ANALISIS PROSEDUR PENJUALAN PADA CV. DELI MITRA LESTARI CABANG TEBING TINGGI. Eka Mayastika Sinaga, SE, M.Si STIE Bina Karya Tebing Tinggi ABSTRAK

Transkripsi

1 ANALISIS PROSEDUR PENJUALAN PADA CV. DELI MITRA LESTARI CABANG TEBING TINGGI Eka Mayastika Sinaga, SE, M.Si STIE Bina Karya Tebing Tinggi ABSTRAK Tujuan penelitian ini adalah untuk menjelaskan dan menganalisis prosedur penjualan yang ada pada CV. Deli Mitra Lestari. Metode penelitian yang digunakan adalah deskiptif kualitatif. Sedangkan teknik pengumpulan data dilakukan dengan observasi, wawancara dan dokumentasi. Berdasarkan analisa, bagian yang terkait dalam prosedur penjualan belum sesuai dengan teori karena masih terdapat perangkapan fungsi pada bagian penjualan yang merangkap 3 fungsi sekaligus yaitu bagian driver, bagian kolektor dan bagian kolektor. Dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit yaitu nota penjualan, surat perjanjian sewa beli, surat kuasa, surat jalan, surat serah terima barang, kwintansi, bukti setor bank dan surat permohonan faktur. Dokumen-dokumen tersebut digunakan sebagai pendukung dalam laporan keuangan. Catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan kredit yaitu jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, kartu gudang, laporan penjualan, kartu piutang dan kartu persediaan. Catatan akuntansi digunakan sebagai peringkasan dalam transaksi penjualan. Kata Kunci: Prosedur Penjualan, Penjualan Kredit, Penjualan Tunai. PENDAHULUAN Penjualan secara tunai dilaksanakan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran terlebih dahulu sebelum barang diserahkan kepada pembeli. Penjualan secara kredit dilaksanakan dengan cara membayar uang muka terlebih dahulu dan perusahaan mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli. Transaksi penjualan dalam sebuah perusahaan dilakukan secara bertahap dengan melibatkan beberapa bagian yang terkait dalam menangani prosedurprosedur dan pencatatan akuntansinya. Dengan demikian akan mudah sekali terjadi kemungkinan penyimpangan atau kesalahan yang dapat merugikan perusahaan, misalnya adanya penjualan motor kepada orang yang tidak memenuhi syarat kredit sehingga akan menimbulkan adanya piutang tidak tertagih. Perusahaan CV. Deli Mitra Lestari merupakan sebuah perusahaan dagang yang kegiatan utamanya melakukan penjualan sepeda motor merk yamaha. Perusahaan tersebut membeli barang atau produk jadi dan menjualnya kembali kepada para konsumen dengan melakukan penjualan secara tunai maupun kredit. Berkaitan dengan pelaksanaan prosedur penjualan sepeda motor pada CV. Deli Mitra Lestari belum menunjukkan kualitas yang baik, karena dalam penerapannya masih terdapat sedikit kelemahan yaitu adanya perangkapan tugas pada beberapa bagian, contohnya seperti pada bagian marketing, pada bagian ini terdapat tiga bagian sekaligus yaitu bagian kolektor, bagian driver, dan bagian pengecekan sepeda motor. RUMUSAN MASALAH Rumusan masalah pada penelitian ini adalah Apakah prosedur penjualan yang diterapkan pada CV. Deli Mitra Lestari sudah dilaksanakan dengan baik? TUJUAN PENELITIAN Tujuan penelitian ini adalah untuk menjelaskan dan menganalisis prosedur penjualan yang ada pada CV. Deli Mitra Lestari. TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Prosedur Dan Penjualan 1. Pengertian Prosedur Menurut Mulyadi (2001:5), pengertian prosedur merupakan suatu urutan kegiatan klerikal (clerical opertion), yang biasanya 20

2 melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara bersama terhadap transaksi perusahaan yang terjadi berulangulang. Dari pengertian mengenai prosedur diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan suatu urutan kegiatan yang melibatkan beberapa orang atau lebih didalam satu departemen dimana urutan kegiatan tersebut digunakan untuk menjamin adanya penanganan terhadap transaksi-transaksi yang terjadi berulang-ulang dalam satu perusahaan. 2. Pengertian Penjualan Menurut Hendry Simamora (2002:24) pengertian penjualan adalah pendapatan lazim dalam perusahaan dan merupakan jumlah kotor yang dibebankan pelanggan atas barang dan jasa. Bedasarkan pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah persetujuan kedua belah pihak antara penjual dan pembeli, dimana penjual menawarkan suatu produk dengan harapan pembeli dapat membeli produk yang ditawarkan dengan menyerahkan sejumlah uang sebesar harga jual yang telah disepakati. Penjualan di bagi atas 2 bagian yaitu sebagai berikut: a. Penjualan Tunai Penjualan tunai adalah penjualan yang dilakukan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran barang terlebih dahulu sebelum barang yang dipesan diserahkan oleh perusahaan kepada konsumen. b. Penjualan Kredit Penjualan kredit adalah penjualan yang di lakukan dengan menyerahkan barang yang di pesan, dimana perusahaan hanya menerima sebagian yang di bayarkan dan sisanya di angsur sesuai dengan ketentuan yang telah di tetapkan. B. Pengertian Prosedur Penjualan Pengertian prosedur penjualan menurut Baridwan (1999:109) adalah urutan kegiatan sejak diterimannya pesanan dari pembelian, pengiriman barang pembuatan faktur (penagihan), dan pencatatan penjualan. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur penjualan adalah urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengiriman barang, pembuatan faktur (penagihan) dan pencatatan penjualan yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. 1. Fungsi fungsi yang terkait pada prosedur penjualan adalah sebagai berikut: Menurut Mulyadi (2001:211), dalam prosedur penjualan yang dilakukan secara kredit melibatkan beberapa fungsi yaitu: a. Fungsi Penjualan Fungsi penjualan bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi penting yang belum ada pada surat order tersebut, menentukan tanggal pengiriman dan menentukan dari gudang mana barang tersebut yang akan dikirim dan mengirim surat order b. Fungsi Kredit Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. c. Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang ke fungsi d. Fungsi Pengiriman Fungsi ini untuk mengirim barangbarang pada pembeli. Pengiriman ini hanya boleh dilakukan apabila ada surat perintah pengiriman yang sah. Selain itu juga berfungsi mengirim kembali barang-barang kepada penjual dalam transaksi retur penjualan. e. Fungsi Penagihan Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. 21

3 f. Fungsi Akuntansi Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit, membuat dan mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Menurut Mulyadi (2002:41) fungsi ini bertanggung jawab mancatat transaksi penjualan kredit dan penjualan tunai dalam jurnal penjualan, transaksi retur penjualan, pencadangan kerugian piutang dan penghapusan kerugian piutang dalam jurnal umum. 2. Dokumen dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit adalah sebagai berikut: Menurut Mulyadi (1997:465) menyatakan dokumen-dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan kredit meliputi: a. Surat Order Pengiriman Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan informasi seperti yang tertera di atas surat order pengiriman tersebut. b. Faktur Penjualan Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. c. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Dokumen ini merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu. d. Bukti Memorial Memorial merupakan dokumen untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode tertentu. 3. Catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan kredit adalah sebagai berikut: a. Jurnal Penjualan Kredit Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik secara tunai maupun kredit. b. Kartu Piutang Merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. c. Kartu Persediaan Merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. d. Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. e. Jurnal Umum Untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu. 4. Informasi yang di perlukan oleh manajemen informasi dari transaksi penjualan secara kredit adalah sebagai berikut : a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu. b. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit. c. Jumlah harga pokok produk yang di jual selama jangka waktu tertentu. d. Nama dan alamat pembeli. e. Kuantitas produk yang di jual. f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan, g. Otoritas pejabat yang berwenang. C. Sistem Otoritas Dan Prosedur Penjualan a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir serta order b. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy. c. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oelh fungsi pengiriman dengan cara menanda tangani dan membubuhkan cap sudah dikirim pada copy surat order d. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang dan potongan penjualan berada di tangan direktur pemasaran. e. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan. f. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan jurnal umum. g. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan faktur penjualan yang di dukung. 22

4 D. Praktik Yang Sehat a. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya di pertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan. b. Faktur penjulan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya di pertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan. c. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang kepada setiap debitur untuk menguji catatab piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut. d. Secara priodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar. METODE Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilakukan pada perusahaan CV. Deli mitra lestari yang berlokasi di Jln.Jend.Sudirman No. 389 Tebing Tinggi pada april Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan pada penelitian ini adalah Field Research dan Library Research. Metode Analisis Data Metode analisis data yang digunakan pada penelitian ini adalah deskriptif kualitatif, yaitu analisis yang berwujud keterangan uraian yang menggambarkan objek penelitian pada saat ini berdasarkan fakta-fakta yang ada, yang di gambarkan dengan kata-kata atau kalimat yang dipisah-pisahkan menurut kategori untuk memperoleh kesimpulan. HASIL DAN PEMBAHASAN A. Prosedur Penjualan Pada CV. Deli Mitra Lestari a. Prosedur penjualan dimulai dengan datangnya konsumen ke showroom. Penjualan terdapat dua jenis cash dan kredit. b. Jika konsumen membeli secara cash maka transaksi akan langsung dianggap selesai dengan dikeluarkannya surat jalan dan bukti transaksi berupa kwintansi. c. Jika konsumen membeli secara kredit maka konsumen akan melalui suatu proses survey, dimana dalam proses survey datadata konsumen akan didata oleh bagian survey. Setelah proses survey kemudian data dari bagian survey akan dianalisa oleh bagian kredit. Apabila aplikasi kredit disetujui maka akan dikeluarkan surat perintah pengiriman disertai dengan surat jalan dan bukti transaksi berupa kwintansi DP sebagai bukti penerimaan pembayaran pertama. B. Dokumen Yang Digunakan Dalam Prosedur Penjualan a. Nota Penjualan Nota penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit. Dokumen ini dibuat oleh bagian marketing dengan rangkap dua. Lembar pertama didistribusikan ke konsumen dan lembar ke dua didistribusikan ke bagian akuntansi. b. Surat Perjanjian Sewa Beli Surat ini digunakan sebagai bukti kesepakatan antara perusahaan dengan konsumen yang berisi aturan-aturan dalam transaksi penjualan kredit. Surat perjanjian ini dibuat oleh bagian kredit untuk kepentingan penarikan kendaraan apabila konsumen tidak mampu melunasi sisa angsurannya. c. Surat Kuasa Surat kuasa merupakan surat yang berisikan tentang hak perusahaan yang digunakan untuk menarik kembali kendaraan yang sudah dibeli oleh pembeli apabila tidak bisa melunasi hutangnya kepada perusahaan. d. Surat Jalan Surat jalan digunakan sebagai bukti pengiriman barang yang telah dilaksanakan oleh bagian driver kepada konsumen. Surat jalan ini juga digunakan sebagai surat perintah kepada bagian servis untuk mengecek kendaraan sebelum dikirim ke pembeli. e. Surat Serah Terima Barang Surat serah terima barang digunakan sebagai bukti penyerahan barang oleh driver dalam melaksanakan tugasnya mengirimkan dan menyerahkan barang kepada pembeli. f. Kwintansi Dalam transaksi penjualan kredit, dokumen ini digunakan sebagai bukti 23

5 pembayaran uang muka dari konsumen. Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan kas untuk diserahkan ke konsumen. g. Bukti Setor Bank Bukti setor bank digunakan sebagai bukti penyetoran uang oleh bagian penerimaan kas ke bank. Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan kas untuk diarsipkan. h. Surat Permohonan Faktur Surat permohonan faktur digunakan untuk meminta faktur yang berisi keterangan dari Alfa Scorpii atas pembelian resmi sepeda motor. Faktur yang diterima dari Alfa Scorpii tersebut digunakan untuk pembuatan STNK dan BPKB. i. Kartu Angsuran Kartu ini digunakan untuk mencatat angsuran pelanggan yang dilakukan oleh bagian angsuran. C. Jaringan Prosedur Dalam Transaksi Penjualan Kredit 1. Prosedur Penjualan Dalam prosedur ini bagian marketing interin melayani konsumen yang datang ke dealer, membuat kesepakatan harga, memeriksa status kredit dan memberikan otoritas kredit. Kemudian marketing intern membuat nota penjualan, surat perjanjian kredit, surat kuasa, surat jalan, surat terima barang, surat keluar, dan mendistribusikannya ke beberapa bagian yang lain untuk memungkinkan bagian lain tersebut memberikan pelayanan kepada konsumen. 2. Prosedur Penerimaan Kas Dalam prosedur ini, bagian marketing intern menerima pembeyaran uang muka dari konsumen, bersama dengan nota penjualan. Pembayaran tersebut diserahkan ke bagian penerimaan kas, kemudian penerimaan kas membuatkan kwitansi sebagai bukti penyerahan uang dari bagian marketing intern. 3. Prosedur Pengecekan Bagian servis menerima surat jalan, surat terima barang dan surat keluar dari marketing kemudian mengambil barang yang telah dipilih konsumen dan mengecek barang tersebut sebelum diserahkan ke bagian driver untuk dikirim ke konsumen. 4. Prosedur Pengiriman Bagian Driver Menerima barang, surat jalan, surat serah terima barang, serta surat keluar yang diterima dari bagian servis dan mengirimkan barang kepada konsumen sesuai dengan informasi tercantum dalam dokumen tersebut. Setelah barang diserahkan, bagian driver meminta tanda tangan konsumen pada surat terima barang dan surat jalan sebagai tanda bahwa barang telah dikirim dan diterima oleh konsumen. 5. Prosedur Pencatatan Piutang Bagian angsuran menerima nota penjulan dari bagian kolektor yang digunakan sebagai dasar untuk membuat kartu piutang. 6. Prosedur Pembuatan STNK dan BPKB Bagian BPKB menerima nota penjualan dari bagian marketing yang digunakan sebagai dasar pembuatan surat permohonan faktur ke Alfa Scorpii. Setelah faktur dari Alfa Scorpii diterima digunakan untuk mengurus STNK dan BPKB. STNK diserahkan ke konsumen dan menyimpan BPKB tersebut sampai pelunasan pembayaran kredit oleh konsumen. 7. Prosedur Penagihan Bagian kolektor menerima informasi dari bagian angsuran untuk membuatkan surat penagihan atas keterlambatan pembayaran angsuran oleh konsumen. 24

6 Bagian Penjualan Melayani Konsumen Tidak Tunai Ya Melakukan Survey Ke Konsumen Membuat Faktur Penjualan Syarat- Syarat Tidak Faktur Penjualan Ya Pending Membuat Faktur Penjualan Faktur Penjualan N 25

7 KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian mengenai sistem akuntansi penjualan motor yang meliputi bagian-bagian dokumen, catatan, dan prosedur yang digunakan maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Bagian yang terkait dalam prosedur penjualan belum sesuai dengan teori karena masih terdapat perangkapan fungsi pada bagian penjualan yang merangkap 3 fungsi sekaligus yaitu bagian driver, bagian kolektor dan bagian kolektor. Bagian yang terkait sistem penjualan kredit yaitu bagian marketing, bagian penerimaan kas, bagian akuntansi, bagian driver, bagian kolektor, bagian servis, bagian BPKB, bagian angsuran. Bagianbagian tersebut dibentuk untuk menyesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan. 2. Dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit yaitu nota penjualan, surat perjanjian sewa beli, surat kuasa, surat jalan, surat serah terima barang, kwintansi, bukti setor bank dan surat permohonan faktur. Dokumen-dokumen tersebut digunakan sebagai pendukung dalam laporan keuangan. 3. Catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan kredit yaitu jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, kartu gudang, laporan penjualan, kartu piutang dan kartu persediaan. Catatan akuntansi digunakan sebagai peringkasan dalam transaksi penjualan. DAFTAR PUSTAKA Smith, Skousen & Nugroho, Widjajanto. Akuntansi Intermediate. Edisi Kedelapan. Jilid dua. Jakarta: PT. Gelora Aksara Pratama. Kasmir Manajemen Perbankan. Cetakan Ketiga. Mulyadi Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Jakarta: Salemba Empat. Saran Saran yang dapat diberikan untuk dapat dijadikan pertimbangan bagi perusahaan untuk memperbaiki prosedur penjualan yang ada pada CV. Deli Mitra Lestari. Adapun saran-saran yang penulis kemukakan adalah sebagai berikut: 1. Dalam perusahaan sebaiknya melakukan pengauditan spare part sebulan sekali agar barang spare part sesuai dengan stock yang ada dan tersusun rapi. 2. Dalam perusahaan sebaiknya mengadakan pemisahan fungsi. Dengan adanya fungsi diharapkan dapat mengurangi resiko dan kesalahan lain yang dapat dilakukan oleh karyawan. 261