Halaman: 1/10 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara pembayaran gaji atau elaun. 2.0 SKOP Meliputi pembayaran gaji pegawai tetap dan sementara serta elaun pelajar. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Rujuk laman sesawang http://bursar.upm.edu.my/ Rujuk laman sesawang http://bursar.upm.edu.my/ Tajuk Dokumen Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM Pekeliling Perkhidmatan berkaitan yang berkuatkuasa Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa Jadual Tahunan Bayaran Gaji yang telah diluluskan oleh Perintah-perintah Am 4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN e-ihrms : e-intergrated Human Resource Management Systems KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab PA : Penolong Akauntan PK : Pegawai Kewangan yang bergred dari W41 dan ke atas di bawah Skim Perkhidmatan SSM Pentadbir Pegawai UPM yang bergred dari 41 dan ke atas di bawah Skim Perkhidmatan SSM PTJ : Pusat Tanggungjawab : Pembantu Tadbir Kewangan Sementara : Kakitangan yang bertaraf kontrak atau sambilan Pelajar Pelajar Pasca Siswazah yang dilantik sebagai Graduate
Halaman: 2/10 Research Asisstant (GRA) dan Special Graduate Research Asisstant (S-GRA). Elaun : Elaun-elaun yang dibayar kepada pelajar 5.0 TANGGUNGJAWAB Semua yang terlibat adalah bertanggungjawab dalam menentukan prosedur ini dipatuhi dan dilaksanakan.
Halaman: 3/10 6.0 CARTA ALIR Mula Mula 7.1 7.2 Hantar Dokumen / Maklumat Dalam Talian Hantar Dokumen / Maklumat Dalam Talian Terima Dokumen / Maklumat Dalam Talian Terima Dokumen / Maklumat Dalam Talian 7.3 Semakan Dokumen / Maklimat Dalam Semakan Dokumen / Maklimat Dalam Talian? Talian? 7.4 Tidak Lengkap Lengkap Penyediaan Data Penyediaan Data 7.5 Pengesahan / Kelulusan Data Pengesahan / Kelulusan Data 7.6 7.7 Kemasukan / Kemaskini Data Kemasukan / Kemaskini Data Tidak Semak Laporan? Semak Laporan? 7.8 Ralat Tiada Ralat Penyediaan Baucar / Multiple Jernal Penyediaan Baucar / Multiple Jernal 7.9 7.10 Pengesahan Baucar? Pengesahan Baucar? Ya 7.11 Kelulusan Baucar? Kelulusan Baucar? Tidak Ya Batching Batching 7.12 Penyediaan / Pengedaran Cek Penyediaan / Pengedaran Cek 7.13 Kemaskini Fail Kemaskini Fail 7.14 Tamat Tamat
Halaman: 4/10 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Hantar Dokumen/Maklumat Dalam Talian 7.2.1 Lengkapkan dokumen dan borang pembayaran gaji atau elaun yang berkenaan. Rujuk Senarai Semak Pembayaran Gaji Atau Elaun (SOK/KEW/SS011/BYR) PPPTJ 7.2.2 Dapatkan pengesahan dan kelulusan bayaran gaji atau elaun daripada Ketua PTJ sekiranya berkaitan. 7.2.3 Hantar maklumat atau dokumen-dokumen berkenaan kepada Zon/Seksyen Kewangan mengikut lokasi dengan merujuk laman sesawang http://www.bursar.upm.edu.my/ 7.3 Terima Dokumen/Maklumat Dalam Talian 7.3.1 Terima dan cop tarikh terima pada muka hadapan dokumen atau borang yang berkaitan. 7.4 Semakan Dokumen/Maklumat Dalam Talian. 7.4.1 Semak dokumen/borang yang diterima diproses 7.3.1 dan pastikan lengkap berpandukan garis panduan:- PA/ (a) Sistem e-ihrms (SOK/KEW/GP017/BYR) atau (b) Sistem Wincom Payroll (SOK/KEW/GP018/BYR) 7.4.2 Sekiranya dokumen tidak lengkap kembalikan kepada PTJ
Halaman: 5/10 melalui Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen Pembetulan (OPR/BEN/DF030/BYR) dengan merujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian(SOK/KEW/GP014/BYR) para 3.4 7.4.3 Bagi dokumen yang lengkap teruskan ke langkah 7.5 7.5 Penyediaan Data 7.5.1 Sediakan data berdasarkan garis panduan berikut :- PA/ (a) Sistem e-ihrms (SOK/KEW/GP017/BYR) atau (b) Sistem Wincom Payroll (SOK/KEW/GP018/BYR) 7.6 Pengesahan / Kelulusan Data 7.6.1 Dapatkan pengesahan / kelulusan daripada pegawai yang bertanggungjawab.sekiranya data didapati tidak lengkap atau mempunyai kesilapan, kembali ke langkah 7.4.2 untuk tindakan pembetulan. PK 7.7 Kemasukan/Kemaskini Data 7.7.1 Masukkan / kemaskini data ke dalam sistem berpandukan :- PKA/ (a) Manual Pembayaran Gaji atau Elaun Melalui Sistem e-ihrms (M026) atau (b) Manual Pembayaran Gaji atau Elaun Melalui Wincom Payroll (M027) 7.7.2 Proses dan cetak bayaran gaji atau elaun melalui sistem
Halaman: 6/10 yang 7.8 Semak Laporan berkaitan 7.8.1 Semak laporan yang dikeluarkan daripada sistem yang berkenaan serta dapatkan pengesahan pegawai yang bertanggungjawab. Sekiranya terdapat ralat di laporan kembali ke langkah 7.7 untuk tindakan pembetulan. PK 7.9 Penyediaan Baucar/Multiple Jernal 7.9.1 Sediakan baucar berpandukan Manual Penyediaan Baucar Melalui Modul Cash Book (M005) atau Multiple Jernal berpandukan Arahan Kerja Penyediaan Jernal (OPR/BEN/AK024/AKN) PKA/ 7.9.2 Gaji atau elaun hendaklah dibayar mengikut jadual yang telah ditetapkan dan diluluskan oleh 7.10 Pengesahan Baucar 7.10.1 Serah baucar dan dokumen pembayaran kepada PK/PA/ untuk pengesahan mengikut had kuasa yang telah diluluskan. PK/PKA/ 7.10.2 Bagi baucar yang tidak dsahkan, kembali ke langkah 7.4 untuk tindakan semakan semula. 7.11 Kelulusan Baucar 7.11.1 Serah baucar dan dokumen pembayaran kepada PK/PA/ untuk kelulusan mengikut had kuasa yang ditetapkan. PK/PKA 7.11.2 Bagi baucar yang tidak diluluskan pembayaran, kembali ke langkah 7.4 untuk tindakan semakan semula. 7.12 Batching 7.12.1 Rujuk Garis Panduan Pembayaran Tanpa Pesanan Belian (SOK/KEW/GP014/BYR) para 3.8 untuk tatacara batching
Halaman: 7/10 7.13 Penyediaan/Pengedaran Cek 7.13.1 Sedia dan edar cek berpandukan prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR/BEN-AKN/P005). 7.13.2 Bagi cek yang hendak dibatalkan / diganti, rujuk Garis Panduan Permohonan Pembatalan Dan Mengganti Cek / Bank deraf / Pindahan Bank (OPR/BEN/GP009/BYR) Seksyen Kewangan Perakaunan 7.14 Kemaskini Fail 7.14.1 Kemaskini fail pembayaran gaji atau elaun berpandukan garis panduan:- PA/ (a) Sistem e-ihrms (SOK/KEW/GP017/BYR) atau (b) Sistem Wincom Payroll (SOK/KEW/GP018/BYR)
Halaman: 8/10 8.0 REKOD KUALITI Bil 1. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Buku Daftar Batching Baucar/ Jernal Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan 1 Tahun Kuasa Melupus PK 2. OPR/BEN/DF064/BYR Baucar Pembayaran Asal 7 Tahun Arkib Negara 3. OPR/BEN/DF064/BYR Salinan Baucar Pembayaran Asal 2 Tahun PK 4. Laporan Bayaran Gaji PKA/ PKA/ 7 Tahun 5. Fail Individu Gaji Pegawai 25 Tahun Arkib Negara 6. Senarai Edit Transaksi 7 Tahun 7. Fail Surat Menyurat Ke Bank 7 Tahun 8. Fail Senarai Pendapatan Bulanan Arahan Pembayaran Laporan PT Penyata Caruman KWSP Penyata Caruman PERKESO Penyata Potongan Cukai Senarai Potongan Lain Laporan Pencen Senarai Caruman Pencen Edit Jumlah kewangan Reconciliation Report Penyata Gaji Slip Gaji Vot Analisa Senarai bank Senarai Cek Persendirian Senarai Cek 413 7 Tahun
Halaman: 9/10
9.0 SEJARAH SEMAKAN SOKONGAN Halaman: 10/10 No. Isu No. Semakan No. Seksyen 02 00 - Huraian Pindaan Keluaran Pertama Untuk Satu Persijilan Disemak Oleh WP Disahkan Oleh Naib Canselor Tarikh Kuatkuasa 03/01/2011