BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang Perusahaan PT. Wahana Artha Harsaka cabang Karang Mulya, Ciledug, merupakan perusahaan yang menangani penjualan langsung sepeda motor Honda kepada konsumen yang berdomisili di wilayah Jakarta dan Tangerang. Selain melakukan penjualan, PT. Wahana Artha Harsaka cabang Karang Mulya, Ciledug, juga melakukan perawatan yang dilengkapi dengan bengkel resmi AHASS (Astra Honda Authorized Service Station). PT. Wahana Artha Harsaka cabang Karang Mulya, Ciledug, merupakan salah satu cabang perusahaan PT. Wahana Artha Harsaka. PT. Wahana Artha Harsaka memiliki 16 cabang di seluruh Indonesia, dan merupakan anak perusahaan dari PT. Wahana Makmur Sejati yang ditunjuk oleh PT. Astra Internasional Honda Sales Operation sejak tahun 1972 sebagai penyalur utama sepeda motor Honda untuk wilayah Jakarta dan Tangerang. PT. Wahana Artha Harsaka cabang Karang Mulya yang beralamat di JL.Raden Saleh No.41 Karang Mulya, Ciledug-Tangerang. Didirikan pada tahun 1997 dengan Surat Izin Usaha Perdagangan dari Departemen Perindustrian yang bernomor: 4212/P/09-01/PB/X/97. 44
45 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi : Menjadi distributor sepeda motor terbaik di Indonesia, dengan jaringan penjualan dan pelayanan purna jual terbaik. Misi : Menyediakan produk dan layanan dengan standar kelas dunia kepada pelanggan dengan tingkat kepuasan pelanggan tertinggi 3.1.3 Struktur Organisasi Struktur organisasi diartikan sebagai susunan dan hubungan antar bagian dan posisi dalam perusahaan. Hal ini penting sekali dalam mencapai tingkat pengendalian intern yang memadai karena struktur organisasi dapat menunjukkan garis-garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas. Dilihat dari struktur organisasi, maka dapat diketahui bahwa PT. Wahana Artha Harsaka cabang Karang Mulya, Ciledug, menggunakan struktur organisasi garis, dimana didalamnya terdapat garis wewenang langsung antara atasan dan bawahan.
Direktur Area Head Branch Head Sales Counter Sales Representative Administrasi PDI Delivery Accounting Kasir Workshop Mechanic Front Desk Spare Part Cashier WS Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Wahana Artha Harsaka Cabang Karang Mulya, Ciledug 46
47 3.1.4 Uraian Tugas Berikut ini akan diuraikan tugas dan tanggung jawab dalam struktur organisasi PT. Wahana Artha Harsaka cabang Karang Mulya, Ciledug: 1. Direktur a. Tugas-tugas: Menetapkan visi dan misi perusahaan Menetapkan strategi manajemen untuk pengembangan perusahaan Merumuskan kebijakan mutu Menentukan kebijakan harga, kuantitas, dan kualitas produk Mengotorisasi laporan-laporan yang ada di seluruh cabang perusahaan 2. Area Head a. Bertanggung jawab langsung kepada direktur b. Tugas-tugas: Mengkoordinasi seluruh cabang perusahaan yang ada Mengotorisasi laporan kas besar dan kas kecil Mengotorisasi giro 3. Branch Head a. Bertanggung jawab langsung kepada area head b. Tugas-tugas: Mengawasi dan bertanggung jawab atas laporan keuangan cabang yang dikepalai
48 Membuat laporan penjualan dicabangnya untuk dipertanggung jawabkan kepada area head Memberikan penilaian kepada karyawan dicabang yang dipimpinnya Mempelajari surat pesanan yang ada Melakukan pengecekan atas pembayaran Memberikan persetujuan untuk surat jalan dan faktur penjualan Memberikan persetujuan dalam proses pengajuan kredit 4. Bagian Penjualan (sales) Sales Representative a. Bertanggung jawab langsung kepada Branch Head b. Tugas-tugas: Mempromosikan produk kepada calon konsumen Menjual sesuai target Menyebarkan brosur Sales Counter a. Bertanggung jawab langsung kepada Branch Head b. Tugas-tugas: Menerima telepon dari konsumen Menjual produk kepada konsumen yang datang ke dealer Menginput data ke surat pesanan
49 Meminta persyaratan penjualan, baik tunai maupun kredit kepada konsumen Menghubungi pihak leasing agar dapat melakukan survey ke calon konsumen Menghubungi konsumen jika STNK dan BPKB sudah selesai 5. Administrasi a. Bertanggung jawab langsung kepada Branch Head b. Tugas-tugas: Membuat bukti pengeluaran barang didealer Memeriksa barang yang telah keluar dari dealer Membuat laporan STNK dan BPKB yang ditujukan kepada SAMSAT Menerima dan menyimpan berkas konsumen Mengelola administrasi pergudangan Membuat surat jalan dan faktur penjualan 6. Accounting a. Bertanggung jawab kepada Branch Head b. Tugas-tugas: Menyusun laporan keuangan dealer Memberi laporan pertanggungjawaban atas penerimaan, pengeluaran, dan semua sirkulasi keuangan kepada dealer Membuat pembukuan atas aktivitas keuangan
50 7. Kasir a. Bertanggung jawab langsung kepada Branch Head b. Tugas-tugas : Menerima penjualan tunai di cabang Membuka cek untuk membayar kepada pusat Membuat voucher terhadap bukti penerimaan kas, pengeluaran kas, dan pengeluaran bank Melakukan penagihan ke leasing atas penjualan kredit 8. PDI (Pre Delivery Inspection) a. Bertanggung jawab langsung kepada Branch Head b. Tugas-tugas: Memeriksa kondisi motor pada saat motor datang dari main dealer dan sebelum dikirim ke konsumen Menyiapkan motor untuk dapat dikirim Membuat laporan barang masuk dan keluar Mengisi bahan bakar, oli mesin dan air aki Membuat Laporan Kualitas Honda (LKH) 9. Delivery a. Bertanggung jawab langsung kepada Branch Head b. Tugas-tugas :
51 Mengirim barang ke konsumen sesuai tujuan yang ditentukan pada surat jalan Mengecek kelengkapan tambahan seperti helm, jaket dan buku servis Meminta tandatangan konsumen untuk Surat Jalan yang dikirim 10. Workshop a. Bertanggung jawab langsung kepada Branch Head b. Tugas-tugas : Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap kegiatan bengkel / perbaikan dan sparepart Mengelola administrasi bengkel dan sparepart 11. Mechanic a. Bertanggung jawab langsung kepada Workshop b. Tugas-tugas : Memperbaiki motor konsumen yang dibawa ke bengkel Memasang sparepart jika motor mengalami kerusakan 12. Front Desk a. Bertanggung jawab langsung kepada Workshop b. Tugas-tugas : Menerima konsumen yang datang ke bengkel Menanyakan kerusakan motor atau perbaikan yang perlu dilakukan
52 13. Sparepart a. Bertanggung jawab langsung kepada Workshop b. Tugas-tugas : Memeriksa keadaan dan kelengkapan sparepart yang dikirim Memesan sparepart jika sudah habis 14. Cashier WS a. Bertanggung jawab langsung kepada Workshop b. Tugas-tugas : Menerima pembayaran atas perbaikan yang dilakukan Mengurus kas yang terdapat di bengkel 3.2 Sistem yang Berjalan 3.2.1 Prosedur yang sedang Berjalan Prosedur Penjualan Tunai Pelanggan mendatangi dealer dan menemui Sales Counter. Pelanggan memilih tipe dan warna sepeda motor, lalu Sales Counter dan pelanggan melakukan negosiasi harga. Setelah sepakat, Sales Counter mengajukan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pelanggan, sebagai berikut:
53 a). Perusahaan: copy SIUP, domisili, surat pengurusan BBN diatas kop surat asli, materai + stempel + tanda tangan, Form Permohonan BPKB (stempel + tanda tangan). b). Perorangan: copy KTP. Setelah pelanggan melengkapi persyaratan, Sales Counter membuat Surat Pesanan (SP) sebanyak 3 rangkap: Rangkap 1 : Pelanggan Rangkap 2 : Administrasi Rangkap 3 : Accounting Kemudian pelanggan menandatangani SP serta mengisi nama dan alamat pada Faktur STNK/BPKB yang telah disediakan AHM (Astra Honda Motor) yang terdiri dari 4 rangkap : Rangkap 1 : Biro Jasa untuk STNK- Rangkap 2 : Biro Jasa untuk BPKB- Rangkap 3 : Administrasi Rangkap 4 : Pelanggan Setelah ditandatangani, Sales Counter akan memberikan SP rangkap 2 yang sudah ditandatangani dan Faktur STNK/BPKB ke Administrasi. Pada saat yang bersamaan pelanggan akan melakukan pembayaran tunai ke Kasir atau transfer ke rekening dealer. Dan Administrasi akan menyerahkan Faktur STNK/BPKB kepada Biro Jasa untuk dapat diurus proses pembuatan STNK dan BPKB. Lalu Administrasi membuat Surat Jalan (SJ) dan Faktur Penjualan (FP). SJ sebanyak 4 rangkap:
54 Rangkap 1 : Delivery Rangkap 2 : Pelanggan Rangkap 3 : Administrasi Rangkap 4 : Kasir FP sebanyak 4 rangkap: Rangkap 1 : Pelanggan Rangkap 2 : Administrasi Rangkap 3 : Sales Counter Rangkap 4 : Kasir PDI setelah menerima SJ akan menyiapkan barang yang harus dikirim dengan terlebih dahulu memeriksa kelengkapan sepeda motor. Setelah lengkap PDI menyerahkan sepeda motor, beserta SJ ke Delivery. Lalu Delivery mengirimkan barang beserta SJ dan FP rangkap 1 ke pelanggan. Pelanggan menerima barang, SJ dan FP rangkap 1. Kemudian Delivery meminta pelanggan untuk menandatangani SJ. Setelah ditandatangani SJ rangkap 2 dan FP rangkap 1 diberikan kepada pelanggan. Lalu Delivery mendistribusikan SJ yang ditandatangani ke bagian masing-masing. Setelah Biro Jasa selesai mengurus STNK dan BPKB kemudian akan menyerahkan STNK dan BPKB yang sudah jadi ke Sales Counter yang kemudian akan menghubungi pelanggan untuk dapat mengambil STNK dan BPKB ke dealer. Berdasarkan SJ dan FP yang diterima serta pembayaran yang telah dilakukan oleh pelanggan, Kasir akan menerbitkan Voucher dan membuat laporan
55 penerimaan kas. Kemudian Voucher akan diberikan ke Accounting sebagai acuan untuk membuat jurnal. Pada akhir bulan Administrasi akan membuat laporan penjualan berdasarkan penjualan yang ada. Prosedur Penjualan Kredit Pelanggan datang ke dealer dan menemui Sales Counter. Lalu pelanggan memilih tipe dan warna sepeda motor. Kemudian Sales Counter mengajukan persyaratan kredit yang harus dipenuhi oleh pelanggan, sebagai berikut: a). Perusahaan: copy KTP pengurus, anggaran dasar, SIUP, NPWP, TDP, rekening selama 3 bulan terakhir b). Perorangan: copy KTP suami / istri / penjamin, KK, rekening listrik, PBB, slip gaji / rekening tabungan. Setelah pelanggan melengkapi persyaratan kemudian pelanggan memilih leasing yang akan digunakan. Kemudian Sales Counter akan menghubungi pihak leasing dengan memberikan data pelanggan untuk dilakukan survey terhadap pelanggan. Pada saat yang bersamaan pelanggan akan melakukan pembayaran DP (uang muka) ke Kasir dan Kasir akan membuat 2 buah kwitansi, yang pertama adalah kwitansi (untuk DP) sebanyak 4 rangkap: Rangkap 1 : Pelanggan Rangkap 2 : Accounting Rangkap 3 : Kasir Rangkap 4 : Pihak Leasing Dan kwitansi (untuk pelunasan) sebanyak 4 rangkap :
56 Rangkap 1 : Pihak leasing Rangkap 2 : Accounting Rangkap 3 : Kasir Rangkap 4 : Kasir Setelah pihak leasing survey maka akan diberi konfirmasi kepada Sales Counter. a. Jika permohonan disetujui maka Sales Counter akan menerima PO (Purchase Order) dari pihak leasing melalui fax sebagai tanda permohonan kredit disetujui. Kemudian Sales Counter membuat Surat Pesanan (SP) sebanyak 3 rangkap: Rangkap 1 : Pelanggan Rangkap 2 : Administrasi Rangkap 3 : Accounting Dan mengisi nama dan alamat pelanggan pada Faktur STNK/BPKB yang sudah disediakan oleh AHM (Astra Honda Motor) sesuai kesepakatan pelanggan yang terdiri dari 4 rangkap : Rangkap 1 : Biro Jasa untuk STNK- Rangkap 2 : Biro Jasa untuk BPKB- Rangkap 3 : Administrasi Rangkap 4 : Pelanggan b. Jika permohonan ditolak maka Sales Counter akan memberitahu pelanggan dan meminta untuk datang ke dealer agar dapat mengambil uang DP yang sudah disetor.
57 Lalu Sales Counter akan memberikan SP dan Faktur STNK/BPKB ke Administrasi. Administrasi akan menyerahkan Faktur STNK/BPKB kepada Biro Jasa untuk dapat diurus proses pembuatan STNK dan BPKB. Lalu Administrasi membuat Surat Jalan (SJ) dan Faktur Penjualan (FP). SJ sebanyak 4 rangkap: Rangkap 1 : Delivery Rangkap 2 : Pelanggan Rangkap 3 : Administrasi Rangkap 4 : Kasir FP sebanyak 4 rangkap: Rangkap 1 : Pelanggan Rangkap 2 : Administrasi Rangkap 3 : Sales Counter Rangkap 4 : Kasir PDI setelah menerima SJ akan menyiapkan barang yang harus dikirim dengan terlebih dahulu memeriksa kelengkapan sepeda motor. Setelah lengkap PDI menyerahkan sepeda motor, beserta SJ ke Delivery. Lalu Delivery mengirimkan barang beserta SJ dan FP rangkap 1 ke pelanggan. Pelanggan menerima barang, SJ dan FP rangkap 1. Kemudian Delivery meminta pelanggan untuk menandatangani SJ. Setelah ditandatangani SJ rangkap 2 dan FP rangkap 1 diberikan kepada pelanggan. Lalu Delivery mendistribusikan SJ yang ditandatangan ke bagian masing-masing. Setelah barang terkirim Kasir akan langsung menagih sisa pelunasan kepada pihak leasing dan disertakan juga kwitansi (untuk pelunasan), PO dan SJ.
58 Setelah Biro Jasa selesai mengurus STNK dan BPKB kemudian akan menyerahkan STNK dan BPKB yang sudah jadi ke Sales Counter yang kemudian akan menghubungi pelanggan untuk dapat mengambil STNK dan BPKB ke dealer. Berdasarkan kwitansi (untuk pelunasan), SJ dan FP yang diterima serta pembayaran yang telah dilakukan oleh pelanggan dan pihak leasing, Kasir akan menerbitkan Voucher dan membuat laporan penerimaan kas. Kemudian voucher akan diberikan ke Accounting sebagai acuan untuk membuat jurnal. Pada akhir bulan Administrasi akan membuat laporan penjualan berdasarkan penjualan yang ada. Prosedur Penerimaan Kas Setelah pelanggan menandatangani SP dan mengisi Faktur STNK/BPKB lalu menyerahkannya kepada Sales Counter. Kemudian pelanggan akan melakukan pembayaran tunai ke Kasir. Jika penjualan kredit pelanggan akan melakukan pembayaran DP dan Kasir akan membuat kwitansi (untuk DP) sebanyak 4 rangkap. Rangkap 1 : Pelanggan Rangkap 2 : Accounting Rangkap 3 : Kasir Rangkap 4 : Pihak Leasing Dan kwitansi (untuk pelunasan) sebanyak 4 rangkap : Rangkap 1 : Pihak leasing Rangkap 2 : Accounting
59 Rangkap 3 : Kasir Rangkap 4 : Kasir Lalu Kasir akan menerima SJ dan FP yang diterima setelah barang dikirim. Jika penjualan kredit, setelah menerima SJ dan FP maka Kasir akan menagih pihak leasing dengan menggunakan PO, SJ dan kwitansi (untuk pelunasan). Maka setelah itu Kasir akan membuat Voucher. Dan kemudian akan memberikan Voucher tersebut kepada Accounting yang akan membuat jurnal.
60 3.2.2 Overview Activity Diagram Penjualan Tunai Gambar 3.2 Overview Activity Diagram Penjualan Tunai
61 Penjualan Kredit Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Penjualan Kredit
62 Penerimaan Kas Gambar 3.4 Overview Activity Diagram Penerimaan Kas
63 3.2.3 Identifikasi Events Penjualan Tunai Event Internal Agent Start When Activities Menanggapi Sales Counter Pelanggan - Menerima kedatangan permintaan mendatangi pelanggan pelanggan dealer - Melayani pelanggan dan meminta - Melakukan negosiasi persyaratan harga - Meminta persyaratan Membuat SP Sales Counter Pelanggan melengkapi persyaratan - Menerima persyaratan - Membuat SP - Menyerahkan SP ke pelanggan untuk ditandatangani - Menyerahkan Faktur STNK/BPKB untuk diisi nama dan alamat oleh pelanggan Menerima SP Sales Counter Pelanggan - Menerima SP yang dan Faktur menyerahkan SP ditandatangani dan STNK/BPKB yang Faktur STNK/BPKB ditandatangani yang diisi oleh dan Faktur pelanggan
64 STNK/BPKB yang diisi - Menyerahkan SP dan Faktur STNK/BPKB ke Administrasi Menerima Kasir Pelanggan - Menerima pembayaran melakukan pembayaran secara pembayaran langsung atau transfer rekening Menyerahkan Administrasi Menerima SP dan - Menyerahkan Faktur Faktur Faktur STNK/BPKB ke Biro STNK/BPKB STNK/BPKB Jasa dari Sales Counter Membuat SJ Administrasi Menerima SP dan - Membuat SJ dan FP dan FP Faktur STNK/BPKB dari Sales Counter Menyiapkan barang PDI Menerima SJ - Menyiapkan barang - Memeriksa kelengkapan sepeda motor - Menyerahkan sepeda motor dan SJ ke
65 Delivery Mengirim Delivery Menerima sepeda - Mengirim barang, SJ barang, SJ motor, SJ dari dan FP ke pelanggan dan FP PDI - Meminta tandatangan pelanggan pada SJ Menerima SJ Delivery Pelanggan menyerahkan SJ yang sudah ditandatangani - Menerima SJ yang sudah ditandatangan - Mendistribusikan SJ ke masing-masing bagian Menghubungi Sales Counter Biro Jasa - Menerima STNK dan pelanggan menyerahkan BPKB dari Biro Jasa untuk STNK dan BPKB - Menghubungi mengambil yang sudah jadi pelanggan STNK dan - Menyerahkan STNK BPKB dan BPKB ke pelanggan Membuat Kasir Menerima SJ dan - Mengecek SJ dan FP Voucher dan FP dengan pembayaran laporan yang dilakukan pelanggan
66 - Membuat Voucher dan laporan penerimaan kas - Menyerahkan Voucher ke Accounting Membuat Accounting Menerima - Membuat Jurnal Jurnal Voucher dari Kasir Membuat laporan Administrasi Pada akhir bulan - Membuat laporan penjualan Tabel 3.1 Event Table Penjualan Tunai Penjualan Kredit Event Internal Start When Activities Agent Menanggapi Sales Counter Pelanggan - Menerima permintaan mendatangi kedatangan pelanggan dealer pelanggan dan meminta - Melayani persyaratan pelanggan
67 - Meminta persyaratan Menghubungi Sales Counter Pelanggan - Menghubungi Pihak memilih Pihak Leasing Leasing Leasing Membuat Kasir Pelanggan - Membuat kwitansi Kwitansi melakukan (untuk DP) dan pembayaran DP kwitansi (untuk pelunasan) Membuat SP Sales Counter Pihak Leasing - Menerima PO dari dan mengisi menyetujui Pihak Leasing Faktur kredit dan - Membuat SP dan STNK/BPKB mengirimkan mengisi nama dan PO alamat pada Faktur STNK/BPKB sesuai kesepakatan pelanggan - Menyerahkan SP dan Faktur STNK/BPKB ke Administrasi
68 Menyerahkan Administrasi Menerima SP - Menyerahkan Faktur dan Faktur Faktur STNK/BPKB STNK/BPKB STNK/BPKB ke dari Sales Biro Jasa Counter Membuat SJ Administrasi Menerima SP - Membuat SJ dan dan FP dan Faktur FP STNK/BPKB dari Sales Counter Menyiapkan barang PDI Menerima SJ - Menyiapkan barang - Memeriksa kelengkapan sepeda motor - Menyerahkan sepeda motor dan SJ ke Delivery Mengirim Delivery Menerima - Mengirim barang, barang, SJ sepeda motor SJ dan FP ke dan FP dan SJ dari PDI pelanggan - Meminta tandatangan
69 pelanggan pada SJ Menerima SJ Delivery Pelanggan menyerahkan SJ yang sudah ditandatangani - Menerima SJ yang sudah ditandatangan - Mendistribusikan SJ ke masingmasing bagian Melakukan penagihan Kasir Menerima SJ - Melakukan penagihan untuk sisa pelunasan ke Pihak Leasing Menerima Kasir Pihak Leasing - Menerima pembayaran melakukan pembayaran sisa pembayaran pelunasan dari sisa pelunasan Pihak Leasing Menghubungi Sales Counter Biro Jasa - Menerima STNK pelanggan menyerahkan dan BPKB dari untuk STNK dan Biro Jasa mengambil BPKB yang - Menghubungi STNK dan sudah jadi pelanggan BPKB - Menyerahkan STNK dan BPKB
70 ke pelanggan Membuat Kasir Menerima sisa - Mengecek Voucher dan pembayaran Kwitansi, SJ dan laporan dari Pihak FP dengan Leasing pembayaran yang dilakukan pelanggan dan Leasing - Membuat Voucher dan laporan penerimaan kas - Menyerahkan Voucher ke Accounting Membuat Accounting Menerima - Membuat Jurnal Jurnal Voucher dari Kasir Membuat Administrasi Pada akhir - Membuat laporan laporan bulan penjualan Tabel 3.2 Event Table Penjualan Kredit Penerimaan Kas
71 Event Internal Agent Start When Activities Menerima Kasir Pelanggan - Menerima pembayaran melakukan pembayaran pembayaran secara langsung atau transfer rekening Menerima Kasir Delivery - Menerima SJ dan SJ dan FP menyerahkan SJ FP Menerima Kasir Pihak leasing - Menerima pembayaran melakukan pembayaran (Kredit) pembayaran Membuat Kasir Menerima SJ - Mengecek SJ dan Voucher dan FP FP dengan dan laporan pembayaran yang dilakukan pelanggan - Membuat Voucher dan laporan - Menyerahkan Voucher ke Accounting Membuat Accounting Menerima - Membuat Jurnal Jurnal Voucher dari
72 Kasir Tabel 3.3 Event Table Penerimaan Kas 3.2.4 Dokumen Pada Sistem yang Berjalan Berdasarkan analisis terhadap sistem yang berjalan pada PT.Wahana Artha Harsaka, cabang Karang Mulya, Ciledug, penulis menemukan dokumendokumen yang digunakan dalam sistem tersebut, antara lain : 1. Faktur Penjualan Merupakan dokumen yang diterbitkan oleh Administrasi, digunakan sebagai bukti penjualan. Terdiri dari 4 rangkap, yaitu : Rangkap 1 (asli) warna putih Faktur penjualan rangkap 1 akan diberikan ke pelanggan. Rangkap 2 ( copy ) warna merah Faktur penjualan rangkap 2 akan diberikan ke administrasi. Rangkap 3 warna biru Faktur penjualan rangkap 3 akan diberikan ke sales counter. Rangkap 4 warna hijau Faktur penjualan rangkap 4 akan diberikan ke kasir.
73 PT. WAHANA ARTHA HARSAKA JL. RADEN SALEH NO. 41 KARANG MULYA KODIA TANGERANG, BANTEN NPWP : FAKTUR PENJUALAN Pembeli : Alamat : No. Faktur : Tanggal : No. SP/Leas : No U R A I A N Unit Harga Satuan Harga Jual Jumlah harga jual Potongan harga Dasar Pengenaan Pajak Pajak Pertambahan Nilai Biaya Balik Nama Jumlah harus dibayar **Faktur Penjualan ini berlaku sebagai Hormat Kami, Faktur Pajak Sederhana Gambar 3.5 Faktur Penjualan 2. Surat Jalan Merupakan dokumen yang diterbitkan oleh Administrasi, digunakan sebagai bukti pengiriman dan penerimaan barang di tempat pelanggan. Terdiri dari 4 rangkap, yaitu: Rangkap 1 (asli) warna putih Surat Jalan rangkap 1 akan diberikan ke Delivery. Rangkap 2 ( copy ) warna merah Surat Jalan rangkap 2 akan diberikan ke pelanggan.
74 Rangkap 3 warna biru Surat Jalan rangkap 3 akan diberikan ke administrasi. Rangkap 4 warna hijau Surat Jalan rangkap 4 akan diberikan ke kasir. PT. WAHANA ARTHA HARSAKA JL. RADEN SALEH NO. 41 KARANG MULYA KODIA TANGERANG, BANTEN SURAT JALAN Harap diterima Sepeda Motor Honda tsb. dibawah ini, dalam keadaan 100% baru tanpa cacat : Pembeli : Nomor : Tanggal : SP / Faktur : Unit Type Warna Tahun Nomor Rangka Nomor Mesin Ket. PERLENGKAPAN : * Toolkit * Buku Manual * Helm * Buku Service * Jaket * Kunci Pengaman Diterima oleh, Hormat kami, Gambar 3.6 Surat Jalan 3. Bukti Penerimaan Kas (Voucher) Merupakan dokumen yang diterbitkan oleh Kasir, digunakan sebagai tanda kas masuk ke perusahaan. Ditujukan ke Accounting sebagai acuan untuk membuat jurnal.
75 PT. WAHANA ARTHA HARSAKA BUKTI PENERIMAAN KAS (VOUCHER) Type Transaksi : Nomor : Diterima dari : Tanggal : Jumlah Uang : K e t e r a n g a n DEPT Nomor Account N i l a i Pimpinan Accounting K a s i r Gambar 3.7 Bukti Penerimaan Kas (Voucher) 4. Kwitansi Merupakan dokumen yang diterbitkan oleh Kasir, digunakan sebagi tanda bukti penerimaan kas sementara. Terdiri dari 4 rangkap, yaitu: Rangkap 1 (asli) warna putih Kwitansi rangkap 1 akan diberikan ke pelanggan/leasing. Rangkap 2 ( copy ) warna merah Kwitansi rangkap 2 akan diberikan ke accounting. Rangkap 3 warna biru Kwitansi rangkap 3 akan diberikan ke kasir. Rangkap 4 warna hijau Kwitansi rangkap 4 akan diberikan ke leasing/kasir.
76 PT WAHANA ARTHA HARSAKA Dealer Resmi Motor Honda Jl. RADEN SALEH NO. 41 KARANG MULYA KODIA TANGERANG, BANTEN KWITANSI No. : Tanggal : Sudah terima dari : Alamat : Untuk Pembayaran : Terbilang : Rp. Ditagih : Mengetahui : Gambar 3.8 Kwitansi 5. Surat Pesanan (SP) Merupakan dokumen yang diterbitkan oleh sales counter, digunakan sebagai tanda bukti pesanan. Terdiri dari 3 rangkap, yaitu:
77 Rangkap 1 (asli) warna putih Surat Pesanan rangkap 1 akan diberikan ke pelanggan. Rangkap 2 ( copy ) warna merah Surat Pesanan rangkap 2 akan diberikan ke Administrasi. Rangkap 3 warna kuning Surat Pesanan rangkap 3 akan diberikan ke accounting PT WAHANA ARTHA HARSAKA Dealer Resmi Motor Honda SURAT PESANAN Nama Pemesan : Alamat : Telepon : ( R ) ( K ) Faktur atas nama : Alamat : No. Tanggal SP : Tgl Penyerahan : Cara Bayar/Leasing : Tgl. Lahir Pemesan : No. Type Warna Tahun Unit Harga OTR C a t a t a n Uang Muka : Angsuran/Bulan : Discount : Pemesan (Tanda Tangan & Nama Jelas) Dibuat Oleh Disetujui Oleh Gambar 3.9 Surat Pesanan (SP)
78 6. Laporan Penjualan Per Bulan Laporan dibuat oleh administrasi pada tiap akhir bulan sebagai laporan yang berisi jumlah penjualan, harga satuan, dan lain-lain. Laporan ini dibuat sebagai dasar yang akan digunakan kasir untuk membuat laporan penerimaan kas. 7. Laporan Penerimaan Kas Laporan Penerimaan Kas dibuat oleh kasir sebagai laporan penerimaan uang yang diterima perusahaan. Laporan ini dibuat setiap hari selama proses penjualan berjalan dalam perusahaan tersebut. 8. Laporan Penjualan Per Unit Laporan Penjualan Per Unit dibuat oleh administrasi sebagai laporan jumlah barang yang terjual untuk masing-masing unitnya.
PT WAHANA ARTHA HARSAKA D e a l e r R e s m i M o t o r H o n d a LAPORAN PENJUALAN PER BULAN No. Nomor Faktur Tanggal Nomor SP Nama Pemesan Sales Leasing/ Cash Type Nomor Mesin Nomor Rangka Warna Tahun Harga Jual Discount Harga Setelah Discount Penjualan PPN Biaya Surat- Surat T O T A L Gambar 3.10 Laporan Penjualan Per Bulan 82
PT WAHANA ARTHA HARSAKA D e a l e r R e s m i M o t o r H o n d a LAPORAN PENERIMAAN KAS No. Tanggal Nomor Faktur Nama Konsumen Jumlah Tunai/Kredit Sales Nama Bank Tanggal Setor Total Setor T O T A L Gambar 3.11 Laporan Penerimaan Kas 83
84 PT WAHANA ARTHA HARSAKA D e a l e r R e s m i M o t o r H o n d a LAPORAN PENJUALAN PER UNIT Type Motor Total Unit Terjual Nilai Gambar 3.12 Laporan Penjualan Per Unit
85 3.2.5 Workflow Table Penjualan Tunai ACTOR ACTIVITIES Menanggapi Permintaan Pelanggan Dan Meminta Persyaratan Pelanggan 1. Mendatangi dealer 2. Menemui sales counter 3. Memilih tipe dan warna yang diinginkan Sales Counter 4. Melakukan negosiasi harga 5. Meminta persyaratan Pelanggan 6. Memenuhi persyaratan Membuat SP Sales Counter 7. Menerima persyaratan 8. Membuat SP sebanyak 3 rangkap 9. Menyerahkan SP untuk ditandatangani dan Faktur STNK/BPKB untuk diisi Pelanggan 10. Menandatangani SP dan mengisikan nama serta alamat pada Faktur STNK/BPKB yang disediakan oleh AHM
86 Menerima SP dan Faktur STNK dan BPKB Pelanggan 11. Menyerahkan SP dan Faktur STNK/BPKB yang telah diisi Sales Counter 12. Menerima SP dan Faktur STNK/BPKB 13. Memberikan SP rangkap 1 dan Faktur STNK/BPKB rangkap 4 ke pelanggan Pelanggan 14. Menerima SP rangkap ke 1 dan Faktur STNK/BPKB rangkap ke 4 Sales Counter 15. Memberikan SP rangkap 3 ke accounting Accounting 16. Menerima SP rangkap ke 3 17. Mengarsip SP rangkap ke 3 Sales Counter 18. Memberikan Faktur STNK/BPKB rangkap 1,2 dan 3, serta SP rangkap 2 ke administrasi Menerima Pembayaran Pelanggan 19. Melakukan pembayaran baik secara langsung ke loket ataupun transfer ke rekening Kasir 20. Menerima pembayaran
87 Menyerahkan Faktur STNK/BPKB Administrasi 21. Menerima Faktur STNK/BPKB rangkap ke 1, 2 dan 3 serta SP rangkap ke 2 22. Menyerahkan Faktur STNK/BPKB rangkap 1 dan 2 ke biro jasa Biro Jasa 23. Menerima Faktur STNK/BPKB rangkap ke 1 dan 2 24. Mengurus pembuatan STNK dan BPKB Administrasi 25. Mengarsip Faktur STNK/BPKB rangkap ke 3 Membuat SJ dan FP Administrasi 26. Membuat SJ sebanyak 4 rangkap dan FP sebanyak 4 rangkap 27. Menyerahkan SJ dan FP ke branch head Branch Head 28. Menerima SJ dan FP 29. Mengotorisasi SJ dan FP 30. Memberikan FP rangkap 2 ke administrasi Administrasi 31. Menerima FP rangkap ke 2 32. Mengarsip FP rangkap ke 2
88 Branch Head 33. Memberikan FP rangkap 3 ke sales counter Sales Counter 34. Menerima FP rangkap ke 3 35. Mengarsip FP rangkap ke 3 Branch Head Kasir 36. Memberikan FP rangkap 4 ke kasir 37. Menerima FP rangkap ke 4 38. Mengarsip FP rangkap ke 4 Branch Head 39. Memberikan SJ sebanyak 4 rangkap dan FP rangkap 1 ke PDI Menyiapkan Barang PDI 40. Menerima SJ sebanyak 4 rangkap dan FP rangkap ke 1 41. Menyiapkan barang 42. Memeriksa kelengkapan sepeda motor 43. Menyerahkan sepeda motor, SJ sebanyak 4 rangkap, dan FP rangkap 1 ke delivery Mengirim Barang, SJ dan FP Delivery 44. Menerima sepeda motor, SJ sebanyak 4 rangkap, dan FP rangkap ke 1 45. Mengirim sepeda motor, SJ
89 sebanyak 4 rangkap, dan FP rangkap 1 ke pelanggan Pelanggan 46. Menerima sepeda motor, SJ sebanyak 4 rangkap, dan FP rangkap ke 1 Delivery 47. Meminta pelanggan untuk menandatangani SJ Pelanggan 48. Menandatangani SJ 49. Menerima SJ rangkap ke 2 dan FP rangkap ke 1 50. Memberikan SJ rangkap 1,3 dan 4 ke delivery Menerima SJ Delivery 51. Menerima SJ rangkap 1, 3, dan 4 52. Mengarsip SJ rangkap ke 1 53. Memberikan SJ rangkap 3 ke administrasi Administrasi 54. Menerima SJ rangkap ke 3 55. Mengarsip SJ rangkap ke 3 56. Memberikan SJ rangkap 4 ke kasir Kasir 57. Menerima SJ rangkap ke 4 58. Mengarsip SJ rangkap ke 4
90 Menghubungi Pelanggan Untuk Mengambil STNK dan BPKB Biro Jasa 59. Memberikan STNK dan BPKB yang sudah jadi ke sales counter Sales Counter 60. Menerima STNK dan BPKB 61. Menghubungi pelanggan untuk STNK dan BPKB ke dealer Pelanggan 62. Mendatangi dealer 63. Mengambil STNK dan BPKB Membuat Voucher dan Laporan Kasir 64. Mengecek SJ rangkap ke 4 dan FP rangkap ke 4 dengan pembayaran 65. Membuat voucher 66. Membuat laporan penerimaan kas 67. Mengarsip FP rangkap ke 4 68. Menyerahkan voucher ke accounting Membuat Jurnal Accounting 69. Menerima voucher 70. Membuat jurnal Membuat Laporan Administrasi 71. Membuat laporan penjualan
91 per bulan dan per unit Tabel 3.4 Workflow Table Penjualan Tunai Penjualan Kredit ACTOR ACTIVITIES Menanggapi Permintaan Pelanggan dan Meminta Persyaratan Pelanggan 1. Mendatangi dealer 2. Menemui sales counter 3. Memilih tipe warna sepeda motor yang diinginkan Sales Counter Pelanggan 4. Mengajukan persyaratan kredit 5. Melengkapi persyaratan 6. Memilih leasing yang akan digunakan Menghubungi Leasing Sales Counter 7. Menelepon pihak leasing 8. Memberikan data pelanggan Pihak Leasing 9. Mensurvey pelanggan Membuat Kwitansi Pelanggan Kasir 10. Melakukan pembayaran DP 11. Menerima DP 12. Membuat kwitansi DP sebanyak 4
92 rangkap 13. Membuat kwitansi pelunasan 4 rangkap 14. Memberikan kwitansi DP rangkap 1 ke pelanggan Pelanggan Kasir 15. Menerima kwitansi DP rangkap 1 16. Memberikan kwitansi DP rangkap 2 ke accounting Accounting 17. Menerima kwitansi DP rangkap 2 Membuat SP dan Mengisi Faktur STNK/BPKB Pihak Leasing 18. Memberikan konfirmasi permohonan kredit disetujui Sales Counter Pihak Leasing 19. Menerima konfirmasi dari leasing 20. Membuat PO 21. Mengirimkan PO Sales Counter 22. Menerima PO melalui fax 23. Membuat SP sebanyak 3 rangkap 24. Mengisikan nama dan alamat pelanggan pada Faktur STNK/BPKB yang telah disediakan oleh AHM sebanyak 4 rangkap
93 25. Memberikan SP rangkap ke 3 ke accounting Accounting 26. Menerima SP rangkap 3 27. Mengarsip SP rangkap 3 Sales Counter 28. Memberikan Faktur STNK/BPKB yang sudah diisi sebanyak 4 rangkap serta SP rangkap 1 dan 2 ke adminstrasi Menyerahkan Faktur STNK/BPKB Administrasi 29. Menerima Faktur STNK/BPKB sebanyak 4 rangkap serta SP rangkap ke 1 dan 2 30. Menyerahkan Faktur STNK/BPKB rangkap 1 dan 2 ke biro jasa Biro Jasa 31. Menerima Faktur STNK/BPKB rangkap 1 dan 2 32. Mengurus pembuatan STNK dan BPKB Administrasi 33. Menyerahkan Faktur STNK/BKPB rangkap 4 ke delivery 34. Mengarsip Faktur STNK/BPKB rangkap ke 3 Membuat SJ dan FP
94 Administrasi 35. Membuat SJ dan FP sebanyak 4 rangkap berdasarkan SP 36. Mengarsip SP rangkap ke 2 37. Memberikan SJ, FP dan SP rangkap 1 ke branch head Branch Head 38. Menerima SJ,FP dan SP rangkap 1 39. Mengotorisasi SJ, FP, dan SP rangkap 1 40. Memberikan FP rangkap 2 ke administrasi Administrasi 41. Menerima FP rangkap ke 2 42. Mengarsip FP rangkap ke 2 Branch Head 43. Memberikan FP rangkap 3 ke sales counter Sales Counter 44. Menerima FP rangkap ke 3 45. Mengarsip FP rangkap ke 3 Branch Head Kasir 46. Memberikan FP rangkap 4 ke kasir 47. Menerima FP rangkap ke 4 48. Mengarsip FP rangkap ke 4 Branch Head 49. Memberikan SJ sebanyak 4 rangkap, FP dan SP rangkap 1 ke PDI Menyiapkan Barang
95 PDI 50. Menerima SJ sebanyak 4 rangkap, FP dan SP rangkap ke 1 51. Menyiapkan barang 52. Memeriksa kelengkapan sepeda motor 53. Menyerahkan sepeda motor, SJ sebanyak 4 rangkap, FP dan SP rangkap 1 ke delivery Mengirim barang, SJ dan FP Delivery 54. Menerima Faktur STNK/BPKB rangkap ke 4 dari Administrasi 55. Menerima sepeda motor, SJ sebanyak 4 rangkap, FP dan SP rangkap ke 1 56. Mengirim sepeda motor, SJ sebanyak 4 rangkap, Faktur STNK dan BPKB rangkap 4, FP serta SP rangkap 1 ke pelanggan Pelanggan 57. Menerima sepeda motor, SJ sebanyak 4 rangkap, faktur STNK/BPKB rangkap 4, FP serta SP rangkap ke 1 Delivery 58. Meminta pelanggan untuk
96 menandatangani SJ Pelanggan 59. Menandatangani SJ 60. Menerima SJ rangkap 2, FP rangkap 1, SP rangkap 1, serta Faktur STNK/BPKB rangkap 4 61. Memberikan SJ rangkap 1, 3, dan 4 ke delivery Menerima SJ Delivery 62. Menerima SJ rangkap 1, 3 dan 4 63. Mengarsip SJ rangkap ke 1 64. Memberikan SJ rangkap 3 ke administrasi Administrasi 65. Menerima SJ rangkap ke 3 66. Mengarsip SJ rangkap ke 3 Delivery Kasir 67. Memberikan SJ rangkap 4 ke kasir 68. Menerima SJ rangkap ke 4 69. Mengarsip SJ rangkap ke 4 Melakukan Penagihan Kasir 70. Melakukan penagihan dengan menggunakan kwitansi DP rangkap 4, kwitansi pelunasan rangkap 1, PO dan SJ rangkap 4 ke leasing Pihak Leasing 71. Menerima penagihan
97 72. Membayar sisa pelunasan Menerima Pembayaran Kasir 73. Menerima pembayaran sisa pelunasan 74. Memberikan kwitansi DP rangkap 4 dan kwitansi pelunasan rangkap 1 ke pihak leasing Pihak Leasing 75. Menerima kwitansi DP rangkap ke 4 dan kwitansi pelunasan rangkap ke 1 Kasir 76. Mengarsip PO Membuat Voucher dan Laporan Kasir 77. Mengecek kwitansi pelunasan, SJ dan FP dengan pembayaran 78. Membuat voucher 79. Membuat laporan penerimaan kas 80. Mengarsip FP rangkap ke 4 81. Mengarsip kwitansi DP rangkap ke 3 82. Mengarsip kwitansi pelunasan rangkap ke 3 dan 4 83. Menyerahkan voucher dan kwitansi pelunasan rangkap 2 ke accounting
98 Membuat Jurnal Accounting 84. Menerima voucher dan kwitansi pelunasan rangkap ke 2 85. Mengarsip kwitansi pelunasan rangkap ke 2 86. Membuat jurnal Membuat Laporan Administrasi 87. Membuat laporan penjualan per bulan dan per unit Tabel 3.5 Workflow Table Penjualan Kredit Penerimaan Kas ACTOR ACTIVITIES Menerima Pembayaran Pelanggan 1. Melakukan pembayaran baik tunai ataupun DP jika kredit Kasir 2. Menerima pembayaran (Penjualan Tunai) 3. Membuat Kwitansi DP- dan Pelunasan- (Penjualan Kredit) 4. Menyerahkan Kwitansi DPrangkap 1 (Penjualan Kredit) Pelanggan 5. Menerima Kwitansi DP-
99 rangkap 1 (Penjualan Kredit) Menerima SJ dan FP Branch Head 6. Memberikan FP rangkap ke 4 ke kasir Delivery Kasir 7. Memberikan SJ rangkap 4 ke kasir 8. Menerima SJ dan FP Menerima Pembayaran (Penjualan Kredit) Pihak Leasing Kasir 9. Membayar sisa pelunasan 10. Menerima pembayaran 11. Memberikan kwitansi Pelunasan- rangkap 4 Pihak Leasing 12. Menerima kwitansi pelunasan- rangkap 4 Membuat Voucher dan Laporan Kasir 13. Mengecek SJ dan FP dengan pembayaran 14. Membuat voucher 15. Membuat Laporan Penerimaan Kas 16. Mengarsip FP rangkap 4 17. Menyerahkan voucher ke accounting Membuat Jurnal
100 Accounting 18. Menerima voucher 19. Membuat jurnal Tabel 3.6 Workflow Table Penerimaan Kas 3.3 Analisis Temuan Hasil Survey Setelah penulis melakukan survei terhadap PT. Wahana Artha Harsaka, cabang Karang Mulya, Ciledug. Penulis menemukan beberapa permasalahan, antara lain: 1. Temuan : Laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen sering mengalami keterlambatan dan sering terjadi kesalahan perhitungan dalam laporan tersebut. Kriteria : Penyajian laporan yang kepada pihak manajemen harus tepat waktu dan bebas dari kesalahan. Sebab : Keterlambatan dan kesalahan dalam pembuatan laporan terjadi karena penyusunan laporan masih belum terkomputerisasi dan terintegrasi Akibat : Hal ini mengakibatkan pengambilan keputusan oleh pihak manajemen menjadi terlambat atau tidak dapat akurat. Rekomendasi : Proses penyusunan laporan sebaiknya dilakukan secara terkomputerisasi dan terintegrasi. 2. Temuan : Tidak terdapat perincian harga yang harus dibayar oleh pelanggan pada surat pesanan.
101 Kriteria : Pembuatan surat pesanan harus mencakup data pesanan pelanggan secara rinci. Sebab : Rincian harga hanya terdapat pada faktur penjualan sementara itu faktur penjualan diterima pelanggan bersamaan dengan barang. Akibat : Pelanggan tidak mengetahui perincian harga yang harus dibayar pada saat proses pemesanan. Rekomendasi : Dibuat perincian harga pada surat pesanan. 3. Temuan : Pada penjualan tunai, tidak terdapat bukti pembayaran untuk pelanggan. Kriteria : Perusahaan harus memberikan bukti pembayaran kepada pelanggan. Sebab : Pada penjualan tunai perusahaan hanya membuat surat pesanan sebagai bukti pembayaran sekaligus bukti pemesanan. Akibat : Hal ini dapat mengakibatkan adanya kesempatan bagi pihak perusahaan untuk mengklaim bahwa pelanggan belum melakukan pembayaran. Rekomendasi : Dibuatkan bukti pembayaran atas pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan pada penjualan tunai.
102 3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi Dari masalah-masalah yang penulis temui, dapat diberikan beberapa solusi sebagai berikut: 1. Membangun sistem yang terintegrasi diantara bagian-bagian yang terkait dengan sales counter. 2. Dibuatnya laporan-laporan untuk menyediakan informasi bagi bagian-bagian yang membutuhkannya, yaitu: a. Laporan Penjualan per 5 Hari Laporan yang menunjukkan penjualan total dalam 5 hari. Dibuat untuk meminimalisasi kesalahan pada pembuatan laporan penjualan per bulan. Laporan ini berisi nomor FP, tanggal penjualan, kode barang, tipe, unit, harga satuan, potongan harga, PPN, BBN, penjualan, dan grand total. b. Laporan Penjualan per Pelanggan. Laporan yang menunjukkan transaksi yang dilakukan setiap pelanggan. Laporan ini berisi kode pelanggan, nama pelanggan, nomor FP, tanggal penjualan, kode barang, tipe, unit, harga satuan, potongan harga, PPN, BBN, penjualan, dan subtotal. c. Laporan Order Pending Laporan yang menunjukkan informasi sepeda motor yang belum dikirim ke pelanggan. Laporan ini dibuat berdasarkan surat pesanan yang belum memiliki faktur penjualan. Laporan ini berisi nomor SP, tanggal SP, kode pelanggan, kode barang, tipe, unit, harga satuan, harga OTR, subtotal.