BAB V KESIMPULAN DAN SARAN. yang memadai dan efektif pada setiap tahapan manajemen public relations

Transkripsi

1 105 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Kegiatan CSR yang baik dan sukses dilapangan dimulai dari manajemen CSR yang baik dapat tercermin melalui manajemen relasi yang memadai dan efektif pada setiap tahapan manajemen public relations (Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling). Namun dalam hubungannya dengan manajemen relasi penerapan dilakukan melalui model SMARTS : 1. Scan (analisis atau memonitor lingkungan) Tahap menganalisa dan memonitor lingkungan / publik merupakan pendekatan awal kepada masyarakat agar terciptanya komunikasi 2 arah (komunikasi yang bersifat jujur dan terbuka) agar terciptanya kepercayaan (trust) antara perusahaan dan masyarakat 2. Map (perencanaan atau mendesain tujuan) Tahap perencanaan atau mendesain tujuan adalah meupakan dasar dari pelaksanaan manajemen relasi dalam pengelolaan program CSR, yaitu proses identifikasi dan analisis kebutuhan berdasarkan informasi yang diperoleh melalui komunikasi informal dengan masyarakat, focus group discussion, pemetaan sosial, pemetaan stakeholder, studi (research) tentang persepso masyarakat terhadap Perusahaan

2 Act (memproduksi atau melakukan inisiatif dan mengujinya) Tahap memproduksi atau melakukan inisiatif program adalah melaksanakan rencana kerja yang telah diverifikasi, diidentifikasi berdasarkan skala prioritas yang disusun melalui format rencana kerja (work plan) dan dana (budget) 4. Rollout (implementasi atau membuat program) Setelah program mendapat persetujuan maka pelaksanaan program dapat dilakukan dengan melalui tahapan sebagai berikut: (1) Melakukan penjadwalan, (2) Komunikasi dan koordinasi dengan stakeholder, (3) Penyusunan proposal program internal, (4) Proses pengadaan sarana program, (5) Pelaksanaan, (6) Dokumentasi dan publikasi internal, (7) Pendampingan dalam program, (8) Pelaporan hasil program 5. Track (mengevaluasi keberhasilan inisiatif) Evaluasi terhadap program program yang dilaksanakan, melihat dampak dan hasil bagi stakeholder termasuk masyarakat dan perusahaan. 6. Steward (menyesuaikan atau memonitor dan menjaga kualitas relasi) Pada tahap ini, penting untuk tetap mempertahankan kualitas relasi yang telah terjalin selama proses persiapan hingga evaluasi program. Relasi yang kuat dan berkesinambungan ikut menentukan program program lain Perusahaan dimasa mendatang.

3 107 Adapun gambaran implementasi aktivitas management relationship berdasarkan metode SMART tersebut adalah sebagai berikut: No Tahap Pengertian Implementasi 1. Scan Tahap menganalisa dan memonitor lingkungan / publik merupakan pendekatan awal kepada masyarakat agar terciptanya komunikasi 2 arah (komunikasi yang bersifat jujur dan terbuka) agar terciptanya kepercayaan (trust) antara perusahaan dan masyarakat 2. Map Tahap perencanaan atau mendesain tujuan adalah merupakan dasar dari pelaksanaan manajemen relasi dalam pengelolaan program CSR, yaitu proses identifikasi dan analisis kebutuhan berdasarkan informasi yang diperoleh melalui komunikasi informal dengan masyarakat, focus group discussion, pemetaan sosial, pemetaan stakeholder, studi (research) tentang persepsi masyarakat terhadap Perusahaan. - Melakukan studi lapangan ke beberapa sekolah di sekitar lokasi kantor pusat atau lokasi tujuan program lainnya - Melakukan pendataan awal mengenai fisik lingkungan, logistic yang akan diperlukan - Menarik informasi awal dari para stakeholder bantuan apa yang diharapkan/bantuan yang cocok dengan kondisi/situasi lingkungan - Melakukan komunikasi dengan yayasan / pihak stakeholder (misalnya: sekolah, komunitas, dan organisasi non profit, dan warga sekitar lokasi) mengenai alur pelaksanaan program. - Menentukan skala prioritas program yang mana akan dilaksanakan pada tahun ini - Menentukan siapa saja yang akan berperan pada pelaksanaan program

4 Act Tahap memproduksi atau melakukan inisiatif program adalah melaksanakan rencana kerja yang telah diverifikasi, diidentifikasi berdasarkan skala prioritas yang disusun melalui format rencana kerja (work plan) dan dana (budget). 4. Rollout Setelah program mendapat persetujuan maka pelaksanaan program dapat dilakukan dengan melalui tahapan sebagai berikut: (1) Melakukan penjadwalan, (2)Komunikasi dan koordinasi dengan stakeholder, (3) Penyusunan proposal program internal, (4) Proses pengadaan sarana program, (5) Pelaksanaan, (6) Dokumentasi dan publikasi internal, (7) Pendampingan dalam program, (8) Pelaporan hasil program 5. Track Evaluasi terhadap program program yang dilaksanakan, melihat dampak dan hasil bagi stakeholder termasuk masyarakat dan perusahaan. - Mengajukan rancangan program kepada manajemen Perusahaan - Mendapatkan persetujuan dari pimpinan Perusahaan terhadap program dan pembiayaan - Melakukan koordinasi awal dengan stakeholder / para penyelenggara program (relawan) melalui channel komunikasi internal yang dilakukan oleh divisi corporate communication - Menentukan jadwal pelaksanaan (time line) program CSR - Mempersiapkan / koordinasi kebutuhan logistic untuk penyelenggaraan program - Mengarahkan para pelaksana program terhadap fungsi / tugasnya terhadap pelaksanaan program - Membuat laporan awal mengenai penyelenggaraan program - Evaluasi berkala biasanya 1 atau 3 bulan setelah pelaksanaan program (tergantung jenis program dan apakah program tersebut bersifat jangka pendek atau jangka

5 109 panjang) - Melakukan evaluasi internal perihal sukses/tidaknya program CSR 6. Steward menyesuaikan atau memonitor dan menjaga kualitas relasi). Pada tahap ini, penting untuk tetap mempertahankan kualitas relasi yang telah terjalin selama proses persiapan hingga evaluasi program. Relasi yang kuat dan berkesinambungan ikut menentukan program program lain Perusahaan dimasa mendatang - Secara berkala berkomunikasi dengan yayasan dan stakeholder lain seperti relawan, dll pada forum formal maupun informal seperti gathering, discussion, dll Kesimpulan yang dapat Peneliti ambil setelah melakukan penelitian terhadap tahapan implementasi aktivitas manajemen relasi dalam pengelolaan CSR seperti yang terlihat diatas, aktivitas manajemen relasi berjalan lancar sesuai dengan harapan dan tujuan serta keterlibatan stakeholder sifatnya positif yang artinya mereka merespon dengan baik inisiatif yang dilakukan oleh organisasi, namun tentunya bukan tanpa kekurangan seprti halnya program CSR HSBC Indonesia sangat bergantung pada relawan (karena sifatnya sukarela) sebagai porsi besar dalam penyelenggaraan, hal ini bisa berarti baik, namun juga bisa menimbulkan tantangan tersendiri, dimana misalnya pada saatnya program bersifat besar dan melibatkan lebih banyak orang, relawan yang dibutuhkan tidak memenuhi harapan organisasi (bisa disebabkan oleh beberapa hal seperti misalnya

6 110 kesibukan karyawan, pemberitahuan informasi program yang terlalu dekat dengan program yang akan berlangsung, dan lain sebagainya), sehingga organisasi terpaksa mengandalkan pihak penyelenggara yang lebih besar seperti bantuan event organizer, meskipun hal tersebut tidak mengganggu jalannya program. Komunikasi yang dibangun oleh Public Relations HSBC Indonesia sifatnya terstruktur, mengikuti aturan internal perusahaan, komunikasi yang dibangun juga sifatnya seimbang antara komunikasi relasi dengan internal dan komunikasi relasi dengan eksternal. Komunikasi atau manajemen relasi internal (dimana menggunakan media komunikasi internal yang efektif dan interaktif dalam hal ini penggunaan Splash yang dikirimkan ke semua staff, dan memberikan informasi kepada semua staff untuk mengetahui dengan detail dan jelas mengenai program yang akan dilaksanakan, serta berusaha menarik minat staff untuk berpartisipasi pada program CSR melalui wacana registrasi, memberikan ruang sebesar-besarnya pagi staff untuk berperan serta aktif dan memberikan kontribusi menegaskan bahwa program CSR tidak hanya baik bagi masyarakat, namun juga merupakan kegiatan yang menyenangkan dan memberi inspirasi). Juga dengan memberikan reward dari organisasi kepada staff yang telah memberikan kontribusi sebagai pengakuan organisasi atas effort yang diberikan oleh staff yang bersangkutan (pemberian sertifikat Top 10 Volunteer pada acara tertutup yang dihadiri manajemen organisasi) serta komunikasi eksternal (dimana manajemen melakukan komunikasi intensif dengan berbagai pihak stakeholder yayasan, lembaga non profit,

7 111 pemerintah, komunitas, dan lain sebagainya untuk mendiskusikan tentang program yang akan atau sedang dijalankan, sehingga makin banyak pihak yang ingin terlibat dan agar munculnya ide ide baru tentang program yang belum pernah diselenggarakan dan mungkin dapat direalisasikan). Tidak mudah untuk melakukan hal tersebut karena dibutuhkan komitmen kuat dari organisasi. untuk menciptakan, membangun, dan mempertahankan komunikasi/relasi yang baik dengan publik (karyawan, pemegang saham, komunitas masyarakat, dan lain lain), melakukan komunikasi dengan publik secara terbuka, berkesinambungan, dengan melakukan berbagai kegiatan tatap muka, focus group discussion, dan lain sebagainya, dengan tujuan untuk bertukar ide, bertukar informasi, mengenal publik lebih jauh, dan mendengarkan apa saja yang menjadi aspirasi dan harapan stakeholder terhadap organisasi. Manajemen relasi yang terstruktur, terarah, akan menciptakan dampak positif bagi pelaksanaan program Perusahaan. Sehingga setiap stakeholder yang berkepentingan mendapatkan porsi yang sama dalam memberikan masukan, ide, gagasan yang inovatif bagi pengelolaan CSR Perusahaan. 5.2 Saran Akademisi Agar para akademisi bisa belajar untuk memanfaatkan skripsi ini dan menerapkannya secara aplikatif dalam keseharian, juga dalam pekerjaan, sebagai wujud mengimplementasikan teori yang ada dan merubahnya kepada tindakan nyata. Agar para akademisi juga bisa belajar

8 112 lebih dalam lagi mengenai ilmu manajemen relasi dalam pengelolaan program public relations, kemudian menyatukan dengan pengalaman yang ada pada dunia kerja untuk dapat membuat, melahirkan ide-ide baru tentang bagaimana cara atau sarana yang baik bagi Perusahaan untuk berkomunikasi dengan stakeholdernya. Selain berinovasi, menelaah dan menganalisa kekurangan-kekurangan yang ada pada aktivitas terdahulu dan memperbaiki manajemen relasi dengan stakeholder merupakan kunci utama meraih keberhasilan Praktis Berdasarkan kesimpulan yang telah disampaikan sebelumnya, Peneliti berharap adanya tata cara atau sistem yang lebih baik dalam hal pengorganisasian pelaksana program dan tidak sepenuhnya bergantung pada relawan saja namun fungsi inti PR harus lebih kuat dan dominan dalam pengelolaan dan penyelenggaraan program. Oleh karena itu diharapkan terus timbulnya inovasi baru tentang bagaimana manajemen dapat dilakukan lebih baik, lebih terarah, lebih tepat sasaran, lebih besar ruang lingkupnya, lebih efektif, demi terselenggaranya program yang sukses dan berdampak positif bagi masyarakat pada umumnya dan memberi nilai lebih bagi HSBC Indonesia secara khusus untuk jangka waktu panjang dimasa yang akan datang.