ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PADA APLIKASI IT HELP DESK BERBASIS WEB DI PT. PANEN LESTARI INTERNUSA (SOGO) Marsha Hafiamsa Wasisto Universitas Bina Nusantara Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530 Telp. (62-21) 535 0660 Fax. (62-21) 535 0644 marsha.hafiamsa@yahoo.com Pinkan Natasha Universitas Bina Nusantara Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530 Telp. (62-21) 535 0660 Fax. (62-21) 535 0644 pnatasha88@yahoo.com Mega Febriana Universitas Bina Nusantara Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530 Telp. (62-21) 535 0660 Fax. (62-21) 535 0644 megafebriana02@gmail.com Abdul Aziz Universitas Bina Nusantara Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530 Telp. (62-21) 535 0660 Fax. (62-21) 535 0644 abdulazizpro@yahoo.com Abstrak Tujuan penulisan skripsi ini adalah merancang sistem basis data dan aplikasi help desk sesuai dengan kebutuhan PT. Panen Lestari Internusa (Sogo). Sistem ini digunakan untuk menyediakan informasi secara cepat dan akurat dengan data-data yang terintegrasi dengan baik, sehingga membantu perusahaan untuk pengambilan keputusan. Metode penelitian yang digunakan dengan melakukan studi literatur untuk memperoleh teori yang berkaitan dengan topik skripsi, melakukan survey langsung ke perusahaan untuk memperoleh informasi yang berkaitan dengan perancangan basis data, dan melakukan wawancara kepada manajer IT untuk mengetahui permasalahan sistem yang sedang berjalan dan menganalisis kebutuhan sistem basis data, serta membuat perancangan basis data konseptual, logikal, fisikal dan perancangan aplikasi. Hasil yang dicapai adalah menghasilkan sistem basis data dan aplikasi help desk untuk menyediakan informasi yang
terintegrasi secara cepat dan akurat sehingga mendukung pengambilan keputusan. Simpulan penulisan skripsi ini adalah dengan adanya sistem basis data dan aplikasi help desk dapat mempermudah perusahaan mengelola data serta menyediakan informasi. Kata Kunci : Basis Data, Help Desk, PT. Panen Lestari Internusa Pendahuluan Basis data sudah menjadi kebutuhan inti setiap perusahaan. Perkembangan basis data bergerak seiring perkembangan laju perusahaan. Untuk itu, dibutuhkan pengelolaan basis data yang tidak hanya tertata rapi tetapi juga saling berhubungan sehingga dapat memberikan informasi yang cepat dan akurat dalam pengambilan keputusan-keputusan dan kebijakan-kebijakan. Setiap perubahan data yang terjadi di dalam perusahaan, semuanya disimpan di dalam sistem basis data, tetapi pada departemen IT di Head Office PT. Panen Lestari Internusa (Sogo) khususnya bagian IT Support yang bertugas untuk mendukung pengguna (user) dalam menyelesaikan masalah seperti keluhan, pengajuan, peminjaman, dan penerimaan barang, masih menggunakan pencatatan manual dengan kertas. Masalah-masalah ini sudah sedikit terselesaikan dengan adanya aplikasi help desk yang sedang berjalan sekarang, tetapi aplikasi tersebut kurang mendukung kebutuhan dari user dikarenakan tidak dapat menjalankan fungsi-fungsi tambahan yang diinginkan oleh perusahaan. Berdasarkan situasi tersebut, perusahaan ingin mempunyai suatu aplikasi help desk yang khusus dirancang sesuai dengan kebutuhan user. Segala proses yang terjadi di dalam aplikasi help desk ini akan dicatat dan disimpan di dalam suatu sistem basis data, sehingga pihak manajemen IT dapat melihat perkembangan dalam departemen IT khususnya IT Support untuk proses pengambilan keputusan lebih lanjut. Aplikasi ini memanfaatkan intranet karena aplikasi hanya dapat digunakan dari komputer-komputer yang berada dalam satu jaringan Sogo dan oleh pihak yang berkaitan saja. Metodologi Metode Analisis Metode analisis yang digunakan meliputi studi literatur, observasi, dan wawancara. Studi literatur digunakan untuk mendapatkan teori-teori pendukung sebagai landasan dalam penelitian. Observasi dilakukan untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan. Wawancara dilakukan untuk mengumpulkan data-data yang diperlukan, serta cara kerja dari sistem yang sedang berjalan, sehingga dapat ditemukan solusi-solusi yang dapat mengatasi permasalahan tersebut. Berikut merupakan flowchart dari sistem yang sedang berjalan.
Gambar 1 Flowchart Tiket Keluhan
Gambar 2 Flowchart Tiket Pengajuan
Gambar 3 Flowchart Peminjaman
Gambar 4 Flowchart Goods Receive
Gambar 5 Flowchart Checklist
Gambar 6 Flowchart Project
Metode Perancangan Metode perancangan meliputi perancangan basis data konseptual, perancangan basis data logikal, perancangan basis data fisikal, dan perancangan aplikasi. Perancangan basis data konseptual, logikal, dan fisikal merupakan tiga tahap untuk membangun sistem basis data yang disebutkan oleh Connolly dan Begg (2010). Dari perancangan basis data konseptual dan logikal, dilahirkanlah Entity Relationship Diagram (ERD) yang sudah melalui beberapa tahap sehingga mencapai relasi yang sempurna, yaitu relasi yang sudah terlepas dari multi-value attribute, recursive relationship, complex relationship, dan many-to-many relationship. Gambar 7 ERD Normalisasi
Hasil dan Bahasan Evaluasi merupakan penilaian dari pihak perusahaan terhadap sistem basis data yang telah dibuat. Evaluasi yang dilakukan meliputi evaluasi terhadap integritas data, security, dan performance. Integritas Data Hasil evaluasi menunjukkan bahwa semua tabel yang telah dilakukan uji coba sudah memenuhi rancangan domain, entity, dan constraint sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan dan kebutuhan perusahaan. Security Hasil evaluasi menunjukkan bahwa semua tabel yang telah dilakukan uji coba telah dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang dirancang sebelumnya, yaitu dengan menggunakan sistem login dan membagi hak akses program sesuai dengan level pengguna sehingga keamanan sistem terjamin. Performance Hasil evaluasi menunjukkan bahwa aplikasi dapat menangani kebutuhan perusahaan khususnya pihak IT Support dalam menangani keluhan, pengajuan, dan permintaan peminjaman dari user serta menghasilkan pendokumentasian informasi secara komputerisasi. Aplikasi ini juga dapat membantu manajemen IT dalam mengontrol kinerja karyawan IT dan pengambilan keputusan. Dari hasil evaluasi di atas, secara keseluruhan aplikasi ini sudah dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dalam menangani permintaan user dan pendokumentasian data secara komputerisasi. Simpulan dan Saran Simpulan Berdasarkan hasil analisis dan perancangan basis data help desk yang telah dilakukan pada PT. Panen Lestari Internusa (Sogo), maka dapat disimpulkan: Basis data yang dibuat menghasilkan semua data terintegrasi, yaitu bila ada data yang berubah pada suatu tabel, maka data pada tabel lain yang berhubungan dengan tabel tersebut akan berubah secara otomatis. Dengan adanya aplikasi ini, penanganan keluhan, pengajuan, borrowing, GR, checklist dan project dapat dilakukan secara terkomputerisasi sehingga pendataan menjadi jauh lebih terorganisir dan dapat meminimalisasi kesalahan pengguna saat penginputan data. Dengan menggunakan aplikasi ini, pihak perusahaan mendapatkan kemudahan dalam mendapatkan informasi, menghasilkan laporan dengan cepat dan akurat, dan pengambilan keputusan terhadap karyawan perusahaan. Dengan adanya aplikasi ini, tingkat keamanan data lebih terjamin karena hanya yang memiliki IdLogin dan password saja yang dapat melakukan akses data sesuai dengan hak akses yang diberikan oleh masing-masing pengguna. Saran Beberapa saran yang diberikan dari pihak perusahaan agar nantinya peneliti dapat melakukan pengembangan aplikasi ini menjadi lebih baik, yaitu: Aplikasi help desk ini belum mendukung tampilan kolom-kolom khusus yang dipilih sesuai keinginan user, sehingga perlu diadakan pengembangan lebih lanjut untuk masa mendatang. Melakukan backup data sesuai dengan jadwal yang telah diterapkan untuk emnghindari kehilangan dan kerusakan pada data. Melakukan pelatihan terhadap pengguna dalam pengoperasian basis data yang baru ini, sehingga pengguna semakin mengenal sistem basis data beserta pemeliharaannya.
Referensi Behera, Subhajeet. (2007). Diperoleh dari http://www.sapfunctional.com/mm/cookbook/goodsreceipt/index.htm. Connolly, T., & Begg, C. (2010). Database Systems. Fifth Edition. Boston: Pearson. Fiati, R. (2005). Akses internet via ponsel. Yogyakarta: Penerbit Andi. Freddy J., & Harisno. (2011). Pembangunan Sistem Knowledge Repository Manajemen Penyuluhan Pertanian dalam Rangka Mendukung Revitalisasi Penyuluhan Pertanian: Help Desk Penyuluhan Pertanian Komoditas Tanaman Pangan. ComTech. 2 (1): 373-383. Indrajani. (2011). Bedah Kilat 1 Jam Pengantar dan Sistem Basis Data. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Kamus Besar Bahasa Indonesia. (2004). Karray, F., Alemzadeh, M., Saleh, J.A., & Arab, M.N. (2008). Human-Computer Interaction: Overview on State of the Art. International Journal on Smart Sensing and Intelligent Systems. 1 (1). Lewis, James P. (2007). Fundamentals of Project Management. Third Edition. New York: Amacom. Pressman, R. S. (2010). Software Engineering : A Practitioner's Approach (7th ed.). New York, United States of America: The McGraw-Hill Companies, Inc. Prytherch, Ray. (2005). Harrod s Librarians Glossary. Tenth Edition. Hampshire: Ashgate. Shneiderman, B., & Plaisant, C. (2005). Designing the User Interface: Strategies for Effective Human- Computer Interaction. Fourth Edition. United State of America: Pearson Education, Inc. Silberschatz, A., Korth, H. F., & Sudarshan, S. (2006). Database System Concepts (6th ed.). New York: The McGraw-Hill Companies, Inc. Tanenbaum, Andrew S. (2003). Computer Networks. Fourth Edition. New Jersey: Prentice Hall PTR. Tarmuji, Ali. (2008). Tinjauan Umum Tentang Helpdesk dan Framework Terkait. Jurnal Informatika. 2 (1). Ullman, Larry. (2012). PHP and MySQL For Dynamic Web Sites. Fourth Edition. California: Peachpit Press. Whitten, J. L., & Bentley, L. D. (2007). System Analysis and Design Methods (7th ed.). New York: Mc Graw- Hill Companies, Inc.
Riwayat Penulis Marsha Hafiamsa Wasisto lahir di kota Jakarta pada 20 Juni 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Computer Science pada tahun 2013. Pinkan Natasha lahir di kota Jakarta pada 13 Agustus 1988. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Computer Science pada tahun 2013. Mega Febriana lahir di kota Tangerang pada 2 Februari 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Computer Science pada tahun 2013.