MUKA SURAT : 1/23 PROSEDUR PK.UiTMPs.(P).02 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh Tandatangan Nama Jawatan Zulkefli Sohaimi Timbalan Pendaftar Kanan Ismalaili Bt. Ismail Wakil Pengurusan Prof Dr. Hj. Khudzir B. Hj. Ismail Rektor Kampus Tarikh 1 September 2011 1 September 2011 1 September 2011
MUKA SURAT : 2/23 REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan. HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Pindaan No. Para Muka Surat Ringkasan Pindaan Tarikh Kelulusan Tandatangan
MUKA SURAT : 3/23 BIL. KANDUNGAN MUKA SURAT 1. OBJEKTIF 4 2. SKOP 4 3. DOKUMEN RUJUKAN 4 4. DEFINISI 7 5. SINGKATAN 8 6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN 9 7. REKOD KUALITI 20 8. LAMPIRAN 21
MUKA SURAT : 4/23 1. OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memberi garis panduan bagi memastikan rekodrekod UiTM Perlis diselenggara dan disimpan dengan teratur supaya mudah dikesan apabila diperlukan untuk rujukan. 2. SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Pengurusan UiTM Perlis untuk melaksanakan aktiviti pengurusan rekod, pengendalian rekod terperingkat dan pengurusan fail UiTM. 3. DOKUMEN RUJUKAN Bil. Jenis Dokumen Lokasi No. Rujukan 1. Manual Kualiti Seksyen 4.2.4 Bilik Dokumen MK-UiTMPs-01 2. Kawalan Dokumen Seksyen 4.2.3 Bilik Dokumen PK.UiTMPs.(P).01 3. Panduan Pelaksanaan Fail Klasifikasi Perkara UiTM Bilik Dokumen DS.PK. UiTMPs. (P).02 (01)
MUKA SURAT : 5/23 Bil. Jenis Dokumen Lokasi No. Rujukan 4. Arahan Perkhidmatan Bab 3, 4 dan 5 Bilik Dokumen DS.PK.UiTMPs. (P).02 (02) 5. Arahan Keselamatan Bilik Dokumen DS.PK.UiTMPs. (P).02 (03) 6. Panduan Pengurusan Mel UiTM Shah Alam Bilik Dokumen DS.PK.UiTMPs. (P).02 (04) 7. Akta Arkib Negara Bilik Dokumen DS.PK.UiTMPs. (P).02 (05) 8. Akta Rahsia Rasmi 1972, 1 Oktober 1972 Bilik Dokumen DS.PK.UiTMPs. (P).02 (06)
MUKA SURAT : 6/23 Bil. Jenis Dokumen Lokasi No. Rujukan 9. Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1987 - Peraturan Pengurusan Rahsia Rasmi Selaras Dengan Peruntukan- Peruntukan Akta Rahsia Rasmi (Pindaan) 1986, PM (R) 10308/3/(24) bertarikh 20 Februari 1987 Bilik Dokumen DS.PK.UiTMPs. (P).02 (07) 10. Surat Pekeliling Am Sulit Bil. 1 Tahun 1993 - Meningkatkan Kualiti Kawalan Keselamatan Perlindungan Di Jabatan- Jabatan Kerajaan bertarikh 15 Mac 1993. Bilik Dokumen DS.PK.UiTMPs. (P).02 (08)
MUKA SURAT : 7/23 4. DEFINISI Rekod : Rekod-rekod yang diterima atau diwujudkan di UiTM Perlis untuk tujuan rujukan semula dan sebagai bukti objektif yang mudah dikesan dan dicapai. Pengurusan Rekod : Proses menerima, mewujud, menyimpan dan menyelenggara rekod. Pengurusan Fail : Proses membuka, mengedar, menyimpan dan menyelenggara fail. Pengurusan Rekod Terperingkat Pegawai Rekod Jabatan Pegawai Rekod Bahagian : Proses menerima, mewujud, mengedar dan menyimpan rekod terperingkat. (Terhad, Sulit, Rahsia, Rahsia Besar) : Pegawai yang dilantik oleh Pengarah Kampus untuk menguruskan pengendalian rekod dan fail di UiTM Perlis. : Pegawai/staf yang dilantik oleh Pengarah Kampus bagi mengendalikan rekod dan fail di sesuatu bahagian di UiTM Perlis. Pegawai Mel : Staf yang mengendalikan urusan berkaitan mel di UiTM Perlis
MUKA SURAT : 8/23 5. SINGKATAN UiTM : Universiti Teknologi UiTMPs : Universiti Teknologi Perlis KB/U : Ketua Bahagian/Unit PSMB : Pusat Sistem Maklumat Bersepadu PYB : Pegawai Yang Bertanggungjawab PRJ : Pegawai Rekod di Jabatan PRB : Pegawai Rekod di Bahagian BAM : Bahagian Arkib dan Muzium Pemula : Ketua Bahagian/Pegawai Yang Bertanggungjawab Membuka Fail Baru Su(PK) : Setiausaha Pengarah Kampus Su/PT( )/PTR : Setiausaha/Pembantu Tadbir (Fungsi)/Pembantu Tadbir Rendah PK : Pengarah Kampus PMel : Pegawai Mel
MUKA SURAT : 9/23 6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN A. Pengurusan Rekod Melantik PRJ & PRB PK 1. Lantikan Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) dan Pegawai Rekod Bahagian (PRB) B. Pengurusan Rekod Pengendalian Rekod Masuk Su(PK) 1. Rekod Masuk 2. Daftarkan Rekod Masuk dalam Sistem Berkomputer Pejabat Pengarah Kampus 3. Cop terimaan Rekod Masuk 4. Serah kepada Pgh PK 5. Tentukan tindakan terhadap rekod masuk. 6. Catat arahan untuk tindakan KB/PYB Su(PK) 7. Kemaskini ruang tindakan di Sistem Berkomputer Pejabat Pengarah Kampus 8. Edar Rekod Masuk kepada KB/U yang terlibat
MUKA SURAT : 10/23 Su/PT( )/PTR 9. Terima Rekod Masuk dari Su(pgh) 10. Daftar Rekod Masuk ke Sistem Berkomputer Pejabat /Bahagian 11. Cop terimaan Rekod Masuk dan serahkan kepada KB. KB Su/PT( )/PTR 12. Tentukan tindakan yang akan diambil, catat arahan untuk tindakan PYB 13. Kemaskini ruang tindakan ke Sistem Berkomputer 14. Serah Rekod Masuk kepada PYB PYB 15. Laksanakan tindakan yang berkaitan dengan Rekod Masuk
MUKA SURAT : 11/23 C. Pengurusan Rekod Mewujudkan Rekod Baru PYB 1. Sediakan Rekod Baru 2. Rujuk PRB untuk mendapatkan nombor rujukan Rekod Baru D. Pengurusan Rekod Menghantar Rekod Baru PYB 1. Failkan satu salinan Rekod Baru yang telah ditandatangani. 2. Jika Rekod Baru adalah rekod terperingkat, serah salinan asal kepada PRB untuk tindakan. Terus ke langkah E1 3. Jika Rekod Baru bukan rekod terperingkat, serah Rekod Baru kepada PMel. PMel 4. Hantar Rekod Baru berpandukan Peraturan Pengurusan Mel UiTM
MUKA SURAT : 12/23 E. Pengurusan Rekod Terperingkat Menerima Rekod Terperingkat PRB 1. Terima Rekod Terperingkat 2. Kelaskan Rekod Terperingkat mengikut tafsiran Rahsia Besar, Rahsia, Sulit atau Terhad. Rujuk Jadual B (PK.UiTM.(P).02) 3. Daftar Rekod Terperingkat dalam Daftar Rekod Masuk 4. Beri nombor rujukan Rekod Terperingkat dan failkan salinan seperti dinyatakan di Jadual A (PK.UiTM.(P).02) PYB 5. Daftar fail dalam Daftar Fail Bahagian
MUKA SURAT : 13/23 F. Pengurusan Rekod Terperingkat Menghantar Rekod Terperingkat PRJ 1. Proses penghantaran salinan asal Rekod Terperingkat mengikut Jadual A (PK.UiTM.(P).02) 2. Pohon kelulusan penghantaran daripada Pgh. PK PRJ 3. Pastikan proses penghantaran mematuhi Jadual A (PK.UiTM.(P).02) 4. Daftar Rekod Terperingkat dalam Daftar Rekod Keluar 5. Laksana penghantaran seperti di Jadual A. Jika melalui pos, patuhi Peraturan Pengurusan Mel UiTM Shah Alam
MUKA SURAT : 14/23 G. Pengurusan Rekod Terperingkat Menyimpan Rekod Terperingkat PYB 1. Simpan fail yang mengandungi Rekod Terperingkat mengikut Jadual A (PK.UiTM.(P).02) 2. Pastikan pergerakan Rekod Terperingkat dikawal dan direkodkan mengikut Pengurusan Fail Jabatan PRB 3. Semak secara berkala. Rujuk kepada PYB jika kelas Rekod Terperingkat berubah.
MUKA SURAT : 15/23 H. Pengurusan Rekod Terperingkat Melupus Rekod Terperingkat PRJ 1. Patuhi peraturan pelupusan rekod UiTM, BAM. 2. Pohon pelupusan rekod terperingkat dari Pgh. 3. Laksana pelupusan mengikut kelulusan Pgh dan peraturan pelupusan rekod UiTM, BAM
MUKA SURAT : 16/23 I. Pengurusan Fail Membuka Fail PRB 1. Terima rekod untuk difailkan 2. Semak samada fail berkenaan telah wujud 3. Jika fail telah wujud, failkan rekod dan minit difail berkenaan 4. Jika fail belum wujud a. Tentukan nombor fail berpandukan Panduan Klasifikasi Perkara UiTM b. Daftar fail dalam Daftar Fail Bahagian c. Wujud Kad Edaran Fail dan simpan dalam doket bersama-sama fail berkenaan d. Fail rekod dan minitkan di fail berkenaan
MUKA SURAT : 17/23 J. Pengurusan Fail Mengedar Fail PYB PRB 1. Mohon penggunaan fail dari PRB 2. Terima permohonan penggunaan fail 3. Semak fail dalam doket 4. Jika fail ada dalam doket a. Kemaskini Kad Edaran Fail dan b. Serah fail kepada pemohon 5. Jika fail tiada dalam doket a. Kenalpasti penggunaan fail dari Kad Edaran Fail b. Jika fail masih digunakan, buka Sampul Kecil dan serahkan kepada pemohon. Fail akan diserahkan kepada PYB apabila ianya telah dipulangkan. PYB 6. Terima fail dari PRB. Serah Sampul Kecil (jika ada) kepada PRB 7. Maklum kepada PRB jika fail diedar kepada pihak lain. 8. Serah fail kepada PRB selepas penggunaan
MUKA SURAT : 18/23 K. Pengurusan Fail Menyelenggara Fail PRB 1. Pastikan fail disimpan di doket dan Kad Edaran Fail dikemaskini. 2. Fail-fail hendaklah ditutup setelah ada 100 folio kandungan fail atau mempunyai ketebalan 1 inci, mana yang terdahulu 3. Fail sambungan kerana penutupan fail hendaklah dibuka dan disimpan dalam doket yang disediakan. 4. Asingkan fail tutup dalam Kotak Arkib UiTM
MUKA SURAT : 19/23 L. Pengurusan Fail Melupus Fail PRB 1. Asingkan Fail Tutup dalam kotak Arkib UiTM 2. Daftar kandungan kotak di luar kotak tersebut 3. Simpan dan pelihara Fail Tutup sehingga berumur tutup sekurang-kurangnya 5 tahun 4. Cadangkan pelupusan fail menggunakan Daftar Cadangan Pelupusan Fail kepada BAM (seperti dilampiran 8)
MUKA SURAT : 20/23 7. REKOD KUALITI Bil. Jenis Rekod No. Rujukan Lokasi Tempoh 1. Panduan RK.UiTMPs.(P).02-(04) Pejabat 5 tahun Pengurusan Bahagian Mel UiTM Shah Alam
MUKA SURAT : 21/23 8. LAMPIRAN No. Lampiran Tajuk Lampiran 1 PK.UiTMPs.(P).02 Carta Alir Pengurusan Rekod (Pengendalian Rekod Masuk) Lampiran 2 PK.UiTMPs.(P).02 Carta Alir Pengurusan Rekod (Mewujudkan Rekod) Lampiran 3 PK.UiTMPs.(P).02 Carta Alir Pengurusan Rekod (Penghantaran Rekod Baru) Lampiran 4 PK.UiTMPs.(P).02 Carta Alir Pengurusan Rekod Terperingkat (Menerima Rekod Terperingkat) Lampiran 5 PK.UiTMPs.(P).02 Carta Alir Pengurusan Rekod Terperingkat (Menghantar Rekod Terperingkat)
MUKA SURAT : 22/23 No. Lampiran Tajuk Lampiran 6 PK.UiTMPs.(P).02 Carta Alir Pengurusan Rekod Terperingkat (Menyimpan Rekod Terperingkat) Lampiran 7 PK.UiTMPs.(P).02 Carta Alir Pengurusan Rekod Terperingkat (Melupus Rekod Terperingkat) Lampiran 8 PK.UiTMPs.(P).02 Carta Alir Pengurusan Fail (Membuka Fail) Lampiran 9 PK.UiTMPs.(P).02 Carta Alir Pengurusan Fail (Mengedar Fail) Lampiran 10 PK.UiTMPs.(P).02 Carta Alir Pengurusan Fail (Penyelenggaran Fail)
MUKA SURAT : 23/23 No. Lampiran Tajuk Lampiran 11 PK.UiTMPs.(P).02 Carta Alir Pengurusan Fail (Pelupusan Fail) Lampiran 12 PK.UiTMPs.(P).02/04 Lampiran 13 PK.UiTMPs.(P).02/05 Lampiran 14 PK.UiTMPs.(P).02/06 Lampiran 15 PK.UiTMPs.(P).02/07 Lampiran 16 PK.UiTMPs.(P).02 Daftar Fail Bahagian Kad Edaran Fail Penyimpanan Fail Tutup Borang Permohonan Pelupusan Surat Pelantikan Pegawai Rekod Jabatan Lampiran 17 PK.UiTMPs.(P).02 Surat Pelantikan Pegawai Rekod Bahagian Lampiran 18 PK.UiTMPs.(P).02 Lampiran 19 PK.UiTMPs.(P).02 Lampiran 20 PK.UiTMPs.(P).02 Lampiran 21 PK.UiTMPs.(P).02 Lampiran 22 PK.UiTMPs.(P).02 Jadual A Jadual B Borang Daftar Rekod Masuk/Keluar Contoh Kulit Fail Contoh Kertas Minit