) DI BAWAH JAGAAN DAN KAWALAN ARKIB NEGARA MALAYSIA

PROSEDUR PENGELASAN SEMULA REKOD TERPERINGKAT [SELEPAS PENGUATKUASAAN AKTA RAHSIA RASMI 1972 (PINDAAN 1986)] BAGI JABATAN YANG TIDAK BERFUNGSI LAGI (DEFUNCT) DI BAWAH JAGAAN DAN KAWALAN ARKIB NEGARA MALAYSIA 1. TUJUAN Kertas ini bertujuan untuk menentukan prosedur pengelasan semula rekod terperingkat bagi jabatan yang tidak berfungsi lagi (defunct) yang berada di bawah kawalan dan jagaan Arkib Negara. Pengelasan semula ini membolehkan orang ramai membuat rujukan ke atas rekod tersebut. 2. SKOP Prosedur ini diguna pakai untuk mengelas semula rekod terperingkat yang diwujudkan selepas Akta Rahsia Rasmi 1972 mula berkuatkuasa pada 30 September 1972 bagi rekod jabatan yang tidak berfungsi lagi (defunct) dan berada di bawah kawalan serta jagaan Arkib Negara. 3. LATAR BELAKANG 3.1 Arkib Negara sebagai Pusat Arkib dan Penyelidikan Negara, bertanggungjawab menyediakan perkhidmatan rujukan dan penyelidikan kepada semua penyelidik. 3.2 Isu yang kerap dibangkitkan oleh para penyelidik ialah masalah rekod bertaraf arkib yang tidak dapat dirujuk kerana taraf terperingkatnya masih belum dibuat pengelasan semula. Isu ini juga melibatkan rekod pejabat awam yang tidak berfungsi lagi (defunct). 1

3.3 Mengikut Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629), Seksyen 30 (1), Arkib Negara adalah bertanggungjawab ke atas jagaan atau kawalan terhadap semua rekod awam pejabat awam yang tidak berfungsi lagi melainkan jika diperuntukkan dengan nyata selainnya oleh mana-mana undangundang bertulis lain. 3.4 Manakala Seksyen 8 (1) dan (2), memberi kuasa kepada Ketua Pengarah Arkib Negara untuk memeriksa kandungan mana-mana rekod terperingkat dan untuk mengelaskan semula atau menghapuskan pengelasan rekod terperingkat yang dalam jagaannya atau di bawah kawalan Arkib Negara. Walau bagaimanapun Seksyen 8 (1) dan (2) hendaklah dibaca bersama Seksyen 8 (3 ) yang berkaitan dengan Akta Rahsia Rasmi 1972. 3.5 Hingga kini terdapat lebih daripada 10,000 rekod terperingkat di bawah kriteria ini yang masih belum diturun taraf dan tidak boleh dibuka kepada penyelidik untuk dibuat rujukan dan penyelidikan. Di antara kumpulan rekod tersebut seperti DARA, KEJORA dan lain-lain yang berada dalam simpanan Arkib Negara. 4. TAKSIRAN DAN DEFINISI 4.1 PEJABAT AWAM YANG TIDAK BERFUNGSI LAGI (DEFUNCT) Berdasarkan Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629), Seksyen 30 (3), menyatakan: Sesuatu pejabat awam hendaklah disifatkan tidak berfungsi lagi jika pejabat awam itu tidak lagi beroperasi dan tidak ada pengganti bagi tugas dan fungsi pejabat awam itu. 2

4.2 PENGELASAN SEMULA Pengelasan Semula melibatkan pembatalan taraf terperingkat rekod kepada terbuka. Pengelasan semula ini membolehkan penyelidik merujuk rekod tersebut. 4.3 RAHSIA RASMI Akta Rahsia Rasmi 1972 menyatakan Rahsia Rasmi bermaksud: Apa-apa suratan yang dinyatakan dalam Jadual dan apa-apa maklumat dan bahan yang berhubungan dengannya dan termasuklah apa-apa suratan rasmi, maklumat dan bahan lain sebagaimana yang boleh dikelaskan sebagai rahsia besar, rahsia, sulit dan terhad, mengikut mana-mana berkenaan, oleh seorang Menteri, Menteri Besar atau Ketua Menteri sesuatu Negeri atau mana-mana pegawai awam yang dilantik di bawah seksyen 2B 6 PEMBENTUKAN JAWATANKUASA DAN PASUKAN PENGELASAN SEMULA REKOD TERPERINGKAT (DEFUNCT) Jawatankuasa dan Pasukan ini perlu dibentuk bagi melaksanakan pengelasan semula rekod terperingkat. 6.1. JAWATANKUASA PENGELASAN SEMULA REKOD TERPERINGKAT (DEFUNCT) 6.1.1. Keahlian Jawatankuasa terdiri daripada: 3

Pengerusi : Timbalan Ketua Pengarah (Penyelidikan) Setiausaha : Ketua Seksyen Perkhidmatan Repositori Ahli : a) Pengarah Bahagian Pengembangan b) Pengarah Bahagian Pengurusan Penyelidikan dan Dokumentasi c) Ketua Seksyen Penyelidikan Khas Negara d) Pengarah Cawangan Negeri Berkenaan 6.1.2 Bidang Tugas : a) Menerima dan menyemak Senarai Rekod Terperingkat yang disediakan oleh Pasukan Pengelasan Semula Rekod Terperingkat (defunct). b) Memperakui Senarai Rekod Terperingkat untuk pengelasan semula. c) Memperakui Senarai Rekod Terperingkat yang dicadang embargo (jika ada). 6.2 PASUKAN PENGELASAN SEMULA REKOD TERPERINGKAT (DEFUNCT) 6.2.1 Urus Setia : Seksyen Perkhidmatan Repositori Setiausaha : Pen. Pegawai Arkib Kanan (R) i) Ketua Pasukan 1 : Ketua Seksyen Perkhidmatan Repositori Ahli : Penolong Pegawai Arkib dan Pembantu Arkib Kanan Seksyen Perkhidmatan Repositori 4

ii) Ketua Pasukan 2 : Pengarah Cawangan Negeri Ahli : Pegawai, Penolong Pegawai dan Pembantu Arkib Kanan di Cawangan Negeri 6.2.1 Bidang tugas: a) Mengenal pasti rekod terperingkat yang hendak dikelaskan semula. b) Menyediakan Senarai Rekod Terperingkat. c) Menyediakan Laporan Pengelasan Semula Rekod Terperingkat (defunct). d) Mengemukakan Laporan Pengelasan Semula dan Senarai Rekod Terperingkat kepada Jawatankuasa Pengelasan Semula Rekod Terperingkat (defunct). e) Membatalkan taraf terperingkat rekod. f) Mengenal pasti dan menanda rekod yang perlu diembargo pada Senarai Rekod Terperingkat. g) Mengemas kini taraf rekod pada Senarai Penjelasan/ Senarai Penerimaan/ COMPASS (termasuk catatan embargo). 7. TATACARA PENGELASAN SEMULA Tatacara pengelasan semula rekod-rekod terperingkat adalah seperti berikut: a) Mengenal pasti rekod dalam mana-mana kumpulan arkib yang hendak dikelaskan semula. 5

b) Menyediakan Senarai Rekod Terperingkat (Lampiran 2). c) Mengenal pasti rekod yang perlu embargo 1. d) Mengemukakan Laporan Pengelasan Semula dan Senarai Rekod Terperingkat kepada Jawatankuasa Pengelasan Semula Rekod Terperingkat (defunct). e) Menyemak dan memperakui Laporan Pengelasan Semula dan Senarai Rekod Terperingkat (defunct). f) Mengemukakan Laporan Pengelasan Semula dan Senarai Rekod Terperingkat yang telah diperakui oleh Jawatankuasa Pengelasan Semula Rekod Terperingkat (defunct) untuk kelulusan Ketua Pengarah. g) Membatalkan taraf terperingkat rekod dengan menggunakan cap TERBUKA ke atas; 1. Kulit Fail hadapan dan belakang kulit fail 2. Lima (5) helaian hadapan, tengah dan belakang pada setiap suratan yang telah dikelaskan semula. 3. Mengemas kini taraf rekod pada Senarai Penjelasan/Senarai Penerimaan/COMPASS. 4. Aliran kerja adalah seperti di Lampiran 1. 5. Borang Laporan Pengelasan Semula Rekod Terperingkat (defunct) seperti di Lampiran 3. 1 Embargo merujuk kepada sekatan akses ke atas arkib awam untuk tempoh tertentu bagi tujuan pemeliharaan dan keselamatan rekod. Sekatan ini boleh dibuat menggunakan peruntukan Seksyen 7(b) Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629). 6

8. PENUTUP Pelaksanaan pengelasan semula rekod terperingkat bagi jabatan yang tidak berfungsi lagi (defunct) membolehkan rekod tersebut tersedia untuk rujukan orang ramai dan penyelidik. 7

LAMPIRAN 1 ALIRAN KERJA PENGELASAN SEMULA REKOD TERPERINGKAT (DEFUNCT) MULA Mengenal pasti rekod dalam mana-mana kumpulan arkib yang hendak dikelaskan semula (PP) Menyediakan Senarai Rekod Terperingkat (PP) Mengenal pasti rekod yang perlu di embargo (PP) Mengemukakan laporan dan senarai kepada Jawatankuasa Pengelasan Semula Rekod Terperingkat (defunct) (PP) Menyemak dan memperakui laporan, cadangan rekod embargo (JK) senarai dan Mengemukakan laporan dan senarai yang telah diperakui oleh Jawatankuasa Pengelasan Semula Rekod Terperingkat (defunct) untuk kelulusan Ketua Pengarah (PP) Membatalkan taraf terperingkat rekod dengan menggunakan cap TERBUKA (PP) Menanda rekod yang perlu Rekod Terperingkat (PP) di embargo pada Senarai Mengemaskini taraf rekod pada Senarai Penjelasan/ Senarai Penerimaan/ COMPASS termasuk embargo(pp) (PP) Pasukan Petugas (JK) - Jawatankuasa TAMAT 8

LAMPIRAN 2 Borang Senarai Rekod Terperingkat Yang Dibuat Pengelasan Semula Bagi Jabatan Yang Telah Defunct [Selepas Penguatkuasaan Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan 1986)] Di Bawah Jagaan Dan Kawalan Arkib Negara Malaysia Bil. No. Rujukan Fail Tajuk Fail Pengelasan Tarikh Dikelaskan Semula Catatan 9

LAMPIRAN 3 LAPORAN PENGELASAN SEMULA REKOD TERPERINGKAT (DEFUNCT) A. Laporan Pasukan Pengelasan Semula Rekod Terperingkat (Defunct) Kumpulan Rekod : Tahun diliputi: Jenis Rekod : Senarai Rekod : Dilampirkan Tarikh Mesyuarat : Tarikh dimajukan ke Jawatankuasa : B. Perakuan Jawatankuasa Laporan :............ Tarikh:...... Nama dan Tandatangan Pengerusi Jawatankuasa Pengelasan Semula Rekod Terperingkat (Defunct) C. Kelulusan Ketua Pengarah Keputusan :... Tandatangan :... Nama dan Cap Jawatan :... Tarikh :... 10

D. Tindakan Susulan Rekod telah dikemaskini : a) Senarai Penjelasan Tarikh :... b) Senarai COMPASS Tarikh :... Laporan dimasukkan TRIM/didoket. Tarikh :... Tarikh :... Nama dan Tandatangan Ketua Pasukan Pengelasan Semula Rekod Terperingkat (Defunct) 11