BAB III PROSEDUR PELAKSANAAN 3.1 Proses Pelaksanaan Umum Gambar 9. Service of Logincom Sumber: Arsip Perusahaan 16
3.1.1 Penawaran Projek Penawaran Projek Pada umumnya dari pihak luar atau klien akan diterima oleh pihak Deal Maker. Setelah itu, Account Executive / AE akan langsung menunjuk salah satu staff yang akan menjadi Project Manager (atau yang sering disebut sebagai PM). Pada umumnya staff yang dipilih menjadi PM adalah staff yang tidak sedang menjadi PM di projek lain. Oleh karena itu, masingmasing projek akan dipimpin oleh PM yang berbeda-beda, terkecuali jika sedang tidak tersedia staff yang lowong, maka dengan terpaksa akan ada staff yang menjadi PM pada lebih dari satu projek. Staff yang dapat menjadi PM dapat berasal dari Kreative department atau Media department sesuai dengan projek yang di kerjakan. Sementara itu, staff dari Promoters Department tidak dianjurkan, karena merekalah yang berperan sebagai konsultan dan penengah apabila terjadi kendala internal dalam projek atau perusahaan. 3.1.2 Pemilihan Tim Projek Dengan berkoordinasi bersama Pimpinan Departemen nya, PM akan memilih staff dari Engine Room Department terutama creative department dan media departement yang dirasa cocok untuk menjadi tim projeknya, disesuaikan dengan jadwal dan kapasitas pekerjaan masing-masing staff yang bisa didiskusikan dengan Pimpinan Department maupun Promoters Department. Selama proses pelaksanaan projek, PM akan tetap didampingi AE dari Deal Maker Department dan Promoters Department, serta meminta bantuan bila diperlukan. 17
3.1.3 Inisiasi Projek Inisiasi Projek PM dan AE akan menemui klien untuk melakukan rapat pertama. Rapat pertama umumnya membahas perkenalan kedua perusahaan dan juga kebutuhan klien. Klien akan menyampaikan kebutuhan dan keinginan mereka, sementara pihak Logincom mulai brainstorming kemudian menuangkan dan menyatukan idea dan memikirkan strategi apa yang akan dilakukan terkait dengan kebutuhan klien tersebut. Setelah rapat selesai, PM akan membuat kesimpulan dan rincian yang diperlukan, yang akan disampaikan ke segenap staff tiap department untuk didiskusikan. Selanjutnya, pihak kreative department dan media departement bertugas untuk membuat konsep dan rancangan projek serta terlibat langsung untuk menjalankan projek tersebut. Rancangan projek tersebut nantinya disampaikan dan akan dituangkan ke dalam bentuk proposition oleh Deal Maker Department, yakni bentuk penawaran strategi Logincom kepada klien, berupa review POSM dan sebagainya lengkap dengan rincian-rincian baik terkait strategi maupun biaya yang dibutuhkan. Bila proposition disetujui, maka Promoters Department akan membuat surat kesepakatan kerja sama (Memorandum of Understanding / MoU) antara perusahaan dan klien projek. Sedangkan rincian pengelolaan dana projek akan dicatat oleh Finance Department. 18
3.1.4 Proses Pengerjaan Projek Sebelum menjalankan projek, PM akan mulai membuat timeline / rencana kerja yang harus dijalankan, yang nantinya juga harus didiskusikan dengan pihak Promoters Department untuk mencegah kesalahan jadwal kerja, staff yang mengerjakan terlalu banyak projek, kesalahan jadwal rapat, dan sebagainya. Bila PM membutuhkan bantuan dari pihak luar seperti GA/IT development, PM dapat meminta bantuan Deal Maker Department untuk mencarikan kandidat yang tepat, dan nantinya PM yang akan menghubungi pihak tersebut secara langsung. Hendaknya semua kemajuan kerja staff dilaporkan oleh PM, agar Promoters Department dapat menilai kinerja masing-masing staff. PM akan melakukan rapat dengan klien untuk yang kesekian kalinya untuk menentukan atau memastikan proses berjalannya projek. Presentasi yang dibutuhkan untuk kebutuhan rapat akan dibuat oleh PM atau staff-nya. Sementara itu, AE projek akan membantu PM mengawasi kinerja semua staff yang berpartisipasi dalam projek. 19
3.2 Proses Kerja Kreatif Perusahaan Berikut ini adalah rincian fungsi dan tugas pada masing-masing department di Logincom: 1. Deal Maker Department a. Fungsi Deal Maker Department Melakukan interaksi dan menjalin kesepakatan kerja sama dengan calon klien, serta mencari dan menjalin relasi dengan pihak luar demi kepentingan pengembangan perusahaan. b. Pembagian divisi Deal Maker Department Public Relation Menjadi perantara dan pembicara dari Logincom ke masyarakat, merencanakan, mengembangkan dan mengimplementasikan strategi PR berupa pemeliharaan website perusahaan, pengaturan social media perusahaan, memproduksi materi untuk mempromosikan perusahaan (brosur, pamflet, video, foto, event, dan lain-lain), Mencari dan menjalin relasi dengan perusahaan rekanan maupun klien demi kepentingan pengembangan perusahaan (ucapan selamat ulang tahun, perayaan hari raya besar, pembukaan cabang baru), Mengatur database pihak ketiga (rekanan) yang nantinya dibutuhkan untuk bekerja sama dalam projek Strategic Marketing Membuat strategi pengembangan bisnis perusahaan, Mencari projek dalam rangka membangun kerja sama antara Logincom dengan klien, memfasilitasi dan memantau proses persetujuan kerja sama, menyusun proposisi (proposition) dan mempresentasikannya kepada klien, memantau jalannya proses kerja sama antara Logincom dan klien dengan cara menjadi sumber pertama yang mengetahui kebutuhan klien dan perantara penyampaian informasi antara pihak luar/klien dengan semua departemen di Logincom, memantau proses dan kemajuan kerja Project Manager dan Engine Room Department dalam projek yang ditangani, Menjadi penengah bila terjadi kesalahpahaman maupun konflik antara perusahaan dengan klien dalam proses pengerjaan suatu projek. 20
Researcher Secara umum bertanggung jawab atas tugas yang bersifat riset dan strategi marketing. Yaitu Memberikan ide, membuat konsep, menyusun, dan mengimplementasikan strategi marketing yang telah disesuaikan dengan kebutuhan klien, menentukan dan menyusun konsep, ide, strategi, dan materi untuk berbagai metode riset penelitian (desk research, kuesioner, wawancara, focus group discussion, dan observasi lapangan), menyediakan pekerja tambahan (runner) yang dibutuhkan dalam melakukan proses penelitian (research), serta bertanggung jawab, mengawasi dan mengevaluasi pekerjaan runner tersebut. 2. Promoters Departement a. Fungsi Promoters Department Mengontrol kestabilan kerja dan kestabilan perusahaan, memperhatikan kesejahteraan karyawan, serta memantau kompetensi segenap karyawan perusahaan. b. Pembagian divisi Promoters Department Organizational Development Menentukan, menganalisis, dan mengevaluasi deskripsi kerja serta pembagian kerja untuk setiap departemen perusahaan, mengatur regulasi & alur kerja dalam perusahaan, mengatur etika kerja dan kedisiplinan karyawan, melalui penentuan dan pemantauan sanksi, melakukan pemanggilan bagi karyawan yang melanggar peraturan, serta pembuatan dan pemberian Surat Peringatan dan sebagainya. Corporate Administration Membuat surat perjanjian kesepakatan kerja sama (MoU) antara Logincom dan klien, Membuat surat kepegawaian, yang mencakup Surat Pengangkatan Kerja, Surat Pengangkatan Kerja Waktu Tertentu, dan Surat Pemutusan Hubungan Kerja. 21
HR Generalist Melakukan proses rekrutmen karyawan baru maupun seleksi untuk proses promosi karyawan yang mencakup: 1) Melakukan perhitungan man power planning 2) Memasang iklan lowongan kerja melalui berbagai media (media sosial, web pencari kerja, job fair, atau campus hiring bila diperlukan) 3) Menyeleksi CV kandidat karyawan dan memilih kandidat dengan kompetensi yang paling mendekati kebutuhan perusahaan untuk diwawancara atau dites terlebih dahulu 4) Memfasilitasi proses psikotes, baik mengadministrasikan psikotes secara langsung maupun mengorganisir proses psikotes dengan biro psikologi dari luar perusahaan 5) Mewawancarai kandidat dan menggali kompetensi kandidat agar sesuai dengan job description dan kebutuhan perusahaan 6) Mengatur jadwal wawancara kandidat dengan user 7) Mengatur proses penerimaan karyawan baru yang mencakup proses tanda tangan kontrak, medical check up, hingga negosiasi gaji 8) Melaporkan data personal karyawan baru kepada pihak corporate administrator untuk dimasukkan ke dalam database perusahaan 9) Membuat psikogram karyawan baru, Menyusun dan mengadministrasikan assessment bagi karyawan yang hendak dipromosikan 10) Menganalisis dan membuat hasil psikogram untuk karyawan yang hendak dipromosikan, di mana hasil tersebut dan proses penempatan nantinya akan diserahkan kepada organizational development untuk ditelaah lebih lanjut. 22
3. Finance Department a. Fungsi Finance Department Bertanggung jawab dalam kestabilan neraca keuangan perusahaan dan memantau proses pemasukkan dan pengeluaran keuangan dalam projek. b. Pembagian divisi Finance Department Accounting and Operational Mengatur pembukuan perusahaan, terkait dengan pemasukkan dan pengeluaran perusahaan secara umum, maupun pemasukkan dan pengeluaran yang terkait dengan projek, membuat laporan keuangan (estimated project cost / finance report) dari setiap projek, yang akan dipertanggungjawabkan secara langsung kepada komisioner, Melakukan pendataan karyawan, yang mencakup absen dan gaji, melakukan proses pembayaran gaji dan reimbursed karyawan yang disesuaikan dari data rekapitulasi Promoters Department, membuat invoice (kwitansi) untuk klien terkait pelunasan pembayaran projek. Analysis & Crisis Management Menganalisis neraca keuangan perusahaan, seperti keuntungan dan kerugian yang dialami oleh perusahaan, memberi dan mengimplementasikan solusi keuangan, bila terjadi krisis keuangan dalam perusahaan, menangani dan menyelesaikan permasalahan keuangan yang berkaitan dengan projek. 23