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 2 daripada OBJEKTIF Prosedur ini adalah garis panduan bagi memastikan perancangan pendaftaran kursus pelajar dapat dijalankan dengan lancar dan mengikut tempoh yang ditetapkan. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh semua pelajar ijazah yang terlibat dalam proses pendaftaran kursus pelajar sepanjang semester berlangsung. 3.0 SINGKATAN PP BPA UKRP PPgn AMIS PA RPS P : Penolong Pendaftar : Bahagian Pengurusan Akademik : Unit Kemasukan dan Rekod : Pusat-pusat Pengajian : Academic Management Information System : Penasihat Akademik : Rakan Pendamping Siswa : Percubaan (pelajar yang mendapat PNGK 1.99 ke bawah) DPA PTO : Dekan Pengurusan Akademik : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) (SPK) MS ISO 90:25

3 MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 3 daripada 17 Dk PPgn : Dekan Pusat-pusat Pengajian TD Akademik PPgn : Timbalan Dekan Akademik Pusat Pengajian OSI : Online Student Information 4.0 DEFINISI Pendaftaran kursus : Setiap pelajar UniMAP yang akan memulakan sesuatu semester baru diwajibkan mendaftar kursus secara atas talian bagi semester berkenaan mengikut tarikh-tarikh yang telah ditetapkan Berstatus Aktif : yang masih di dalam tempoh pengajian termasuk pelajar yang menangguh pengajian Pendaftaran lewat : yang mendaftar kursus melepasi tarikh pendaftaran wajib kursus yang dibenarkan. Berstatus Percubaan : yang mendapat PNGK 1.99 ke bawah. Berstatus Berhutang : yang masih belum menjelaskan yuran tertunggak. (SPK) MS ISO 90:25

4 MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 4 daripada DOKUMEN RUJUKAN Bil. Jenis Dokumen Lokasi 5.1 ISO 90:25 eqdoc 5.2 ISO 90:25 eqdoc 5.3 Manual Sistem Pengurusan Kualiti eqdoc MSPK-UniMAP-/ DOKUMEN SOKONGAN Buku Panduan Akademik UniMAP (Ijazah Sarjana Muda) UKRP BPA DS.UnIMAP.(O).06-/ Buku Panduan Akademik UniMAP (Ijazah Sarjana Muda) Edisi terkini 6.0 INPUT PROSES 6.1 Buku Panduan Akademik 6.2 Minit Mesyuarat Senat 6.3 Maklumat daripada pelajar untuk dimasukkan ke dalam Sistem dan AMIS 6.4 Maklumat Borang Pendaftaran Kursus (SPK) MS ISO 90:25

5 MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 5 daripada TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN A. Pendaftaran Kursus Berstatus Aktif (Secara Atas Talian) Tangungjawab Tindakan Unit Senat 1 Menerima senarai penawaran kursus yang diluluskan di peringkat Senat Universiti. PTO UKRP 2 Senarai penawaran kursus yang telah mendapat kelulusan Senat Universiti dimasukkan ke dalam sistem AMIS. PP UKRP 3 Set tarikh akses capaian pelajar ke dalam sistem AMIS dan membuat hebahan aktiviti pendaftaran kursus dikeluarkan melalui Portal UniMAP dan e-mel. PP PPgn 4 Memasukkan kuota dan senarai tenaga pengajar bagi setiap kursus yang akan ditawarkan ke dalam sistem AMIS. 5 mendaftar kursus secara online dalam tempoh wajib pendaftaran. PA / RPS 6 Membuat pengesahan pendaftaran kursus pelajar di dalam sistem kali pertama. 7 Tambah/gugur kursus secara online dibenarkan selama dua (2) minggu dari tarikh pendaftaran wajib. (hanya melibatkan pelajar yang ingin membuat penambahan/gugur kursus) PA / RPS 8 Membuat pengesahan pendaftaran kursus pelajar di dalam sistem kali kedua. 9 Mencetak slip pendaftaran kursus (SPK) MS ISO 90:25

6 MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 6 daripada 17 B. Pendaftaran Kursus Yang Berstatus Berhutang Tanggungjawab Tindakan 1 Semak status berhutang dengan Pusat Pengajian 2 Mengisi borang pendaftaran kursus PP PPgn 3 Menyemak permohonan pendaftaran kursus pelajar serta memohon pertimbangan daripada Dekan Dk PPgn 4 Memberi pertimbangan kelulusan dan mengesahkan sama ada dikenakan denda atau tidak. 5 Membuat bayaran di Bendahari sekiranya dikenakan denda 6 Menyerahkan bukti bayaran yang telah dibuat PTO PPgn 7 Memproses borang permohonan pendaftaran kursus pelajar 8 Slip pendaftaran kursus perlu dicetak oleh pelajar untuk simpanan pelajar. C. Pendaftaran Kursus Berstatus Lewat Tangungjawab Tindakan 1 Mengisi borang pendaftaran kursus PP PPgn 2 Menyemak permohonan pendaftaran kursus pelajar serta memohon pertimbangan daripada Dekan Dk PPgn 3 Memberi pertimbangan kelulusan dan mengesahkan sama ada dikenakan denda atau tidak. 4 Membuat bayaran di Bendahari sekiranya dikenakan denda 5 Menyerahkan bukti bayaran yang telah dibuat PTO PPgn 6 Memproses borang permohonan pendaftaran kursus pelajar Slip pendaftaran kursus perlu dicetak oleh pelajar untuk 7 simpanan pelajar. (SPK) MS ISO 90:25

7 MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 7 daripada 17 D. Pendaftaran Kursus Berstatus Percubaan Tangungjawab Tindakan 1 Mengisi borang pendaftaran kursus berstatus P dan mendapat kelulusan PA / RPS RPS/PA 2 Mengadakan perbincangan berkaitan kursus yang perlu diambil bersama pelajar PP PPgn 3 Menyemak permohonan pendaftaran kursus pelajar serta memohon pertimbangan daripada Dekan Dk PPgn 4 Memberi pertimbangan kelulusan dan mengesahkan sama ada dikenakan denda atau tidak. 5 Membuat bayaran di Bendahari sekiranya dikenakan denda 6 Menyerahkan bukti bayaran yang telah dibuat PTO PPgn 7 Memproses borang permohonan pendaftaran kursus pelajar 8 Slip pendaftaran kursus perlu dicetak oleh pelajar untuk simpanan pelajar. E. Pendaftaran Kursus (Kuratif) Tangungjawab Tindakan 1 Mengisi borang pendaftaran kursus kuratif dan mendapat kelulusan PA / RPS RPS 2 Mengadakan perbincangan berkaitan kursus yang perlu diambil bersama pelajar PP PPgn 3 Menyemak permohonan pendaftaran kursus pelajar TD PPgn 4 Memberi pertimbangan kelulusan PP PPgn 5 Mengumpul dan menyerahkan borang kepada UKRP BPA PTO UKRP 6 Menerima borang pendaftaran kursus kuratif pelajar PP UKRP 7 Menyemak borang pendaftaran kursus kuratif pelajar PTO UKRP 8 Memproses borang permohonan pendaftaran kursus pelajar. 9 Menyemak kursus yang didaftarkan (SPK) MS ISO 90:25

8 MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 8 daripada OUTPUT PROSES 8.1 Slip pendaftaran kursus dikeluarkan melalui sistem OSI 8.2 Laporan pelajar yang mendaftar 9.0 PENUNJUK PRESTASI PENGUKURAN PROSES Bil. Perkara Penunjuk Prestasi (Kuantiti/Kualiti/Masa/Kos) 9.1 wajib mendaftar kursus secara atas talian Tempoh pendaftaran wajib adalah 2 minggu 9.2 Pengesahan pendaftaran daripada RPS/PA 2 kali 9.3 boleh menambah/gugur secara atas talian Dalam tempoh 2 minggu 9.4 Pendaftaran kursus lewat, berstatus percubaan dan berhutang dibuat secara manual (isiborang) Tempoh dibenarkan selewat- Lewatnya minggu ke 2 kuliah (SPK) MS ISO 90:25

9 MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 9 daripada RISIKO BERKAITAN 10.1 Risiko-risiko berikut dikenal pasti berkaitan dengan proses ini: Risiko/Risk Kemungkina n / Likelihood (a) Keterukan / Severity b Penilai an Risiko (a x b) Aras Risiko Mitigasi / Mitigation tidak mendaftar dalam tempoh yang sepatutnya melalui sistem OSI Sederhana diminta mengisi borang pendaftaran kursus lewat Kecuaian pelajar semasa mendaftar kursus Sederhana Memberi peringatan kepada RPS/Penasih at Akademik. Penambahan penawaran kursus semasa semester berjalan Sederhana Peringatan kepada PPpgn untuk menyemak secara teliti senarai kursus yang ditawarkan pada setiap semester. (SPK) MS ISO 90:25

10 MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 10 daripada REKOD KUALITI Bil Jenis Rekod Rujukan Lokasi Tempoh Simpanan 7.1 Salinan Borang HEA- 09 Borang Pendaftaran Kursus Lewat FRK.UniMAP.(O).06-02/ Fail Borang HEA-09 Borang Pendaftaran Kursus Lewat PPgn 5 Tahun FRK.UniMAP.(O).06-03/ 7.2 Salinan Borang HEA- 09a Borang Pendaftaran Kursus Fail Borang HEA-09a Borang Pendaftaran Kursus PPgn 5 Tahun FRK.UniMAP.(O).06-04/ 7.3 Salinan Borang HEA- 09b Borang Pendaftaran Kursus Berstatus P Fail Borang HEA-09b Borang Pendaftaran Kursus Berstatus P PPgn 5 Tahun 7.4 Salinan Borang HEA- 10 Borang Gugur Kursus FRK.UniMAP.(O).06-05/ Fail Borang HEA-10 Borang Gugur Kursus PPgn 5 Tahun (SPK) MS ISO 90:25

11 MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 11 daripada 17 FRK.UniMAP.(O).06-06/ 7.5 Salinan Borang HEA- 11 Borang Tambah Kursus Fail Borang HEA-11 Borang Tambah Kursus PPgn 5 Tahun 7.6 Salinan Borang HEA- 19 Borang Tarik Diri Kursus FRK.UniMAP.(O).06-07/ Fail Borang HEA-19 Borang Tarik Diri Kursus PPgn 5 Tahun 7.7 Senarai Mendaftar Mengikut Kursus FRK.UniMAP.(O).06-08/ AMIS/hz_semesterkursus1.j sp Portal 5 Tahun (SPK) MS ISO 90:25

12 MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 12 daripada LAMPIRAN No. Lampiran Tajuk Lampiran 1 Lampiran 2 Carta Alir Pendaftaran Kursus Berstatus Aktif (Secara Atas Talian) Carta Alir Pendaftaran Kursus Yang Berstatus Berhutang Lampiran 3 Carta Alir Pendaftaran Kursus Berstatus Lewat Lampiran 4 Carta Alir Pendaftaran Kursus Berstatus Percubaan Lampiran 5 Carta Alir Pendaftaran Kursus (Kuratif) (SPK) MS ISO 90:25

13 MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 13 daripada 17 Lampiran 1 Orang Yang Bertanggungjawab Carta Aliran Proses Kerja Rekod/AP/PA Mula Unit Senat 1 1.Senarai penawaran kursus diluluskan di peringkat Senat Universiti Senarai penawaran kursus yang diluluskan PTO BPA UKRP PP BPA UKRP PP Pgn Senarai penawaran kursus yang telah mendapat kelulusan Senat Universiti dimasukkan ke dalam sistem AMIS. 3.Set tarikh akses capaian pelajar ke dalam sistem AMIS dan membuat hebahan maklumat aktiviti pendaftaran kursus dikeluarkan melalui Portal UniMAP dan e- mel. 4. Memasukkan kuota dan senarai tenaga pengajar bagi setiap kursus yang akan ditawarkan ke dalam sistem AMIS. Sistem AMIS dikemaskini Hebahan pendaftaran Senarai tenaga pengajar PA / RPS Mendaftar kursus secara online dalam tempoh wajib pendaftaran. 6. Membuat pengesahan pendaftaran kursus pelajar di dalam sistem kali pertama. Rekod Pendaftaran Pengesahan pendaftaran PA/RPS Tambah/gugur kursus secara online dibenarkan selama dua (2) minggu dari tarikh pendaftaran wajib. (hanya melibatkan pelajar yang ingin membuat penambahan/gugur kursus) 8.Membuat pengesahan pendaftaran kursus pelajar di dalam sistem kali kedua. Rekod tambah/gugur Pengesahan pendaftaran 9 9.Mencetak slip pendaftaran kursus. Slip pendaftaran Tamat (SPK) MS ISO 90:25

14 MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 14 daripada 17 Orang Yang Bertanggungjawab Lampiran 2 Carta Aliran Proses Kerja Rekod/AP/PA Mula 1 1.Semak status berhutang dengan Pusat Pengajian. Senarai status hutang 2 2.Mengisi borang pendaftaran kursus. PP Pgn 3 3.Menyemak permohonan pendaftaran kursus pelajar serta memohon pertimbangan daripada Dekan. Dk PPgn Denda Tidak Denda 4. Memberi pertimbangan kelulusan dan mengesahkan sama ada dikenakan denda atau tidak. Kelulusan Dekan 5 5. Membuat bayaran di Bendahari sekiranya dikenakan denda. Resit bayaran 6 6. Menyerahkan bukti bayaran yang telah dibuat. PTO PPgn 7 7. Memproses borang permohonan pendaftaran kursus pelajar Mencetak slip pendaftaran kursus. Slip pendaftaran Tamat (SPK) MS ISO 90:25

15 MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 15 daripada 17 Lampiran 3 Orang Yang Bertanggungjawab Carta Aliran Proses Kerja Rekod/AP/PA Mula 1.Mengisi borang pendaftaran kursus. 1 PP PPgn Dk PPgn Denda 2 Tidak Denda 2.Menyemak permohonan pendaftaran kursus pelajar serta memohon pertimbangan daripada Dekan 3. Memberi pertimbangan kelulusan dan mengesahkan sama ada dikenakan denda atau tidak. Pengesahan borang Membuat bayaran di Bendahari sekiranya dikenakan denda. 5. Menyerahkan bukti bayaran yang telah dibuat. Resit bayaran Resit bayaran PTO PPgn 6 6. Memproses borang permohonan pendaftaran kursus pelajar Mencetak slip pendaftaran kursus. Slip pendaftaran Tamat (SPK) MS ISO 90:25

16 MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 16 daripada 17 Lampiran 4 Orang Yang Bertanggungjawab Carta Aliran Proses Kerja Rekod/AP/PA Mula 1.Mengisi borang pendaftaran kursus. 1 RPS/PA PP PPgn Mengadakan perbincangan berkaitan kursus yang perlu diambil bersama pelajar 3. Menyemak permohonan pendaftaran kursus pelajar serta memohon pertimbangan daripada Dekan Dk PPgn Tidak Tidak Denda 4. Memberi pertimbangan kelulusan dan mengesahkan sama ada dikenakan denda atau tidak. Pengesahan borang Membuat bayaran di Bendahari sekiranya dikenakan denda. 6. Menyerahkan bukti bayaran yang telah dibuat. Resit bayaran Resit bayaran PTO PPgn 7 7. Memproses borang permohonan pendaftaran kursus pelajar Mencetak slip pendaftaran kursus. Slip pendaftaran Tamat (SPK) MS ISO 90:25

17 MS ISO 90:25 Tarikh Kuatkuasa 17 Febuari 26 Muka Surat 17 daripada 17 Lampiran 5 Orang Yang Bertanggungjawab Carta Aliran Proses Kerja Rekod/AP/PA Mula 1 1.Mengisi borang pendaftaran kursus kuratif dan mendapat kelulusan RPS RPS 2 2.Mengadakan perbincangan berkaitan kursus yang perlu diambil bersama pelajar PP PPgn 3 3. Menyemak permohonan pendaftaran kursus pelajar TD Akademik PPgn Tidak Lulus Lulus 4. Memberi pertimbangan kelulusan Kelulusan borang PP PPgn 5 5. Mengumpul dan menyerahkan borang kepada UKRP BPA Bukti serahanborang PTO UKRP 6 6. Menerima borang pendaftaran kursus pelajar PP UKRP 7 7. Menyemak borang permohonan pendaftaran kursus pelajar. PTO UKRP 8 8. Memproses borang permohonan pendaftaran kursus pelajar Menyemak kursus yang didaftarkan Slip pendaftaran Tamat (SPK) MS ISO 90:25